Kategoria: #pomocNMI

Każdy przedsiębiorca wie, jak istotne jest zamknięcie ksiąg rachunkowych na koniec roku. To ważny proces, który wymaga dokładności i uwagi. Aby zrobić to skutecznie, potrzebujesz dobrego programu księgowego.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych pozwala uzyskać dokładny obraz sytuacji finansowej firmy i przygotować sprawozdania podatkowe oraz rachunkowe. Korzystając z Microsoft Dynamics 365 Business Central, ułatwisz sobie to zadanie dzięki funkcjom i narzędziom dostępnym w systemie. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po kroku.

Jak zamknąć księgi rozrachunkowe?

Zanim przejdziesz do zamknięcia ksiąg za dany rok finansowy, sprawdź, czy wszystkie konta są zaktualizowane oraz czy koszty i przychody zostały właściwie przypisane.

Samo zamknięcie roku nie jest konieczne, ale ma wiele zalet i między innymi ułatwia filtrowanie danych w systemie. Nie musisz się też obawiać, że stracisz dostęp do szczegółów transakcji po zamknięciu, ponieważ będą one nadal przechowywane w systemie.

Główne zadania związane z zamknięciem księgi to:

• Zamknięcie okresu obrachunkowego,
• Rejestrowanie zapisów po zamknięciu roku,
• Zamykanie kont rachunku wyników,
• Księgowanie zapisu zamknięcia końca roku,

Zamknięcie okresu obrachunkowego

Okres finansowy to co najmniej jeden otwarty okres, zgodnie z ustawieniami na stronie Okresy finansowe. Zwykle rok finansowy składa się z 12 okresów miesięcznych.

Aby zamknąć okres obrachunkowy, wyszukaj i wybierz Okresy obrachunkowe. Następnie kliknij Przetwarzanie → Zamknij rok. Jeśli jest więcej niż jeden otwarty rok finansowy, system automatycznie wybierze do zamknięcia najwcześniejszy rok. Pojawi się komunikat z informacją o roku, który zostanie zakończony i o skutkach tej operacji.

Uwaga: Zanim zakończysz rok finansowy, musisz utworzyć nowy rok. Pamiętaj też, że po zakończeniu roku finansowego nie możesz zmienić daty początkowej następnego roku finansowego.

Po zakończeniu roku finansowego musisz zamknąć konta rachunku wyników i przenieść wyniki tego roku na odpowiednie konto w bilansie. Te czynności możesz powtarzać po każdym zaksięgowaniu zapisu w zakończonym roku finansowym.

Rejestrowanie zapisów po zamknięciu roku

Po zamknięciu roku finansowego możesz również doksięgować dokumenty, które określane są zapisami ze specjalnym oznaczeniem Zapis po zamknięciu roku.

Zamykanie kont rachunku wyników

Następnym krokiem, po zakończeniu roku finansowego i wprowadzeniu zapisów z ubiegłego roku, jest zamknięcie konta rachunku wyników i przeniesienie dochodu netto z tego roku na konto wyniku. Można to zrobić za pomocą zadania wsadowego Zamknij rachunek wyników.

Wyszukaj i przejdź do zadania Zamknij rachunek wyników. Wypełnij dane i zatwierdź działanie przyciskiem OK.

Działanie zadania spowoduje przeliczenie wszystkich kont księgi głównej typu rachunek wyników i utworzenie zapisów zerujących odpowiednie salda. Każdy zapis będzie sumą wszystkich zapisów księgi głównej dla danego konta w roku finansowym. Dziennik natomiast nie jest księgowany automatycznie i zapisy należy zaksięgować ręcznie. Jeśli jednak zastosowano dodatkową walutę raportowania, zadanie wsadowe zaksięguje zapisy bezpośrednio w księdze głównej.

Data widoczna w wierszach wstawiona podczas działania zadania wsadowego w dzienniku jest zawsze datą zamknięcia danego roku finansowego. Stanowi fikcyjną datę pomiędzy ostatnim dniem ubiegłego roku finansowego a pierwszym dniem nowego roku. Zaletą księgowania z datą zakończenia jest możliwość zarządzania poprawnymi saldami dla zwykłych dat roku finansowego.

Zadanie wsadowe Zamknij rachunek wyników możesz uruchamiać wiele razy. A po jego ponownym uruchomieniu, możesz również księgować zapisy w ubiegłym roku finansowym nawet po zamknięciu kont rachunku wyników.

Księgowanie zapisu zamknięcia końca roku

Należy przejść na Dziennik główny na instancję dziennika wskazaną w filtrze zadania Zamknij rachunek wyników. Na dzienniku widoczne będą linie zamykające konta wynikowe. Linia przeciwstawna zawiera kwotę, jaka zaksięguje się na koncie wyniku wskazanym w filtrze zadania Zamknij rachunek wyników jako Konto zysków zatrzymanych.

W kolejnym etapie zapisy utworzone przez zadanie wsadowe Zamknij rachunek wyników musisz zaksięgować.

