Oprogramowanie finansowo-księgowe MS Dynamics 365 Business Central

Zarządzanie środkami pieniężnymi

Kasa gotówkowa

Wbudowana w system ERP funkcja kasy gotówkowej umożliwia przeprowadzanie transakcji gotówkowych, sporządzanie raportów kasowych, a także bieżącą kontrolę stanu gotówki w kasie.

Rachunki bankowe

System ERP umożliwia zarówno ręczną ewidencję wyciągów bankowych w celu prowadzenia bieżącej kontroli salda rachunków, jak i konfigurację z oprogramowaniem bankowości elektronicznej, oferowanym przez bank i automatyczną obsługę rachunków, dzięki czemu możliwe jest automatyczne importowanie wyciągów bankowych z większości kont bankowych dostępnych na rynku czy parowanie zaimportowanych danych z fakturami w oparciu o wybrane, zdefiniowane wcześniej kryteria (np. po kwocie, opisie, kodzie autoryzacji).

Obsługa wielu walut

System jest w pełni przygotowany do wykonywania transakcji i ich prawidłowego księgowania w wielu walutach, a dzięki funkcji automatycznego importu kursów wymiany walut NBP możliwe jest także równoległe przedstawianie wartości w wybranych walutach oraz tworzenie wspólnych wyników finansowych dla operacji bez względu na walutę, w której były przeprowadzane. W systemie można także ustawić dodatkową walutę raportowania oraz wyświetlać salda w dwóch walutach.

DWR

Dodatkowa waluta raportowania – możliwość zdefiniowania jednej dodatkowej waluty raportowania (poza walutą lokalną).

Naliczanie i księgowanie różnic kursowych dla rachunków i kas walutowych

Zgodnie z polskim prawem wypłaty środków pieniężnych w obcej walucie powinny być przeliczane według kursu z momentu wpływu tych środków na konto. System wykorzystuje do tego metodę FIFO, co znaczy, że wypłaty przeliczane są według kursu z dnia, w którym wpłynęły pierwsze środki dostępne w danym momencie na rachunku lub w kasie walutowej.

Kontrola stanu środków pieniężnych

Systemowa księga główna składa się z planu kont, które zawierają informacje na temat wszystkich transakcji, dokonywanych w ramach działalności firmy. Tworzone na ich podstawie arkusze kont, umożliwiają przeprowadzanie szczegółowych kalkulacji takich jak rachunek kosztów, przepływy pieniężne i kontrolowanie stanu środków pieniężnych.

Zestawienie należności i zobowiązań

Tworzenie zestawień należności i zobowiązań obsługiwane jest za pomocą funkcji przepływów wewnętrznych. Narzędzie to daje możliwość rzeczywistej oceny kondycji finansowej firmy w odniesieniu do planowanych wyników finansowych.

Obsługa rachunków bankowych i płatności

Sugerowanie płatności

System posiada funkcję automatycznego sugerowania płatności, co znacznie ułatwia dotrzymywanie terminów i zabezpiecza przed podwójnym płaceniem za jedną fakturę. Dodatkowo system został uzupełniony o polską funkcjonalność ,,Arkusz płatności do dostawcy/nabywcy”, wskazującą nieopłacone faktury i generującą polecenia zapłaty eksportowane do bankowości elektronicznej, na podstawie których generują się zlecenia przelewów. Następnie – po zaksięgowaniu przez bank, można pobrać listę wykonanych płatności i zaksięgować je w systemie.

Księgowanie wyciągów bankowych

Księgowanie rachunków bankowych odbywa się poprzez Dziennik wyciągów bankowych, który zawiera informacje dla każdego konta osobno na temat salda początkowego, salda wprowadzanych operacji, a także przewidywanego salda po zaksięgowaniu. Ponadto narzędzie to posiada również takie funkcje jak import wyciągów czy automatyczne ich rozliczanie.

Bankowość elektroniczna

Dzięki konfiguracji z oprogramowaniem bankowości elektronicznej, oferowanym przez większość banków, możliwa jest automatyczna obsługa rachunków.

Rozliczanie należności i zobowiązań

Możliwe jest parowanie i rozliczanie zarówno przed i po księgowaniu.

Propozycje i księgowanie kompensat

Dzięki funkcji powiązania kartoteki nabywcy i kartoteki dostawcy, jeśli dany kontrahent występuje w obu tych rolach i posiada wobec firmy zarówno zobowiązania jak i należności, możliwe jest zaksięgowanie kompensaty. W przypadku powiązania kont nabywca/dostawca w obu kartotekach widoczne będzie saldo zobowiązań i należności.

Naliczanie i księgowanie niezrealizowanych różnic kursowych

Narzędzie do wyceny aktualnej wartości należności firmy – odnośnie wszystkich niezaksięgowanych faktur po aktualnym kursie.

Zarządzanie i windykacja należności

Wiekowanie należności

Narzędzie wiekowania należności pozwala na określenie, które z nich mieszczą się w terminie zapłaty, a które są przeterminowane.

