Efekt synergii wspierany przez technologię

Program sprzedażowo-handlowy MS Dynamics 365 Business Central

Dzień dobry! Opowiem Ci, jak Microsoft Dynamics 365 Business Central wpłynął na działanie mojego zespołu.

Nowa jakość kontaktu z klientem

Dział Sprzedaży i Marketingu to jeden z najbardziej newralgicznych punktów w każdej firmie. Tradycyjnie wszystko musimy zrobić ASAP i na wczoraj, a praca to ciągły wyścig z czasem. Przed wdrożeniem ERP większość dnia pochłaniało zbieranie informacji – z maili, ofert, zapytań ze strony www i rozmów telefonicznych. A kiedy to nie wystarczało, zaczynała się podróż po firmie w poszukiwaniu kogoś, kto zna odpowiedzi na nasze pytania. Ale przekonałam się, że tworzenie oferty, czy kampanii marketingowej nie musi być tak okrutną męką.

Wdrożenie systemu ERP zmieniło styl pracy

Zintegrowanie systemu ERP z CRM i innymi systemami w firmie pozwoliło uzyskać jedną bazę klientów z danymi ze wszystkich dostępnych źródeł. Wiele procesów od tego momentu dzieje się automatycznie, a nasz zespół ma więcej czasu na budowę i utrzymywanie relacji z klientami, a przede wszystkim na poszukiwanie nowych. System ERP dał też naszym marketerom dostęp do aktualnych statystyk i raportów, dzięki czemu realizujemy strategie marketingowe w oparciu o twarde dane.

Z systemem ERP skutecznie planujemy nasze działania i wiemy dokładnie, jakie są ich efekty:

skróciliśmy czas ofertowania o 50%;
uzyskaliśmy możliwość szacowania czasu realizacji zamówienia, automatycznego fakturowania i wysyłki dokumentów w formie elektronicznej;
otrzymaliśmy precyzyjne narzędzia analityczne do pomiaru efektywności działań, w szczególności ROI;
mamy możliwość ustalenia cen i rabatów, a także personalizowanych komunikatów marketingowych na podstawie kompletnych danych klienta – informacji o wcześniejszych zakupach, wartości sprzedaży, dat ostatnich transakcji, itp.

W dziale sprzedaży nastąpiło diametralne przyspieszenie procesu ofertowania. Śmiało mogę stwierdzić, że na dzień dzisiejszy uległ on skróceniu o około 90%.

Zautomatyzowane zostało fakturowanie oraz tworzenie dokumentów wysyłkowych, dzięki integracji systemu z serwisami firm kurierskich DHL i GLS.

Zobacz więcej opinii naszych klientów

Poznaj opinię specjalistów z innych firm

Wdrożenie systemu ERP poprawia komunikację w całej firmie

Jedną z największych bolączek marketingowców i sprzedawców jest brak komunikacji i dostępu do informacji. Problemy te przekładają się nie tylko na współpracę wewnątrz firmy, ale także na wizerunek wśród klientów. Mając do dyspozycji dane z produkcji, magazynu, czy działu zarządzania projektami, znacznie skuteczniej i szybciej określa się czas realizacji zamówień oraz ich wycenę. Dane te pozwalają na skrócenie czasu potrzebnego na przedstawienie oferty nawet o połowę. Przekłada się to na lepszy kontakt z klientem, wzrost jego satysfakcji z oferowanych usług oraz często pozwala wyprzedzić konkurencję. System ERP pozwala również dostosować intensywność działań marketingowych do potrzeb i możliwości produkcyjnych, dzięki temu nie dochodzi do sytuacji, w której rozczarowani klienci odchodzą z pustymi rękami.

Sprzedaż i marketing to pierwsza linia frontu, na której trwa ciągła walka między interesem firmy, a oczekiwaniem klientów. Dopiero sprawna komunikacja między wszystkimi działami i dostęp do pewnych i aktualnych danych dają efekt synergii – działania sprzedażowe i marketingowe nie zachodzą w próżni, a wspólnie z resztą firmy pracują na jej sukces.

Jesteś gotowa/y na zmiany w Twojej firmie? Jeśli potrzebujesz szerszych informacji, przeczytaj pełny opis funkcjonalności.

Zobacz pełny opis funkcjonalności

Odkryj nowe możliwości z Microsoft Dynamics 365 Business Central

Zarządzanie zespołem sprzedawców

Definiowanie zespołów sprzedażowych

Prawidłowe zdefiniowanie zespołu sprzedawców umożliwia skuteczne zarządzanie procesami sprzedażowymi, a także wspieranie działań pracowników i monitorowanie ich skuteczności.