Po poprawnym zaksięgowaniu dziennika, zaksięgowane zapisy zostaną usunięte z dziennika. Zapis jest również księgowany na poszczególnych kontach rachunku wyników tak, aby jego saldo wynosiło zero, a wynik roku zostaje przeniesiony do bilansu.

Mamy nadzieję, że przybliżyliśmy Ci kolejne etapy postępowania i jesteś w stanie samodzielnie zamknąć księgi rachunkowe w systemie Business Central. Jeśli masz jednak jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy przy tym procesie, zapraszamy do kontaktu.

Czy wiesz, że produkty na fakturze możesz grupować według ich opisu? Pozwala na to wdrożone przez nas rozwiązanie, dzięki któremu zapasy znajdujące się zarówno na fakturach sprzedaży, jak i fakturach pro forma, jesteś w stanie grupować w komplety według własnego klucza.

Tę przydatną funkcję możesz wykorzystać na wiele sposób, w zależności od specyfiki Twojej firmy. Okaże się użyteczna zarówno w przypadkach, kiedy chcesz pogrupować produkty o podobnej charakterystyce, jak i gdy potrzebujesz połączyć zestaw elementów stanowiących pewną całość. Przyśpieszy Twoją pracę zwłaszcza w sytuacjach, w których na fakturze znajdują się spore ilości zapasów.

Sam proces jest niezwykle prosty, dlatego w tym artykule chcemy Ci pokazać jaki właściwie efekt możesz dzięki temu działaniu uzyskać.

Grupowanie po opisie

Standardowo, bez zastosowania grupowania po opisie, przykładowa faktura prezentuje się w poniższy sposób.

Wprowadzenie grupowania faktur po opisie wymaga od Ciebie wyłącznie wpisania klucza. Uzupełniamy go po wejściu na zamówienie sprzedaży, w polu Opis faktury na liniach sprzedaży.

W efekcie otrzymamy fakturę pro forma, na której produkty zostały przedstawione w kompletach według wpisanego opisu faktury. Zsumowano również kwoty należności.

Poniżej natomiast możesz zobaczyć w jaki sposób prezentuje się faktura, na której zastosowano grupowanie produktów po opisie, już po zaksięgowaniu zamówienia sprzedaży.

Na takiej fakturze również znajdują się zapasy pogrupowane w komplety, a kwoty należności zostały zsumowane.

Mamy nadzieję, że także dla Ciebie grupowanie po opisie faktur okazało się prostym działaniem, które znacząco ułatwi Twoją pracę. Skorzystaj również z innych dostarczanych przez nas rozwiązań, a jeśli jeszcze nie posiadasz systemu Microsoft 365 Business Central, umów się z nami na wdrożenie!

Kompletowanie zamówień w Twoim magazynie trwa zdecydowanie za długo? Masz wrażenie, że pracownicy nie realizują zadań wystarczająco efektywnie, ale nie wiesz, gdzie leży przyczyna takiego stanu rzeczy? A może dochodzi do tak problematycznych sytuacji, że klienci zamawiają towary, których nie ma na stanie? Rozwiązaniem Twoich problemów jest inwestycja w system klasy WMS.

Dzięki niemu usprawnisz pracę na magazynie, a także ograniczysz ryzyko pomyłek, obserwując przy tym wzrost efektywności i zysków Twojej firmy. Dowiedz się, czym dokładnie jest system informatyczny WMS i do czego konkretnie możesz go wykorzystać.

Co to jest system WMS?

Samo określenie WMS pochodzi z języka angielskiego – od słów Warehouse Management System, co oznacza system do zarządzania magazynem. W praktyce jest to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania przepływem towarów w magazynie, które umożliwia koordynację i optymalizację wszystkich zachodzących w nim procesów. Najczęściej mają budowę modułową, gdzie każdy moduł odpowiedzialny jest z innymi obszarami funkcjonowania magazynu. Systemy zarządzania magazynem WMS najczęściej stosowane są w wielkopowierzchniowych magazynach wysokiego składowania, a także w przedsiębiorstwach produkcyjnych, logistycznych. Zapewnia wymierną pomoc dla właścicieli i operatorów magazynu wysokiego składowania, zwiększając efektywność działania.

Co ważne, takie oprogramowanie można zintegrować z dowolnymi systemami wykorzystywanymi w firmie, najczęściej klasy ERP. Programy do zarządzania magazynem dzięki integracji z systemami ERP, pozwalają na sprawny przepływ wszystkich kluczowych danych w obrębie jednej bazy, co pozwala na zwiększenie wydajności całej organizacji.

Funkcje systemu WMS

Nowoczesne systemy do zarządzania magazynem powstały po to, aby usprawnić pracę w magazynach obsługujących na co dzień dużą liczbę przesyłek, które przyjmowane są od wielu różnych dostawców, składowane w magazynach oraz wysyłane do wielu odbiorców. Ich podstawową rolą jest jak najlepsza optymalizacja wszystkich procesów magazynowania i składowania towarów.

Zobacz możliwości programu magazynowego MS Dynamics 365 Business Central.

