Sprawny serwis to
wizytówka firmy

Zarządzanie serwisem MS Dynamics 365 Business Central

Dzień dobry! Zobacz, jak Microsoft Dynamics 365 Business Central zwiększył jakość obsługi serwisowej.

Przewiń po więcej arrow_downward

Jakie korzyści przyniesie automatyzacja zarządzania serwisem?

Czas realizacji zleceń wciąż się wydłuża, a Twoi klienci narzekają na jakość obsługi? W dziale serwisowym zapanował chaos? A może brakuje Ci kluczowych informacji na temat efektywności zespołu i dostępu do wspólnej bazy danych?

Postaw na Microsoft Dynamics 365 Business Central. System ERP wyposażony w moduł do obsługi serwisu zoptymalizuje każdy aspekt jego funkcjonowania. Umożliwi efektywne planowanie pracy i realizację zadań serwisowych w zakładanym czasie. Jego rola zaczyna się już w momencie przyjmowania zgłoszenia serwisowego. Pozwoli na błyskawiczne tworzenie zleceń i ich przypisywanie do odpowiednich serwisantów, kontrolowanie postępu prac, prowadzenie komunikacji z klientem, a także automatyczne fakturowanie. Sprawdzi się on w przypadku Twojego biznesu niezależnie od branży czy wielkości zespołu.

Wdrażając takie rozwiązanie, możesz liczyć na następujące korzyści:

  • uporządkowany sposób obsługi zgłoszeń;
  • krótszy czas obsługiwania zleceń serwisowych;
  • usprawnienie komunikacji z klientami;
  • wzrost satysfakcji klientów;
  • poprawa wizerunku Twojej firmy;
  • kontrola nad kosztami i rentownością umów serwisowych;
  • zwiększenie produktywności pracowników;
  • poprawa komunikacji wewnętrznej;
  • wygodne generowanie faktur na podstawie przyjętych zleceń;
  • wzrost zysków.

Efektywne zarządzanie zleceniami serwisowymi

Doskonale wiesz, że do serwisu trafia znacznie więcej niż tylko jeden typ zgłoszeń. Są to między innymi zlecenia dotyczące naprawy usterek, ale także reklamacje, przeglądy czy instalacje – oraz wiele innych. Aktualnie Twoi pracownicy muszą je odpowiednio skategoryzować, następnie przypisać do właściwej osoby i zaplanować ich realizację. W przyszłości specjalistyczne oprogramowanie może robić to za nich.

Dzięki systemowi ERP obsłużysz wiele rodzajów procesów, które oznaczysz za pomocą różnych atrybutów czy numeracji. Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala na automatyczne identyfikowanie usterek, a także na wyznaczenie przedmiotów zastępczych na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów.

Zlecenia będą generowane automatycznie. Zyskasz możliwość monitorowania jakości i czasu realizowanych zgłoszeń. Z kolei dzięki wspólnej bazie danych poprawisz komunikację w zespole i usprawnisz pracę innych działów (np. sprzedaży).

Kalendarz zleceń i wygodna koordynacja pracy serwisantów

Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwoli Ci zarządzać serwisem z jednego miejsca i bez konieczności generowania papierowych dokumentów. Aby uzyskać dostęp do tej potężnej bazy wiedzy, wystarczy Ci dostęp do Internetu.

Jest to ogromne ułatwienie dla kierowników, techników i innych członków zespołu serwisowego. Dzięki oprogramowaniu ERP zyskują oni dostęp do współdzielonych kalendarzy, które umożliwiają sprawdzenie obłożenia danego pracownika czy znalezienie serwisanta dysponującego czasem, by zająć się danym zgłoszeniem.

Weryfikacja obecnie realizowanych zleceń, a także etapu prac, staje się więc dzięki temu banalna. A delegowanie zadań? Nigdy nie było prostsze!

Profesjonalny wizerunek firmy

Zapewniasz rozbudowane usługi serwisowe? Na pewno zdajesz więc sobie sprawę, że jest to newralgiczne miejsce, od którego zależy wizerunek firmy i satysfakcja klienta.

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów oraz klasyczna ewidencja umów serwisowych i gwarancyjnych sprawiają, że czas realizacji usługi jest drastycznie długi. Pozbawieni bieżących informacji o statusie zlecenia klienci szybko się niecierpliwią, a skargi i reklamacje się mnożą.

