System zarządzania projektami MS Dynamics 365 Business Central

Zarządzanie projektami MS Dynamics 365 Business Central

Witaj! Zobacz, w jaki sposób wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central pomogło mi w zarządzaniu projektami.

Inteligentne zarządzanie projektami z systemem ERP

Zarządzanie projektami to nie tylko lista zadań i monitorowanie ich realizacji. Planowanie, budżetowanie i kontrola efektywności wykonywanych działań to największe wyzwania, którym muszę sprostać na co dzień. Niestety – klasyczne narzędzia wspierające managerów projektów, często nie dawały mi nawet tak podstawowych danych, jak dostępność zasobów, wykaz realizowanych prac, czy stopień wykorzystania założonego budżetu. Nie mówiąc już o gromadzeniu danych, które później mógłbym wykorzystać do planowania i zwiększenia efektywności procesów.

Wszystkie dane w jednym miejscu

Co zyskałem po wdrożeniu systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central (dotychczas Microsoft Dynamics NAV)? Modelowanie i optymalizowanie procesów, planowanie workflow wraz z zasobami przypisanymi do poszczególnych etapów, a także bieżące monitorowanie realizacji harmonogramu i budżetu. System sam tworzy pełną dokumentację, dzięki czemu mam możliwość precyzyjnego określania budżetu, czasu trwania i wymaganych zasobów dla przyszłych projektów, na podstawie wcześniej zdobytych danych. Dzięki danym gromadzonym w systemie ERP moja firma z każdym projektem jest coraz bogatsza o najważniejszą wartość w dzisiejszym biznesie – wiedzę.

Dynamiczne zarządzanie projektami

Dzięki funkcjom zarządzania projektami w Microsoft Dynamics 365 Business Central możliwe jest definiowanie struktury swojego projektu ze wszystkimi niezbędnymi do tego zasobami, a następnie śledzenie jego realizacji, wydajności procesów, stanu realizacji poszczególnych zadań i stopnia wykorzystania budżetu. Wszystkie procesy w ramach zlecenia są przetwarzanie przez jeden zintegrowany system, co umożliwia dostęp do danych, które są uaktualniane w czasie rzeczywistym.

Najświeższe informacje pozwalają szybko reagować w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, co zmniejsza ryzyko wystąpienia opóźnień czy przekroczenia budżetu.

Zarządzanie projektami

Definiowanie struktury projektu

Moduł Zlecenia w Microsoft Dynamics 365 Business Central (dotychczas Microsoft Dynamics NAV), będący narzędziem do zarządzania projektami, umożliwia definiowanie różnorodnych planów zleceń, także o bardzo skomplikowanej strukturze. Na potrzeby projektu możliwe jest przypisanie do danego zlecenia wszystkich niezbędnych zasobów, takich jak pracownicy, maszyny, materiały, ustalenie budżety i czasu realizacji, a także księgowania i fakturowania. Definiowane zasoby można łączyć w grupy zasobów, przypisywać im domyślne koszty/ceny, określać ich wydajność i szereg dodatkowych parametrów, które mogą posłużyć efektywniejszemu dobierania zasobów do realizacji danego zlecenia.

Planowanie zadań

W strukturze danego zlecenia za pomocą wierszy planowania można stworzyć bardzo szczegółowy plan zadań do realizacji, określający wszystkie niezbędne czynności, zasoby, czy zużycie zasobów, a także koszty procesów i wykorzystania zasobów. Narzędzie daje także dostęp do funkcji:

Planowania dostępności zasobów i grup zasobów (na bazie przypisania do innych projektów i poziomu wykorzystania zasobów).
Alokacji zasobów – nie tylko w obrębie jednego, ale także w obrębie wszystkich zdefiniowanych w systemie projektach.
Budżety – możliwe jest ustalenie budżetu, następnie bieżące fakturowanie przychodów i sprzedaży, a także porównywanie w czasie rzeczywistym, jak wygląda ich stosunek względem siebie. Można kontrolować, czy koszty zleconych prac przewyższają to, co zakładaliśmy i w jakim momencie się to dzieje.
Fakturowanie – z poziomu wierszy zadań zlecenia istnieje możliwość bezpośredniego tworzenia faktur sprzedaży, faktur korygujących (zarówno nowych dokumentów, jak i dołączania wierszy do istniejących już dokumentów jeszcze nie zaksięgowanych).
Statystyki – za pomocą tej funkcji jest możliwość bieżącej kontroli wszystkich cen odnoszących się do realizacji naszego zlecenia.

Ewidencja wykonanych prac i zużycia zapasów

Wszystkie czynności oraz procesy zdefiniowane w systemie są rejestrowane i na tej podstawie powstaje pełna ewidencja wykonanych prac, zużycia czasu zasobów (pracowników i maszyn), a także zużycia zapasów.

Karty pracy zasobów

Dzięki kartom czasu pracy możliwe jest zarządzanie czasem pracy wszystkich zasobów (pracowników, ale także maszyn), a także monitorowanie ich wykorzystania, w celu zapobiegania opóźnieniom oraz przekraczaniu zabudżetowanych kosztów. System umożliwia także kontrolę przepływu i proces akceptacji kart pracy, przez np. kierowników zlecenia. Istnieje także możliwości akceptacji kart pracy przez pracowników, którym zasoby zostały przydzielone i za nie odpowiadają.

Kontrola realizacji prac

Wszystkie zdefiniowane w systemie czynności są na bieżąco rejestrowane i ewidencjonowane, dzięki czemu możliwa jest szczegółowa kontrola realizacji prac, wykonania planu, czy budżetu.

Zobacz nagranie wideo, prezentujące możliwości modułu

Zarządzanie projektem w MS Dynamics 365 Business Central obejmuje planowanie, harmonogramowanie oraz kontrolę zadań. Poprawna realizacja projektu umożliwia osiągnięcie wyznaczonych celów w zaplanowanym czasie, ograniczając ryzyko porażki projektu, przy równoczesnej optymalizacji poziomu użycia wykorzystywanych zasobów, takich jak: ludzie, czas czy budżet.

Do przedstawienia funkcjonalności dotyczących zarządzania projektami, posłuży przykładowa firma zajmująca się świadczeniem usług montażu zestawów meblowych. Moduły, które wspierają działanie tego przedsiębiorstwa to Zlecenia, Planowanie Zasobów i Serwis. Ważnym elementem w systemie jest także moduł Zarządzanie Finansami, który umożliwia ustalenie całego przepływu kosztów i przychodów w firmie, a także fakturowanie.