Bezpieczeństwo danych w systemie ERP powinno być zgodne z polityką bezpieczeństwa obowiązującą w całej infrastrukturze IT firmy. Na wstępie warto zatem przeanalizować, czy nowy element w postaci systemu ERP spełnia wymagania naszej firmy. W systemie klasy ERP przechowywane i przetwarzane są dane z wielu kluczowych dla firmy obszarów, zatem ich zmiana lub utrata może się wiązać z poważnymi konsekwencjami.

Podstawowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę, to:

1. Polityka nadawania uprawnień do danych

Każdy z użytkowników powinien mieć dostęp i korzystać jedynie z tych funkcjonalności i danych, które są mu niezbędne, do codziennej pracy. Istotną kwestią jest możliwość samodzielnego nadawania uprawnień przez administratora wewnątrz firmy.

Dostęp do zasobów powinien następować po:

• identyfikacji,
• uwierzytelnieniu,
• dwustopniowej autoryzacji.

System powinien wymuszać regularną zmianę haseł użytkowników oraz zezwalać na kombinacje, pomagające podnieść bezpieczeństwo (o odpowiedniej długości i użyciu zróżnicowanych znaków).

2. Zgodność z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (GDPR)

Rozporządzenie określa wiele obowiązków z zakresu ochrony danych, które są narzucone na działy IT firm, nie omija to także danych przechowywanych w systemie ERP. System musi mieć jasno określone obszary, w których przetwarza i przechowuje dane osobowe. Każda ich modyfikacja powinna być zapisana wraz z datą i informacją o osobie dokonującej zmiany.

3. Sposób zabezpieczenia danych

Warto sprawdzić sposób identyfikacji, autentyfikacji i autoryzacji u użytkowników systemu. Kluczową kwestią jest używanie przez system certyfikowanych technologii zabezpieczania i przechowywania danych, oraz szyfrowania przesyłanych danych. Istotny jest także poziom stosowanych zabezpieczeń w bazach danych i przy tworzeniu ich kopii zapasowych.

4. Doświadczenie zespołu wdrażającego system

Istotna jest tu świadomość, że to ludzie przygotowują system do funkcjonowania w środowisku IT danej firmy. Zatem to oni ostatecznie odpowiadają za to, czy mechanizmy bezpieczeństwa oferowane przez system zostaną uruchomione poprawnie i będą działały podczas użytkowania oprogramowania.

Pytania związane z bezpieczeństwem systemu, są jednymi z pierwszych, jakie zadają nam firmy rozważające wdrożenie systemu ERP od Microsoft.

Jakie zatem zabezpieczenia oferowane są wraz z  MS Dynamics 365 Business Central?

1. Uwierzytelnianie użytkownika odbywa się na kilka sposobów, takich jak na przykład za pośrednictwem konta Windows (Active Directory) czy konta Microsoft 365 (Azure Active Directory). Zarówno do usług stacjonarnych, jak i online można zastosować uwierzytelnienie wieloskładnikowe. Po uwierzytelnieniu następuje sprawdzenie, czy użytkownik jest autoryzowany do zasobów, do których próbuje uzyskać dostęp – takich jak raporty, dokumenty czy zasoby sieciowe. Autoryzacja może dotyczyć nie tylko możliwości odczytu, ale także np. możliwości edycji tylko wybranych rekordów, czy pojedynczych elementów raportu.

W przypadku dostępu do usług internetowych (REST API, SOAP, OData) Business Central wymagane jest natomiast uwierzytelnianie OAuth.