Rozwiązaniem jest system ERP, dzięki któremu zgromadzisz wszystkie dane na temat zgłoszenia kontrahenta i jego historii w jednym miejscu, będziesz wygodnie tymi danymi zarządzać, a także zautomatyzujesz część procesów. Co więcej, automatycznie wygeneruje on powiadomienia dla klientów, a także pozwoli na zarządzanie cenami usług serwisowych i umowami.

Inwestycja w program do serwisu pozwala więc sprawniej realizować zadania Twoim pracownikom, ale przede wszystkim oferować taki poziom usługi klientom, jakiego oczekują. Dzięki temu rośnie satysfakcja obu stron, a w konsekwencji poprawia się wizerunek i przychody Twojej firmy.

Wzorowa obsługa zgłoszeń to mniej niezadowolonych klientów

System Microsoft Dynamics 365 Business Central (dotychczas Microsoft Dynamics NAV) pozwala na pełną kontrolę obsługi zlecenia, monitorowanie kosztów i kontrolę rentowności umów serwisowych. Dzięki niemu znacząco skraca się czas realizacji usługi, możliwe jest śledzenie jej statusu, a także generowanie elektronicznych powiadomień dla klientów.

To wszystko sprawia, że znacznie zmniejsza się liczba reklamacji i skarg, a co za tym idzie – niezadowolonych klientów. Sprawdź, co o wdrożeniu tego rozwiązania mówi nasz klient!

“W przypadku mojej firmy wdrożenie systemu ERP 365 Business Central było opłacalną inwestycją w jej wizerunek.

Dzięki systemowi Microsoft Dynamics 365 Business Central, serwis, którym zarządzam, znacznie zyskał. Główne korzyści to:

  • automatyczne fakturowanie umów i zleceń serwisowych;
  • automatyczne generowanie planowanych zleceń do umów serwisowych;
  • automatyczne generowanie powiadomień o statusie realizacji zlecenia serwisowego;
  • elektroniczny obieg dokumentów, usprawniający pracę;
  • kompletna i zawsze aktualna ewidencja przedmiotów objętych serwisem;
  • zarządzanie cenami usług serwisowych;
  • zarządzanie umowami serwisowymi i gwarancyjnymi oraz ich ewidencjonowanie;
  • funkcja ofertowania umów serwisowych – z oferty można automatycznie wygenerować umowę serwisową.

Konkretne wymagania dotyczące wdrożenia wynikały ze specyfiki działalności firmy IBCS, która oferuje również serwis gwarancyjny i pogwarancyjny dostarczanych przez siebie rozwiązań. Wymusiło to wprowadzenie dość istotnych rozszerzeń zarówno w kartotekach nabywców, jak i w kartotekach zapasów. Wprowadzona została m.in. obsługa koncesji, która bazowała na dostępnej w Business Central funkcji wariantów zapasu.”

Podobne rozwiązania możemy opracować dla Twojego biznesu!

Konkretne wymagania dotyczące wdrożenia wynikały ze specyfiki działalności firmy IBCS, która oferuje również serwis gwarancyjny i pogwarancyjny dostarczanych przez siebie rozwiązań. Wymusiło to wprowadzenie dość istotnych rozszerzeń zarówno w kartotekach nabywców jak i w kartotekach zapasów. Wprowadzona została m.in. obsługa koncesji, która bazowała na dostępnej w NAV funkcjonalności wariantów zapasu.

Zobacz więcej opinii naszych klientów more_horiz

Dołącz do firm, które zmieniły swój biznes na dobre

Nowoczesny serwis tylko z systemem ERP

Funkcje serwisu w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central (dotychczas Microsoft Dynamics NAV) pozwalają na skuteczne zarządzanie wszystkimi przedmiotami objętymi serwisem. W szczególności za pomocą numerów seryjnych, kodów kreskowych, numerów partii, w zakresie szczegółów i warunków umów gwarancyjnych, cen oraz kryteriów identyfikowania i kwalifikacji usterek, jak również dostępnych przedmiotów zastępczych.

Wszystko dostępne w jednym miejscu i bez konieczności tworzenia niewygodnej, papierowej dokumentacji.

Odkryj nowe możliwości z Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Zarządzanie serwisem

Zarządzanie pozycjami objętymi serwisem

Osobny moduł Microsoft Dynamics 365 Business Central, wspierający dział serwisu, pozwala na tworzenie szczegółowej ewidencji przedmiotów i produktów podlegających usługom serwisowym, zawierającej takie informacje jak: numery seryjne, dane dotyczące komponentów danego przedmiotu serwisowego, szczegóły umów i warunków gwarancji, a także informacje o cenach serwisu, częściach zamiennych i przedmiotach zastępczych.

