Kategoria: #pomocNMI

Domyślne ustawienia w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central są przypisane do roli użytkownika, jednak nie zawsze odpowiadają naszym potrzebom i czasami chcemy je zmodyfikować. Co jednak, gdy tych modyfikacji jest bardzo dużo albo chcemy je ustawić od początku indywidualnie dla danej osoby? Robienie tego ręcznie zajmuje dużo czasu – czasami obiektów na które trzeba nadać uprawnienia są setki, a ponadto dla każdego z nich trzeba odpowiednio ustawić możliwość edycji, modyfikacji i usuwania.

Zwiększa to także ryzyko popełniania błędów, przez co możemy nadać większe uprawnienia niż dany użytkownik powinien otrzymać. Jest to bardzo ważne, aby istotne dane nie zostały przypadkowo usunięte lub zmienione przez nieuprawnioną osobę. Wszystkie wprowadzone zmiany można na szczęście wyświetlić w dzienniku zmian, aby je następnie skorygować. Przechowuje on w systemie informacje o modyfikacjach wraz z użytkownikiem i czasem ich dokonania. Więcej o dzienniku zmian będzie można przeczytać w jednym z naszych kolejnych wpisów.

Z pomocą w rozwiązaniu tego problemu przychodzi nam funkcja nagrywania uprawnień. Pozwala ona na nagranie wykonywanych czynności, aby w ten sposób stworzyć nową listę uprawnień użytkownika lub dodać nowe elementy do już istniejącej. Można w niej następnie edytować ich konkretny zakres (odczytywanie, wstawianie, modyfikowanie, usuwanie), a także je dodawać lub usuwać. W poniższej instrukcji prezentujemy, jak korzystać z tego narzędzia.

Rozpoczynamy od dodania nowego zestawu uprawnień. W tym celu przechodzimy do okna Permission Sets i klikamy New.

Następnie wybieramy Permissions.

W nowym oknie klikamy Start i potwierdzamy.

Teraz rozpoczyna się nagrywanie, podczas trwania tego procesu nie można zamykać okna Permissions. Przechodzimy do odpowiednich stron i wykonujemy czynności, do których użytkownik ma mieć dostęp – dodajemy nowe elementy, modyfikujemy je i usuwamy. Po zakończeniu tej części zatrzymujemy nagrywanie przyciskiem Stop. Tak prezentuje się lista z uprawnieniami.

Możemy teraz je modyfikować, dodać nowe lub zwiększyć ich zakres, dodając Yes w odpowiedniej kolumnie. Warto pamiętać o opcji Add Read Permission to Related Tables. Włączenie jej spowoduje, że system sam doda nam do listy tabele powiązane z włączoną możliwością odczytu.

W oknie User Card możemy teraz przypisać utworzony wcześniej zestaw uprawnień do konkretnego użytkownika.

Można śmiało stwierdzić, że funkcjonalność nagrywania ustawień jest niezbędna do pracy – chociaż te same efekty można osiągnąć, wprowadzając odpowiednie informacje ręcznie, to pozwala jednak znacznie oszczędzić czas i uniknąć tego żmudnego procesu. Mamy nadzieję, że ten krótki poradnik ułatwi pracę i pozwoli zminimalizować ryzyko występowania błędów.

Jeśli masz więcej pytań związanych z tym tematem lub potrzebujesz pomocy z inną funkcjonalnością Business Central – skontaktuj się z nami. Nasi konsultanci nie tylko postarają się rozwiać Twoje wątpliwości, ale też mogą wdrożyć nasze własne autorskie rozwiązania lub inne automatyzacje, które zoptymalizują codzienną pracę w Twojej firmie.

W niektórych przypadkach użytkownik systemu Microsoft Dynamics 365 Sales może potrzebować danych dostępnych w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central lub odwrotnie. Poprzez integrację można zapewnić ten dostęp, bez konieczności udzielania dodatkowych uprawnień do drugiego z nich. Ma ona znacznie więcej zalet, które przedstawiliśmy w poprzednim artykule. Omówiliśmy w nim również jej konfigurację, dlatego po więcej informacji na ten temat odsyłamy tutaj: Natywna integracja Dynamics 365 Sales z BC cz. 1

W tej części skupimy się na przedstawieniu funkcji, jakie daje to połączenie.

Konwertowanie kontaktu na klienta

Nowe kontakty możemy tworzyć albo poprzez Outlooka (co przedstawimy w kolejnym wpisie), albo z poziomu Microsoft Dynamics 365 Sales. W tym celu w zakładce Kontakty klikamy Nowy.

Uzupełniamy niezbędne dane i klikamy Zapisz. Nowy klient powinien pojawić się na liście.

Aby utworzyć kontakt jako klienta, klikamy pole Nazwa klienta i tworzymy nowy rekord, wybierając Nowy rekord, a następnie Klienci.

Dodajemy nazwę klienta i ewentualnie uzupełniamy inne potrzebne dane, po czym zapisujemy, klikając Zapisz i zamknij.