2. Dane należące do jednej dzierżawy są przechowywane w izolowanej bazie danych i nigdy nie są mieszane z danymi innych dzierżawców. Zapewnia to całkowitą separację danych w codziennym użytkowaniu, a także w scenariuszach tworzenia kopii zapasowych i ich przywracania. Ponadto, w przypadku Business Central Online, dane przechowywane są w postaci zaszyfrowanej, przy użyciu przezroczystego szyfrowania danych (TDE), kopie zapasowe są tak samo zabezpieczone. Cały ruch sieciowy wewnątrz usługi jest szyfrowany, przy użyciu certyfikatów SSL. Dane Business Central można szyfrować, generując nowe lub importując istniejące klucze szyfrowania, jest to ustawienie które można włączyć w konfiguracji instancji serwera Business Central, który łączy się z bazą danych.
3. Cykl rozwoju zabezpieczeń (SDL) firmy Microsoft to proces tworzenia oprogramowania, który pomaga deweloperom tworzyć bezpieczniejsze oprogramowanie i spełniać wymagania dotyczące zgodności z zabezpieczeniami. Autoryzowani partnerzy muszą przejść wymagane szkolenia, potwierdzone zdanym egzaminem z zakresu bezpieczeństwa danych. Uruchamianie, dostosowywanie i wprowadzania późniejszych zmian w wymaganych przez Microsoft standardach zabezpieczeń dedykowanych dla systemu Business Central odbywa się zawsze przy wieloetapowej kontroli zabezpieczeń po stronie zespołu wdrożeniowego, jak i po stronie Microsoft.

Narzędzie „Arkusze  kont”  pozwala tworzyć różnego rodzaju raporty finansowe, oparte na planie kont. Można tworzyć dowolną ilość arkuszy w oparciu o różne formuły obliczeniowe.

Arkusz kont można wykorzystać również do kalkulacji podatku dochodowego, uwzględniając przysługujące podatnikowi odliczenia, w tym rozliczenie ulg.

Aby utworzyć nowy Arkusz kont , w wyszukiwarce wyszukujemy Arkusze Kont i klikamy Nowy, wpisujemy odpowiednią Nazwę – w przykładzie: CIT oraz Opis – w przykładzie: CIT_ulgi

Możemy wybrać domyślny układ kolumn, który jest już zaproponowany w systemie, bądź zastosować swój własny.

Następnie klikając:  Przetwarzanie -> Edytuj arkusz kont tworzymy potrzebny nam raport.

Uzupełniamy wiersze arkusza, przypisując Nr linii oraz Opis. Wybieramy Typ sumowania dla każdego wiersza oraz w kolumnie Sumowanie ustawiamy odpowiednią formułę obliczeniową.

W przypadku wyboru Typ Sumowania: Formuła, funkcja obliczeniowa odnosi się do wierszy arkusza. W tym przypadku w kolumnie Sumowanie należy ręcznie wpisać określoną formułę obliczeniową.

W przypadku wyboru np. Typ Sumowania: Konta księgowe, w kolumnie Sumowanie należy wskazać odpowiednie konta księgowe z planu kont. System zsumuje saldo na wskazanych kontach KG.

 

Po sporządzeniu raportu, w celu otrzymania danych liczbowych należy kliknąć Przetwarzanie -> Podgląd

Następnie musimy wybrać okres jaki chcemy zanalizować i po jego wybraniu wybrać : Przetwarzanie -> oblicz ponownie

Otrzymujemy wyliczony raport.

Na podstawie powyższego przykładu widzimy, że Arkusz kont przy odpowiednio oznaczonych kosztach kwalifikowanych w ciągu roku oraz ustawieniu określonej formuły obliczeniowej, umożliwia w łatwy sposób wyliczenie kwoty ulgi w zeznaniu rocznym.

 

Aleksandra Adamus

Konsultant ERP

Odświeżanie danych w usłudze Power BI polega na wysłaniu zapytania do bazowych źródeł danych, załadowaniu danych źródłowych do zestawu danych oraz zaktualizowaniu wszystkich wizualizacji umieszczonych w raporcie czy na pulpicie nawigacyjnym, które są oparte o zaktualizowany zestaw danych. Cały proces składa się z wielu etapów, w zależności od sposobu przechowywania zestawu danych. Aby raport był zawsze aktualny, warto skonfigurować automatyczne odświeżanie.

Konfigurowanie automatycznego odświeżania danych

Aby przejść do ekranu Zaplanowane odświeżanie, w okienku nawigacji przejdź do wybranego Obszaru roboczego, obok nazwy zestawu danych wybierz pozycję Więcej opcji (…) następnie Ustawienia.

 

W tym miejscu możesz podejrzeć i zmienić różne informacje na temat wybranego zestawu danych, takie jak opis zestawu danych, połączenie bramy, poświadczenia źródła danych, czy właśnie zaplanowane odświeżanie.

