Renta

Renta to spółka zapewniająca najnowocześniejsze rozwiązania na rynku wynajmu sprzętu budowlanego. Więcej informacji na temat firmy znajduje się na stronie internetowej: renta.pl

Renta Renta to spółka zapewniająca najnowocześniejsze rozwiązania na rynku wynajmu sprzętu budowlanego. Więcej informacji na temat firmy znajduje się na stronie internetowej: renta.pl

Zakres wdrożenia

Chęć lepszej integracji całej grupy Renta rozproszonej wokół basenu Morza Bałtyckiego, potrzeba modernizacji systemów zabezpieczających dane oraz dynamiczny rozwój w Polsce, spowodowały konieczność zmiany dotychczasowego systemu sprzedażowego dla polskiej spółki. Z uwagi na niezawodność i wysoką jakość świadczonych wcześniej usług przez NMI ERP, Renta zdecydowała się na wdrożenie najnowszej generacji systemu Hyrma, dostępnego przez dowolną przeglądarkę internetową.

Dotychczas wykorzystywany przez Rentę system nie gwarantował odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. Dlatego kluczową kwestią dla klienta było również zapewnienie wyższych standardów ich zabezpieczenia.

Wdrożona Hyrma spełnia te oczekiwania, a dodatkowo umożliwia kompleksowe zarządzanie wszystkimi aspektami związanymi z wynajmem, sprzedażą oraz zarządzaniem magazynami, oferując jednocześnie przejrzystość i skuteczność.

Dodatkowo program został w pełni zintegrowany z wdrożonym uprzednio przez NMI ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, który służy jako system finansowo-księgowy. W planach Renty jest migracja Business Central do środowiska chmurowego w celu dalszego rozwoju i optymalizacji procesów wewnętrznych.

Wyzwania i opcje dedykowane

Z uwagi na fakt, że Hyrma jest programem szwedzkim, jednym z głównych wyzwań było przystosowanie programu do skomplikowanych przepisów polskiego prawa. Niemałe wyzwanie stanowiło również przeprowadzenie sprawnej migracji ogromnej ilości danych oraz ich mapowanie, kluczowe w celu zapewnienia ciągłości raportowania w systemach BI grupy.

W procesie integracji Hyrmy z systemem Business Central dodatkowym zadaniem była konfiguracja drukarek fiskalnych oraz możliwość druku paragonów z systemu księgowego. Udało się z powodzeniem rozwiązać te kwestie. Skutecznie zapewniono spójność systemów w zakresie tworzonych dokumentów księgowych oraz w zakresie automatycznego zapisu informacji o klientach, realizując tym samym główne założenie projektu.

„W trakcie procesu wdrożenia musieliśmy stawić czoła adaptacji szwedzkiego systemu do polskich standardów oraz obowiązującego w Polsce prawa, które różni się od szwedzkiej legislacji w wielu aspektach. Koniecznym było utworzenie oraz opracowanie zakresu uprawnień nowych ról użytkownika, w taki sposób, aby odpowiadały przyjętym w Rencie zasadom organizacji pracy. Nowe role pozwoliły zmodyfikować możliwość dostępu poszczególnym użytkownikom do niektórych funkcji oraz informacji, co zagwarantowało bezpieczeństwo tworzonych transakcji i było zgodne z polityką firmy. W Hyrmie został także utworzony od podstaw moduł kasowy pozwalający na tworzenie dokumentów oraz raportów kasowych.

Dużym wyzwaniem dla mnie była migracja danych z nieznanego mi wówczas uprzedniego systemu do Hyrmy. Dzięki skrupulatnemu przygotowaniu skryptów umożliwiających pobranie danych, a następnie ich wgranie, migracja przebiegła bez zakłóceń, a Renta od pierwszego dnia uruchomienia programu mogła pracować na dotychczasowych, poprawnych danych, takich jak otwarte umowy, lista kontrahentów czy lista zapasów. Przejście na nowy system odbyło się płynnie i nie zakłóciło w żaden sposób ciągłości działalności firmy, co uważam za duży sukces."

Iwona Malinowska, Konsultantka ERP w NMI ERP

Dodatkowe narzędzia uruchomione przy wdrożeniu

Hyrma oferuje szerokie możliwości dostosowania systemu, dzięki czemu modyfikacje można łatwo spersonalizować do indywidualnych potrzeb. Elastyczność Hyrmy umożliwiła więc efektywną rozbudowę systemu realizującą specyficzne wymagania i oczekiwania.

Automatyczne wysyłanie drogą mailową e-faktur w formie PDF po uprzedniej zgodzie klienta czy skonfigurowanie systemu, aby umożliwić równoczesne, masowe wysyłanie faktur z różnych oddziałów, były dwoma z wielu adaptacji wprowadzonych przez NMI ERP.

Dodatkowo została wprowadzona opcja ekspresowego wysyłania przypomnień do klientów, dotyczących nieuregulowanych płatności.

Specjalnie dla potrzeb Renty zaprojektowano również funkcjonalności dostosowane do polskiego prawa, w szczególności do przepisów VAT (GTU, JPK).

Czas wdrożenia

Cały proces, który obejmował badanie i analizę oczekiwań, dostosowanie funkcji, przygotowanie wdrożenia łącznie z uruchomieniem trwał 8 miesięcy.

Korzyści z wprowadzenia zmian

Uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym odbyło się 1 kwietnia 2023 roku i od tego czasu program udowadnia swoją przydatność poprzez przystępność i łatwość użytkowania. Dzięki przeprowadzonym szkoleniom wstępnym oraz instrukcjom zapewnionym w formie krótkich nagrań przekazanym Rencie, adaptacja przebiegała sprawnie, a użytkownicy mogą aktywnie korzystać z nowych możliwości.

Spełniono również wszystkie wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych. Dodatkowo system cechuje się wysoką wydajnością i niezawodnością, zgodnie z postawionymi oczekiwaniami.