Program magazynowy MS Dynamics 365 Business Central

Zarządzanie magazynem

Definicje lokalizacji (magazynów) oraz zasad ich funkcjonowania

System ERP pozwala na obsługę wielu lokalizacji magazynowych za pomocą jednej bazy danych, dzięki czemu udostępnia wiele dodatkowych funkcji zarządzania logistyką takich jak lokalizacja zapasu, przesunięcie lokalizacji, czy szacowanie dostępności zapasu. W tym celu należy szczegółowo zdefiniować siatkę lokalizacji (czyli wszystkie zakłady produkcyjne, magazyny, centra dystrybucyjne czy salony sprzedaży), sieć powiązań między nimi i zasady funkcjonowania.

Planowanie stanów magazynowych i zasad ich uzupełniania w danej lokalizacji

Dzięki modułowi zarządzania stanami magazynowymi możliwe jest zaprojektowanie pożądanego scenariusza, zgodnie z którym zachodzić będą procesy logistyczne w przedsiębiorstwie. Często firmy, dążąc do obniżenia kosztów i łącznego stanu zapasów, decydują się na utrzymywanie minimalnych stanów magazynowych w jednostkach peryferyjnych i uzupełnianie ich z magazynu głównego. Z pomocą systemu ERP możliwe jest ustalenie takiego planu stanów magazynowych w poszczególnych lokalizacjach, który najbardziej odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa.

Definiowanie struktury magazynu

Każdy magazyn musi zostać odzwierciedlony w postaci logicznej w bazie danych systemu ERP. W celu umożliwienia prawidłowej obsługi, magazyn powinien zostać podzielony zgodnie z następującą hierarchiczną strukturą, obsługiwaną przez system:

• strefa
• regał
• sektor
• półka
• pojemnik

Tworzenie szablonów dokumentów magazynowych

System Microsoft Dynamics 365 Business Central obsługuje wszystkie dokumenty niezbędne do codziennej pracy magazynu, a więc dokumenty przyjęcia zapasów, pobrania na zamówienie, spisania ze stanu magazynu, przeszacowania wartości, czy przesunięcia międzymagazynowego, a także inwentaryzacji. W celu optymalizacji możliwe jest stworzenie gotowych szablonów i automatyczne generowanie dokumentów.

Planowanie i ewidencja inwentaryzacji

W każdym momencie możliwe jest zweryfikowanie danych zarejestrowanych w systemie ze stanem faktycznym. Za pomocą systemu można wygenerować raport inwentaryzacji, zawierający zaksięgowane wartości i ilości zapasów. Dokumentu tego należy użyć do potwierdzenia stanów magazynowych po ich fizycznym zliczeniu, poprzez jego podpisanie przez odpowiedzialnych za tę procedurę pracowników.

Marszruty przesunięć magazynowych

System umożliwia tworzenie szczegółowych marszrut przesunięć magazynowych, zawierających plan wszystkich czynności, które powinny zostać wykonane przez pracowników.

Zarządzanie zapasami

Szablony zapasów

Dla stałych kategorii zapasów możliwe jest tworzenie szablonów zapasów, usprawniających proces ewidencjonowania i przyjmowania.

Automatyczna wycena zapasów (FIFO, LIFO, Ewidencyjna, Średnia)

Narzędzia systemu ERP do wyceny zapasów, umożliwiają księgowanie wydawania towarów na podstawie wybranego modelu wyceny:

• FIFO (first in, first out) – wydawany zapas księgowany jest w cenie pierwszej dostawy tego zapasu, dostępnej w magazynie.
• LIFO (last in, first out) – cena zapasu, to cena z ostatniej dostawy tego zapasu w magazynie .
• Ewidencyjna – ceny wszystkich zapasów są szczegółowo ewidencjonowane więc cena wejściowa zapasu jest równa cenie wyjściowej.
• Średnia – cena zasobów ustalana jest na podstawie średniej ceny dostaw danego zasobu, po których był dostarczony do magazynu.

Ewidencja obrotu magazynowego w koszcie nabycia

System ERP umożliwia gromadzenie wszystkich danych dotyczących procesu logistycznego, w tym także kosztów obrotu magazynowego takich jak koszty dostawy, ubezpieczenia, opłat celnych, itp.

