Jednym z ważniejszych elementów w działalności firmy handlowej jest zapewnienie terminowych dostaw towarów. Zadaniem systemu klasy ERP jest dostarczenie odpowiednich mechanizmów planowania i zarządzania łańcuchem dostaw. W niniejszym artykule zaprezentujemy jeden z takich mechanizmów, który dostępny jest w systemie Dynamics 365 Business Central. Rozwiązaniem tym jest planowanie z wykorzystaniem Arkusza zapotrzebowania.
Wykorzystując kilka przykładowych procesów charakterystycznych dla przedsiębiorstwa handlowego, postaramy się w jak najszerszym stopniu wykazać zalety systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central w zakresie prezentowanego zagadnienia.
Wyobraźmy sobie, że nasza firma zajmuje się dystrybucją produkowanych przez siebie wyrobów. Prowadzi również sprzedaż towarów, które nabywa u różnych dostawców i zestawów, które kompletuje we własnym zakresie z zakupionych towarów.
Sprzedaż odbywa się na podstawie spływających od nabywców Zamówień sprzedaży, które są rejestrowane w systemie Dynamics 365 BC i które stają się źródłem zapotrzebowania na produkowane wyroby, towary, czy też zestawy.
W tym momencie, kluczowym staje się odpowiednie zaplanowanie dostaw tych towarów w celu zaspokojenia pojawiającego się zapotrzebowania. Jednocześnie ważnym jest takie zaplanowanie tych dostaw, aby towary w odpowiednim czasie pojawiły się w magazynie.
Przechodzimy, wobec tego do etapu planowania i uruchamiamy Arkusz zapotrzebowania. Arkusz zapotrzebowania w systemie Dynamics 365 BC zawiera zaawansowane algorytmy planowania, które po uruchomieniu analizują nam całe zapotrzebowanie będące wynikiem wprowadzenia do systemu różnych dokumentów będących źródłem tego zapotrzebowania.
Aby utworzyć Arkusz zapotrzebowania, wybieramy opcję Akcje, następnie Funkcje i Oblicz plan.
W oknie oblicz plan wybieramy okres, którego ma dotyczyć – wpisujemy datę początkową i końcową. Możemy również użyć dodatkowej opcji prognozy sprzedaży, jeśli mamy taką stworzoną. Jeśli chcemy uwzględnić konkretne towary, możemy skorzystać z opcji filtrów. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych pól klikamy OK.
Zostaje wygenerowany arkusz zapotrzebowania, z takimi informacjami, jak: nazwa i numer produktu, potrzebna ilość, lokalizacja dostawy czy cena zakupu. Na podstawie terminów realizacji oraz uwzględniając Lead-Time dostawy, obliczane są w arkuszu Daty zamówienia towarów u dostawców.
Zapotrzebowanie na surowce do produkcji
Brane są tu pod uwagę nie tylko wspomniane wyżej Zamówienia sprzedaży. Źródłem zapotrzebowania mogą być również Zlecenia kompletacji oraz Zlecenia produkcyjne. Te ostatnie generują zapotrzebowanie na surowce do produkcji. Utworzone w systemie Dynamics 365 BC Zlecenie produkcyjne dostarcza mechanizmowi planowania kompletnej informacji o terminie realizacji produkcji oraz zapotrzebowania na niezbędne surowce.
Na ich podstawie Arkusz zapotrzebowania określi nam jakie surowce, w jakiej ilości, u jakich dostawców i w jakim nieprzekraczalnym terminie zamówić, aby we właściwym czasie znalazły się we właściwym magazynie.
Przesunięcia między magazynami
W przypadku przedsiębiorstw operujących na wielu magazynach ważnym staje się nie tylko sama dostępność towaru, ale jego dostępność w konkretnym magazynie – i tutaj również Arkusz zapotrzebowania nam w tym pomaga, sugerując odpowiednie Zlecenia przesunięcia towaru z magazynu, w którym aktualnie się on znajduje do magazynu docelowego.