Teraz po kliknięciu pola Nazwa klienta, zostaniemy przeniesieni do karty klienta. Należy utworzyć Typ relacji – Klient, a następnie zapisać zmiany.

Utworzenie Klienta w Microsoft Dynamics 365 Sales z Nabywcy w Microsoft Dynamics 365 Business Central

W systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central w oknie Nabywcy, w karcie NAWIGUJ, możemy po wybraniu odpowiedniego nabywcy z listy, kliknąć Utwórz konto w Dynamics 365 for Sales.

Pojawia się komunikat o tym, że zostało zaplanowane zlecenie synchronizacji. Możemy teraz znaleźć go na liście klientów w Microsoft Dynamics 365 Sales.

W Kartotece nabywcy, na karcie NAWIGUJ w Microsoft Dynamics 365 Business Central mamy też opcję Aktualizuj statystyki konta. Po jej kliknięciu w Microsoft Dynamics 365 Sales pojawiają się informacje z Microsoft Dynamics 365 Business Central, np. Nr klienta w BC czy saldo.

Tworzenie Nabywcy w Microsoft Dynamics 365 Business Central z Klienta w Microsoft Dynamics 365 Sales

W oknie Microsoft Dynamics 365 Business Central Nabywcy wybieramy z karty NAWIGUJ opcję Utwórz nabywcę w Business Central.

Pokazuje się nam lista kontaktów, które mamy w Microsoft Dynamics 365 Sales i które możemy dodać do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zaznaczone na szaro to te, co zostały dodane z Microsoft Dynamics 365 Business Central do Microsoft Dynamics 365 Sales. Wybieramy odpowiedni kontakt lub kilka kontaktów i klikamy Utwórz nabywcę w Bussines Central.

Po odświeżeniu możemy zauważyć, że również ten rekord wyświetla się na szaro. Można wybrać zarówno pojedynczy rekord, jak i kilka wybranych pozycji na raz. Dodany nabywca wyświetla się teraz na liście Nabywców w Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Z poziomu Nabywców w Microsoft Dynamics 365 Business Central możemy również otworzyć dane konto w Microsoft Dynamics 365 Sales, po naciśnięciu w zakładce nawiguj przycisku Klient. Możemy tu również wybrać opcję Aktualizuj statystyki konta, aby dane wyświetlane w obu systemach były zgodne.

Utworzenie potencjalnego klienta i przekonwertowanie go na szansę sprzedaży

Aby dodać potencjalnego klienta w Outlooku, w zakładce Dynamics 365, klikamy w prawym dolnym rogu plusik (dodaj do usługi Dynamics 365). Następnie wybieramy opcję Dodaj jako encję Potencjalny klient.

Po dodaniu potencjalnego klienta za pomocą Outlooka wchodzimy na potencjalnych klientów Microsoft Dynamics 365 Sales i mamy tam utworzony nowo dodany kontakt.

Teraz, aby utworzyć szansę sprzedaży, uzupełniamy wszystkie pola z gwiazdkami dla wybranego klienta. Wybieramy przycisk Zakwalifikuj. Pojawia się komunikat, że potencjalny klient został zakwalifikowany domyślnie.

Możemy teraz zamknąć szansę sprzedaży, klikając Zamknij jako wykorzystaną. Uzupełniamy pola w nowym okienku – przychód i datę. Stan szansy sprzedaży zmienia się na Wykorzystana. Możemy ją otworzyć ponownie, klikając Otwórz ponownie, stan zmienia się na W toku.

Dodanie do Microsoft Dynamics 365 Sales zapasu z Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wybieramy jeden zapas z kartoteki zapasów i w karcie nawiguj wybieramy Sprzężenie i Ustaw sprzężenie.

W nowym oknie, które się otwory zaznaczamy pole Utwórz nowy i zatwierdzamy.

Po przejściu do Microsoft Dynamics 365 Sales, w sekcji Produkty, możemy zauważyć, że nasz zapas został już dodany.

Przeniesienie zaksięgowanej faktury sprzedaży z Microsoft Dynamics 365 Business Central do Microsoft Dynamics 365 Sales

Wchodzimy na Zaksięgowane faktury sprzedaży i wybieramy właściwą fakturę z listy. W karcie NAWIGUJ klikamy Utwórz fakturę w Dynamics 365 for Sales.

Faktura pojawia się w systemie Microsoft Dynamics 365 Sales.

Integracja systemów Microsoft Sales z Business Central daje wiele korzyści i oferuje funkcjonalności, które nie są standardowo dostępne. Jeśli rozważasz jej wprowadzenie, zajrzyj do naszego poprzedniego wpisu, gdzie podpowiadamy, jak w prosty sposób ją skonfigurować.

Zapraszamy również do kontaktu z nami. Masz jakieś pytania, a może chcesz sprawdzić, czy system Microsoft Dynamics 365 Business Central jest dla Ciebie? Postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości i zaproponować ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej firmy. Zmień swój biznes z systemem Microsoft Dynamics 365 Business Central!