Planowanie i kontrola działań sprzedażowych

System umożliwia szczegółowe planowanie działań sprzedażowych i kontrolę ich postępu oraz efektywności. Dzięki danym z innych obszarów firmy, możliwe jest także monitorowanie rzeczywistych efektów działań, odzwierciedlonych w wynikach sprzedaży.

Tworzenie i kontrola planów sprzedażowych

System Microsoft Dynamics 365 Business Central (dotychczas Microsoft Dynamics NAV) umożliwia tworzenie planów sprzedażowych na wielu różnych poziomach: rocznych, miesięcznych, a także przypisanych do grup sprzedawców lub konkretnych pracowników.

Rozliczenie marży i prowizji

Dzięki wewnętrznym funkcjom rozliczeniowym możliwe jest prowadzenie automatycznych rozliczeń marż i prowizji.

Zarządzanie relacjami z klientem

Ewidencja potencjalnych klientów

Dzięki funkcjom zarządzania relacjami z klientem możliwe jest gromadzenie danych o potencjalnych klientach z wielu różnych źródeł (rozmowy telefoniczne, korespondencja, spotkania), także w sposób automatyczny, dzięki integracji z klientem pocztowym Microsoft Outlook i serwerem poczty Exchange / Exchange Online.

Ewidencja i kategoryzacja osób kontaktowych

Możliwe jest pełne zarządzanie bazą kontaktów i tworzenie kategorii, np.: kontrahenci, dostawcy, pracownicy, grupy klientów (stali klienci, potencjalni klienci), itd.

Ewidencja interakcji z klientem

Możliwe jest prowadzenie ewidencji wszystkich działań podejmowanych w trakcie procesu sprzedaży, a więc kontaktów telefonicznych, spotkań, emaili, dodawanie dokumentów we wszystkich popularnych formatach (dokumenty Word, Excel, PDF, txt, pliki graficzne, itd.), a także automatyczna rejestracja wszystkich wiadomości i dokumentów wysyłanych do klienta. Ewidencja ta tworzy pełną historię interakcji z klientem.

Prowadzenie i kontrola szans sprzedaży

System posiada rozbudowane funkcje zarządzania procesem sprzedaży, w tym rejestrowania i kontroli szans sprzedaży, zmiany jej statusów, generowania oferty, czy przetwarzania oferty w zamówienie.

Integracja z systemem MS Dynamics CRM

Na życzenie użytkownika istnieje możliwość wdrożenia pełnej integracji z MS Dynamics CRM, który jest rozbudowaną platformą zarządzania relacjami z klientem. Integracja obu systemów gwarantuje synchronizację danych miedzy nimi.

Polityka cenowa i rabatowa

Definiowanie grup cenowych i rabatowych nabywców

Dzięki funkcji kategoryzacji można definiować złożone polityki cenowe i rabatowe, w tym programy lojalnościowe, tworzyć grupy na podstawie wybranych kryteriów, takich jak wartość sprzedaży, czy historia operacji w witrynie sklepu internetowego.

Polityka cenowa i rabatowa:

ustalenie cen indywidualnych (dla nabywcy lub grupy nabywców)
ustalenie indywidualnych warunków rabatowych (dla nabywcy lub grupy nabywców)
ustalenie rabatów w podziale na grupy asortymentowe

Definiowanie cenników w różnych walutach

Możliwe jest definiowanie grup cenników i rabatów dla różnych rynków i w różnych walutach.

Ofertowanie i obsługa zamówień sprzedaży

Obsługa procesu sprzedaży

Dostępne funkcje systemu CRM umożliwiają śledzenie postępu procesu sprzedaży od momentu stworzenia w systemie szansy sprzedaży, poprzez automatyczne generowanie oferty, jej uzgodnienie z klientem i ostateczne utworzenie zamówienia, a także monitorowanie procesu jego realizacji.

Przekształcanie szansy sprzedaży w ofertę

Z karty szansy sprzedaży można automatycznie wygenerować ofertę sprzedaży, zawierającą szczegółowy opis warunków transakcji.

Tworzenie zamówienia na podstawie oferty

Oferta zaakceptowana przez klienta może zostać przekształcona bezpośrednio w zamówienie sprzedaży lub w zbiorcze zamówienie sprzedaży.

Zbiorcze zamówienia sprzedaży

Jeśli zamówienie dotyczy uzgodnionych z klientem cyklicznych dostaw długoterminowych, możliwe jest wygenerowanie zbiorczego zamówienia sprzedaży, który definiuje ilość lub częstotliwość partii wysyłanych do klienta, terminy dostawy, ilość oraz cenę. Ostateczna ilość w zamówieniu zbiorczym nie wpływa na dostępność zapasów, ale jest brana pod uwagę w planowaniu produkcji.

