Od tego roku w nowy sposób rozliczany jest ryczałt dla samochodów służbowych, używanych w celach prywatnych. Obecnie jest on zależny od mocy silnika, a nie od jego pojemności. Wartość świadczenia wynosi 250 zł miesięcznie dla samochodów z silnikiem o mocy do 60 kW, elektrycznych i napędzanych wodorem oraz 400 zł dla pozostałych. Jeśli okres korzystania z samochodu jest krótszy, ryczałt oblicza się za każdy dzień na 1/30 odpowiedniej kwoty.
Program ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central wraz z naszą autorską integracją z systemem KIP CDN OPTIMA daje możliwość rozliczenia ryczałtu za używanie samochodu w łatwy sposób. Jest to specjalnie przygotowany moduł, który powstał z myślą o ułatwieniu procesów kadrowo-płacowych naszym klientom. Obejmuje specjalnie przygotowany interface w systemie ERP, który pozwala zaimportować wygenerowaną listę płac oraz dodatkowe struktury, które umożliwiają księgowanie. Na podstawie zaimportowanych danych możliwe jest utworzenie dekretu z listy płac, a następnie przetworzenie ich do dziennika głównego i zaksięgowanie na konta księgi głównej. Gwarantuje to nie tylko niezależność, ze względu na możliwość korzystania z dotychczasowych rozwiązań kadrowo-płacowych, ale także niższe koszty wdrożenia i elastyczność, gdyż integrowane są tylko elementy niezbędne w obszarze księgowości. Ponadto zapewnia oszczędność czasu, nawet o kilkanaście godzin miesięcznie, przy księgowaniu listy płac przez księgowych na podstawie wydruków z CDN, a także eliminuje możliwość wystąpienia błędów przy dzieleniu jej na wymiary.
Pierwszym krokiem, aby wykonać rozliczenie ryczałtu, jest zaimportowanie danych, które będą nam potrzebne do jego wyliczenia – listy pracowników, składników wynagrodzeń i listy płac. Funkcjonalność ta znajduje się w module Zasoby Ludzkie systemu ERP.
Po kliknięciu któregoś z odnośników, np. OPTIMA Pracownik, otworzy się nowe okno, z którego będziemy musieli zaimportować dane, klikając w ikonę Import pracowników. Po zatwierdzeniu dane zaimportują się do systemu. Analogicznie postępujemy w przypadku pozostałych danych.
Należy pamiętać, aby w zakładce Składnik zaimportować dane: ID składnika, opis, kod schematu oraz ID kwoty, a w zakładce Lista Płac – ID listy płac, numer dokumentu, opis, zakres, jaki obejmie rozliczenie oraz status.
Następnie przechodząc do zakładki Schemat KG, upewniamy się, że dane podane w schemacie składnika są prawidłowe.
Kolejnym krokiem jest utworzenie wierszy w zakładce Sumy TMP, co pozwoli nam na utworzenie dekretu z listy płac, w celu wygenerowania zapisów na dzienniku głównym. Na potrzeby prezentacji wykorzystamy poniższy przykład użycia samochodu służbowego w styczniu 2022 roku.
400 : 30 × 21 = 280
Po uzyskaniu kwoty przychodu przechodzimy do tworzenia wierszy w zakładce Sumy TMP. Klikając przycisk Edytuj listę u góry ekranu, otworzy nam się nowe okno z wierszami do edycji. Dodajemy nowy wiersz, a następnie uzupełniamy wszystkie dane potrzebne do wygenerowania dekretu z listy płac oraz zapisu na dzienniku głównym. W wierszu kolumn, zaczynając od lewej strony, wpisujemy następujące dane: nr wiersza, ID z listy płac, numer dokumentu, miesiąc oraz rok, za który będzie rozliczony ryczałt, ID pracownika, numer składnika, kwotę przychodu oraz kwotę ryczałtu potrąconą z uzyskanego przychodu.
Po wpisaniu danych potwierdzamy przyciskiem OK i wracamy do okna, z którego utworzymy dekret z listy płac.
Otworzy nam się nowe okno, w którym będziemy musieli wprowadzić dane niezbędne do utworzenia dekretu.
Po zatwierdzeniu system poinformuje nas, że nowe wiersze w dzienniku głównym zostały utworzone. Korzystając z wyszukiwarki, wpisujemy „Dzienniki główne” i szukamy stworzonego chwilę wcześniej wpisu. Aby ułatwić sobie to zadanie, możemy skorzystać z listy filtrów, które są dostępne (np. data księgowania lub numer dokumentu – obie pozycje wypełnialiśmy przy tworzeniu dekretu). Jak widzimy na poniższych zrzutach ekranu, w dzienniku pojawiły się dwa wiersze potwierdzające rozliczenie ryczałtu za używanie samochodu służbowego za styczeń 2022 roku w kwocie 50,04 zł.
Jeśli też chciałbyś móc w prosty sposób dokonać rozliczenia ryczałtu za samochód służbowy, skontaktuj się z nami. Nasi konsultanci przygotują dla Twojej firmy odpowiednio dostosowaną do potrzeb integrację z systemem kadrowo-płacowym. Zapomnij o wysokich kosztach, oszczędź czas i rozwiń swoją firmę dzięki NMI ERP.
Michał Poseniak
Konsultant ERP