Katarzyna Nowak
Power BI Consultant

Zalet wynikających z integracji systemów ERP i CRM jest wiele: brak konieczności ręcznego przenoszenia danych (a co za tym idzie, oszczędność czasu), mniejsze ryzyko popełnienia błędu, a wreszcie dostęp do tych samych danych w obu miejscach. Jednak integracja systemów od Microsoft ma jeszcze jedną przewagę – dzięki zastosowaniu podobnych mechanizmów i sposobów poruszania, jest znacznie prostsza i szybsza. W dzisiejszym artykule postaramy się to udowodnić.

Dzięki integracji możemy synchronizować dane pomiędzy dwoma systemami, co oznacza, że dane wprowadzone lub uaktualnione w systemie ERP, automatycznie zostaną również zmienione w CRM. Standardowo obejmuje ona tabele takie jak kartoteki klientów, kontakty, faktury sprzedaży, produkty, sprzedawców, jednostki i inne. Mamy jednak możliwość rozbudowy o kolejne, zarówno istniejące, jak i nowo przez nas utworzone.

Zacznijmy od tego, że integracja pomiędzy Microsoft Sales i Business Central jest integracją natywną, co oznacza, że jest wbudowana w oba systemy. To znacznie ułatwia jej konfigurację. Stronę konfiguracyjną możemy odnaleźć poprzez ścieżkę pokazaną na poniższym zrzucie ekranu.

W nowym oknie znajduje się formularz z polami, które należy wypełnić, w celu ustawienia połączenia między systemami. Najważniejsze z nich to adres serwera CRM oraz nazwa użytkownika i hasło. Dodatkowe dane, które możemy uzupełnić, w zależności od potrzeb, to adres URL klienta Microsoft Dynamics 365 Business Central, adresy dodatkowych usług bądź użytkowników. Po ustawieniu konfiguracji i dodaniu odpowiednich użytkowników możemy włączyć połączenie i wykonać test połączenia. System zwraca komunikat czy połączenie jest prawidłowe, czy występują jakieś błędy.

Mapy integracji

Po skonfigurowaniu połączenia możemy przejść do opcji Mapowanie tabeli integracji, gdzie wyświetlimy standardowo ustawione mapy integracji. Jest to lista predefiniowanych tabel, które są dostępne w obu systemach. Są to m.in. zapasy, zasoby, nabywcy czy faktury, a także takie jak waluta czy jednostki miary, które są warunkiem do tego, aby pozostałe integracje działały.

Kolumna Kierunek określa kierunek integracji, który może być ustawiony jako jedno (do lub z tabeli integracji) lub dwukierunkowy. Tabela integracji określa nazwę tabeli w CRM. Dzięki Typowi pola integracji systemy są w stanie połączyć dwa rekordy, np. nabywca utworzony w systemie ERP zawsze będzie powiązany z jednym rekordem z CRM – klientem. Ponadto mamy również opcję Synchronizacji tylko sprzężonych rekordów, która gwarantuje, że ręcznie sprzężone rekordy będą zawsze synchronizowane automatycznie. Dodatkowo możliwe są jeszcze ustawienia filtrów (dla obu systemów), które zawężają zakres danych o pewne warunki. Opcja Uruchom pełną synchronizację, znajdująca się w górnym pasku, uruchamia synchronizację wszystkich rekordów, dostępnych w ERP i CRM.

Mapy integracji są niezwykle przydatne, np. w sytuacjach rozbudowy czy modyfikacji systemu, bo dają możliwość uwzględnienia nowo dodanych pól lub tabel, jeśli je również chcemy integrować.

Mapowane pola integracji

W obu systemach pola w mapowanych tabelach mogą się od siebie różnić nazwą lub rodzajem danych, dlatego zestawienie tych pól może być bardzo przydatne. Mogą one również mieć różne kierunki integracji. Mamy ponadto kilka dodatkowych opcji do wyboru dla każdego z nich, jak Sprawdź pole, czy usuń wartość w nieudanej synchronizacji. Pola integracji wyświetlimy, klikając Pola w górnym pasku okna map integracji.

Kolejki zleceń

Automatyzacja integracji jest realizowana za pomocą kolejek zleceń. Są to zadania, które definiujemy w systemie ERP i które stale działają w tle według ustalonych częstotliwości (np. co pięć minut). Konfigurując integrację między dwoma systemami, system automatycznie utworzy nam takie kolejki zleceń, dla każdej mapy integracji. Gdy w którejś z tabel zostały wprowadzone zmiany, zostaną automatycznie zaktualizowane w drugim systemie. Dzięki temu użytkownik nie musi pamiętać o ręcznym wprowadzaniu poprawek czy uruchamianiu synchronizacji.

Wyświetlanie danych z CRM w ERP

Mamy również dodatkowe ustawienie, które pozwala na przechodzenie między systemami i wyświetlanie pewnych informacji z Dynamics 365 Sales w BC, bez konieczności przelogowania się. Dzięki temu możemy przykładowo wyświetlić w kartotece nabywcy jego statystykę lub inne potrzebne dane z CRM.

