Sektor pomocy humanitarnej

Zakres wdrożenia

Firma wcześniej operowała na systemie Microsoft NAV. Jednak wraz z upływem czasu oraz zakończeniem wsparcia i rozwoju Navision przez Microsoft, zmiana systemów była nieunikniona. Nasz klient zdecydował się na migrację do chmurowego rozwiązania Business Central.

Brak wsparcia od Microsoftu nie był jednak jedynym czynnikiem dyktującym zmianę systemu. Ogromne serwerownie stawały się nieopłacalne i niepraktyczne ze względu na rosnące zapotrzebowanie na miejsce do przechowywania danych. Również rozproszenie pracowników na całym świecie utrudniało komunikację, a częste problemy z siecią obniżały płynność i efektywność procesów.

Z tych powodów zmiana systemu na Business Central była nie tylko nieunikniona, ale również kluczowa dla poprawy wydajności i efektywności działań prowadzonych przez naszego klienta.

Wyzwania i opcje dedykowane

Proces wdrożenia wiązał się z szeregiem wyzwań, które musieliśmy pokonać. Jednym z nich, był częsty brak kontaktu z pracownikami naszego klienta, spowodowany przez niestabilne łącze internetowe w krajach rozwijających się, gdzie operowały osoby odpowiedzialne za ów kontakt. Byliśmy jednak przygotowany na tę sytuację, ponieważ zdawaliśmy sobie sprawę, że niektórzy pracownicy znajdują się na obszarach objętych klęskami żywiołowymi lub konfliktami zbrojnymi.

Innym problemem był ograniczony dostęp do globalnych systemów klienta, wynikający z rygorystycznych wymagań bezpieczeństwa jego działalności.

Kolejnym wyzwaniem stała się integracja z systemem CRM. Połączenie to zostało zaprojektowane na życzenie klienta, który zdecydował się pozostać przy niewspieranej już wersji oprogramowania. Wymagało to od nas starannego i kreatywnego podejścia do rozwiązywania problemów technicznych.

„Jednym z istotniejszych aspektów była konieczność optymalizacji czasu realizacji integracji. Wdrożenie obejmowało wiele różnych modułów oraz nowych modyfikacji, co znacznie zwiększyło złożoność całego procesu. Realizacja tak rozległego projektu wymagała nie tylko solidnego planowania, ale również dużego stopnia elastyczności i gotowości do reagowania na ewentualne zakłócenia w pracy i nieprzewidziane sytuacje.

Pomimo złożoności i wyzwań, które napotkaliśmy podczas tego projektu, zaangażowanie całego zespołu przyczyniło się do sukcesu. Ostatecznie udało się zintegrować wszystkie niezbędne elementy systemu w ustalonym czasie, co bezpośrednio przełożyło się na poprawę pracy klienta."

Justyna Krawczyk, Project Manager w NMI ERP

Dodatkowe narzędzia uruchomione przy wdrożeniu

Specyfika działań klienta spowodowała, że konieczna była realizacja kompleksowego zestawu funkcjonalności opracowanych przez NMI ERP. Jedną z nich była bankowość elektroniczna, umożliwiająca efektywne zarządzanie transakcjami finansowymi. Automatyczne tworzenie paczek przelewów oraz import wyciągów bankowych stanowią elementy, które ułatwiły procesy finansowe i przyczyniły się do usprawnienia wszelkich operacji finansowych.

Nasz zespól dostarczył również narzędzie do rozliczania projektów w różnych walutach przeliczonych po kursach z kilku źródeł, które było konieczne ze względów na fakt, iż wymagali tego darczyńcy, wliczając w to waluty krajów rozwijających się. To rozwiązanie umożliwiło łatwą analizę zużycia budżetu.

Kolejnym elementem było wprowadzenie rozliczania kont K/G, które umożliwiło automatyczne łączenie zapisów, co ułatwiło analizę salda konta oraz stały monitoring transakcji.

Jedno z naszych rozwiązań stanowiło także narzędzie do odwracania wyceny bilansowej, która zapewniła pełną kontrolę nad wyceną aktywów i pasywów klienta.

Nasze działania obejmowały też kompleksowe integracje systemowe dostosowane do unikalnych potrzeb klienta. Przygotowane specjalnie rozwiązania umożliwiły płynną wymianę informacji między systemem CRM a Business Central. Dzięki nim możliwe stało się przesyłanie i pobieranie danych, nie ingerując przy tym w strukturę CRM. Dodatkowo zaprojektowana integracja umożliwiła księgowanie wyciągów bankowych poprzez system CRM, który zawiera wszystkie informacje dotyczące darczyńców, a także moduł dedykowany importowi danych.

Niezwykle istotnym elementem naszej pracy było również zintegrowanie Sharepoint z Business Central. Tworząc usługę sieciową dostawców, wymiarów oraz plan kont, zapewniliśmy przepływ informacji pomiędzy tymi platformami.

Dodatkowo zautomatyzowane pobieranie zatwierdzonych faktur zakupu z Business Central do Sharepoint usprawniło pracę w obszarze finansowym.

Czas wdrożenia

Pełny proces, począwszy od analizy przed wdrożeniowej i dostosowania funkcji, aż do zakończenia wdrożenia i aktywację systemu, trwał 10 miesięcy.

Korzyści z wprowadzenia zmian

Uruchomienie systemu miało miejsce 1 marca 2023 i od tamtej pory Business Central w chmurze stał się nieocenionym wsparciem dla procesów klienta. Nasze starania nie ograniczyły się jednak wyłącznie do wdrożenia. Przeprowadziliśmy również szereg szkoleń w języku polskim i angielskim, uruchomiliśmy łącznie trzy live czaty oraz udostępniliśmy wiele szczegółowych instrukcji, aby ułatwić pracownikom przejście na nowe oprogramowanie. Dzięki Business Central klient odnotował znaczny wzrost przejrzystości oraz efektywności procesów.

Zdołaliśmy zaimportować dane testowe, raport oraz zaimplementować wszystkie potrzebne modyfikacje. Nasze zaangażowanie i stałe wsparcie dostarczyło klientowi wiele korzyści.