Zestawienie należności w czasie

Zestawienie to umożliwia wizualizację zapadalności wszystkich należności na osi czasu, co pozwala na prognozowanie przychodów, planowanie wydatków, a także uruchamianie w odpowiednim momencie procedur windykacyjnych.

Szczegółowy bilans próbny nabywcy

Prezentuje wszystkie dane dotyczące kont nabywców, uwzględniające salda i obroty na koncie.

Potwierdzenie sald nabywcy

Funkcjonalność związana z wymogami polskiego prawa. Generowanie dokumentu potwierdzające otwarte należności w systemie, wysyłane do nabywcy.

Monity – wezwania do zapłaty

System ERP umożliwia automatyczne generowanie monitów, przypominających nabywcom o przeterminowanych zobowiązaniach. Monity informują o konieczności uregulowania zaległości i dodatkowych opłatach.

Noty odsetkowe

W przypadku braku zapłaty po wysłaniu monitu o przeterminowanej należności, system automatycznie generuje noty odsetkowe, szczegółowo informujące o wysokości odsetek i/lub dodatkowych opłatach.

Obsługa zobowiązań

Wiekowanie zobowiązań

Również zobowiązania wobec kontrahentów mogą być wiekowane przez system, dzięki czemu łatwo utrzymać kontrolę nad terminami płatności.

Zestawienie zobowiązań w czasie

Zestawienie zobowiązań w czasie pomaga planować poziom wydatków i budżety, a także działania mające na celu zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Szczegółowy bilans próbny dostawcy

Lista otwartych rozrachunków. Wpłaty, faktury, wartość należności, lista dokumentów, historia płatności.

Potwierdzenie sald dostawcy

Funkcjonalność związana z wymogami polskiego prawa. Generowanie dokumentu potwierdzające otwarte zobowiązania w systemie, wysyłane do dostawcy.

Prognozowanie przepływów pieniężnych

Plan kont przepływów pieniężnych

W systemie można zdefiniować konta przepływów pieniężnych w wielu konfiguracjach dostosowanych do specyfiki organizacyjnej przedsiębiorstwa, w tym dla całej firmy, dla poszczególnych działów lub wybranych aspektów działalności gospodarczej.

Tworzenie prognoz przepływów pieniężnych

Dzięki analizom aktywów pieniężnych z poprzednich okresów, możliwe jest okresowe tworzenie planów przychodów i wydatków. Informacje te mogą być również wzbogacone o szczegółowe dane z takich elementów systemu jak arkusze kont, prognozy, księga główna, raporty sprzedaży i zakupów czy kartoteki środków trwałych.

Ewidencja planowanych przychodów i wydatków

Ewidencja prognoz i planów umożliwia ich późniejszą weryfikację i porównanie z faktycznymi wynikami.

Analiza przepływów

Dzięki danym historycznym, bieżącym i prognozowanym możliwa jest szczegółowa analiza przepływów pieniężnych w przedsiębiorstwie. Wobec tego dostępna jest wiedza na temat okresowych i regularnych zjawisk oraz cykli finansowych, dająca podstawy do efektywniejszego zarządzania przedsiębiorstwem.

Rozliczenia z tytułu VAT

Deklaracje VAT

System ERP posiada narzędzia służące do przygotowywania deklaracji VAT na potrzeby rozliczenia z urzędem skarbowym.

Arkusz rozliczenia VAT

Arkusz VAT to narzędzie służące do rozliczania podatku, dające pełną kontrolę nad elementami deklaracji podatkowej, z możliwością ich modyfikacji i uzgodnienia przed wysyłką do urzędu skarbowego.

Definiowanie stawek VAT i ustawień księgowania

System umożliwia pełną kontrolę nad definiowanymi stawkami podatkowymi, a także okresami rozliczeniowymi i datami obowiązku VAT.

VAT należny i naliczony

Narzędzia systemu do obsługi deklaracji VAT umożliwiają odliczenie od podatku należnego (od generowanych przychodów) podatku naliczonego, będącego częścią ceny materiałów, produktów i usług, zakupionych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej.

Obsługa VAT odwrotne obciążenie

Odwrotne obciążenie to procedura podatkowa przenosząca obowiązek rozliczenia VAT na nabywcę. System ERP posiada funkcjonalność, która pozwala na przeprowadzenie takiej transakcji spełniając wymogi ustawowe.

Obsługa VAT przełożonego (VAT przyszłych okresów)

Jest to funkcja umożliwiająca zawieszenie rozliczenia podatku VAT, w szczególnych, wymagających tego sytuacjach – np. w przypadku faktur korygujących, gdzie podatek VAT może zostać odliczony dopiero po potwierdzeniu otrzymania faktury przez odbiorcę.

Obsługa VAT nie do odliczenia

W przypadku, kiedy nie ma możliwości odliczenia całości VAT naliczonego od VAT należnego (np. w przypadku nabycia środka trwałego lub zapasu), system umożliwia odliczenie dozwolonej części podatku, a resztę księguje po stronie kosztów jako element kwoty zakupu.

