IBCS Poland

IBCS Poland to dostawca rozwiązań optymalizujących procesy logistyczne w obszarze łańcucha dostaw z niemal dwudziestoletnim doświadczeniem. Więcej informacji na temat firmy znajduje się na stronie: ibcs.pl

IBCS Poland IBCS Poland to dostawca rozwiązań optymalizujących procesy logistyczne w obszarze łańcucha dostaw z niemal dwudziestoletnim doświadczeniem. Więcej informacji na temat firmy znajduje się na stronie: ibcs.pl

Zakres wdrożenia

IBCS Poland korzystał z wersji Dynamics Navision 2016. Celem wdrożenia było przejście do wersji MS Dynamics 365 Business Central 14 wraz z przeniesieniem bazy danych oraz użytkowników. Decyzja zmiany była związana z kończącym się wsparciem dla poprzedniej wersji systemu oraz zmianami planowanymi w wymaganiach względem generowania plików JPK.

Użytkownicy wysoko ocenili funkcjonalność, niezawodność oraz szybkie działanie dotychczasowego systemu, dlatego odrzucono opcję całkowitej zmiany oprogramowania. Upgrade systemu poza rozwiązaniem problemów wsparcia umożliwił także korzystanie z aktualnej wersji webowej systemu, co okazało się istotne w zmieniających się standardach organizacji pracy. Założeniem końcowym była zmiana wykorzystywanej technologii z zachowaniem linii dotychczasowego systemu.

Wyzwania i opcje dedykowane

Charakterystyka prowadzonej działalności wymagała przygotowania dedykowanych, rozbudowanych szablonów dokumentów magazynowych, wzorów wydruków oraz raportów dostosowanych do standardów wewnętrznych firmy. Niezbędne było także uporządkowanie mocno rozbudowanej bazy danych z zachowaniem dostępu do tych niezbędnych, do zachowania ciągłości procesów biznesowych.

W standardowej funkcjonalności MS Dynamics 365 Business Central dostępny jest dziennik zapasów, w którym można zarejestrować dowolne operacje magazynowe. Jednak dla każdego wiersza rejestrowanego w dzienniku należy indywidualnie ustalać parametry operacji oraz księgowania. Dedykowana funkcjonalność definiowalnych dokumentów magazynowych eliminuje tę niedogodność, dostarczając pełną obsługę dokumentów magazynowych nawet w podstawowej wersji systemu. Opiera się ona na wspomnianym dzienniku zapasów oraz na szablonach dokumentów, w których określamy zasady obsługi tych dokumentów w systemie. Definiujemy tam nazwy dokumentów, ich rodzaje oraz typy zapisów, jakie powstają w wyniku ich zaksięgowania. W szablonach definiujemy pewne domyślne wartości, które uzupełnią się automatycznie w momencie tworzenia dokumentu. W definicjach tych określamy także serie numeracji oraz identyfikatory raportów, odpowiadające za wydruki dokumentów.

W ramach funkcjonalności dostarczane są definicje podstawowych dokumentów magazynowych takich jak: Przyjęcie magazynowe (PZ), Wydanie magazynowe (WZ), Przesunięcie magazynowe (MM), Przychód wewnętrzny (PW), Rozchód wewnętrzny (RW).

W ramach wdrożenia udostępniono uprawnionym użytkownikom systemu ERP możliwość definiowania innych typów dokumentów magazynowych, wykorzystując możliwości jakie daje dedykowane rozwiązanie.

„W IBCS został wcześniej przygotowany szereg modyfikacji, które były później, w kolejnych upgradach przenoszone. Z tego względu musieliśmy odpowiednio się przygotować i dostosować nową wersję Business Central, przenieść do niej te modyfikacje, które do tej pory były używane. To wiązało się też z odpowiednim przygotowaniem tego upgradu, dlatego też odbyło się kilka spotkań, na których podjęliśmy decyzję o wykorzystaniu bilansu otwarcia, aby nie przenosić historycznych zapisów, co pozwoliło przy tej okazji nieco uporządkować bazę danych. W ramach konsultacji zostały także ustalone kwestie modyfikacji, które będą musiały być dostosowane na nowej wersji, dlatego były one przygotowane w taki sposób, aby po przeniesieniu z NAV 2016 na Business Central mogły zostać w tej nowej wersji zaimplementowane, uruchomione i przetestowane.”

 Mariusz Żyga, Starszy Konsultant ERP, z systemami ERP pracuje od 1995 roku

Dodatkowe narzędzia uruchomione przy wdrożeniu

Przejście na nowocześniejszą wersję systemu dało możliwość wykorzystania gotowych narzędzi wspierających analitykę biznesową. Dlatego podczas wdrożenia zmieniono wcześniej wykorzystywane narzędzie do projektowania i generowania raportów na elastyczne raporty biznesowe PowerBI.

Czas wdrożenia

Analiza potrzeb i dostosowań funkcjonalności, przygotowanie wdrożenia i uruchomienie zajęło 6 miesięcy.
Oś czasu z etapami pracy:

Korzyści z wprowadzenia zmian

Od 1 stycznia 2021 z systemu w nowej wersji korzysta 26 użytkowników. Praca z nową wersją okazała się łatwa, gdyż interface użytkownika nie uległ dużym zmianom. Szkolenia powdrożeniowe także przyspieszyły proces adaptacji oraz pozwoliły na aktywne wykorzystanie nowych funkcjonalności.