Opinion Sp. z o.o.

Firma OPINION od 25 lat zapewnia swoim partnerom kompleksowe usługi w zakresie komunikacji wizualnej. Więcej informacji na temat firmy znajduje się na stronie internetowej: opinion.com.pl

Opinion Sp. z o.o. Firma Opinion od 25 lat zapewnia swoim partnerom kompleksowe usługi w zakresie komunikacji wizualnej. Więcej informacji na temat firmy znajduje się na stronie internetowej: opinion.com.pl

Zakres wdrożenia

Microsoft Dynamics NAV funkcjonuje w firmie od 2014 roku. Obecnie z systemu korzysta około 50 pracowników różnych działów. Wraz z nową strukturą plików JPK obowiązującą od 2022 roku użytkownicy niewspieranych wersji systemu Ms Dynamics NAV stracili możliwość generowania plików JPK zgodnych z nowymi wymaganiami. Przy rozbudowanych wersjach systemu, bogatych w indywidualne modyfikacje dostosowane do specyfiki prowadzonej działalności, zmiana systemu do wyższej wersji wymaga zaangażowania pracowników, środków oraz sporej ilości czasu. Niezbędne było znalezienie sposobu łączącego pracę w ramach dotychczasowej architektury systemowej z nową funkcjonalnością zapewniającą zgodność z obwiązującymi przepisami. Firma zastosowała początkowo inne rozwiązanie umożliwiające generowanie wymaganych plików JPK, jednak jego wykorzystanie wiązało się z rezygnacją z automatyzacji, dodatkową pracą niezbędna do wykonania po stronie biura rachunkowego oraz bardzo małą elastycznością. Zdecydowano zatem o konieczności znalezienia innego modelu, bardziej odpowiadającego potrzebom firmy.

Wyzwania i opcje dedykowane

Szybkie udostępnienie kluczowych funkcjonalności obszaru finansowego stanowiło największe wyzwanie. Rozwiązania hybrydowe zostało tak dostosowane, aby wszystkie dane zebrane w dotychczas używanym systemie były przekazane do MS Dynamics 365 Business Central, tam opracowywane w obszarze finansowo- księgowym a następnie niezbędne informacje o kosztach ponownie zostają przekazane do starej wersji systemu. Aktualizacje wykonywane są automatycznie z wyeliminowaniem możliwości błędów. Przy wykorzystaniu stale aktualizowanej wersji on-line firma zyskała nie tylko wyeliminowanie podobnych problemów w przypadku przyszłych zmian w przepisach. Dodatkowo udostępniono inne opcje takie tworzenie deklaracji VAT EU czy automatyczne przelewy, które wcześniej nie były możliwe do wykorzystania.

„Istotny był bardzo krótki czas wdrożenia i uzyskanie od razu możliwości generowania plików JPK we właściwym formacie. Ze względu na złożoność procesów biznesowych, nie mogliśmy wziąć pod uwagę całkowitej zmiany systemu. Hybrydowa forma zakładająca współpracę obu wersji systemów wydała się najlepszym rozwiązaniem. Dopracowanie modelu oraz schematu wymiany danych wymagało szybkiego zapoznania się z procesami biznesowymi firmy, ich odpowiedniego odzwierciedlenia w obszarach systemu oraz dostosowania wymiany danych w taki sposób, aby zachować płynność pracy.”

Rafał Dziduch, Business Development Manager w NMI ERP

Dodatkowe narzędzia uruchomione przy wdrożeniu

Znacznie szersze możliwości oferowane w ramach chmurowej wersji systemu zapewniły dostęp do wykorzystania nowoczesnych form raportowania w ramach narzędzie PowerBI.

Zostały przygotowane nowe wersje raportów marżowych dostosowanych do wymagań firmy. Uwzględnia on na przykład poziom obsługi reklamacji przedstawiony w na tyle ciekawej formie graficznej, że jest wykorzystywana bezpośrednio w informacjach wewnętrznych i newsletterach.

Także nową wersję miesięcznych raportów zarządczych uwzględniających zestawienia dotyczące transakcji, czy poniesionych kosztów użytkownicy ocenili znacznie wyżej pod względem dostępności, aktualizacji i formy przedstawiania kluczowych informacji.

Czas wdrożenia

Analiza potrzeb i dostosowań funkcjonalności, przygotowanie wdrożenia oraz jego uruchomienie zajęło 6 tygodni.

Korzyści z wprowadzenia zmian

Po uruchomieniu hybrydowego rozwiązania systemu dotychczasowi użytkownicy korzystają z Microsoft Dynamics NAV jak dotychczas, a księgowość oraz biuro rachunkowe z nowej, chmurowej wersji MS Dynamics 365 Business Central. Wraz z uruchomieniem dodatkowej, nowej wersji online firma zyskała poza możliwością generowania poprawnych plików JPK, dostęp do nowych funkcjonalności takich jak deklaracje VAT EU, bankowość elektroniczna, czy weryfikacja rachunków bankowych i aktywności VAT kontrahentów. Obecnie trwa uruchomienie także funkcjonalności pozwalającej na generowania przelewów bezpośrednio z sytemu wraz z uwzględnieniem mechanizmu podzielnej płatności (Split Payment).

Poszerzyła się także funkcjonalność raportowania o możliwości oferowane w ramach PowerBI. Znacznie szerszy dostęp do praktycznych narzędzi wspierających pełną automatyzację operacji biznesowych w wersji chmurowej sprawił, że w przyszłości planowane jest przeniesienie wszystkich procesów do MS Dynamics 365 Business Central.