Czy system ERP może być trudny w obsłudze?
Tylko wtedy, gdy nie rozumiemy działania systemu.
Dlatego przypomnimy sobie kwestie związane z podstawowym działaniem Business Central, czyli rozpocznijmy od tamatu grup księgowych. Czy wszyscy wiedzą dlaczego ich poprawne ustawienie jest takie ważne?
Sercem Buiness Central jest niewątpliwie plan kont. Jego ustawienie jest po prostu najważniejsze, gdyż bez odpowiedniego ustawienia kont, nie tylko nie wykorzystamy możliwości programu, ale i możemy wygenerować błędne dane.
Każdy plan kont składa się z kont syntetycznych oraz analitycznych, z czego te drugie tworzone są na potrzeby danej firmy.
W Business Central każde konto posiada swoją kartotekę. Jej uzupełnienie zajmie chwilę, a poświęcając raz na to czas, wykluczamy błędy oraz w ostateczności zaoszczędzamy niezliczone godziny na analizy.
Karta konta zawiera kluczowe pola jakie należy uzupełnić, aby w pełni korzystać z systemu. Musimy określić, czy konto jest bilansowe, czy wynikowe oraz czy możemy na nim bezpośrednio księgować. Następnie pojawiają się także pola odnośnie Grup księgowych.
Wróćmy jeszcze na chwilę, do wyjaśnienia zagadnień związanych z grupami. Co to jest i do czego są potrzebne?
Specjalne grupy księgowe to:
-Grupa księgowa nabywcy
-Grupa księgowa dostawcy
-Grupa księgowa zapasów
-Grupa księgowa konta bankowego
-Grupa księgowa środków trwałych
-Grupy księgowe zleceń
W aplikacji każda z wymienionych grup posiada swoje ustawienia. Oznacza to, że możemy dla każdej grupy stworzyć kategorie oraz wskazać odpowiednie konta z planu kont, na jakie zostanie wykonane księgowanie.
Ponieważ grup jest wiele opiszę schemat działania na jednej przykładowej grupie.
Grupa księgowa nabywcy:
W każdej księdze musimy na początku zdefiniować kategorie danej grupy. W przypadku nabywców możemy ich podzielić dowolnie, jednak najczęściej używany jest podział na nabywców krajowych, unijnych i zagranicznych:
Dla stworzonych grup nabywców wskazujemy konto bilansowe rozrachunku. << pozostałe konta są wymagane w odpowiednich obszarach aplikacji>> Te dwa ustawienia, czyli wskazanie kodu oraz wskazanie konta jest ustawieniem podstawowym.
Mam zatem grupy nabywców i wskazałam konta. Jednak co dalej?
Jak sprawić, aby dana faktura została zaksięgowana na wskazane w ustawieniach konto?
W obszarze aplikacji są miejsca gdzie wskazujemy konkretne grupy. Widzieliśmy to powyżej na kartotece planu kont. Jest też kartoteka danego nabywcy, gdzie wskazujemy grupy jakie są z nim powiązane. Wskazana na nabywcy odpowiednia grupa sprawi, że wybierając dla faktury sprzedaży nabywcę, kwota brutto zostanie zaksięgowana automatycznie na wskazane konto w ustawieniach grup księgowych nabywcy.
Główne grupy księgowe
Podstawowym zadaniem głównych grup księgowych jest zidentyfikowanie kont rachunku wyników dla każdej księgi pomocniczej.
W tabeli poniżej przedstawiono dwa typy głównych grup księgowych.
Główne gospodarcze grupy księgowe są przypisywane na kartotece dostawców, nabywców i konta K/G, natomiast Główna towarowa grupa księgowa znajduje się na kartotece: zapasu, zasobu konta K/G, stanowisk roboczych, gniazd roboczych i kosztów dodatkowych.
Tak samo jak w przypadku specjalnych grup księgowych, należy również utworzyć Główne grupy księgowe. Główne gospodarcze grupy księgowe możemy stworzyć np. ze względu na obszar geograficzny.
Główną towarową grupę księgową możemy podzielić zgodnie z np. kategoriami zapasów jakie sprzedajemy lub kupujemy.