 

Aby przejść do Zaplanowanego odświeżania, należy mieć podpiętą bramę danych lub uzupełnione informacje na temat poświadczeń źródła danych, w zależności od metody przechowywania danych, z których korzystamy.

 

 

Aby skonfigurować ustawienia zaplanowanego odświeżania, należy ustawić suwak Aktualizuj dane na bieżąco w pozycji Włączony. Tutaj należy określić częstotliwość i przedziały czasu odświeżania zestawu danych. Istnieje też możliwość włączenia powiadomienia o niepowodzeniu odświeżania. Aby wprowadzone dany zostały poprawnie zapisane należy nacisnąć Zastosuj.

 

Katarzyna Nowak

Power BI Consultant

MS Dynamics 365 Business Central daje możliwość przesyłania dokumentów na wskazane adresy email bezpośrednio z systemu.

Nie musisz zatem pobierać dokumentów, przełączać się do poczty i tworzyć nowych wiadomości za każdym razem, aby przesłać zamówienie lub fakturę klientowi.

 

Poniżej przedstawiamy kilka kroków, które pomogą w zapoznaniu się z tą funkcją.

 

1. Wpisz w wyszukiwarce (pole z lupą) Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz odpowiednie łącze. 
2. Wybierz fakturę, którą chcesz przesłać, następnie wybierz akcję Drukuj/Wyślij i wybierz opcję Wyślij.
3. W polu E-mail wybierz Tak (Monituj o ustawienia).
4. Jeśli pole E-mail na stronie Wyślij dokument do jest ustawione na Tak (Monituj o ustawienia), zostanie otwarta strona Wyślij wiadomość e-mail z wstępnie wypełnioną osobą kontaktową w polu Do: i załączonym dokumentem jako plik PDF. W polu Treść możesz wprowadzić tekst ręcznie lub możesz utworzyć szablon treści do wiadomości e-mail dla przesyłania różnych dokumentów.
5. Wybierz przycisk OK.
6. W polu Do: wprowadź poprawny adres e-mail. Wartość domyślna to adres e-mail klienta.
7. W polu Temat wprowadź opisowy tekst tematu. Wartość domyślna to nazwa klienta i numer faktury.
8. W polu Załącznik wybrana faktura jest domyślnie załączana jako plik PDF.
9. W polu Treść wprowadź krótką wiadomość do odbiorcy lub użyj wcześniej określonego szablonu.
10. Wybierz przycisk OK, aby wysłać wiadomość e-mail.

 

 

MS Dynamics 365 Business Central umożliwia także dołączenie do wiadomości z fakturą linków do usług płatniczych, ułatwiających szybkie dokonanie płatności online. Aby skorzystać z tej opcji, należy wcześniej skonfigurować usługę w zakładce Usługi płatnicze.

 

1. Wpisz w wyszukiwarce Usługi płatnicze, a następnie wybierz powiązany link.
2. Na stronie Usługi płatnicze wybierz akcję Nowy.
3. Wybierz usługę płatności, a następnie zamknij stronę.
4. Na stronie Usługi płatnicze wybierz akcję Konfiguracja.
5. W razie potrzeby wypełnij pola. Najedź kursorem na pole, aby przeczytać krótki opis zawierający wskazówki.
6. Zamknij stronę.

 

Posiadanie systemu ERP w obecnych czasach to norma. Czas, jaki pozwala zaoszczędzić oraz błędy, jakie dzięki niemu możemy uniknąć sprawiają, iż można go uznać za narzędzie niezbędne w prowadzeniu działalności.

To już oczywistość.

A co w sytuacji, gdy potrzebuję równie szybko i łatwo uzyskać z systemu interesujące mnie informacje? Co jeśli potrzebuję monitorować koszty i chcę wiedzieć, czy są one pośrednio, czy bezpośrednio związane z prowadzoną przeze mnie działalnością? Czy to oznacza, że muszę zweryfikować każdą fakturę i ręcznie wyliczyć takie dane?

 

Oczywiście, że nie. W MS Dynamics 365 Business Central mamy odpowiednie narzędzia, aby analiza każdego typu była dla nas łatwa i przyjemna. Na szczęście, nie wymaga od nas otwierania miliona kont analitycznych, wystarczy jedynie wykorzystać opcję wymiarów.

