W każdej sprawnie działającej firmie bardzo ważnym elementem jest dobrze działający system rejestracji czasu pracy. Pozwala na rozliczanie wynagrodzeń i kosztów produkcji, a pracownikom – ułatwia organizację pracy. Główną zaletą takiego rozwiązania jest prosty sposób weryfikacji przepracowanych godzin, a co za tym idzie, oszczędność środków, poprzez możliwość dokładniejszej kontroli kosztów. Ponadto, zwiększa produktywność u pracowników, ponieważ wiedzą, na jakich obszarach i zadaniach powinni się skupić w danym czasie, a także mogą go lepiej rozplanować i są bardziej zmotywowani do ich realizacji.
System ERP Microsoft Dynamics NAV pozwala na rozliczanie i raportowanie czasu pracy poprzez narzędzie, jakim są Karty Pracy. Umożliwia także rozksięgowanie ich na poszczególne zlecenia. Takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele korzyści: pozwala w przejrzysty sposób monitorować czas pracy na podstawie wykonanych zleceń, oszczędza czas, dzięki intuicyjnym operacjom tworzenia kart pracy i ich akceptacji oraz ułatwia procesy związane z księgowaniem czasu pracy pracownika dla różnych okresów.
Poniższa instrukcja przedstawia, jak od początku do końca wykonać ten proces. Prezentowanym przykładem będzie firma, w której pracownik rozlicza czas jednego tygodnia pracy, w którym przeprowadzał szkolenie.
1. Zaczynamy od ustawień zasobów (pracowników), które będą potrzebne do rozliczenia godzin pracy. Wchodzimy w kartę Ustawienia zasobów, frazę możemy wpisać w wyszukiwarkę w prawym górnym rogu. Pojawia się pole dotyczące kart pracy. Upewniamy się, że we wszystkich polach zostały wybrane następujące opcje:
- Seria numeracji zasobu: RES (Resource);
- Seria num. karty czasu pracy: TS (Time Sheet);
- Pierwszy dzień pracy wg karty czasu pracy: Poniedziałek;
- Karta pracy według akceptacji zleceń: Zawsze.
Po wybraniu odpowiednich opcji zatwierdzamy je przyciskiem OK.
2. Następnie przechodzimy do Ustawień użytkownika: w tym oknie ustawiamy administratora karty czasu pracy. Po wypełnieniu przez pracownika karty pracy ta osoba będzie odpowiedzialna za jej akceptację.
3. Przechodzimy do karty Zasoby i wybieramy pracownika, dla którego chcemy zmienić ustawienia. W poniższych polach zaznaczamy odpowiednie opcje:
- Użyj kart czasu pracy: pole zaznaczone;
- Identyfikator właściciela karty czasu pracy: wybieramy osobę, której godziny pracy będą rozliczane;
- Identyfikator osoby akceptującej karty czasu pracy: wybieramy osobę, która została wskazana w punkcie 3. jako osoba akceptująca karty czasu pracy.
Następnie uzupełniamy pola w sekcji Fakturowanie, wpisując koszt godzinowy dla danego pracownika oraz koszt pośredni. W polu Gł. tow. grupa księgowa wybieramy USŁUGI. W kolejnym polu automatycznie zostanie ustawiona opcja VAT10.
4. Przechodzimy do zakładki Pracownicy. Po dwukrotnym kliknięciu wybranego pracownika otwiera się nowe okno z jego danymi. W sekcji Administracja, w polu Nr zasobu, wybieramy identyfikator tego pracownika, ustawiony wcześniej w ustawieniach zasobu.
5. Tworzymy nowe zlecenie. Przechodzimy do okna Zlecenia, następnie z górnego paska wybieramy Nowy. W Kartotece zlecenia wypełniamy następujące pola: Nr, Opis i wybieramy Nr odbiorcy faktury. Na tej podstawie automatycznie uzupełnią się pozostałe pola z danymi do faktury. W polu Osoba odpowiedzialna wybieramy ustalonego wcześniej pracownika, którego godziny pracy będą rozliczane, a w polu Menedżer projektu, administratora karty czasu pracy.
6. Następnie przechodzimy do sekcji Zadania, znajdującej się poniżej. Uzupełniamy moduły, z których będzie zbudowane zlecenie (w prezentowanym przykładzie – szkolenie). Dla każdego wiersza wypełniamy pola Nr zadania zlecenia i Opis. Pozostałe pola są nieedytowalne, uzupełnimy je w kolejnym kroku. W tym celu tworzymy Wiersze planowania zlecenia.