W drugiej części z tej serii wpisów przedstawimy konkretne funkcjonalności i działania, jakie można wykonać dzięki integracji. Jak widać, jest to dosyć obszerny temat, ponieważ może zaoferować bardzo wiele. Wiemy jednak, że jest również dosyć złożony, dlatego jeśli masz jakieś pytania albo potrzebujesz pomocy z przygotowaniem integracji – skontaktuj się z nami. Podpowiemy, doradzimy, wdrożymy, a przede wszystkim usprawnimy działanie Twojej firmy dzięki systemom ERP i CRM.

Każdy rodzaj pracy narażony jest na mniejsze lub większe błędy, nie zawsze możliwe do uniknięcia lub natychmiastowego odnalezienia, szczególnie przy gromadzeniu i przetwarzaniu znaczniej ilości danych. Dlatego tak ważna jest możliwość wprowadzania poprawek już po zakończeniu określonego zadania. Jeśli użytkownik sam ma możliwość poprawienia błędnych danych, pozwala to na znaczną oszczędność czasu i środków oraz zapewnia samodzielność działania.

W Microsoft Business Central to zadanie umożliwia funkcjonalność Korekty wymiarów. Pozwala ona na skorygowanie wymiarów już na zaksięgowanych dokumentach, np. jeśli został on pominięty lub źle przypisany. Należy jednak pamiętać, że po zaksięgowaniu dokumentu nie jest możliwe jego usunięcie ani wprowadzenie jakichkolwiek zmian, mających wpływ na magazyn lub zapisy księgowe. Chociaż z przyczyn prawnych nie można tego zrobić, jest możliwe skorygowanie wymiarów, które mają znaczenie bardziej dla księgowości zarządczej i kontroli oraz analizy kosztów.

Wymiary są zbiorem dodatkowych informacji dla przedsiębiorstwa, które pozwalają odpowiednio klasyfikować m.in. koszty i przychody dla różnego rodzaju analiz. Więcej na temat wymiarów i dokonywania analizy wielowymiarowej można przeczytać w jednym z naszych poprzednich wpisów: Wymiary i analiza wielowymiarowa (nmierp.pl).

Aby dokonać Korekty wymiarów, wpisujemy tę frazę w polu wyszukiwarki. Następnie wybieramy Nowy. W oknie Zmiany wymiaru, w części Ogólne dodajemy Opis, np. „Zmiana wymiaru”. Następnie dodajemy pozycję z zapisów księgi głównej, w której chcemy wprowadzić zmianę wartości wymiaru. Jeśli zapis został zaksięgowany z daną wartości jednego z wymiarów, możemy go zmienić. Możemy też dodać kolejne wymiary, jakie mają być zmienione lub dodane. Następnie wybieramy opcję Uruchom, która planuje zmianę wymiaru na odpowiedni moment.

---

Na zapisach księgi głównej widzimy, że wymiary zostały skorygowane. Jeśli dany wymiar wykorzystywany jest również do różnego typu analiz, należy pamiętać o aktualizacji arkusza analitycznego. Mamy również możliwość wyświetlenia Historii zmian.

Dzięki tak przydatnej funkcji nie musimy się dłużej martwić problemami wynikającymi z konieczności poprawiania błędów. Korekta wymiarów pozwala w łatwy sposób samodzielnie je naprawić i zadbać o poprawność wszystkich danych w tworzonych analizach i raportach finansowych. To i wiele innych przydatnych narzędzi znajdziesz w systemie MS 365 Dynamics Business Central. Jeśli chcesz usprawnić działania swojej firmy we wszystkich zakresach, nie tylko finansowym – skontaktuj się z nami. Pomożemy wybrać rozwiązania odpowiednie do potrzeb i udoskonalić Twój biznes.

W firmach oferujących towary lub usługi swoim klientom może się zdarzyć, że kontrahent, po otrzymaniu faktury nie ureguluje płatności. Konieczne jest podejmowanie działań, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail, które pomogą uniknąć sytuacji, w których dokumenty pozostają przez dłuższy czas nieopłacone. Co więcej, przypominanie z wyprzedzeniem o pozostających należnościach może w dłuższej perspektywie znacznie ograniczyć opóźnienia.

Jednak wysyłanie e-maili z przypomnieniami o płatnościach jest bardzo żmudnym i pracochłonnym zajęciem, szczególnie w firmie z dużą liczbą nabywców. Dlatego dla naszych klientów przygotowaliśmy specjalną modyfikację w Microsoft Business Central, która w znacznym stopniu automatyzuje te działania.

Jest ona przygotowana w formie zadania wsadowego, które automatycznie sprawdza, które faktury powinny zostać opłacone w ciągu najbliższych dni oraz które z nich są przeterminowane. Zebrane dane są przedstawione w formie listy, zawierającej wszystkie niezbędne informacje: nazwę klienta, jego adres e-mail, numer faktury, kwotę do zapłaty oraz rodzaj (opóźnione/nadchodzące) i status (nowy/zaakceptowany/anulowany/wysłany/błąd). Dostępność informacji w jednym miejscu ułatwia zarządzanie procesem wysyłania powiadomień i umożliwia ich weryfikację w łatwy sposób.