Prosta rejestracja przyjęcia towaru do magazynu

Oprogramowanie magazynowe WMS pozwala usprawnić niemal każdą czynność związaną z przyjęciem towaru. Przeprowadza on kontrolę, weryfikując zgodność dostawy z zamówieniem, a następnie aktualizuje informacje na temat poszczególnych artykułów w bazie danych. Program kontroluje zgodność kodów EAN, daty przydatności produktów, a także numerów partii i numerów seryjnych produktów.

W trakcie przyjmowania system rejestruje cechy towaru i jego atrybuty logistyczne. Współpracując z wieloma typami urządzeń mobilnych jak tablety przemysłowe, kolektory danych, czytniki kodów czy drukarki etykiet pozwala w wygodny sposób realizować transakcję przyjęcia towaru. Umożliwia to m.in. drukowanie etykiet z kodami kreskowymi, a następnie gwarantuje optymalne rozmieszczenie towaru w magazynie. System może generować też powiadomienia dotyczące przyjęcia konkretnych produktów dla dostawców czy działu sprzedaży.

Rozmieszczenie i lokalizacja towarów na magazynie

Optymalne rozmieszczenie towarów w magazynie to klucz do jego sprawnego funkcjonowania. Aby podjąć właściwe decyzje, musisz uwzględnić wiele czynników. System informatyczny WMS może to jednak zrobić za Ciebie. Przeanalizuje on szereg parametrów takich jak:

• rotacja towarów,
• ich rodzaj,
• waga,
• rozmiar,
• data ważności.

Pozwoli to opracować najbardziej efektywną strategię ich rozmieszczenia, w której np. produkty szybkozbywalne będą przechowywane w miejscu, gdzie dostęp jest najszybszy i najłatwiejszy.

Programy magazynowe WMS obsługują również cross-docking, czyli model, w którym nie dochodzi do procesu składowania produktów. Program zarządza wtedy przyjęciem i wydaniem towaru między dwoma środkami transportu.

Kontrola stanów magazynowych

Wiedza na temat dostępności poszczególnych towarów to absolutna podstawa w efektywnym zarządzaniu magazynem. System WMS w ogromnym stopniu Ci to ułatwi.

Jego rolą jest rejestrowanie i ciągłe aktualizowanie danych o ruchach produktów w magazynie w czasie rzeczywistym. Każdy, kto korzysta z oprogramowania, ma więc natychmiastowy dostęp do wiedzy na temat liczby towarów i aktualnego miejsca ich składowania. Oprogramowanie pozwala również na nakładanie kwarantanny na wybraną liczbę produktów, ich blokowanie w razie uszkodzenia, a także prowadzenie rejestru strat. Możesz też skonfigurować system WMS tak, aby wysyłał on informacje o zbliżającej się konieczności uzupełnienia konkretnych towarów.

Kompletacja towarów w systemie WMS

Kompletacja towarów to jedna z czynności, które pochłaniają najwięcej czasu Twoim pracownikom. Dzięki systemowi WMS możesz znacznie przyspieszyć jej realizację.

Oprogramowanie wskaże magazynierom optymalną ścieżkę kompletacji zamówionych pozycji, umożliwiając zarówno kompletowanie pojedynczych zamówień, jak i wielu jednocześnie. WMS zweryfikuje także dane dotyczące rodzaju i liczby produktów w trakcie ich zbiórki.

Co ważne, zaawansowane systemy magazynowe WMS wspierają różne metody kompletacji towarów – będziesz móc więc wybrać tę, która najbardziej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Dotyczy to zasad takich jak np. FIFO (według kolejności przyjęć do magazynu) czy FEFO (według daty przydatności).

Zarządzanie procesem wysyłki towaru w programie WMS

System WMS wspiera oczywiście także ostatni etap procesu logistycznego, ułatwiając wysyłkę towarów z magazynu. W pierwszej kolejności kontroluje on poprawność skompletowania zamówienia. Pozwala także na grupowanie zamówień, generowanie etykiet logistycznych oraz zarządzanie załadunkiem towaru na pojazdy. Po realizacji zamówienia możliwe jest wysyłanie powiadomień do narzędzi sprzedażowych czy przeznaczonych do obsługi klienta. Oczywiście również na etapie wysyłek dysponujemy możliwością zastosowania urządzeń mobilnych obsługiwanych przez system WMS.

Nie sposób szczegółowo opisać wszystkich funkcji systemów WMS. Warto jednak wiedzieć, że oprócz wspomnianych powyżej dają one również możliwość:

• generowania raportów,
• inwentaryzacji towarów,
• obsługi wielu magazynów.

Korzyści z korzystania z systemu WMS

Czy firmy korzystają dziś jeszcze z papierowych wydruków zamówień? Niestety tak. Wiele z nich procesy związane z automatyzacją i cyfryzacją ogranicza do stworzenia prostego pliku w Excelu. To rozwiązania, które mają sens tylko w naprawdę niewielkich przedsiębiorstwach, gdzie pracownicy znają lokalizację poszczególnych produktów na pamięć.