 

Wymiary to narzędzie, które możemy dodać do każdego zapisu księgowego. Np. księgując fakturę zakupu chcemy wiedzieć jakiego działu firmy ten koszt dotyczy. Dlatego też księgując taką fakturę dodajemy do niej wymiar "Dział" i jego odpowiednią wartość. Po preferowanym czasie możemy łatwo sprawdzić, jakie koszty wygenerował każdy dział w firmie.

 

Możemy tworzyć zarówno nieograniczoną ilość wymiarów, jak i przypisywać im nieograniczoną ilość wartości.

 

Jednakże, robiąc odpowiednie ustawienia możemy dwa wymiary wybrać jako wymiary globalne - najważniejsze. Na podstawie tego wyboru w każdym miejscu, gdzie aplikacja posiada rozwiązanie analizy, wykonuje ją ona na podstawie właśnie tych dwóch wymiarów.

Do tej pory wszystko jest zrozumiałe, jednak co w sytuacji gdy kontroler nie księguje faktur, a osoba księgująca nie wie jaki wymiar i gdzie użyć? Czy oznacza to także, że osoba księgująca faktury będzie musiała zawsze pamiętać, jaki wymiar trzeba użyć. Na szczęcie w obu przypadkach MS Dynamics 365 Business Central wspiera użytkownika. Jest możliwość przypisania wymiaru na różnych poziomach aplikacji. Np. wspominany wcześniej wymiar "Dział" możemy przypisać do konta kosztowego. Możemy określić, iż ten wymiar ma być wymiarem obowiązkowym, tym samym księgujący w czasie księgowania otrzyma informację, że musi uzupełnić wymiar bo inaczej nie zaksięguje faktury. Jeśli wybierzemy księgowanie wartości jako kod obowiązkowy i nie wskażemy kodu wartości, to w czasie księgowania będziemy musieli każdorazowo wskazać wartość wymiaru.

 

Tak działają wymiary. Jednak jak je wykorzystać do szerszej analizy?

 

Jak wspomniałam, wymiary globalne są wykorzystywane do analiz aplikacji. Np. do analizy kont księgi głównej.

Przy użyciu tej analizy poznamy wartość sald i konta dla wskazanych globalnych wymiarów w danym okresie.

Jednak, gdy chcemy dokonać analizy  z udziałem innych wymiarów wybieramy analizę wielowymiarową.

Na początek musimy zdefiniować arkusz analityczny. Wskazujemy na nim jakie konta wchodzą do analizy oraz jakie wymiary powinny zostać uwzględnione.

 

Wszystkie zapisy zaksięgowane na wskazanych kontach, z wartościami wskazanych wymiarów, od wskazanej daty początkowej wejdą w zakres analizy. Następnie przechodzimy do analizy wielowymiarowej, gdzie możemy analizę zawęzić do interesujących nas wartości danego wymiaru. Możemy też modyfikować macierz w zależności od tego, co będą pokazywały wiersze i  kolumny macierzy.

 

Zdarza się, że swoją analizę musimy przedstawić w określonej formie. Czesami też, oprócz znajomości kwoty na poszczególnych wymiarach, to potrzebujemy jeszcze dokonać w raporcie obliczeń itp. Wtedy pomocne będą arkusze kont. Arkusze kont poza raportami typu Bilans czy Rachunek zysków i strat, pozwalają na tworzenie różnych raportów.

 

Jeśli do arkusza kont przypiszemy arkusz analityczny, wtedy arkusz kont będzie bazował na ustawieniach arkusza analitycznego.

 

Tworzymy raport przypisując do wierszy konta lub formuły obliczeniowe.

Otrzymujemy raport możliwy do ustawiania zgodnie z preferencjami. Dzięki temu uzyskujemy dostępne informacje, które możemy ustawiać za pomocą filarów wymiarów .

Jak widać wymiary to narzędzie, które w łatwy sposób może nam pomóc w otrzymywaniu interesujących nas danych. Kilka wstępnych ustawień, pozwoli nam tworzyć proste oraz bardziej złożone analizy, generowane w możliwie najkrótszym czasie.