O określonej porze system sprawdza, jakie rekordy powinny znaleźć się na liście, a następnie, o ustalonej godzinie je wysyła. Operacje są powtarzane z dowolnie ustawioną częstotliwością. Rozwiązanie to jest w pełni dopasowane do potrzeb – mamy możliwość zaznaczenia, które z nich powinny zostać wysłane, a z których chcemy zrezygnować. Po wybraniu wiadomości do wysłania status na liście zmienia się, pokazywane są też ewentualne błędy, jak na przykład brak wprowadzonego adresu e-mail. Ponadto, możemy dostosować, ile dni przed terminem opłacenia faktury zostanie wysłane powiadomienie oraz ile dni i jak często po jej przeterminowaniu.

Z pewnością główną zaletą tego rozwiązania jest jednak oszczędność czasu i unikanie błędów – nie musimy wysyłać każdego z maili osobno, cały proces odbywa się za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Treść wiadomości jest również generowana automatycznie, chociaż możemy ją za każdym razem dostosować. Zawiera utworzoną przez nas wcześniej informację z przypomnieniem o zbliżającym się terminie zapłaty lub przypomnieniu o opłaceniu przeterminowanej faktury oraz dane pobrane z systemu – termin płatności oraz należną kwotę do zapłaty. Jest ona obliczana na podstawie już uregulowanej części kwoty (np. zaliczki) i bierze pod uwagę wszystkie aktualne faktury klienta.

---

Jeśli za dużo czasu poświęcasz na wysyłanie pojedynczych maili z powiadomieniami do klientów i chcesz przyspieszyć ten proces, zapraszamy do kontaktu. Zajmiemy się wdrożeniem tego rozwiązania, w pełni dopasowując go do potrzeb Twojej firmy. Sprawdź, jakie korzyści może przynieść Microsoft Dynamics 365 Business Central i odkryj nowe możliwości do jeszcze sprawniejszego działania Twojej organizacji.

Rafał Dziduch
Business Development Manager

Jednym z ważniejszych elementów w działalności firmy handlowej jest zapewnienie terminowych dostaw towarów. Zadaniem systemu klasy ERP jest dostarczenie odpowiednich mechanizmów planowania i zarządzania łańcuchem dostaw. W niniejszym artykule zaprezentujemy jeden z takich mechanizmów, który dostępny jest w systemie Dynamics 365 Business Central. Rozwiązaniem tym jest planowanie z wykorzystaniem Arkusza zapotrzebowania.

Wykorzystując kilka przykładowych procesów charakterystycznych dla przedsiębiorstwa handlowego, postaramy się w jak najszerszym stopniu wykazać zalety systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central w zakresie prezentowanego zagadnienia.

Wyobraźmy sobie, że nasza firma zajmuje się dystrybucją produkowanych przez siebie wyrobów. Prowadzi również sprzedaż towarów, które nabywa u różnych dostawców i zestawów, które kompletuje we własnym zakresie z zakupionych towarów.

Sprzedaż odbywa się na podstawie spływających od nabywców Zamówień sprzedaży, które są rejestrowane w systemie Dynamics 365 BC i które stają się źródłem zapotrzebowania na produkowane wyroby, towary, czy też zestawy.

W tym momencie, kluczowym staje się odpowiednie zaplanowanie dostaw tych towarów w celu zaspokojenia pojawiającego się zapotrzebowania. Jednocześnie ważnym jest takie zaplanowanie tych dostaw, aby towary w odpowiednim czasie pojawiły się w magazynie.

Przechodzimy, wobec tego do etapu planowania i uruchamiamy Arkusz zapotrzebowania. Arkusz zapotrzebowania w systemie Dynamics 365 BC zawiera zaawansowane algorytmy planowania, które po uruchomieniu analizują nam całe zapotrzebowanie będące wynikiem wprowadzenia do systemu różnych dokumentów będących źródłem tego zapotrzebowania.
Aby utworzyć Arkusz zapotrzebowania, wybieramy opcję Akcje, następnie Funkcje i Oblicz plan.

W oknie oblicz plan wybieramy okres, którego ma dotyczyć – wpisujemy datę początkową i końcową. Możemy również użyć dodatkowej opcji prognozy sprzedaży, jeśli mamy taką stworzoną. Jeśli chcemy uwzględnić konkretne towary, możemy skorzystać z opcji filtrów. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych pól klikamy OK.

Zostaje wygenerowany arkusz zapotrzebowania, z takimi informacjami, jak: nazwa i numer produktu, potrzebna ilość, lokalizacja dostawy czy cena zakupu. Na podstawie terminów realizacji oraz uwzględniając Lead-Time dostawy, obliczane są w arkuszu Daty zamówienia towarów u dostawców.

Zapotrzebowanie na surowce do produkcji

Brane są tu pod uwagę nie tylko wspomniane wyżej Zamówienia sprzedaży. Źródłem zapotrzebowania mogą być również Zlecenia kompletacji oraz Zlecenia produkcyjne. Te ostatnie generują zapotrzebowanie na surowce do produkcji. Utworzone w systemie Dynamics 365 BC Zlecenie produkcyjne dostarcza mechanizmowi planowania kompletnej informacji o terminie realizacji produkcji oraz zapotrzebowania na niezbędne surowce.

