Jedną z największych, a jednocześnie często niewykorzystanych zalet systemu Microsoft Dynamics NAV, jest łatwość integracji z innymi aplikacjami, szczególnie tymi wydawanymi przez Microsoft. Wielu użytkowników wykorzystuje narzędzia Office, takie jak Excel czy Word podczas pracy z Dynamics NAV. Jednak zapewne niewielu użytkowników wie, jak bardzo można poszerzyć możliwości systemu, wykorzystując Microsoft OneNote.
OneNote jest narzędziem, które pomaga użytkownikowi w robieniu krótkich notatek. Wykorzystanie go do pracy z Dynamics NAV sprawia, że staje się bardzo użytecznym narzędziem, zarówno do przechwytywania komentarzy, jak i plików dotyczących np. zapasów. Sprawdza się również idealnie podczas tworzenia instrukcji dla użytkowników poszczególnych części systemu.
Dlaczego warto korzystać z integracji OneNote z Microsoft Dynamics NAV?
Dynamics NAV daje nam ogromne możliwości w rozwiązaniach ERP, jednak nawet jego najwięksi zwolennicy zgodzą się, że brak mu wygodnych narzędzi do zarządzania dokumentami. Często słyszę głosy, że obsługa komentarzy oraz notatek jest niewystarczająca. O ile problem ten nie jest znaczący dla producentów, to dla użytkowników końcowych jest to niewątpliwie znaczne utrudnienie. Idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest zintegrowanie naszego Dynamics NAV z OneNote.
Wykorzystanie OneNote pozwala na tworzenie dowolnie zdefiniowanych notatek. Umożliwia także przeszukiwanie ich zawartości po słowach kluczowych, co znacznie podnosi efektywność pracy. Natomiast praca w chmurze znacznie usprawnia pracę zespołową i pozwala zaoszczędzić miejsce na serwerze. W systemie OneNote nie musimy się również martwić, że nasze notatki przepadną w wyniku problemów ze sprzętem lub awarii, a nawet w przypadku niezapisania pracy. Program ten automatycznie zapisuje wszystkie wprowadzone zmiany i umożliwia powrót do poprzednich wersji, tym samym zabezpieczając efekty naszej pracy.
Jak wygląda integracja Dynamics NAV z OneNote?
Wszystkie wersje NAV, począwszy od NAV 2013, posiadają wbudowany przycisk integracji, dostępny we wstążce nawigacyjnej z każdego poziomu systemu pod przyciskiem OneNote.
Notatki związane z aktualnie otwartą stroną są dostępne również z poziomu pomocy w menu systemu. Przejście do zdefiniowanych notatek umożliwia również skrót klawiszowy (Ctrl + Shift + F1).
Teraz, kiedy wiemy już jak korzystać z OneNote w naszym systemie Dynamis NAV, możemy przejść do tworzenia dowolnych notatek. Przycisk OneNote tworzy nowy obszar notatki, całkowicie edytowalny.
Do notatki możemy wprowadzać nowe opisy, dodawać zdjęcia, nagrania, pliki audio.
Dodatkowo program OneNote daje nam dostęp do wewnętrznego narzędzia ‘Wycinek ekranu’, który pozwala na dodanie do notatki dowolnego fragmentu z aktualnie obsługiwanego ekranu. Następnie mamy możliwość przesłania go do wybranej przez nas notatki.
OneNote pozwala na tworzenie notatek do poszczególnych rekordów lub strony w Dynamics NAV, a następnie na dostosowywanie ich w dowolny sposób. Z poziomu wyboru lokalizacji widzimy strukturę aktualnie tworzonych notatek.
Niewątpliwą zaletą, która dodatkowo zwiększa satysfakcję użytkownika podczas jednoczesnego korzystania z Dynamics NAV i OneNote jest intuicyjność. Obszar wyświetlania notatki w OneNote zawsze dostosowuje się do wielkości okna NAV.
Następnie podczas otwierania różnych stron lub przewijania rekordów strony na liście, notatki OneNote odświeżane są automatycznie, wyświetlając notatkę dla aktualnie wybranego rekordu:
Kolejną wartą uwagi zaletą integracji jest możliwość wykorzystania metody ‘Przeciągnij i upuść’. W ten sposób możemy uzupełniać notatki praktycznie wszystkim, czym tylko chcemy. Dzięki temu notatki mogą być jeszcze bardziej spersonalizowane i wyjątkowo użyteczne.
System daje nam jednocześnie możliwość wyboru sposobu zamieszczenia dodawanego pliku, poprzez dodanie łącza, wstawienie arkusza czy też wykresu lub tabeli.
W ten sposób możemy dodać odnośniki do plików, lub przenieść całą ich zawartość do obszaru notatki.
Warto również zwrócić uwagę na sposób archiwizacji notatek na serwerze. Dynamics NAV tworzy jeden plik programu OneNote dla jednego typu rekordu w określonych folderach.
Pliki mogą zostać umieszczone zarówno na dysku lokalnym, jak i w lokalizacjach OneDrive czy SharePoint, umożliwiając tym samych dostęp do notatek dowolnym użytkownikom.
Zdefiniowanie uprawnień notatek dla poszczególnych ról użytkowników, pozwala na ich efektywne zarządzanie.
Czy notatki możemy edytować jedynie podczas korzystania z Dynamics NAV?
Oczywiście, że nie! Notatki mogą być przeglądane i edytowane w każdym momencie, wykorzystując pełną funkcjonalność, jaką daje nam program Microsoft OneNote. Notatki umieszczone w chmurze mogą być dodatkowo obsługiwane przez wszystkich użytkowników, którym zostały one udostępnione. Nawigacja oraz edycja notatek jest bardzo intuicyjna, a wszelkie zmiany zostają automatycznie przeniesione do Dynamics NAV.
Warto również zauważyć, że wykorzystanie integracji z OneNote znacznie ułatwia wdrożenie MS Dynamics NAV w nowej firmie. W ten sposób możemy w ułatwić użytkownikom stawianie pierwszych kroków w systemie, stosując dowolnie zdefiniowane notatki czy też ułatwić pracę bardziej zaawansowanym użytkownikom – zamieszczając komentarze czy też pliki odnoszące się do poszczególnych zapisów.
Autor: Paweł Mazurkiewicz