 

Dominika Młynarska

Specjalista i konsultant ERP

Konfiguracja dodatku Edit in Excel dla Microsoft Dynamics 365 Business Central

Zależnie od modelu wdrożenia Business Central, musisz wykonać kilka kroków konfiguracyjnych lub Twój system jest od razu gotowy do używania dodatku Edit in Excel.

Jeśli Twoja instalacja Business Central została wdrożona jako dodatkowe licencje, takie jak te pakietu Microsoft 365 – czyli tak zwana instalacja SaaS – nie musisz nic dodatkowo konfigurować, a Twoje środowisko jest gotowe do wygodniejszej edycji danych w programie Excel.

W przypadku, gdy używane przez Ciebie środowisko Business Central znajduje się w infrastrukturze serwerowej Twojej firmy lub na przykład na maszynach wirtualnych platformy Microsoft Azure, konieczne jest umożliwienie użytkownikom logowania do systemu za pomocą kont Microsoft, czyli skonfigurowanie tak zwanego SSO. O tym jak przygotować środowisko możesz przeczytać więcej w dokumentacji HYPERLINK "https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/administration/authenticating-users-with-azure-active-directory?tabs=singletenant%2Cadmintool"Business HYPERLINK "https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/administration/authenticating-users-with-azure-active-directory?tabs=singletenant%2Cadmintool" Central. Gdy użytkownicy mogą już dostać się do systemu ERP za pomocą kont platformy M365, trzeba jeszcze skonfigurować sam dodatek Edit in Excel – konieczne są działania po stronie platformy Azure oraz małe zmiany w konfiguracji instancji Business Central i restart.

Konfiguracja po stronie platformy Azure

Konfigurację dodatku zaczynamy od zalogowania się pod adresem https://portal.azure.com za pomocą konta użytkownika, posiadającego uprawnienia do tworzenia Rejestracji Aplikacji. Przejdź kolejno do Azure Active Directory -> Rejestracje Aplikacji i dodaj nową rejestrację:

Konieczne będzie uzupełnienie nazwy aplikacji, wybranie lokalizacji kont M365, które mogą się uwierzytelniać za pomocą aplikacji oraz ustawienie przekierowania URI – powinno być ono typu Internet oraz wskazywać na adres logowania (/SignIn) klienta sieci web Business Central:

Po utworzeniu rejestracji należy zapisać „identyfikator aplikacji (klienta)" – będzie on potrzebny w dalszym kroku, do skonfigurowania instancji serwera Business Central:

Następnie przechodzimy do „Ustawień interfejsu APi" i wybieramy Dodaj uprawnienie, dalej, w otwartym oknie wybieramy „Interfejsy API używane przez moją organizację", gdzie wyszukujemy zarejestrowanej wcześniej aplikacji dla SSO Busienss Central:

Wybieramy znalezioną aplikację i udzielamy uprawnień delegowanych, dla stworzonego wcześniej punktu końcowego:

Dalej, przechodzimy do edycji manifestu naszej rejestracji aplikacji i parametry „oauth2AllowIdTokenImplicitFlow" i „oauth2AllowImplicitFlow" przełączamy z false na true oraz dodajemy następujący wpis w sekcji „ReplyURLSWithType"

{

"url": "https://az689774.vo.msecnd.net/dynamicsofficeapp/v1.3.0.0/*",

"type": "Spa"

}

Po zapisaniu konfiguracji możemy przejść do działań na serwerze Business Central.

Konfiguracja instancji Business Central

W tym miejscu mamy znacznie mniej działań do wykonania – przechodzimy do instancji Business Central, gdzie wcześniej skonfigurowaliśmy parametry dla SSO i uzupełniamy pole „Excel add-in Client app ID" wartością skopiowaną wcześniej z platformy Azure i zapisujemy ustawienia a następnie uruchamiamy ponownie instancję. Po jej poprawnym starcie możemy już korzystać z dodatku!

Logowanie i wykorzystywanie dodatku

Teraz wystarczy, że zalogujemy się do systemu i … możemy działać!