---

---

Na ich podstawie Arkusz zapotrzebowania określi nam jakie surowce, w jakiej ilości, u jakich dostawców i w jakim nieprzekraczalnym terminie zamówić, aby we właściwym czasie znalazły się we właściwym magazynie.

Przesunięcia między magazynami

W przypadku przedsiębiorstw operujących na wielu magazynach ważnym staje się nie tylko sama dostępność towaru, ale jego dostępność w konkretnym magazynie – i tutaj również Arkusz zapotrzebowania nam w tym pomaga, sugerując odpowiednie Zlecenia przesunięcia towaru z magazynu, w którym aktualnie się on znajduje do magazynu docelowego.

Domyślni dostawcy i Lead-Time dostaw

Pisząc o zaletach Arkusza zapotrzebowania, nie możemy skupiać się tylko na kwestii, jakie towary i w jakiej ilości należy zamówić. Bardzo ważnym czynnikiem, o ile nie kluczowym, jest terminowość dostaw. Jak wiemy, z tym bywa różnie, szczególnie gdy mamy wielu różnych dostawców towarów. I tutaj mechanizm planowania w Dynamics 365 Business Central przychodzi nam z pomocą. Każdemu z towarów, którymi handlujemy, możemy przypisać domyślnych dostawców, określając dla nich maksymalne czasy dostawy tego towaru.

Arkusz zapotrzebowania w procesie planowania dostaw uwzględnia te parametry i w zestawieniu z uzgodnionymi terminami realizacji zamówień sprzedaży wylicza nam datę zamówienia towarów u dostawcy, uwzględniając w tym Lead-Time dostawy.

Podobny mechanizm Arkusza stosowany jest w przypadku planowania dostaw surowców do produkcji. Przy czym tutaj, oprócz czasu dostawy surowca, dodatkowo brany jest pod uwagę termin rozpoczęcia produkcji, który znajduje się na dokumencie Zlecenia produkcyjnego, które w tym przypadku jest dla naszego Arkusza źródłem zapotrzebowania na surowce. Inaczej mówiąc, Arkusz tak nam zaplanuje datę zamówienia surowca, aby pojawił się on w naszym magazynie najpóźniej w dniu planowanego rozpoczęcia produkcji. Zgodnie z zasadą: Just-in Time.

Minimalne stany magazynowe

W każdym przedsiębiorstwie, dla którego ważną kwestią jest zapewnienie minimalnych stanów magazynowych dla wybranych towarów, kluczowym staje się takie planowanie dostaw, aby te stany zapewnić. I tutaj również z pomocą przychodzi nam mechanizm Arkusza planowania w systemie Dynamics 365 BC. Wystarczy, że w kartotece tych towarów uzupełnimy minimalny poziom stanu towaru na magazynie.

Planując dostawy, Arkusz zapotrzebowania uwzględni nam stany minimalne towarów na magazynie i jeśli zajdzie taka potrzeba, zasugeruje zamówienie odpowiedniej ilości towaru, aby te stany zapewnić.

Łączenie dostaw

W przypadku licznych zamówień generujących duży ruch na magazynie, a co za tym idzie częste dostawy towarów, naturalną rzeczą jest powtarzalność dostaw towarów od tych samych dostawców. Pojawia się wtedy potrzeba ich optymalizacji i łączenia kilku dostaw w jedną (dzięki temu redukowane są koszty transportu). I w tym przypadku z pomocą przychodzi nam Arkusz zapotrzebowania i kolejny parametr planowania dostaw, a mianowicie Okres akumulacji partii.

Wprowadzamy go dla wybranych towarów w postaci formuły, która definiuje nam, w jakim okresie poszczególne dostawy, jakie sugeruje nam Arkusz, mają być zbierane w jedno zamówienie dostawy. W ten sposób system połączy nam kilka pojedynczych zamówień na towary u danego dostawcy, których daty zamówienia mieszczą się w podanym okresie i utworzy jedno, łączne zamówienie z datą najwcześniejszą.

Zamówienia zakupu

Z arkusza zapotrzebowania można wygenerować zamówienia zakupu na towary. Do tych celów podane są również data zamówienia, termin realizacji oraz numer dostawcy. Wszystkie dane można modyfikować, w zależności od potrzeb.

Aby złożyć zamówienie, wybieramy ponownie Akcje, następnie Funkcje i Wykonaj komunikat akcji. Potwierdzamy i czekamy na zakończenie procesu.

W arkuszu znikają pozycje, a w zamówieniach zakupu powinno pojawić się nowe zamówienie.

Podsumowanie

Arkusze zapotrzebowania to bardzo przydatne narzędzie, ułatwiające planowanie zamówień, uzupełnianie braków w magazynie oraz planowanie dostaw. Dzięki automatycznemu generowaniu niezbędnych danych pozwalają oszczędzać czas i uniknąć błędów. Wymienione procesy są kluczowe dla sprawnego działania firmy. Dlatego, jeśli również chciałbyś uniknąć pojawiających się problemów i trudności związanych z zarządzaniem zapasami, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązanie, które da Ci przewagę nad konkurencją i udoskonali Twoją firmę. Wybierz system ERP i już dziś zmień swój biznes na dobre!