Zamykanie okresów VAT i księgowanie rozliczenia VAT

Zgodnie z polskim prawem, dla deklaracji podatkowych okres rozliczeniowy jest niezależny od okresu obrachunkowego, w którym dana transakcja została ujęta w księgach. System umożliwia więc generowanie deklaracji za dowolnie wybrany okres VAT.

Zarządzanie majątkiem firmy i Środkami Trwałymi

Kartoteki środków trwałych

Dzięki funkcji kartotek środków trwałych możliwe jest budowanie pełnej ewidencji składników majątku przedsiębiorstwa, ich klasyfikacji, amortyzacji, a także zarządzania ubezpieczeniami i konserwacją.

Grupy księgowe ŚT i ustawienia księgowania

Zgodnie z wymogami polskiego prawa, kartoteki umożliwiają grupowanie według aktualnie obowiązującej klasyfikacji środków trwałych i przypisywanie grupom odpowiednich stawek amortyzacyjnych.

Księgi amortyzacji (bilansowa, podatkowa, inne)

Moduł do zarządzania środkami trwałymi umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby ksiąg amortyzacji. W zależności od potrzeb, księgi te mogą być połączone z księgą główną – do celów rozliczeniowych i podatkowych, lub nie – wtedy wykorzystywane są jedynie do wewnętrznej kontroli i tworzenia bilansu wartości środków.

Automatyczne naliczanie i księgowanie amortyzacji

Dzięki przypisaniu środków trwałych do odpowiednich grup oraz przypisaniu im stawek i reguł amortyzacyjnych, możliwe jest automatyczne naliczanie i księgowanie amortyzacji.

Tworzenie planu amortyzacji

System ERP umożliwia tworzenie rocznego planu amortyzacji, czyli raportu prezentującego przewidywane koszty amortyzacji wszystkich zewidencjonowanych składników majątku trwałego w przedsiębiorstwie.

Ewidencja wyposażenia

System ERP umożliwia także prowadzenie ewidencji wyposażenia, obejmującej składniki majątku niewpisane do ewidencji środków trwałych.

Ewidencja ubezpieczeń ŚT

Moduł do zarządzania środkami trwałymi umożliwia pełne zarządzanie ubezpieczeniami, w tym przypisywanie aktywów do polis ubezpieczeniowych, monitorowanie pokrycia ubezpieczenia i corocznych składek ubezpieczeniowych.

Konserwacja ŚT

W kartotekach środków trwałych możliwe jest rejestrowanie kosztów konserwacji, a także prowadzenie kalendarza serwisowania. Dane te mogą być wykorzystywane zarówno w procesie budżetowania, jak i w planach zakupów w przypadku konieczności zastąpienia środka trwałego.

Zakup, zwiększenie/zmniejszanie wartości i sprzedaż ŚT

W systemie ERP możliwe jest księgowanie poprzez fakturę zarówno kosztu nabycia, wydatków na eksploatację, jak i operacji zwiększenia wartości środka trwałego. Analogicznie system umożliwia także sprzedaż, likwidację i zmniejszenie wartości (częściową sprzedaż) środków trwałych poprzez fakturę sprzedaży.

Rachunek wyników i sprawozdawczość finansowa

Definiowanie wielowymiarowego planu kont

Z pomocą narzędzi systemu ERP możliwe jest tworzenie zaawansowanych, wielowymiarowych planów kont, dostosowanych do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, w tym także dla grup kapitałowych złożonych z dwóch lub więcej firm zależnych.

Analiza wielowymiarowa i arkusze kont

Narzędzia analityczne systemu ERP dostępne w arkuszach kont pozwalają na prowadzenie bardzo szczegółowych analiz i generowanie raportów, opartych na danych gromadzonych we wszystkich zintegrowanych z systemem obszarach działalności przedsiębiorstwa, w tym przede wszystkim na tworzenie:

• rachunku wyników (zarówno w układzie kalkulacyjnym i porównawczym);
• szczegółowej ewidencji przychodów i kosztów (uwzględniającej centra zysków, kosztów, grupy produktów, kanały sprzedaży, itp.);
• ewidencji kosztów robót w toku;
• raportów z wyliczeniem rzeczywistego kosztu wytworzenia;
• analizy rentowności zleceń i projektów;
• zaawansowanych rachunków kosztów.

Obsługa deklaracji Intrastat

Automatyczne generowanie deklaracji za wybrany okres

Zgodnie z wymogami Unii Europejskiej wszystkie firmy prowadzące wymianę towarową z państwami członkowskimi, zobowiązane są do comiesięcznego składania sprawozdań organom celnym i statystycznym w ramach Intrastat. System ERP umożliwia automatyczne generowanie tych deklaracji.

Generowanie pliku XML do deklaracji

System ERP daje możliwość eksportu deklaracji Intrastat w formacie XML, zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów w zakresie obsługi zgłoszeń elektronicznych.