7. Otwiera się nowe okno, w którym uzupełniamy następujące dane: Nr zadania zlecenia, Data planowania, Planowana data dostawy oraz Nr, odpowiadający pracownikowi. W kolumnie Ilość wpisujemy ilość godzin pracy, potrzebną na realizację zadania. Pola związane z kosztami uzupełnią się automatycznie, na podstawie wcześniej podanych danych. W ten sposób uzupełniamy wiersze o wszystkie dni pracy i wpisane w kroku 7. zadania. W poniższym przykładzie praca została rozpisana na pięć kolejnych dni. Potwierdzamy, klikając przycisk OK.
8. Po zamknięciu okna, w sekcji zadania pojawią się uzupełnione kolumny Data początkowa, Data końcowa oraz Budżet.
9. Kolejnym krokiem jest wypełnienie Karty czasu pracy. Wypełnia ją pracownik, wpisując przepracowane godziny w danym tygodniu. Aby dodać nową kartę, klikamy Utwórz karty czasu pracy. Pojawia się nowe okno, w którym uzupełniamy pola Data początkowa (tu wpisujemy pierwszy dzień, który ma być rozliczony) i Liczba okresów (kolejnych tygodni do rozliczenia). W sekcji Zasób dodajemy filtrowanie według Nr i pracownika, którego chcemy rozliczyć. Po zatwierdzeniu pojawia się komunikat o utworzeniu kart pracy.
10. Następnie edytujemy kartę czasu pracy. Klikamy nowo utworzoną pozycję i z górnego paska opcję Edytuj kartę czasu pracy. W nowo otwartym oknie uzupełniamy pola: Typ – Zlecenie, Nr zlecenia, Opis oraz pod odpowiednimi dniami tygodnia wpisujemy przepracowane godziny. W celu wysłania do akceptacji, naciskamy przycisk Prześlij.
11. Pojawi się nowe okno, w którym można wybrać jedną z dwóch dostępnych opcji: wysłanie wszystkich wierszy lub tylko zaznaczonego. Po akceptacji w ostatniej kolumnie stan zmienia się na Zgłoszony. Aby ponownie edytować kartę i zmienić stan na Otwarty, należy wybrać z górnego paska opcję Otwórz ponownie.
12. Aby przełożony mógł zatwierdzić kartę pracy, należy przejść do okna Karta czasu pracy kierownika, wpisując frazę w wyszukiwarce. Nowo uzupełniona karta jest oznaczona w polu Istnieje zgłoszony. Aby ją edytować lub zatwierdzić, wybieramy opcję Edytuj kartę czasu pracy. Następnie, po ewentualnej edycji klikamy Zatwierdź i potwierdzamy wybranie odpowiedniej opcji. Status zmienia się na Zaakceptowany, a po zamknięciu okna widzimy, że karta pracy jest oznaczona w kolumnie Istnieje zatwierdzony. Od tego momentu pracownik nie może już wprowadzać dalszych zmian w tej karcie pracy.
13. Aby zaksięgować godziny pracy w systemie, przechodzimy do Dzienników Zleceń. Wybieramy Sugeruj wiersze z kart czasu pracy. Otwiera się nowe okno, w którym ustawiamy Datę początkową i Datę końcową. W polu Filtr numeru zasobu wybieramy pracownika i zatwierdzamy przyciskiem OK. Zostaje utworzona lista z wierszami, każdy z nich jest przypisany innej dacie księgowania.
14. Uzupełniamy kolumnę Typ wiersza i Nr dokumentu, a następnie, aby zaksięgować wiersze, wybieramy opcję Księguj i potwierdzamy. Powinien pojawić się komunikat o pomyślnym zaksięgowaniu wierszy dziennika, a dane w wierszach zostać usunięte.
15. Po przejściu do Zapisów księgi zleceń, możemy sprawdzić, że zostały utworzone nowe wiersze ze wszystkimi danymi.
Narzędzie Karty Czasu Pracy zostało zaprojektowane w przejrzysty i przyjazny dla użytkownika sposób. Przedstawione powyżej rozwiązanie umożliwia rozdzielenie czasu pracy na różne zlecenia, dzięki temu ułatwieniu firma może działać sprawniej, a procesy, związane z rozliczaniem czasu pracy i nie tylko, przebiegają płynniej. Co więcej, ułatwia weryfikację godzin i planowanie pracy pracownikom, a przełożonym – jej kontrolowanie dzięki łatwo i szybko dostępnym danym.
Jeśli też chcesz zwiększyć swój potencjał biznesowy dzięki systemowi ERP, skontaktuj się z nami. Chętnie zaproponujemy odpowiednie rozwiązanie, dopasowane do potrzeb Twojej firmy, odpowiemy na pytania i rozwiejemy wątpliwości.
Michał Poseniak
Konsultant ERP