Mamy zdefiniowane gospodarcze i towarowe grupy księgowe. Jednak jak z nich korzystać w Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Do tego potrzebne nam są Główne ustawienia księgowania. Matryca ta pozwala nam podać konta dla:
- sprzedaży i zakupów;
- faktur korygujących sprzedaży i zakupu;
- przedpłat sprzedaży i zakupu;
- rabatów faktur i rabatów terminowych sprzedaży i zakupu;
- kosztu własnego sprzedanych towarów i korekty zapasów magazynowych;
- naliczonego kosztu bezpośredniego i naliczonych narzutów;
- odchyleń zakupu.
W momencie, gdy w systemie wykorzystana zostanie dana kombinacja gospodarczej i towarowej grupy księgowej VAT, wtedy zostaną wykorzystane konta dla tej właśnie kombinacji.
Jednak nadal nie jest to jasne, prawda?
Dlatego posłużę się przykładem.
Sprzedajemy zapas. Sprzedajemy go do Unii Europejskiej dla nabywcy z Niemiec. Nabywca ten ma, na swojej kartotece wskazaną przez nas Główną gospodarczą grupę księgową EU, oraz grupę księgową nabywcy EU. Zapas jaki sprzedajemy ma ustawioną na kartotece towarową grupę księgową Goods.
Jak te ustawienia pomogą mi w czasie księgowania faktury?
Nabywca:
Zapas:
Księgując fakturę wybieramy odpowiedniego nabywcę oraz zapas:
I tak podając zaledwie numer nabywcy, następnie wybierając typ Zapas oraz konkretny numer zapasu, dzięki odpowiednim ustawieniom w systemie, konta na jakie zostanie zaksięgowana faktura wybierają się automatycznie.
Pozostała nam ostatnia grupa, a mianowicie Grupa księgowa VAT.
Dzięki grupom księgowym VAT sposób obliczania i księgowania podatku VAT definiowany jest według:
- nabywców i dostawców;
- zapasów i zasobów.
Gospodarcze grupy księgowe VAT oczywiście zależą od przepisów. My rekomendujemy pięć gospodarczych grup księgowych VAT:
- krajowa
- sprzedaż UE
- zakup UE
- eksport
- import
Gospodarcze grupy księgowe VAT podajemy na kartotece nabywcy, dostawcy oraz koncie K/G.
Towarowe grupy księgowe VAT określają sposób obliczania i księgowania podatku VAT. Podczas definiowania towarowych grup księgowych VAT należy określić liczbę potrzebnych grup, na podstawie sposobu opodatkowania zapasów i zasobów.
Za pomocą ustawień księgowych VAT tworzymy odpowiednie kombinacje gospodarczej i towarowej grupy księgowej VAT. Dla danej kombinacji wskazujemy % VAT jaki się ma dla niej naliczać, typ naliczania VAT (normalnie czy w formie odwrotnego obciążenia) oraz wskazujemy konta dla VAT należnego i naliczonego. Oprócz ustawień księgowania VAT dla danej kombinacji gospodarczej i towarowej grupy księgowej, przypisujemy także miejsce w JPK do jakiego wpadnie zaksięgowana faktura.
Jak to działa? Kolejny raz przedstawię to na przykładzie.
Sprzedaję towar do nabywcy krajowego. Nabywca na kartotece ma ustawioną: Główną gospodarczą grupę księgową ,Grupę księgową dostawcy oraz Gospodarczą grupę księgową VAT jako Domestic. Zapas wybierzemy jak powyżej z towarową grupą księgową Goods. Na kartotece zapasu ustawiona jest również towarowa grupa księgowa VAT VAT23%.
Dzięki ustawieniu wszystkich grup księgowych i wskazaniu ich na kartotekach, fakturę uzupełniamy z minimalną koniecznością uzupełniania pól:
Wystarczy wybrać numer nabywcy oraz numer zapasu, a dzięki ustawieniom reszta "zrobi się sama", bez naszych dodatkowych działań.
Mam nadzieję, że po tych przykładach Grupy księgowe nie stanowią tajemnicy.
A czas poświęcony na właściwe ustawienia wykonane przed rozpoczęciem pracy z systemem, pozwolą zaoszczędzić sporo czasu podczas wykonywania codziennych działań.
Dominika Młynarska
Specjalista i konsultant ERP