Domyślni dostawcy i Lead-Time dostaw
Pisząc o zaletach Arkusza zapotrzebowania, nie możemy skupiać się tylko na kwestii, jakie towary i w jakiej ilości należy zamówić. Bardzo ważnym czynnikiem, o ile nie kluczowym, jest terminowość dostaw. Jak wiemy, z tym bywa różnie, szczególnie gdy mamy wielu różnych dostawców towarów. I tutaj mechanizm planowania w Dynamics 365 Business Central przychodzi nam z pomocą. Każdemu z towarów, którymi handlujemy, możemy przypisać domyślnych dostawców, określając dla nich maksymalne czasy dostawy tego towaru.
Arkusz zapotrzebowania w procesie planowania dostaw uwzględnia te parametry i w zestawieniu z uzgodnionymi terminami realizacji zamówień sprzedaży wylicza nam datę zamówienia towarów u dostawcy, uwzględniając w tym Lead-Time dostawy.
Podobny mechanizm Arkusza stosowany jest w przypadku planowania dostaw surowców do produkcji. Przy czym tutaj, oprócz czasu dostawy surowca, dodatkowo brany jest pod uwagę termin rozpoczęcia produkcji, który znajduje się na dokumencie Zlecenia produkcyjnego, które w tym przypadku jest dla naszego Arkusza źródłem zapotrzebowania na surowce. Inaczej mówiąc, Arkusz tak nam zaplanuje datę zamówienia surowca, aby pojawił się on w naszym magazynie najpóźniej w dniu planowanego rozpoczęcia produkcji. Zgodnie z zasadą: Just-in Time.
Minimalne stany magazynowe
W każdym przedsiębiorstwie, dla którego ważną kwestią jest zapewnienie minimalnych stanów magazynowych dla wybranych towarów, kluczowym staje się takie planowanie dostaw, aby te stany zapewnić. I tutaj również z pomocą przychodzi nam mechanizm Arkusza planowania w systemie Dynamics 365 BC. Wystarczy, że w kartotece tych towarów uzupełnimy minimalny poziom stanu towaru na magazynie.
Planując dostawy, Arkusz zapotrzebowania uwzględni nam stany minimalne towarów na magazynie i jeśli zajdzie taka potrzeba, zasugeruje zamówienie odpowiedniej ilości towaru, aby te stany zapewnić.
Łączenie dostaw
W przypadku licznych zamówień generujących duży ruch na magazynie, a co za tym idzie częste dostawy towarów, naturalną rzeczą jest powtarzalność dostaw towarów od tych samych dostawców. Pojawia się wtedy potrzeba ich optymalizacji i łączenia kilku dostaw w jedną (dzięki temu redukowane są koszty transportu). I w tym przypadku z pomocą przychodzi nam Arkusz zapotrzebowania i kolejny parametr planowania dostaw, a mianowicie Okres akumulacji partii.
Wprowadzamy go dla wybranych towarów w postaci formuły, która definiuje nam, w jakim okresie poszczególne dostawy, jakie sugeruje nam Arkusz, mają być zbierane w jedno zamówienie dostawy. W ten sposób system połączy nam kilka pojedynczych zamówień na towary u danego dostawcy, których daty zamówienia mieszczą się w podanym okresie i utworzy jedno, łączne zamówienie z datą najwcześniejszą.
Zamówienia zakupu
Z arkusza zapotrzebowania można wygenerować zamówienia zakupu na towary. Do tych celów podane są również data zamówienia, termin realizacji oraz numer dostawcy. Wszystkie dane można modyfikować, w zależności od potrzeb.
Aby złożyć zamówienie, wybieramy ponownie Akcje, następnie Funkcje i Wykonaj komunikat akcji. Potwierdzamy i czekamy na zakończenie procesu.
W arkuszu znikają pozycje, a w zamówieniach zakupu powinno pojawić się nowe zamówienie.
Podsumowanie
Arkusze zapotrzebowania to bardzo przydatne narzędzie, ułatwiające planowanie zamówień, uzupełnianie braków w magazynie oraz planowanie dostaw. Dzięki automatycznemu generowaniu niezbędnych danych pozwalają oszczędzać czas i uniknąć błędów. Wymienione procesy są kluczowe dla sprawnego działania firmy. Dlatego, jeśli również chciałbyś uniknąć pojawiających się problemów i trudności związanych z zarządzaniem zapasami, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązanie, które da Ci przewagę nad konkurencją i udoskonali Twoją firmę. Wybierz system ERP i już dziś zmień swój biznes na dobre!
Mariusz Żyga
Konsultant ERP