W niektórych przypadkach użytkownik systemu Microsoft Dynamics 365 Sales może potrzebować danych dostępnych w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central lub odwrotnie. Poprzez integrację można zapewnić ten dostęp, bez konieczności udzielania dodatkowych uprawnień do drugiego z nich. Ma ona znacznie więcej zalet, które przedstawiliśmy w poprzednim artykule. Omówiliśmy w nim również jej konfigurację, dlatego po więcej informacji na ten temat odsyłamy tutaj: Natywna integracja Dynamics 365 Sales z BC cz. 1
W tej części skupimy się na przedstawieniu funkcji, jakie daje to połączenie.
Konwertowanie kontaktu na klienta
Nowe kontakty możemy tworzyć albo poprzez Outlooka (co przedstawimy w kolejnym wpisie), albo z poziomu Microsoft Dynamics 365 Sales. W tym celu w zakładce Kontakty klikamy Nowy.
Uzupełniamy niezbędne dane i klikamy Zapisz. Nowy klient powinien pojawić się na liście.
Aby utworzyć kontakt jako klienta, klikamy pole Nazwa klienta i tworzymy nowy rekord, wybierając Nowy rekord, a następnie Klienci.
Dodajemy nazwę klienta i ewentualnie uzupełniamy inne potrzebne dane, po czym zapisujemy, klikając Zapisz i zamknij.
Teraz po kliknięciu pola Nazwa klienta, zostaniemy przeniesieni do karty klienta. Należy utworzyć Typ relacji – Klient, a następnie zapisać zmiany.
Utworzenie Klienta w Microsoft Dynamics 365 Sales z Nabywcy w Microsoft Dynamics 365 Business Central
W systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central w oknie Nabywcy, w karcie NAWIGUJ, możemy po wybraniu odpowiedniego nabywcy z listy, kliknąć Utwórz konto w Dynamics 365 for Sales.
Pojawia się komunikat o tym, że zostało zaplanowane zlecenie synchronizacji. Możemy teraz znaleźć go na liście klientów w Microsoft Dynamics 365 Sales.
W Kartotece nabywcy, na karcie NAWIGUJ w Microsoft Dynamics 365 Business Central mamy też opcję Aktualizuj statystyki konta. Po jej kliknięciu w Microsoft Dynamics 365 Sales pojawiają się informacje z Microsoft Dynamics 365 Business Central, np. Nr klienta w BC czy saldo.
Tworzenie Nabywcy w Microsoft Dynamics 365 Business Central z Klienta w Microsoft Dynamics 365 Sales
W oknie Microsoft Dynamics 365 Business Central Nabywcy wybieramy z karty NAWIGUJ opcję Utwórz nabywcę w Business Central.
Pokazuje się nam lista kontaktów, które mamy w Microsoft Dynamics 365 Sales i które możemy dodać do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zaznaczone na szaro to te, co zostały dodane z Microsoft Dynamics 365 Business Central do Microsoft Dynamics 365 Sales. Wybieramy odpowiedni kontakt lub kilka kontaktów i klikamy Utwórz nabywcę w Bussines Central.
Po odświeżeniu możemy zauważyć, że również ten rekord wyświetla się na szaro. Można wybrać zarówno pojedynczy rekord, jak i kilka wybranych pozycji na raz. Dodany nabywca wyświetla się teraz na liście Nabywców w Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Z poziomu Nabywców w Microsoft Dynamics 365 Business Central możemy również otworzyć dane konto w Microsoft Dynamics 365 Sales, po naciśnięciu w zakładce nawiguj przycisku Klient. Możemy tu również wybrać opcję Aktualizuj statystyki konta, aby dane wyświetlane w obu systemach były zgodne.
Utworzenie potencjalnego klienta i przekonwertowanie go na szansę sprzedaży
Aby dodać potencjalnego klienta w Outlooku, w zakładce Dynamics 365, klikamy w prawym dolnym rogu plusik (dodaj do usługi Dynamics 365). Następnie wybieramy opcję Dodaj jako encję Potencjalny klient.
Po dodaniu potencjalnego klienta za pomocą Outlooka wchodzimy na potencjalnych klientów Microsoft Dynamics 365 Sales i mamy tam utworzony nowo dodany kontakt.
Teraz, aby utworzyć szansę sprzedaży, uzupełniamy wszystkie pola z gwiazdkami dla wybranego klienta. Wybieramy przycisk Zakwalifikuj. Pojawia się komunikat, że potencjalny klient został zakwalifikowany domyślnie.
Możemy teraz zamknąć szansę sprzedaży, klikając Zamknij jako wykorzystaną. Uzupełniamy pola w nowym okienku – przychód i datę. Stan szansy sprzedaży zmienia się na Wykorzystana. Możemy ją otworzyć ponownie, klikając Otwórz ponownie, stan zmienia się na W toku.
Dodanie do Microsoft Dynamics 365 Sales zapasu z Microsoft Dynamics 365 Business Central
Wybieramy jeden zapas z kartoteki zapasów i w karcie nawiguj wybieramy Sprzężenie i Ustaw sprzężenie.
W nowym oknie, które się otwory zaznaczamy pole Utwórz nowy i zatwierdzamy.
Po przejściu do Microsoft Dynamics 365 Sales, w sekcji Produkty, możemy zauważyć, że nasz zapas został już dodany.
Przeniesienie zaksięgowanej faktury sprzedaży z Microsoft Dynamics 365 Business Central do Microsoft Dynamics 365 Sales
Wchodzimy na Zaksięgowane faktury sprzedaży i wybieramy właściwą fakturę z listy. W karcie NAWIGUJ klikamy Utwórz fakturę w Dynamics 365 for Sales.
Faktura pojawia się w systemie Microsoft Dynamics 365 Sales.
Integracja systemów Microsoft Sales z Business Central daje wiele korzyści i oferuje funkcjonalności, które nie są standardowo dostępne. Jeśli rozważasz jej wprowadzenie, zajrzyj do naszego poprzedniego wpisu, gdzie podpowiadamy, jak w prosty sposób ją skonfigurować.
Zapraszamy również do kontaktu z nami. Masz jakieś pytania, a może chcesz sprawdzić, czy system Microsoft Dynamics 365 Business Central jest dla Ciebie? Postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości i zaproponować ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej firmy. Zmień swój biznes z systemem Microsoft Dynamics 365 Business Central!
Katarzyna Nowak
Power BI Consultant