Fakturowanie cykliczne oraz standardowe kody sprzedaży

System umożliwia definiowanie cyklicznych faktur sprzedaży, a także ustalanie standardowych kodów sprzedaży, czyli predefiniowanych faktur o ustalonej zawartości. Istnieje także możliwość automatycznego generowania i wysyłania faktur do klientów i kontrahentów w formie elektronicznej.

Szacowanie możliwego terminu dostawy (obietnice zamówień)

System daje możliwość wglądu we wszystkie dane przetwarzane w przedsiębiorstwie, dzięki czemu możliwa jest weryfikacja stanów magazynowych i aktualnego obłożenia zasobów produkcyjnych. Umożliwia także dostęp do parametrów planowania i uzupełniania zapasów, w celu pozyskania potrzebnych zasobów od dostawców lub ustalenia terminów realizacji zewnętrznych zamówień. Dzięki tym informacjom możliwe jest oszacowanie terminu dostawy dla konkretnego zamówienia.

Proces realizacji zamówienia

System umożliwia podgląd statusu poszczególnych etapów realizacji zamówienia, a także wykonywania wszystkich niezbędnych operacji.

Proces realizacji zamówienia:

pełna obsługa rezerwacji
analiza kompletności zamówień i dostępności zapasów
tworzenie wydań do zamówienia
fakturowanie zamówień
automatyczna wysyłka dokumentów w formie elektronicznej przez email
obsługa zwrotów
wystawianie faktur korygujących

Analiza sprzedaży i marży

System gromadzi i przetwarza wszystkie dane dotyczące sprzedaży, co umożliwia szczegółową analizę zarówno samego procesu sprzedaży jak i jego efektywności.

Archiwizacja ofert i zamówień

System archiwizuje wszystkie elementy procesu sprzedażowego, dzięki czemu daje możliwość historycznej analizy danych.

Działania i kampanie marketingowe

Segmentacja klientów i grupy korespondencyjne

Dzięki narzędziom do grupowania kontaktów, możliwe jest kategoryzowanie klientów z uwzględnieniem szerokiego wachlarza kryteriów, takich jak lokalizacja, wiek, generowany przychód, czy historia operacji (lojalność), w celu tworzenia na tej podstawie grup korespondencyjnych i kampanii marketingowych.

Tworzenie kampanii marketingowych

Kampanie marketingowe obejmują segmenty kontaktów, którym przypisuje się określone działania marketingowe, a także sprzedawców lub zespoły, które są za te działania odpowiedzialne.

Ustalanie warunków sprzedaży dla kampanii

Każda kampania marketingowa może posiadać własne, specjalnie na jej potrzeby stworzone, cenniki i rabaty.

Planowanie zadań

Każda kampania powinna składać się z serii zadań marketingowych wraz z przyporządkowanymi do nich grupami kontaktów i pracownikami odpowiedzialnymi za ich wykonanie, a także terminem realizacji.

Ewidencja sprzedaży w ramach kampanii

Wszystkie działania, a więc zarejestrowane szanse sprzedażowe, oferty i zamówienia są ewidencjonowane i przypisane do kampanii marketingowej, dzięki której zostały wygenerowane, co umożliwia analizowanie ich efektywności.

Weryfikacja statusu kampanii

Każde działanie w ramach kampanii może być śledzone w celu weryfikacji statusu jego realizacji, na tej podstawie można nadzorować postęp całej kampanii.

Analiza sprzedaży i marży dla kampanii

Dzięki danym zbieranym w trakcie kampanii i po jej zamknięciu, możliwa jest analiza efektywności działań marketingowych, w tym poziomu sprzedaży i uzyskanej marży.

Zobacz nagranie wideo prezentujące dodawanie nowego nabywcy

Dzięki integracji z Biurem Informacji Rachunkowej możesz skorzystać z funkcji „pobierz dane z BIR”. Po uzupełnieniu numeru NIP zostaną pobrane dane nabywcy. Wybierz „Akcje” i funkcję „Aktualizuj kartotekę nabywcy”. Karta jest gotowa do użycia w dokumentach sprzedaży. Jeśli chcesz użyć tej karty jako szablonu przy tworzeniu nabywców w przyszłości, możesz użyć funkcji „Zapisz jako szablon”.

Dla nabywcy można zdefiniować konta bankowe, które pomogą przy zautomatyzowaniu księgowania przelewów bankowych, lub adresy dostaw, jeśli jeden nabywca ma ich kilka. Bezpośrednio z kartoteki nabywcy można przejść do tworzenia dokumentów sprzedaży. Po wyjściu z kartoteki widzimy, że nabywca został dodany do listy nabywców.

Obejrzyj film i dowiedz się więcej.