Zobacz także: Gospodarka magazynowa – czym jest i na czym polega?

W innym przypadku wdrożenie systemu WMS jest po prostu konieczne. Umożliwia to sprawowanie pełnej kontroli nad każdym zachodzącym w magazynie procesem, a także uzyskanie ich maksymalnej efektywności.

Konkretne korzyści, których możesz się spodziewać po wdrożeniu oprogramowania WMS obejmują:

• szybszy czas realizacji zamówień,
• optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej,
• zwiększenie efektywności pracowników,
• ograniczenie liczby reklamacji,
• szybsze przyjmowanie i wydawanie towarów,
• wzrost wydajności pracy magazynu,
• minimalizowanie występowania pomyłek pracowników (np. przy komplementowaniu zamówień),
• uproszczone zarządzanie procesami logistycznymi,
• wzrost zysków,
• zbudowanie przewagi konkurencyjnej.

Ile kosztuje system WMS?

Cena systemu WMS zależy od wielu czynników – nie istnieje jedna konkretna kwota, którą można w tym miejscu przytoczyć. Znaczenie mają przede wszystkim takie kwestie, jak:

• potrzeby Twojej firmy,
• liczba sprzedawanych produktów/towarów i wielkość powierzchni magazynowej,
• liczba zatrudnionych pracowników i osób korzystających z systemu,
• konieczność wykonania integracji z innymi systemami,
• integracja z systemem ERP.

Pamiętaj jednak przede wszystkim o realnej wartości systemu WMS i tym, jak może się on przełożyć na zyski Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, a przedstawimy Ci wycenę samego systemu WMS oraz jego wdrożenia.

Ostatnio przeprowadziliśmy Cię przez proces importowania produktów z BaseLinkera do Dynamics 365 Business Central. Możliwy jest jednak również import zamówień sprzedaży, który analogicznie do importu zasobów, umożliwia automatyczne przesyłanie, tworzenie i księgowanie zamówień sprzedaży w systemie Business Central. Jeśli udało Ci się zapoznać z pierwszą częścią cyklu, przedstawione poniżej kroki będą podobne i z pewnością nie sprawią problemu.

Proces rozpoczyna się od działania zadania wsadowego, które w określonych odstępach czasowych, za pomocą kolejki zleceń, sprawdza zamówienia sprzedaży w aplikacji BaseLinker. Potwierdzone zamówienia, z odpowiednim statusem będą gotowe do importu do bazy Business Central. Następnie przejdą etap weryfikacji wymaganych pól, po którym nastąpi utworzenie zamówienia sprzedaży i ich księgowanie. Dodatkowo na pulpicie głównym Business Central zostanie dodany kafelek BaseLinker, zawierający informacje o ewentualnych błędach wyżej wymienionych procesów.

Import zamówień sprzedaży

Podobnie jak w przypadku importu produktów, w systemie Business Central znajduje się dedykowana strona służąca do importu i weryfikacji zamówień sprzedaży z aplikacji BaseLinker. Pierwszym krokiem będzie wpisanie na niej, w odpowiednim polu wyszukującym hasła „Zamówienia z Baselinkera” i przejście do zaznaczonej strony.

 W nowo otwartym oknie, w zakładce AKCJE klikamy opcję Pobierz Zamówienia. System pobierze wtedy wszystkie zamówienia z odpowiednim statusem, dostępne w bazie BaseLinker wraz z uzupełnionymi danymi.

Układ strony Zamówienia z BaseLinkera prezentuje się w poniższej przedstawiony sposób i jest podzielony na nagłówek zamówienia oraz linie zamówienia sprzedaży.

Walidacja zaimportowanych danych

Przechodzimy następnie do walidacji zaimportowanych danych klikając funkcję Waliduj. Zostaną zweryfikowane poszczególne pola i w przypadku błędu, pojawi się adekwatny komunikat w kolumnie Tekst błędu.  

 W momencie uruchomienia kolejki zleceń, znalezione błędy walidacji będą również widoczne na pulpicie głównym Business Central po kliknięciu w kafelek BaseLinker zamówienia.

Po prawidłowo wykonanej walidacji, tworzymy zamówienia sprzedaży w systemie Business Central za pomocą funkcji Utwórz dokumenty. W polu Status pojawi się adekwatny komunikat, a w zakładce Zamówienia sprzedaży znajdą się utworzone dokumenty wraz z odpowiednią serią numeracji.

---

Księgowanie

 Ostatnim już krokiem jest księgowanie zamówień sprzedaży utworzonych z aplikacji BaseLinker. Przy pomocy funkcji Księguj system zaksięguje wszystkie dokumenty powstałe w wyniku importu zamówień.

W przypadku gdy dane zamówienie z jakichś powodów nie zostanie zaksięgowane, wtedy w polu Status księgowania pojawi się informujący o tym komunikat. 