Krzysztof Kruczek

Administrator Systemów IT

Koniec roku niewątpliwie wiąże się z pewnymi obowiązkami, które przeważnie są wykonywane w tym okresie. Jednym z nich jest inwentaryzacja. Musimy sprawdzić czy dane z systemów, zapisów zgadzają się ze stanem faktycznym.

Na szczęście Microsoft Dynamics 365 Business Central posiada wiele narzędzi bardzo pomocnych, także w tym zadaniu.

Niezwykle przydatny  w procesie inwentaryzacji jest Dziennik inwentaryzacyjny.

Rozpocznijmy jednak po kolei:

1. W dzienniku inwentaryzacji wybieramy Oblicz ilość zapasów. Dzięki tej funkcjonalności otrzymamy listę zapasów, jakie wykazują na dany dzień oraz ilość. Ilość (obliczona) to ilość jaka widnieje na zapasie w systemie. W trakcie tworzenia dziennika ilość inwentaryzacyjna jest automatycznie równa ilości obliczonej.
2. Dziennik ten możemy wydrukować lub w formie excela przesłać osobie odpowiedzialnej, za potwierdzenie rzeczywistej ilości danego zapasu na magazynie.
3. Po otrzymaniu danych od osób weryfikujących stan faktyczny, poprawiamy w dzienniku ilość inwentaryzacyjną. Automatycznie uzupełniona zostanie kolumna ilość, a także kwota i koszt jednostkowy. System automatycznie zmieni typ zapisu zgodnie z tym, czy ilość obliczana jest większa, czy też mniejsza od ilości inwentaryzacyjnej.
4. Dziennik należy zaksięgować.

Po zaksięgowaniu dziennika inwentaryzacji zmienia się ilość zapasu w systemie poprzez odpowiednie zapisy korygujące na plus i minus.

Jak widać poniżej, w krótkim czasie możemy otrzymać gotowy dokument inwentaryzacji.

W kilku prostych krokach można poradzić sobie z uciążliwym spisem zapasów, wykorzystując odpowiednie narzędzia, jakie oferuje Business Central.

Dominika Młynarska

Specjalista i konsultant ERP

Czy system ERP może być trudny w obsłudze?

Tylko wtedy, gdy nie rozumiemy działania systemu.

Dlatego przypomnimy sobie kwestie związane z podstawowym działaniem Business Central, czyli  rozpocznijmy od tamatu grup księgowych. Czy wszyscy wiedzą dlaczego ich poprawne ustawienie jest takie ważne?

Sercem Buiness Central jest niewątpliwie plan kont. Jego ustawienie jest po prostu najważniejsze, gdyż bez odpowiedniego ustawienia kont, nie tylko nie wykorzystamy możliwości programu, ale i możemy wygenerować błędne dane.

Każdy plan kont składa się z kont syntetycznych oraz analitycznych, z czego te drugie tworzone są na potrzeby danej firmy.

W Business Central każde konto posiada swoją kartotekę. Jej uzupełnienie zajmie chwilę, a poświęcając raz na to czas, wykluczamy błędy oraz w ostateczności zaoszczędzamy niezliczone godziny na analizy.

 

 

Karta konta zawiera kluczowe pola jakie należy uzupełnić, aby w pełni korzystać z systemu. Musimy określić, czy konto jest bilansowe, czy wynikowe oraz czy możemy na nim bezpośrednio księgować. Następnie pojawiają się także pola odnośnie Grup księgowych.

Wróćmy jeszcze na chwilę, do wyjaśnienia zagadnień związanych z grupami. Co to jest i do czego są potrzebne?

 

 

Specjalne grupy księgowe to:

-Grupa księgowa nabywcy

-Grupa księgowa dostawcy

-Grupa księgowa zapasów

-Grupa księgowa konta bankowego

-Grupa księgowa środków trwałych

-Grupy księgowe zleceń

 

W aplikacji każda z wymienionych grup posiada swoje ustawienia. Oznacza to, że możemy dla każdej grupy stworzyć kategorie oraz wskazać odpowiednie konta z planu kont, na jakie zostanie wykonane księgowanie.

Ponieważ grup jest wiele opiszę schemat działania na jednej przykładowej grupie.