Mariusz Żyga
Konsultant ERP

W każdej firmie, w której przetwarza się dużą ilość zleceń połączonych z dużą ilością wysyłek magazynowych, ważne jest, aby ten proces przebiegał jak najsprawniej. Z pewnością może w tym pomóc połączenie systemu ERP z systemem jednego z liderów branży kurierskiej w Polsce – firmy InPost. Jest to niestandardowe, autorskie rozwiązanie NMI ERP, które pozwala na szybsze i łatwiejsze procesowanie systemu wysyłek, dzięki czemu czas poświęcony na działania w procesie wysyłki towarów może ulec znacznemu skróceniu. Automatyczne dopasowywanie wymiarów paczki, możliwość przekierowania paczki do innej lokalizacji, generowanie etykiet wysyłkowych „od ręki” to tylko niektóre z udogodnień, jakie umożliwia nam ta funkcjonalność.

Aby móc utworzyć paczkę InPost, przechodzimy do okna Zaksięgowane wydania sprzedaży. Możemy użyć do tego wyszukiwarki, która znajduje się w prawym górnym rogu. Wyświetli nam się lista zapasów, które zostały zaksięgowane i są gotowe do wysyłki w systemie. Możemy stworzyć paczkę dla jednego zapasu, jak również dla kilku naraz – aby to zrobić, należy kliknąć lewym przyciskiem myszy dany zapas, jednocześnie przytrzymując przycisk CTRL. Zaznaczone zapasy podświetlą się na niebiesko. Po kliknięciu przycisku Utwórz przesyłki InPost u góry ekranu, otworzy nam się nowe okno.

Wybieramy opcję wysyłki z dwóch dostępnych opcji i zatwierdzamy przyciskiem OK.

System przekieruje nas do nowego okna z listą paczek, które zostały utworzone.

Następnie po otwarciu pozycji z przesyłką, pojawi się nowe okno do edycji paczki, w którym należy uzupełnić pozostałe dane – informacje o paczce i adres odbiorcy. Dostępne są 3 rozmiary paczek (Gabaryt A, B lub C). System powinien automatycznie określić rozmiar paczki na podstawie wymiarów, które są zapisane w kartotece zapasu. Jeśli nie ma tam dostępnych takich informacji, sami możemy określić rozmiar paczki, wybierając jedną z trzech dostępnych opcji. Po zaznaczeniu konkretnego gabarytu, wymiary paczki automatycznie zmienią się na domyślny rozmiar paczki w InPost. Dane odbiorcy zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie informacji, które znajdują się w systemie – danych osoby kontaktowej klienta lub danych wpisanych do systemowego wydania sprzedaży. Informacje te możemy znaleźć po rozwinięciu pola Kod odbiorcy dostawy.

Istnieje również możliwość wybrania najbliższego paczkomatu w okolicy (Kod paczkomatu), która jest dostępna po wprowadzeniu kodu pocztowego. Po rozwinięciu listy w nowym oknie pojawią się dane najbliższych paczkomatów.

Po wybraniu paczkomatu możemy przejść do następnego kroku, którym jest wysłanie paczki.

W otwartym oknie zaktualizowały się informacje o statusie paczki. Został nadany ID przesyłki InPost oraz pojawiła się opcja ofert, z których można skorzystać. Po wybraniu oferty zatwierdzamy zlecenie oraz zakup usługi, wybierając Potwierdź i opłać przesyłkę.

Automatycznie w zakładce Status zmieni się status paczki oraz pojawi się numer śledzenia wygenerowany przez InPost. Następnie z opcji dostępnych na górze ekranu możemy pobrać etykietę, aby ostatecznie przygotować paczkę do wysyłki. Status oraz listę wszystkich przesyłek możemy sprawdzić po wpisaniu i potwierdzeniu w wyszukiwarce systemowej frazy Lista przesyłek. Zostaniemy przekierowani do okna, w którym znajduje się lista wszystkich wygenerowanych paczek wraz z ich statusem.

Status oraz listę wszystkich przesyłek możemy sprawdzić po wpisaniu i potwierdzeniu w wyszukiwarce systemowej frazy Lista przesyłek. Zostaniemy przekierowani do okna, w którym znajduje się lista wszystkich wygenerowanych paczek wraz z ich statusem.

---

Potrzebujesz szybszych dostaw, aby zapewnić swojej firmie przewagę? Chcesz ograniczyć koszty? Możemy w tym pomóc. Skontaktuj się z nami – przygotujemy taką lub inną integrację, w pełni dopasowaną do potrzeb Twojej firmy. Zacznij napędzać wydajność i rozwój w biznesie, dzięki systemowi ERP.