Takie zamówienie należy zweryfikować ręcznie, wybierając opcję Otwórz zamówienie sprzedaży dostępną na wstążce AKCJE. Ilość niezaksięgowanych zamówień sprzedaży będzie też widoczna po kliknięciu w kafelek BaseLinker księgowanie na pulpicie głównym Business Central. 

 Po prawidłowym ukończeniu walidacji zamówień sprzedaży zostaną utworzone zaksięgowane faktury sprzedaży z odpowiednia serią numeracji.

Pamiętaj, że warunkiem koniecznym do poprawnego zaksięgowania zamówień sprzedaży jest dostępność danego produktu na magazynie w momencie księgowania. Innymi słowy, zapasy z zamówień sprzedaży muszą być uprzednio przyjęte na magazyn wraz z nadaniem numeru partii.

Zachęcamy do zajrzenia tutaj, gdzie szczegółowo omówiliśmy sposób importu produktów z BaseLinkera do Dynamics 365 Business Central.

Jeśli masz pytania związane z poruszonym lub innym nurtującym Cię tematem, koniecznie do nas napisz i rozwijaj swoją firmę dzięki możliwościom, które dostarczamy!

BaseLinker jest systemem dostarczającym wielu funkcji integrujących Twoją platformę e-commerce z innymi narzędziami. Przede wszystkim pozwala na wygodną obsługę sprzedaży online z jednego miejsca zamiast zarządzania każdym serwisem z osobna. Wspomaga i automatyzuje pracę m.in. poprzez magazyn, w którym to możesz stworzyć bazę produktów, monitorować stan magazynu czy wystawić setki aukcji na platformach marketplace. Korzystając z BaseLinkera masz również możliwość importowania swoich produktów do Dynamics 365 Business Central i dziś chcielibyśmy Cię przez ten proces przeprowadzić.

Wspomniany import produktów umożliwia automatyczne przesyłanie i tworzenie zapasów w systemie Dynamics 365 Business Central oraz aktualizację stanów magazynowych.

Na podstawie określonych pól w momencie importu produktów z BaseLinkera do Business Central system weryfikuje ich poprawność i tworzy kartotekę zapasu.

Poniżej przedstawiono sposób, w jaki prezentuje się przykładowa baza produktów w BaseLinkerze.

Import produktów

W systemie Business Central utworzona została dedykowana strona służąca do importu i weryfikacji produktów z aplikacji BaseLinker. Pierwszym krokiem będzie wpisane na niej, w odpowiednim polu wyszukującym „Produkty z Baselinkera" i przejście do zaznaczonej strony.

W nowo otwartym oknie BaseLinker Products, w zakładce AKCJE klikamy opcję Pobierz Produkty. System pobierze wtedy wszystkie produkty dostępne w bazie BaseLinker wraz z uzupełnionymi danymi.

Walidacja zaimportowanych danych

Przechodzimy następnie do walidacji zaimportowanych danych klikając funkcję Waliduj. Zostaną zweryfikowane poszczególne pola i w przypadku błędu, pojawi się adekwatny komunikat w kolumnie Tekst błędu.

Należy pamiętać, iż podstawą weryfikacji produktu są odpowiednio wypełnione pola typu „mandatory” w aplikacji BaseLinker. W momencie ich braku ukaże się następująca informacja:

Po prawidłowo wykonanej walidacji, tworzymy zapasy w systemie Business Central za pomocą funkcji Utwórz zapasy. W polu Status pojawi się jeden z wymienionych komunikatów:

• Zmodyfikowano zapas – gdy zapas istniał w bazie Business Central ale dane zostały zaktualizowane na podstawie BaseLinkera,
• Utworzony zapas – gdy zapas został utworzony w Business Central.

Utworzone produkty zostaną dodane do zapasów, gdzie numer zapasu odpowiada polu Id Produktu.

Dodatkowo te zapasy, które powstały lub zostały zmodyfikowane za pomocą integracji z BaseLinkerem (czyli występują zarówno w Business Central, jak i w BaseLinkerze) zostały oznaczone na kartotece zapasu oraz na liście zapasów, dzięki czemu możliwe jest szybkie filtrowanie tych kartotek.

---

Aktualizowanie kategorii zapasów oraz stanów magazynowych

Gdy proces przebiegnie pomyślnie, na koniec zostaje Ci jedynie zapoznać się z funkcjami automatycznego aktualizowania kategorii zapasów oraz stanów magazynowych. Pierwsza z nich, funkcja Uaktualnij kategorie pozwoli Ci na uaktualnienie kategorii zapasów w Business Central w odniesieniu do aplikacji BaseLinker. Przekłada się to na to, że jeśli w BaseLinkerze dodano nowe kategorie dla zapasów, zostaną one uzupełnione również po stronie Business Central.

Druga opcja natomiast, Uaktualnij stany magazynowe umożliwia aktualizację stanów magazynowych w BaseLinkerze na podstawie danych z Business Central. W przypadku przyjęcia zakupu danego towaru w Business Central, użycie tej funkcji automatycznie odświeży informacje w aplikacji BaseLinker.