Grupa księgowa nabywcy:

W każdej księdze musimy na początku zdefiniować kategorie danej grupy. W przypadku nabywców możemy ich podzielić dowolnie, jednak najczęściej używany jest podział na nabywców krajowych, unijnych i zagranicznych:

Dla stworzonych grup nabywców wskazujemy konto bilansowe rozrachunku. << pozostałe konta są wymagane w odpowiednich obszarach aplikacji>> Te dwa ustawienia, czyli wskazanie kodu oraz wskazanie konta jest ustawieniem podstawowym.

Mam zatem grupy nabywców i wskazałam konta. Jednak co dalej?

Jak sprawić, aby dana faktura została zaksięgowana na wskazane w ustawieniach konto?

W obszarze aplikacji są miejsca gdzie wskazujemy konkretne grupy. Widzieliśmy to powyżej na kartotece planu kont. Jest też kartoteka danego nabywcy, gdzie wskazujemy grupy jakie są z nim powiązane. Wskazana na nabywcy odpowiednia grupa sprawi, że wybierając dla faktury sprzedaży nabywcę, kwota brutto zostanie zaksięgowana automatycznie na wskazane konto w ustawieniach grup księgowych nabywcy.

 

Główne grupy księgowe

Podstawowym zadaniem głównych grup księgowych jest zidentyfikowanie kont rachunku wyników dla każdej księgi pomocniczej.

W tabeli poniżej przedstawiono dwa typy głównych grup księgowych.

Główne gospodarcze grupy księgowe są przypisywane na kartotece dostawców, nabywców i konta K/G, natomiast Główna towarowa grupa księgowa znajduje się na kartotece: zapasu, zasobu konta K/G, stanowisk roboczych, gniazd roboczych i kosztów dodatkowych.

Tak samo jak w przypadku specjalnych grup księgowych, należy również utworzyć Główne grupy księgowe. Główne gospodarcze grupy księgowe możemy stworzyć np. ze względu na obszar geograficzny.

Główną towarową grupę księgową możemy podzielić zgodnie z np. kategoriami zapasów jakie sprzedajemy lub kupujemy.

Mamy zdefiniowane gospodarcze i towarowe grupy księgowe. Jednak jak z nich korzystać w Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Do tego potrzebne nam są Główne ustawienia księgowania. Matryca ta pozwala nam podać konta dla:

- sprzedaży i zakupów;

- faktur korygujących sprzedaży i zakupu;

- przedpłat sprzedaży i zakupu;

- rabatów faktur i rabatów terminowych sprzedaży i zakupu;

- kosztu własnego sprzedanych towarów i korekty zapasów magazynowych;

- naliczonego kosztu bezpośredniego i naliczonych narzutów;

- odchyleń zakupu.

W momencie, gdy w systemie wykorzystana zostanie dana kombinacja gospodarczej i towarowej grupy księgowej VAT, wtedy zostaną wykorzystane konta dla tej właśnie kombinacji.

Jednak nadal nie jest to jasne, prawda?

Dlatego posłużę się przykładem.

Sprzedajemy zapas. Sprzedajemy go do Unii Europejskiej dla nabywcy z Niemiec. Nabywca ten ma, na swojej kartotece wskazaną przez nas Główną gospodarczą grupę księgową EU, oraz grupę księgową nabywcy EU. Zapas jaki sprzedajemy ma ustawioną na kartotece towarową grupę księgową Goods.

Jak te ustawienia pomogą mi w czasie księgowania faktury?

Nabywca:

Zapas:

Księgując fakturę wybieramy odpowiedniego nabywcę oraz zapas:

I tak podając zaledwie numer nabywcy, następnie wybierając typ Zapas oraz konkretny numer zapasu, dzięki odpowiednim ustawieniom w systemie, konta na jakie zostanie zaksięgowana faktura wybierają się automatycznie.

Pozostała nam ostatnia grupa, a mianowicie Grupa księgowa VAT.

 

Dzięki grupom księgowym VAT sposób obliczania i księgowania podatku VAT definiowany jest według:

- nabywców i dostawców;

- zapasów i zasobów.

 

Gospodarcze grupy księgowe VAT oczywiście zależą od przepisów. My rekomendujemy pięć gospodarczych grup księgowych VAT:

- krajowa

- sprzedaż UE

- zakup UE

- eksport

- import

Gospodarcze grupy księgowe VAT podajemy na kartotece nabywcy, dostawcy oraz koncie K/G.