Od tego roku w nowy sposób rozliczany jest ryczałt dla samochodów służbowych, używanych w celach prywatnych. Obecnie jest on zależny od mocy silnika, a nie od jego pojemności. Wartość świadczenia wynosi 250 zł miesięcznie dla samochodów z silnikiem o mocy do 60 kW, elektrycznych i napędzanych wodorem oraz 400 zł dla pozostałych. Jeśli okres korzystania z samochodu jest krótszy, ryczałt oblicza się za każdy dzień na 1/30 odpowiedniej kwoty.

Program ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central wraz z naszą autorską integracją z systemem KIP CDN OPTIMA daje możliwość rozliczenia ryczałtu za używanie samochodu w łatwy sposób. Jest to specjalnie przygotowany moduł, który powstał z myślą o ułatwieniu procesów kadrowo-płacowych naszym klientom. Obejmuje specjalnie przygotowany interface w systemie ERP, który pozwala zaimportować wygenerowaną listę płac oraz dodatkowe struktury, które umożliwiają księgowanie. Na podstawie zaimportowanych danych możliwe jest utworzenie dekretu z listy płac, a następnie przetworzenie ich do dziennika głównego i zaksięgowanie na konta księgi głównej. Gwarantuje to nie tylko niezależność, ze względu na możliwość korzystania z dotychczasowych rozwiązań kadrowo-płacowych, ale także niższe koszty wdrożenia i elastyczność, gdyż integrowane są tylko elementy niezbędne w obszarze księgowości. Ponadto zapewnia oszczędność czasu, nawet o kilkanaście godzin miesięcznie, przy księgowaniu listy płac przez księgowych na podstawie wydruków z CDN, a także eliminuje możliwość wystąpienia błędów przy dzieleniu jej na wymiary.

Pierwszym krokiem, aby wykonać rozliczenie ryczałtu, jest zaimportowanie danych, które będą nam potrzebne do jego wyliczenia – listy pracowników, składników wynagrodzeń i listy płac. Funkcjonalność ta znajduje się w module Zasoby Ludzkie systemu ERP.

Po kliknięciu któregoś z odnośników, np. OPTIMA Pracownik, otworzy się nowe okno, z którego będziemy musieli zaimportować dane, klikając w ikonę Import pracowników. Po zatwierdzeniu dane zaimportują się do systemu. Analogicznie postępujemy w przypadku pozostałych danych.

Należy pamiętać, aby w zakładce Składnik zaimportować dane: ID składnika, opis, kod schematu oraz ID kwoty, a w zakładce Lista Płac – ID listy płac, numer dokumentu, opis, zakres, jaki obejmie rozliczenie oraz status.

---

Następnie przechodząc do zakładki Schemat KG, upewniamy się, że dane podane w schemacie składnika są prawidłowe.

Kolejnym krokiem jest utworzenie wierszy w zakładce Sumy TMP, co pozwoli nam na utworzenie dekretu z listy płac, w celu wygenerowania zapisów na dzienniku głównym. Na potrzeby prezentacji wykorzystamy poniższy przykład użycia samochodu służbowego w styczniu 2022 roku.

Po uzyskaniu kwoty przychodu przechodzimy do tworzenia wierszy w zakładce Sumy TMP. Klikając przycisk Edytuj listę u góry ekranu, otworzy nam się nowe okno z wierszami do edycji. Dodajemy nowy wiersz, a następnie uzupełniamy wszystkie dane potrzebne do wygenerowania dekretu z listy płac oraz zapisu na dzienniku głównym. W wierszu kolumn, zaczynając od lewej strony, wpisujemy następujące dane: nr wiersza, ID z listy płac, numer dokumentu, miesiąc oraz rok, za który będzie rozliczony ryczałt, ID pracownika, numer składnika, kwotę przychodu oraz kwotę ryczałtu potrąconą z uzyskanego przychodu.

Po wpisaniu danych potwierdzamy przyciskiem OK i wracamy do okna, z którego utworzymy dekret z listy płac.

Otworzy nam się nowe okno, w którym będziemy musieli wprowadzić dane niezbędne do utworzenia dekretu.

Po zatwierdzeniu system poinformuje nas, że nowe wiersze w dzienniku głównym zostały utworzone. Korzystając z wyszukiwarki, wpisujemy „Dzienniki główne” i szukamy stworzonego chwilę wcześniej wpisu. Aby ułatwić sobie to zadanie, możemy skorzystać z listy filtrów, które są dostępne (np. data księgowania lub numer dokumentu – obie pozycje wypełnialiśmy przy tworzeniu dekretu). Jak widzimy na poniższych zrzutach ekranu, w dzienniku pojawiły się dwa wiersze potwierdzające rozliczenie ryczałtu za używanie samochodu służbowego za styczeń 2022 roku w kwocie 50,04 zł.

---

Jeśli też chciałbyś móc w prosty sposób dokonać rozliczenia ryczałtu za samochód służbowy, skontaktuj się z nami. Nasi konsultanci przygotują dla Twojej firmy odpowiednio dostosowaną do potrzeb integrację z systemem kadrowo-płacowym. Zapomnij o wysokich kosztach, oszczędź czas i rozwiń swoją firmę dzięki NMI ERP.

Michał Poseniak
Konsultant ERP