BaseLinker stanowi świetne narzędzie do zarządzania Twoimi kanałami sprzedaży z jednego miejsca. Jeśli oprócz importowania produktów z BaseLinkera do Dynamics 365 Business Central interesuje Cię także możliwość importu zamówień sprzedaży zachęcamy do zaglądania na naszego bloga, gdyż już niedługo udostępnimy wpis na ten temat.

Skontaktuj się z nami tutaj jeśli masz więcej pytań dotyczących jego integracji z systemem Dynamics 365 Business Central. Zapraszamy również do współpracy, ponieważ zajmujemy się profesjonalnym wsparciem systemu Business Central, a nasze ekspertki i eksperci z chęcią udzielą Ci wszelkich potrzebnych informacji.

Zmiany to nieustanna część życia… jak i działalności każdej firmy. Zmieniamy dane zamówienia, adresy klientów czy dodajemy nowe produkty do bazy. W codziennym natłoku obowiązków można łatwo popełnić błąd, który spowoduje dalsze komplikacje. Szczególnie ważne jest to dla wrażliwych danych, dlatego przede wszystkim należy pamiętać o przypisaniu użytkownikom odpowiednich uprawnień (o czym pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów). Istotne jest jednak również to, że gdy nieuprawniony użytkownik popełni błąd, będziemy w stanie szybko go odnaleźć i poprawić.

W systemie Microsoft Business Central mamy na szczęście do tego odpowiednie narzędzie, jakim jest Dziennik zmian. Jest on przydatny do śledzenia zmian w bazie danych. Dzięki tej funkcji możemy rejestrować, kiedy dane są wstawiane, modyfikowane lub usuwane w określonych tabelach, które zdefiniujemy. Gdy dobrze go skonfigurujemy, to może być bardzo użyteczny. Ma on istotne znaczenie w przypadku wykrycia nieprawidłowości w systemie, np. gdy szukamy przyczyny błędu w procesie lub awarii. Każda zmiana powoduje utworzenie Zapisu dziennika zmian.

Aby włączyć dziennik zmian, przechodzimy do Zapisów dziennika zmian, a następnie wybieramy Ustawienia.

Wyświetla się nowe okno. Aby aktywować dziennik zmian, przesuwamy suwak w prawo i wszystkie (zdefiniowane wcześniej) zmiany będą rejestrowane.

Uwaga! Śledzenie zmian wpływa na wydajność, należy zachować ostrożność przy wyborze tabel i pól, które mają być śledzone. Przy dłuższej działalności systemu w firmie i uruchomionym śledzeniu zmian na wielu tabelach, próba znalezienia potrzebnych informacji może zająć nawet kilka minut. Należy ustawić je tylko tam, gdzie znajdują się wrażliwe dane i gdzie jest to niezbędne.

Po aktywowaniu należy zrestartować sesję, aby zapisać zmiany. W dzienniku zmian możemy już zaobserwować wpis z modyfikacją aktywacji dziennika.

Zapisy dziennika zmian

W dzienniku zmian znajdziemy pola różnego typu: data i godzina, identyfikator użytkownika, który dokonał zmiany, nazwa tabeli, klucze podstawowe, nazwa pola, w którym dokonane zostały zmiany, typ zmiany, poprzednia i nowa wartość.

Zapisy te możemy zawęzić, używając filtrów po dowolnej wartości, np. identyfikator użytkownika, dzięki czemu możemy sprawdzić, jakie zmiany wprowadził ten konkretny pracownik.

Zapisy w dzienniku zmian możemy usuwać, wybierając Akcje i Usuń zapisy. Otwiera się nowe okno, gdzie można ustawić potrzebne filtry.

---

Śledzenie konkretnych tabel i pól

Aby ustawić konkretne pola w tabelach, które mają być śledzone, przechodzimy do Ustawień dziennika zmian. Następnie wybieramy Ustawienia i Tabele.

Jest to lista wszystkich tabel, znajdujących się w systemie. Aby łatwiej odnaleźć taką, która nas interesuje, możemy posortować je po ID lub nazwie. W pozostałych kolumnach: Rejestruj wstawienia, Rejestruj modyfikacje i Rejestruj usunięcia możemy ustawić, które pola mają być śledzone w tych zakresach. Dla każdego z nich możemy wybrać jedną z trzech opcji: puste (nie śledzi żadnych pól), Wybrane pola i Wszystkie pola. Po wybraniu tej drugiej możliwości klikamy 3 kropki, gdzie możemy wybrać, jakie pola mają być rejestrowane. Nie zaleca się wybierania opcji Wszystkie pola, aby baza nie przechowywała zbyt wielu informacji.

---

Wybieramy konkretne pola dla modyfikacji. Teraz ponownie należy zrestartować sesję.

Teraz, aby sprawdzić, czy wprowadzane zmiany faktycznie są generowane w dzienniku zmian, przechodzimy do odpowiedniej tabeli i wprowadzamy nowe rekordy, modyfikujemy, i usuwamy je. W naszym wypadku będzie to kartoteka zapasów. Tworzymy nowy zapas i uzupełniamy w nim niezbędne dane. Po przejściu do Zapisów dziennika zmian możemy zauważyć, że powstały nowe zapisy z typem zmiany Wstawienie i Modyfikacja, dla pola, które uzupełniliśmy.