Śledzenie numerów seryjnych i numerów partii

System ERP posiada funkcję śledzenia zapasów, opartą o numery seryjne i numery partii. Pełna ewidencja wykonanych operacji i transakcji pozwala na zlokalizowanie zapasu w obrębie magazynu i całego łańcucha dostaw.

Śledzenie terminów ważności i gwarancji

Śledzenie zasobów umożliwia także monitorowanie i nadzorowanie terminów ważności oraz okresów gwarancji.

Definiowanie parametrów planowania stanów magazynowych i uzupełniania

Funkcja planowania stanów magazynowych kontroluje stan zapasów. Porównuje aktualne i przyszłe potrzeby z bieżącymi zapasami. Na postawie planu stanów magazynowych możliwe jest zautomatyzowanie procesu uzupełniania zapasów.

Automatyczne księgowanie operacji magazynowych w księdze głównej

System ERP umożliwia pełne współdziałanie modułu zarządzania zapasami z modułem księgowym, dzięki czemu wszystkie operacje magazynowe mogą być księgowane bezpośrednio w księdze głównej.

Ewidencja opakowań i rozliczenie podatku od opakowań

Katalogi zasobów mogą także służyć do prowadzenia ewidencji opakowań, a dodatkowo umożliwiają także przygotowywanie deklaracji podatku od opakowań dla urzędu skarbowego na podstawie danych o sprzedaży i zużyciu zapasów z opakowaniami.

Ewidencja magazynowa

Obsługa przyjęć i wydań zewnętrznych

System ERP daje możliwość zdefiniowania wszystkich czynności będących elementem procesu przyjęcia na magazyn i wydawania zasobów. Na podstawie dokumentu przyjęcia system tworzy dokument odłożenia, zawierający informację gdzie konkretnie w magazynie zasób powinien się znaleźć. Analogicznie na podstawie dokumentu wydania (zamówienie sprzedaży, zwrotu czy przesunięcia) generowany jest dokument pobrania, zawierający instrukcje dotyczące lokalizacji zasobów.

Zlecenia przesunięcia zapasów między lokalizacjami

Zlecenia przesunięcia zapasów mogą być tworzone ręcznie (w przypadku niezbędnych do szybkiego uzupełniania nieprzewidzianych braków) lub generowanie automatycznie na podstawie predefiniowanych planów alokacji zapasów między lokalizacjami.

Ewidencja dokumentów magazynowych

Wszystkie działania w obrębie magazynu są rejestrowane w systemie, dzięki czemu powstaje szczegółowa ewidencja dokumentów, takich jak przyjęcie wewnętrzne (PW) od jednostki wchodzącej w skład przedsiębiorstwa, rozchód wewnętrzny (RW) potwierdzający wydanie zasobów na potrzeby wewnętrzne, a także historia operacji, a w szczególności historia pobrań, odłożeń, zwrotów, przesunięć i uzupełnień. System tworzy także ewidencję dokumentów inwentaryzacji .

Obsługa kompletacji

Definiowanie komponentów kompletacji

W przypadku jeśli firma oferuje dostawę swojego asortymentu w różnych zestawach, lub jeśli klient ma możliwość doboru elementów gotowego produktu w trakcie zamówienia, konieczne będzie przeprowadzenie procesu kompletacji, a więc zestawienia gotowego produktu przed jego wydaniem z magazynu. System ERP umożliwia definiowanie komponentów kompletacji i rezerwowanie ich na potrzeby realizacji zamówienia.

Kompletacja na zamówienie

Kompletacja na zamówienie umożliwia obniżenie kosztów magazynowania (nie trzeba w trakcie produkcji tworzyć różnorodnych zestawów i osobno przechowywać ich w magazynie), a także daje większą możliwość elastycznego spełniania potrzeb klienta.

Kompletacja na magazyn

W przypadku jeśli proces kompletacji jest relatywnie prosty, możliwe jest wcześniejsze kompletowanie zestawów i odkładanie ich na magazyn. W takim przypadku proces kompletacji nie wymaga udziału procesów produkcyjnych.

Ewidencja zleceń kompletacji

Wszystkie zlecenia kompletacji są rejestrowane i ewidencjonowane, dzięki czemu można śledzić proces realizacji zamówienia, a także przewidywać ilość przyszłych zleceń kompletacji i tworzyć plany procesów kompletacji.

