Posiadanie systemu ERP w obecnych czasach to norma. Czas, jaki pozwala zaoszczędzić oraz błędy, jakie dzięki niemu możemy uniknąć sprawiają, iż można go uznać za narzędzie niezbędne w prowadzeniu działalności.
To już oczywistość.
A co w sytuacji, gdy potrzebuję równie szybko i łatwo uzyskać z systemu interesujące mnie informacje? Co jeśli potrzebuję monitorować koszty i chcę wiedzieć, czy są one pośrednio, czy bezpośrednio związane z prowadzoną przeze mnie działalnością? Czy to oznacza, że muszę zweryfikować każdą fakturę i ręcznie wyliczyć takie dane?
Oczywiście, że nie. W MS Dynamics 365 Business Central mamy odpowiednie narzędzia, aby analiza każdego typu była dla nas łatwa i przyjemna. Na szczęście, nie wymaga od nas otwierania miliona kont analitycznych, wystarczy jedynie wykorzystać opcję wymiarów.
Wymiary to narzędzie, które możemy dodać do każdego zapisu księgowego. Np. księgując fakturę zakupu chcemy wiedzieć jakiego działu firmy ten koszt dotyczy. Dlatego też księgując taką fakturę dodajemy do niej wymiar "Dział" i jego odpowiednią wartość. Po preferowanym czasie możemy łatwo sprawdzić, jakie koszty wygenerował każdy dział w firmie.
Możemy tworzyć zarówno nieograniczoną ilość wymiarów, jak i przypisywać im nieograniczoną ilość wartości.
Jednakże, robiąc odpowiednie ustawienia możemy dwa wymiary wybrać jako wymiary globalne - najważniejsze. Na podstawie tego wyboru w każdym miejscu, gdzie aplikacja posiada rozwiązanie analizy, wykonuje ją ona na podstawie właśnie tych dwóch wymiarów.
Do tej pory wszystko jest zrozumiałe, jednak co w sytuacji gdy kontroler nie księguje faktur, a osoba księgująca nie wie jaki wymiar i gdzie użyć? Czy oznacza to także, że osoba księgująca faktury będzie musiała zawsze pamiętać, jaki wymiar trzeba użyć. Na szczęcie w obu przypadkach MS Dynamics 365 Business Central wspiera użytkownika. Jest możliwość przypisania wymiaru na różnych poziomach aplikacji. Np. wspominany wcześniej wymiar "Dział" możemy przypisać do konta kosztowego. Możemy określić, iż ten wymiar ma być wymiarem obowiązkowym, tym samym księgujący w czasie księgowania otrzyma informację, że musi uzupełnić wymiar bo inaczej nie zaksięguje faktury. Jeśli wybierzemy księgowanie wartości jako kod obowiązkowy i nie wskażemy kodu wartości, to w czasie księgowania będziemy musieli każdorazowo wskazać wartość wymiaru.
Tak działają wymiary. Jednak jak je wykorzystać do szerszej analizy?
Jak wspomniałam, wymiary globalne są wykorzystywane do analiz aplikacji. Np. do analizy kont księgi głównej.
Przy użyciu tej analizy poznamy wartość sald i konta dla wskazanych globalnych wymiarów w danym okresie.
Jednak, gdy chcemy dokonać analizy z udziałem innych wymiarów wybieramy analizę wielowymiarową.
Na początek musimy zdefiniować arkusz analityczny. Wskazujemy na nim jakie konta wchodzą do analizy oraz jakie wymiary powinny zostać uwzględnione.
Wszystkie zapisy zaksięgowane na wskazanych kontach, z wartościami wskazanych wymiarów, od wskazanej daty początkowej wejdą w zakres analizy. Następnie przechodzimy do analizy wielowymiarowej, gdzie możemy analizę zawęzić do interesujących nas wartości danego wymiaru. Możemy też modyfikować macierz w zależności od tego, co będą pokazywały wiersze i kolumny macierzy.
Zdarza się, że swoją analizę musimy przedstawić w określonej formie. Czesami też, oprócz znajomości kwoty na poszczególnych wymiarach, to potrzebujemy jeszcze dokonać w raporcie obliczeń itp. Wtedy pomocne będą arkusze kont. Arkusze kont poza raportami typu Bilans czy Rachunek zysków i strat, pozwalają na tworzenie różnych raportów.
Jeśli do arkusza kont przypiszemy arkusz analityczny, wtedy arkusz kont będzie bazował na ustawieniach arkusza analitycznego.
Tworzymy raport przypisując do wierszy konta lub formuły obliczeniowe.
Otrzymujemy raport możliwy do ustawiania zgodnie z preferencjami. Dzięki temu uzyskujemy dostępne informacje, które możemy ustawiać za pomocą filarów wymiarów .
Jak widać wymiary to narzędzie, które w łatwy sposób może nam pomóc w otrzymywaniu interesujących nas danych. Kilka wstępnych ustawień, pozwoli nam tworzyć proste oraz bardziej złożone analizy, generowane w możliwie najkrótszym czasie.
Dominika Młynarska
Specjalista i konsultant ERP