Zalet wynikających z integracji systemów ERP i CRM jest wiele: brak konieczności ręcznego przenoszenia danych (a co za tym idzie, oszczędność czasu), mniejsze ryzyko popełnienia błędu, a wreszcie dostęp do tych samych danych w obu miejscach. Jednak integracja systemów od Microsoft ma jeszcze jedną przewagę – dzięki zastosowaniu podobnych mechanizmów i sposobów poruszania, jest znacznie prostsza i szybsza. W dzisiejszym artykule postaramy się to udowodnić.
Dzięki integracji możemy synchronizować dane pomiędzy dwoma systemami, co oznacza, że dane wprowadzone lub uaktualnione w systemie ERP, automatycznie zostaną również zmienione w CRM. Standardowo obejmuje ona tabele takie jak kartoteki klientów, kontakty, faktury sprzedaży, produkty, sprzedawców, jednostki i inne. Mamy jednak możliwość rozbudowy o kolejne, zarówno istniejące, jak i nowo przez nas utworzone.
Zacznijmy od tego, że integracja pomiędzy Microsoft Sales i Business Central jest integracją natywną, co oznacza, że jest wbudowana w oba systemy. To znacznie ułatwia jej konfigurację. Stronę konfiguracyjną możemy odnaleźć poprzez ścieżkę pokazaną na poniższym zrzucie ekranu.

W nowym oknie znajduje się formularz z polami, które należy wypełnić, w celu ustawienia połączenia między systemami. Najważniejsze z nich to adres serwera CRM oraz nazwa użytkownika i hasło. Dodatkowe dane, które możemy uzupełnić, w zależności od potrzeb, to adres URL klienta Microsoft Dynamics 365 Business Central, adresy dodatkowych usług bądź użytkowników. Po ustawieniu konfiguracji i dodaniu odpowiednich użytkowników możemy włączyć połączenie i wykonać test połączenia. System zwraca komunikat czy połączenie jest prawidłowe, czy występują jakieś błędy.

Mapy integracji
Po skonfigurowaniu połączenia możemy przejść do opcji Mapowanie tabeli integracji, gdzie wyświetlimy standardowo ustawione mapy integracji. Jest to lista predefiniowanych tabel, które są dostępne w obu systemach. Są to m.in. zapasy, zasoby, nabywcy czy faktury, a także takie jak waluta czy jednostki miary, które są warunkiem do tego, aby pozostałe integracje działały.

Kolumna Kierunek określa kierunek integracji, który może być ustawiony jako jedno (do lub z tabeli integracji) lub dwukierunkowy. Tabela integracji określa nazwę tabeli w CRM. Dzięki Typowi pola integracji systemy są w stanie połączyć dwa rekordy, np. nabywca utworzony w systemie ERP zawsze będzie powiązany z jednym rekordem z CRM – klientem. Ponadto mamy również opcję Synchronizacji tylko sprzężonych rekordów, która gwarantuje, że ręcznie sprzężone rekordy będą zawsze synchronizowane automatycznie. Dodatkowo możliwe są jeszcze ustawienia filtrów (dla obu systemów), które zawężają zakres danych o pewne warunki. Opcja Uruchom pełną synchronizację, znajdująca się w górnym pasku, uruchamia synchronizację wszystkich rekordów, dostępnych w ERP i CRM.
Mapy integracji są niezwykle przydatne, np. w sytuacjach rozbudowy czy modyfikacji systemu, bo dają możliwość uwzględnienia nowo dodanych pól lub tabel, jeśli je również chcemy integrować.
Mapowane pola integracji
W obu systemach pola w mapowanych tabelach mogą się od siebie różnić nazwą lub rodzajem danych, dlatego zestawienie tych pól może być bardzo przydatne. Mogą one również mieć różne kierunki integracji. Mamy ponadto kilka dodatkowych opcji do wyboru dla każdego z nich, jak Sprawdź pole, czy usuń wartość w nieudanej synchronizacji. Pola integracji wyświetlimy, klikając Pola w górnym pasku okna map integracji.

Kolejki zleceń
Automatyzacja integracji jest realizowana za pomocą kolejek zleceń. Są to zadania, które definiujemy w systemie ERP i które stale działają w tle według ustalonych częstotliwości (np. co pięć minut). Konfigurując integrację między dwoma systemami, system automatycznie utworzy nam takie kolejki zleceń, dla każdej mapy integracji. Gdy w którejś z tabel zostały wprowadzone zmiany, zostaną automatycznie zaktualizowane w drugim systemie. Dzięki temu użytkownik nie musi pamiętać o ręcznym wprowadzaniu poprawek czy uruchamianiu synchronizacji.

Wyświetlanie danych z CRM w ERP
Mamy również dodatkowe ustawienie, które pozwala na przechodzenie między systemami i wyświetlanie pewnych informacji z Dynamics 365 Sales w BC, bez konieczności przelogowania się. Dzięki temu możemy przykładowo wyświetlić w kartotece nabywcy jego statystykę lub inne potrzebne dane z CRM.

W drugiej części z tej serii wpisów przedstawimy konkretne funkcjonalności i działania, jakie można wykonać dzięki integracji. Jak widać, jest to dosyć obszerny temat, ponieważ może zaoferować bardzo wiele. Wiemy jednak, że jest również dosyć złożony, dlatego jeśli masz jakieś pytania albo potrzebujesz pomocy z przygotowaniem integracji – skontaktuj się z nami. Podpowiemy, doradzimy, wdrożymy, a przede wszystkim usprawnimy działanie Twojej firmy dzięki systemom ERP i CRM.
Mariusz Żyga
Starszy Konsultant ERP