W firmach oferujących towary lub usługi swoim klientom może się zdarzyć, że kontrahent, po otrzymaniu faktury nie ureguluje płatności. Konieczne jest podejmowanie działań, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail, które pomogą uniknąć sytuacji, w których dokumenty pozostają przez dłuższy czas nieopłacone. Co więcej, przypominanie z wyprzedzeniem o pozostających należnościach może w dłuższej perspektywie znacznie ograniczyć opóźnienia.
Jednak wysyłanie e-maili z przypomnieniami o płatnościach jest bardzo żmudnym i pracochłonnym zajęciem, szczególnie w firmie z dużą liczbą nabywców. Dlatego dla naszych klientów przygotowaliśmy specjalną modyfikację w Microsoft Business Central, która w znacznym stopniu automatyzuje te działania.
Jest ona przygotowana w formie zadania wsadowego, które automatycznie sprawdza, które faktury powinny zostać opłacone w ciągu najbliższych dni oraz które z nich są przeterminowane. Zebrane dane są przedstawione w formie listy, zawierającej wszystkie niezbędne informacje: nazwę klienta, jego adres e-mail, numer faktury, kwotę do zapłaty oraz rodzaj (opóźnione/nadchodzące) i status (nowy/zaakceptowany/anulowany/wysłany/błąd). Dostępność informacji w jednym miejscu ułatwia zarządzanie procesem wysyłania powiadomień i umożliwia ich weryfikację w łatwy sposób.
O określonej porze system sprawdza, jakie rekordy powinny znaleźć się na liście, a następnie, o ustalonej godzinie je wysyła. Operacje są powtarzane z dowolnie ustawioną częstotliwością. Rozwiązanie to jest w pełni dopasowane do potrzeb – mamy możliwość zaznaczenia, które z nich powinny zostać wysłane, a z których chcemy zrezygnować. Po wybraniu wiadomości do wysłania status na liście zmienia się, pokazywane są też ewentualne błędy, jak na przykład brak wprowadzonego adresu e-mail. Ponadto, możemy dostosować, ile dni przed terminem opłacenia faktury zostanie wysłane powiadomienie oraz ile dni i jak często po jej przeterminowaniu.
Z pewnością główną zaletą tego rozwiązania jest jednak oszczędność czasu i unikanie błędów – nie musimy wysyłać każdego z maili osobno, cały proces odbywa się za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Treść wiadomości jest również generowana automatycznie, chociaż możemy ją za każdym razem dostosować. Zawiera utworzoną przez nas wcześniej informację z przypomnieniem o zbliżającym się terminie zapłaty lub przypomnieniu o opłaceniu przeterminowanej faktury oraz dane pobrane z systemu – termin płatności oraz należną kwotę do zapłaty. Jest ona obliczana na podstawie już uregulowanej części kwoty (np. zaliczki) i bierze pod uwagę wszystkie aktualne faktury klienta.
Jeśli za dużo czasu poświęcasz na wysyłanie pojedynczych maili z powiadomieniami do klientów i chcesz przyspieszyć ten proces, zapraszamy do kontaktu. Zajmiemy się wdrożeniem tego rozwiązania, w pełni dopasowując go do potrzeb Twojej firmy. Sprawdź, jakie korzyści może przynieść Microsoft Dynamics 365 Business Central i odkryj nowe możliwości do jeszcze sprawniejszego działania Twojej organizacji.
Rafał Dziduch
Business Development Manager