Automatyczna wycena zleceń kompletacji z uwzględnieniem kosztu kompletacji

System umożliwia automatyczną wycenę zleceń kompletacji z uwzględnieniem jej kosztu, czyli zużycia zasobów w trakcie procesu (czas pracy ludzi i maszyn).

Planowanie zleceń kompletacji

Dzięki danym sprzedażowym, danym z produkcji i magazynu, a także planom finansowym można optymalnie planować procesy kompletacji w taki sposób, żeby maksymalnie skrócić proces realizacji zamówienia.

Obsługa magazynu wysokiego składowania

Definiowanie struktury magazynu

W celu przygotowania systemu do obsługi magazynu należy w systemie zdefiniować jego strukturę, która będzie odzwierciedlała rzeczywistą organizację przestrzeni magazynowej. Struktura ta powinna być hierarchiczna, co umożliwi prawidłową lokalizację zasobów i składać się z następujących elementów, obsługiwanych przez system:

• strefa
• regał
• sektor
• półka
• pojemnik

Zarządzanie przestrzenią magazynową

Za pomocą systemu możliwe jest zarządzanie wszystkimi procesami niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania magazynu, w tym także działań wymagających bardzo zaawansowanych procesów logistycznych, jak na przykład przeładunek komplementarny cross-docking. Funkcjonalność przeładunku komplementarnego jest sposobem na oszczędzenie czasu i wysiłku poprzez bezpośrednie kierowanie zapasów ze strefy przyjęć do wydania bez umieszczania zapasów w magazynie. Cross-docking wymaga precyzyjnego zsynchronizowania wszystkich dostaw, zarówno wewnętrznych i zewnętrznych tak, żeby zasoby znalazły się w miejscu przeładunku w ściśle określonym czasie. W tym modelu zasoby nie są składowane, co zmniejsza koszty działania magazynu.

Podział magazynu na strefy

W celu sprawnej obsługi procesów magazynowych, należy podzielić magazyn na strefy funkcjonalne, najlepiej odzwierciedlające najważniejsze procesy do wykonania:

• strefa przyjęć
• strefa przeładunku komplementarnego (cross-docking)
• strefa składowania
• strefa kompletacji
• strefa wydań

Zaawansowana obsługa operacji magazynowych

Procesy magazynowe mogą być zintegrowane z czytnikami kodów kreskowych dzięki funkcji ADCS. Możliwe jest również rejestrowanie blokad magazynowych towarów z wadami jakościowymi.

Klasy magazynu, priorytety miejsc składowania, wyposażenie specjalne

Funkcjonalność oferowana przez WMS umożliwia definiowanie klas magazynu, które zapewniają odpowiedni sposób przechowywania zapasów w różnych warunkach, a także przepakowywanie zapasów gromadzonych w większych jednostkach miary na mniejsze.

Mobilna obsługa magazynu

Istnieje możliwość mobilnej obsługi wszystkich operacji magazynowych, takich jak przyjęcia, wydania i przesunięcia, dzięki czemu w znacznym stopniu można zwiększyć efektywność działania magazynu i skrócić czas trwania procesów.

Optymalizacja wykorzystania przestrzeni magazynowej z funkcją uzupełnienia pojemników

Aby maksymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową, firma potrzebuje narzędzia do automatycznego wykrywania nieużywanego miejsca w pojemnikach oraz obliczania ilości potrzebnej, by całkowicie zapełnić pojemnik. W tym samym czasie takie narzędzie może również sugerować skąd wziąć zapasy i zaktualizować stan pojemnika. Dla tego typu potrzeb, Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje Arkusz Przesunięcia.

Pełna obsługa inwentaryzacji

W każdym momencie możliwe jest zweryfikowanie danych zarejestrowanych w systemie ze stanem faktycznym. W przypadku Magazynu Wysokiego Składowania pomocne jest zwłaszcza wykorzystanie kodów kreskowych oraz etykiet, które znacznie skracają i ułatwiają proces inwentaryzacji.

Ewidencja wewnętrznych operacji magazynowych (logistyka wewnątrzmagazynowa)

Wszystkie działania w obrębie magazynu są rejestrowane w systemie, dzięki czemu powstaje szczegółowa ewidencja dokumentów i podjętych działań takich jak przyjęcie wewnętrzne (PW), rozchód wewnętrzny (RW), a także historia pobrań, odłożeń, zwrotów, przesunięć oraz uzupełnień. System tworzy również ewidencję inwentaryzacji .