Teraz usuwamy zapas. W zapisach dziennika zmian powstają nowe zapisy z typem Usunięcie.

W Zapisie dziennika zmian mamy również opcję drukowania – jest generowany raport z listą tych zmian, które nas interesują. Możemy je ograniczyć poprzez odpowiednie filtry, np. wybierając przedział czasowy.

Używanie narzędzia, jakim jest Dziennik zmian, może przynieść wiele korzyści, pod warunkiem, że właściwie określimy, jakie pola mają być śledzone. Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami. Możemy opowiedzieć o nim więcej, ale też zaproponować dodatkowe rozwiązania i automatyzacje, które pomogą usprawnić pracę w Twojej firmie. Wybierz Microsoft Dynamics Business Central i już dzisiaj zmień swój biznes na dobre!

Damian Tokarz
ERP Junior Consultant

Jednym z wymagań Regulacji Międzynarodowych Standardów Rachunkowości jest księgowanie istotnych komponentów środków trwałych. Rozporządzenie to ma na celu podkreślenie różnic między nimi i łatwiejszy sposób przedstawiania dokonanych inwestycji. Może to sprawiać wiele problemów i nieść wątpliwości związane z tym, jak odpowiednio je amortyzować i wykonywać inne operacje.

Główne środki trwałe składają się z innych środków trwałych, którymi są właśnie komponenty. Mogą one stanowić całość środka głównego lub być tylko jednym z jego elementów, jak np. zestaw głośników w samochodzie. Operacje, takie jak amortyzacja, mogą być wykonywane na środku głównym i komponentach lub wyłącznie na komponentach. To drugie rozwiązanie wybieramy w przypadku, gdy komponenty stanowią całość środka głównego. Pozwala ono na uniknięcie powielania operacji i nieprawidłowe uzyskiwanie tych samych kwot dla środka głównego i sumy komponentów.

W systemie Microsoft Business Central znajdziemy wbudowany moduł do zarządzania środkami trwałymi. W artykule przedstawimy tworzenie środka głównego wraz z komponentami oraz ustawienie, które pozwoli uniknąć opisanego powyżej błędu.

Tworzenie środka głównego i komponentów

Przechodzimy do Kartoteki środka trwałego. Dla każdego z nich należy stworzyć osobną kartotekę oraz uzupełnić odpowiednie pola w sekcji Ogólne. W podobny sposób możemy utworzyć komponenty. Następnie możemy ustalić środek główny.

---

Aby przypisać mu listę komponentów, wybieramy z górnego paska Powiązane, a następnie Środek główny i Komponenty środka głównego.

Otwiera się nowe okno, w którym możemy wybrać zdefiniowane wcześniej komponenty.

Dozwolone księgowanie do środków głównych

Poza księgowaniem na komponentach możemy również księgować na środku głównym, po włączeniu tego ustawienia. Należy pamiętać, by je wyłączyć, gdy środek główny jest w całości złożony z komponentów i to na nich są prowadzone wszystkie operacje.

Przy wyłączonej opcji pojawi się komunikat o błędzie, gdy spróbujemy wykonać księgowanie na środku głównym.

Gdy wykonamy księgowanie na komponencie, możemy przejść do okna Statystyka środka trwałego. Znajdziemy tam potwierdzenie, że te operacje zostały wykonane. Natomiast po wyświetleniu tego samego okna dla środka głównego, możemy zauważyć, że koszty np. amortyzacji nie są naliczane. Są jednak uzupełnione pola dotyczące ilości komponentów.

Warto zastanowić się, czy opcja księgowania do środków głównych powinna być włączona. W wielu przypadkach rachunkowość komponentów może być lepszym wyborem, pozwalającym uniknąć błędów i uprościć ten proces. Co więcej, umożliwia odpowiednie rozliczenie w czasie kosztów środków trwałych.

Mamy nadzieję, że powyższy krótki poradnik objaśnił ten temat, ale jeśli masz jeszcze jakieś pytania – skontaktuj się z nami. Postaramy się na nie odpowiedzieć i wyjaśnić wątpliwe kwestie. Możemy również zaproponować sprawdzone rozwiązania i automatyzacje, które ułatwią codzienną pracę, także w zakresie tak złożonych tematów jak ewidencja środków trwałych.

Dominika Młynarska
ERP Consultant

System sprzedażowy bardzo ułatwia pracę i pozwala uniknąć chaosu w codziennym natłoku informacji. Nie zawsze jednak domyślne ustawienia odpowiadają naszym potrzebom i możemy chcieć coś dostosować. Każda firma ma trochę inną specyfikę działania i może korzystać z odmiennych danych. Na szczęście narzędzia Microsoft umożliwiają nam dopasowanie systemu do naszych wymagań bez zaangażowania profesjonalnych programistów, dając możliwość dodawania i modyfikowania pól i formularzy za pomocą Power Apps.

