Zmiany to nieustanna część życia… jak i działalności każdej firmy. Zmieniamy dane zamówienia, adresy klientów czy dodajemy nowe produkty do bazy. W codziennym natłoku obowiązków można łatwo popełnić błąd, który spowoduje dalsze komplikacje. Szczególnie ważne jest to dla wrażliwych danych, dlatego przede wszystkim należy pamiętać o przypisaniu użytkownikom odpowiednich uprawnień (o czym pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów). Istotne jest jednak również to, że gdy nieuprawniony użytkownik popełni błąd, będziemy w stanie szybko go odnaleźć i poprawić.
W systemie Microsoft Business Central mamy na szczęście do tego odpowiednie narzędzie, jakim jest Dziennik zmian. Jest on przydatny do śledzenia zmian w bazie danych. Dzięki tej funkcji możemy rejestrować, kiedy dane są wstawiane, modyfikowane lub usuwane w określonych tabelach, które zdefiniujemy. Gdy dobrze go skonfigurujemy, to może być bardzo użyteczny. Ma on istotne znaczenie w przypadku wykrycia nieprawidłowości w systemie, np. gdy szukamy przyczyny błędu w procesie lub awarii. Każda zmiana powoduje utworzenie Zapisu dziennika zmian.
Aby włączyć dziennik zmian, przechodzimy do Zapisów dziennika zmian, a następnie wybieramy Ustawienia.
Wyświetla się nowe okno. Aby aktywować dziennik zmian, przesuwamy suwak w prawo i wszystkie (zdefiniowane wcześniej) zmiany będą rejestrowane.
Uwaga! Śledzenie zmian wpływa na wydajność, należy zachować ostrożność przy wyborze tabel i pól, które mają być śledzone. Przy dłuższej działalności systemu w firmie i uruchomionym śledzeniu zmian na wielu tabelach, próba znalezienia potrzebnych informacji może zająć nawet kilka minut. Należy ustawić je tylko tam, gdzie znajdują się wrażliwe dane i gdzie jest to niezbędne.
Po aktywowaniu należy zrestartować sesję, aby zapisać zmiany. W dzienniku zmian możemy już zaobserwować wpis z modyfikacją aktywacji dziennika.
Zapisy dziennika zmian
W dzienniku zmian znajdziemy pola różnego typu: data i godzina, identyfikator użytkownika, który dokonał zmiany, nazwa tabeli, klucze podstawowe, nazwa pola, w którym dokonane zostały zmiany, typ zmiany, poprzednia i nowa wartość.
Zapisy te możemy zawęzić, używając filtrów po dowolnej wartości, np. identyfikator użytkownika, dzięki czemu możemy sprawdzić, jakie zmiany wprowadził ten konkretny pracownik.
Zapisy w dzienniku zmian możemy usuwać, wybierając Akcje i Usuń zapisy. Otwiera się nowe okno, gdzie można ustawić potrzebne filtry.
Śledzenie konkretnych tabel i pól
Aby ustawić konkretne pola w tabelach, które mają być śledzone, przechodzimy do Ustawień dziennika zmian. Następnie wybieramy Ustawienia i Tabele.
Jest to lista wszystkich tabel, znajdujących się w systemie. Aby łatwiej odnaleźć taką, która nas interesuje, możemy posortować je po ID lub nazwie. W pozostałych kolumnach: Rejestruj wstawienia, Rejestruj modyfikacje i Rejestruj usunięcia możemy ustawić, które pola mają być śledzone w tych zakresach. Dla każdego z nich możemy wybrać jedną z trzech opcji: puste (nie śledzi żadnych pól), Wybrane pola i Wszystkie pola. Po wybraniu tej drugiej możliwości klikamy 3 kropki, gdzie możemy wybrać, jakie pola mają być rejestrowane. Nie zaleca się wybierania opcji Wszystkie pola, aby baza nie przechowywała zbyt wielu informacji.
Wybieramy konkretne pola dla modyfikacji. Teraz ponownie należy zrestartować sesję.
Teraz, aby sprawdzić, czy wprowadzane zmiany faktycznie są generowane w dzienniku zmian, przechodzimy do odpowiedniej tabeli i wprowadzamy nowe rekordy, modyfikujemy, i usuwamy je. W naszym wypadku będzie to kartoteka zapasów. Tworzymy nowy zapas i uzupełniamy w nim niezbędne dane. Po przejściu do Zapisów dziennika zmian możemy zauważyć, że powstały nowe zapisy z typem zmiany Wstawienie i Modyfikacja, dla pola, które uzupełniliśmy.
Teraz usuwamy zapas. W zapisach dziennika zmian powstają nowe zapisy z typem Usunięcie.
W Zapisie dziennika zmian mamy również opcję drukowania – jest generowany raport z listą tych zmian, które nas interesują. Możemy je ograniczyć poprzez odpowiednie filtry, np. wybierając przedział czasowy.
Używanie narzędzia, jakim jest Dziennik zmian, może przynieść wiele korzyści, pod warunkiem, że właściwie określimy, jakie pola mają być śledzone. Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami. Możemy opowiedzieć o nim więcej, ale też zaproponować dodatkowe rozwiązania i automatyzacje, które pomogą usprawnić pracę w Twojej firmie. Wybierz Microsoft Dynamics Business Central i już dzisiaj zmień swój biznes na dobre!
Damian Tokarz
ERP Junior Consultant