Towarowe grupy księgowe VAT określają sposób obliczania i księgowania podatku VAT. Podczas definiowania towarowych grup księgowych VAT należy określić liczbę potrzebnych grup, na podstawie sposobu opodatkowania zapasów i zasobów.

Za pomocą ustawień księgowych VAT tworzymy odpowiednie kombinacje gospodarczej i towarowej grupy księgowej VAT. Dla danej kombinacji wskazujemy % VAT jaki się ma dla niej naliczać, typ naliczania VAT (normalnie czy w formie odwrotnego obciążenia) oraz wskazujemy konta dla VAT należnego i naliczonego. Oprócz ustawień księgowania VAT dla danej kombinacji gospodarczej i towarowej grupy księgowej, przypisujemy także miejsce w JPK do jakiego wpadnie zaksięgowana faktura.

Jak to działa? Kolejny raz przedstawię to na przykładzie.

Sprzedaję towar do nabywcy krajowego. Nabywca na kartotece ma ustawioną: Główną gospodarczą grupę księgową ,Grupę księgową dostawcy oraz Gospodarczą grupę księgową VAT jako Domestic. Zapas wybierzemy jak powyżej z towarową grupą księgową Goods. Na kartotece zapasu ustawiona jest również towarowa grupa księgowa VAT VAT23%.

 

Dzięki ustawieniu wszystkich grup księgowych i wskazaniu ich na kartotekach, fakturę uzupełniamy z minimalną koniecznością uzupełniania pól:

 

Wystarczy wybrać numer nabywcy oraz numer zapasu, a dzięki ustawieniom reszta "zrobi się sama", bez naszych dodatkowych działań.

Mam nadzieję, że po tych przykładach Grupy księgowe nie stanowią tajemnicy.

A czas poświęcony na właściwe ustawienia wykonane przed rozpoczęciem pracy z systemem, pozwolą zaoszczędzić sporo czasu podczas wykonywania codziennych działań.

 

Dominika Młynarska

Specjalista i konsultant ERP

Konfiguracja dla SaaS (BC Online)

Konfiguracja Postman

Utwórz nową kolekcję / obszar roboczy i skonfiguruj parametry uwierzytelniania:

- Type: OAuth 2.0

- Add auth data to: Request headers

- Header prefix: Bearer

- Token Name: Dowolne

- Grant type: Authorization Code

- Callback URL: https://api.businesscentral.dynamics.com

- Auth URL: Wartość „Punkt końcowy autoryzacji OAuth 2.0 (wersja 2)” z platformy Azure

- Token Access URL: Wartość „Punkt końcowy tokenu OAuth 2.0 (wersja 2)” z platformy Azure

- Client ID: Wartość „Identyfikator aplikacji (klienta)” z platformy Azure

- Client Secret: Wartość klucza tajnego klienta z platformy Azure

- Scope: https://api.businesscentral.dynamics.com/.default

- Client Authentication: Send client credentials in body

 

Po skonfigurowaniu powyższego, powinno być możliwe uzyskanie tokenu. Należy wybrać „Get New Access Token” i w kolejnych oknach zalogować się kontem Microsoft, posiadającym dostęp do systemu. Po poprawnym logowaniu, powinien pojawić się menedżer tokenów Postman, zawierający nowy token o wskazanej nazwie.

 

Pod obszarem roboczym można teraz utworzyć nowe żądanie typu GET, podając w adresie URL z Usług Sieci Web systemu (OData / ODataV4 / SOAP).

Żądanie powinno wykonać się poprawnie (kod 200) i zwrócić schemat / dane:

Konfiguracja Business Central

Konfiguracja dla SaaS (BC Online)

Konfiguracja Business Central

W systemie MS Dynamics 365 Business Central przejdź do Azure Active Directory Applications i utwórz nowy wpis.

W polu Client ID wpisz identyfikator klienta skopiowany z platformy Azure.

Nadaj potrzebne uprawnienia i uzupełnij pola wymagane. Zapisz wpis.

Konfiguracja Azure                                                                                                              

  Konfiguracja Postman