Jakie pola możemy chcieć dodać? To już zależy od rodzaju naszej działalności. Może to być np. branża czy NIP klienta lub kolor i materiał wykonania zapasu. Możliwości są w zasadzie nieograniczone. Poniższa instrukcja krótko przedstawia, jak w prosty sposób dostosować formularz do własnych potrzeb.

Będąc w systemie Microsoft Dynamics 365, musimy przejść do Ustawień zaawansowanych. Wybieramy Ustawienia, Dostosowania i Rozwiązania.

Z listy wybieramy rozwiązanie, na którym chcemy działać lub tworzymy nowe.

Po lewej widzimy różne Składniki, np. Encje. Mogą to być Adres e-mail, Cennik, Klienci, Faktura i inne. Są one wszystkie również wyświetlane w Microsoft Dynamics 365 jako kategorie.

Dodawanie pól

Na encjach możemy dodawać różne pola i modyfikować formularze. Przedstawimy to na podstawie formularza klienta.

Wybieramy Klienci, Pola i dodajemy nowe. W nowym oknie uzupełniamy wszystkie niezbędne pola z gwiazdką:

• Wyświetlana nazwa.
• Nazwa – automatycznie się uzupełni i zostanie dodany przedrostek new_.
• Wymagania dotyczące pola:
  • Opcjonalny,
  • Pole zalecane – niekonieczne do uzupełnienia, ale pojawia się przy nim dodatkowy symbol +,
  • Pole wymagane – konieczne do uzupełnienia, bez tego nie będzie możliwości zapisania zmian.
• Typ danych – wybieramy, jakie pole chcemy utworzyć, może to być np. pole tekstowe, pole wyboru wielokrotnego czy pole liczbowe.
• Typ pola – Uproszczony/Obliczane/Zestawienie (w przypadku wyboru drugiej lub trzeciej opcji, możemy kliknąć Edytuj i zdefiniować, co ma zostać wyświetlane).

Przykład pola z Typem pola – Zestawienie, wyświetlającego szanse sprzedaży.

Po wskazaniu Typu danych mogą pojawić nam się dodatkowe opcje, np. w przypadku wyboru wielokrotnego lub zestawu opcji, zostaniemy poproszeni o uzupełnienie Etykiety (nazwy) i Wartości (zostaną nadane automatycznie), które stanowić będą elementy listy.

Zapisujemy, klikając ikonkę dyskietki z górnego paska.
Tworzenie pola może zająć kilka chwil. Teraz na liście wyświetla się nowo utworzone pole.

W celu dodania go do Microsoft Dynamics 365 przechodzimy do zakładki Formularze. Wybieramy z listy pozycję Klient.

W nowym oknie pojawia się formularz klienta w Microsoft Dynamics 365. Możemy teraz dodać nasze pole z Eksploratora pól. Aby upewnić się, że nie zostało już wcześniej uwzględnione i aby go nie powielać w formularzu, warto zaznaczyć opcję Wyświetlaj tylko nieużywane pola. Znajdujemy to, które chcemy dołożyć i przeciągamy w odpowiednie miejsce formularza. Zapisujemy zmiany i klikamy Opublikuj, aby je wprowadzić w Microsoft Dynamics 365.

Możemy również utworzyć nową kartę lub sekcję z jedną, dwoma lub trzema kolumnami. Mamy opcję zmiany ich nazwy i dodania do nich odpowiednich pól, w podobny sposób co opisany powyżej.

Przechodzimy do Microsoft Dynamics 365, gdzie na kartach klientów widzimy już wprowadzone zmiany – dodane pola i kartę.

Usuwanie pól

Usunięcie zbędnego pola jest równie proste. Wchodzimy na wybrany formularz, wybieramy to do usunięcia i klikamy z górnej wstążki Usuń. Pamiętamy, aby zapisać i opublikować zmiany. Po odświeżeniu system wyświetla zaktualizowany wygląd w systemie Microsoft Dynamics 365.

Power Apps oferuje funkcje, jakich nie znajdziemy w wielu innych systemach. Mając opcję samodzielnej zmiany pól formularza, możemy całkowicie dostosować go do bieżących potrzeb, a gdy te ulegną zmianie, usunąć lub dodać nowe. Dzięki tej indywidualizacji mamy pewność, że żadne istotne dane nie zostaną pominięte.

Mamy nadzieję, że ta krótka instrukcja w wystarczający sposób objaśniła korzystanie z tej funkcjonalności, jeśli jednak pojawią się jeszcze jakieś pytania, zapraszamy do kontaktu z nami. Możemy zaproponować nie tylko rozwianie wątpliwości i wyjaśnienie trudniejszych kwestii, ale też sugestie dodatkowych rozwiązań, które pomogą Ci rozwinąć swój biznes i usprawnić pracę. W końcu do tego właśnie służą systemy Microsoft Dynamics 365 i ERP, a my w tych kwestiach jesteśmy ekspertami!

Katarzyna Nowak
Power BI Consultant