Zarządzanie cenami serwisu

  • Możliwość przypisania i śledzenia stosowanych cen serwisu.
  • Ustawianie grup cen, które możemy przydzielać do przedmiotu lub grupy przedmiotów serwisu wchodzących w skład zlecenia serwisowego lub powiązanych z konkretnym typem usterki.
  • Ceny mogą obowiązywać w wybranym okresie, w wybranej walucie czy też dla określonego nabywcy.
  • Definiowalne szablony kalkulacji cen pozwalające korygować (aktualizować) ustalone ceny serwisu.
  • Możliwość automatycznego przypisywania odpowiedniej struktury cen na podstawie powiązanej grupy cen serwisu (już w momencie tworzenia zlecenia serwisowego).
  • Raporty dotyczące zyskowności serwisu względem grup cenowych pozwalające analizować stosowane grupy cenowe i eliminować te, które nie są zyskowne.

Zarządzanie umowami serwisowymi

Za pomocą systemu możliwe jest tworzenie umów serwisowych, zarządzanie nimi i ewidencjonowanie. Zarządzanie umowami serwisowymi umożliwia także rejestrowanie i dostęp do historii poszczególnych umów, obejmującej dane przedmiotów serwisu, użytych części i roboczogodzin.

Ofertowanie umów serwisowych

Po utworzeniu oferty umowy serwisowej możliwe jest jej przekształcenie bezpośrednio w umowę serwisową, zawierającą dane zaakceptowane przez klienta.

Definiowanie kryteriów identyfikacji i kwalifikowania usterek

Moduł daje możliwość stworzenia pełnej dokumentacji, pomagającej w świadczeniu usług serwisowych w tym kryteriów identyfikacji i kwalifikowania usterek, a także procedur serwisowych przypisanych do konkretnych klas problemów.

Ewidencja zleceń serwisowych

Dzięki pełnej ewidencji zleceń serwisowych możliwa jest analiza efektywności działań, kosztów serwisu, a także szacowanie opłacalności umów oraz ofert serwisowych.

Alokacja zasobów do obsługi zadań serwisu

Funkcja alokacji zasobów daje możliwość przypisania pracowników do zadań serwisowych i rezerwacji materiałów (np. części zamiennych czy przedmiotów zamiennych) niezbędnych do realizacji umowy serwisowej.

Kontrola zapotrzebowania na części zamienne

Dzięki ewidencji i analizie zapotrzebowania na części zamienne możliwe jest precyzyjne planowanie działań produkcyjnych lub zakupów.

Zarządzanie zleceniami serwisowymi

  • Możliwość automatycznego generowania zleceń serwisowych zgodnie z warunkami wprowadzonymi w umowie serwisowej. Generowanie zleceń do wielu umów jednocześnie.
  • Rejestracja jednorazowych zleceń serwisowych.
  • Rejestrowanie i dostęp do kompletnej historii zleceń serwisowych, która tworzona jest w dzienniku zlecenia serwisowego.
  • Ewidencja posiadanych przedmiotów zastępczych, a także rezerwacja na potrzeby serwisu.

Kontrola obsługi zlecenia (workflow)

Narzędzie planowania zadań umożliwia szczegółową rejestrację wykonania zaplanowanych czynności, czasu pracy, zużytych zasobów, a dzięki temu także śledzenie statusu realizacji usługi, planowanie i rozliczenie kosztów zlecenia czy kontrola rentowności umów serwisowych.

Fakturowanie umów i zleceń serwisowych

Dokumenty umów i zleceń serwisowych można połączyć z księgą główną i wykonywać na nich pełen zakres operacji księgowania i fakturowania. Istnieje możliwość automatycznego generowania faktur serwisu zgodnie z warunkami określonymi w umowie serwisowej.

Obsługa powiadomień

System może również generować automatyczne powiadomienia o statusie realizacji usługi serwisowej.

Zobacz nagranie wideo, prezentujące możliwości modułu

Moduł Serwis w Microsoft Dynamics 365 Business Central opiera się na narzędziach do zarządzania, wspierających realizację usług serwisowych w celu zapewnienia satysfakcji klientów. Dzięki dostępnym funkcjom użytkownik może uzyskać szybki dostęp do historii serwisu nabywcy, prognozować potrzeby nabywców oraz zarządzać w czasie rzeczywistym danymi powiązanymi ze zleceniami.

W skład modułu Serwis, dostępnego z poziomu menu Działy, wchodzą następujące obszary aplikacji: Zarządzanie umowami, Planowanie i alokacja zadań oraz Przetwarzanie zamówień.

chat_bubble_outline call calculator