Domyślne ustawienia w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central są przypisane do roli użytkownika, jednak nie zawsze odpowiadają naszym potrzebom i czasami chcemy je zmodyfikować. Co jednak, gdy tych modyfikacji jest bardzo dużo albo chcemy je ustawić od początku indywidualnie dla danej osoby? Robienie tego ręcznie zajmuje dużo czasu – czasami obiektów na które trzeba nadać uprawnienia są setki, a ponadto dla każdego z nich trzeba odpowiednio ustawić możliwość edycji, modyfikacji i usuwania.
Zwiększa to także ryzyko popełniania błędów, przez co możemy nadać większe uprawnienia niż dany użytkownik powinien otrzymać. Jest to bardzo ważne, aby istotne dane nie zostały przypadkowo usunięte lub zmienione przez nieuprawnioną osobę. Wszystkie wprowadzone zmiany można na szczęście wyświetlić w dzienniku zmian, aby je następnie skorygować. Przechowuje on w systemie informacje o modyfikacjach wraz z użytkownikiem i czasem ich dokonania. Więcej o dzienniku zmian będzie można przeczytać w jednym z naszych kolejnych wpisów.
Z pomocą w rozwiązaniu tego problemu przychodzi nam funkcja nagrywania uprawnień. Pozwala ona na nagranie wykonywanych czynności, aby w ten sposób stworzyć nową listę uprawnień użytkownika lub dodać nowe elementy do już istniejącej. Można w niej następnie edytować ich konkretny zakres (odczytywanie, wstawianie, modyfikowanie, usuwanie), a także je dodawać lub usuwać. W poniższej instrukcji prezentujemy, jak korzystać z tego narzędzia.
Rozpoczynamy od dodania nowego zestawu uprawnień. W tym celu przechodzimy do okna Permission Sets i klikamy New.
Następnie wybieramy Permissions.
W nowym oknie klikamy Start i potwierdzamy.
Teraz rozpoczyna się nagrywanie, podczas trwania tego procesu nie można zamykać okna Permissions. Przechodzimy do odpowiednich stron i wykonujemy czynności, do których użytkownik ma mieć dostęp – dodajemy nowe elementy, modyfikujemy je i usuwamy. Po zakończeniu tej części zatrzymujemy nagrywanie przyciskiem Stop. Tak prezentuje się lista z uprawnieniami.
Możemy teraz je modyfikować, dodać nowe lub zwiększyć ich zakres, dodając Yes w odpowiedniej kolumnie. Warto pamiętać o opcji Add Read Permission to Related Tables. Włączenie jej spowoduje, że system sam doda nam do listy tabele powiązane z włączoną możliwością odczytu.
W oknie User Card możemy teraz przypisać utworzony wcześniej zestaw uprawnień do konkretnego użytkownika.
Można śmiało stwierdzić, że funkcjonalność nagrywania ustawień jest niezbędna do pracy – chociaż te same efekty można osiągnąć, wprowadzając odpowiednie informacje ręcznie, to pozwala jednak znacznie oszczędzić czas i uniknąć tego żmudnego procesu. Mamy nadzieję, że ten krótki poradnik ułatwi pracę i pozwoli zminimalizować ryzyko występowania błędów.
Jeśli masz więcej pytań związanych z tym tematem lub potrzebujesz pomocy z inną funkcjonalnością Business Central – skontaktuj się z nami. Nasi konsultanci nie tylko postarają się rozwiać Twoje wątpliwości, ale też mogą wdrożyć nasze własne autorskie rozwiązania lub inne automatyzacje, które zoptymalizują codzienną pracę w Twojej firmie.