Automatyzacja przeróżnych procesów to dziś standard w nowoczesnych organizacjach. Pozwala ona zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze, a przy okazji znacznie ogranicza występowanie kosztownych błędów. To wszystko jest oczywiście możliwe dzięki najnowszym technologiom – jak właśnie system ERP.
Na czym polega jego działanie? I jakie obszary w Twojej organizacji możesz zautomatyzować za jego pomocą? Wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.
Spis treści:
- Workflow w organizacji. System ERP to poprawa wydajności i automatyzacja zadań
- Jakie zalety ma automatyzacja biznesu i wewnętrznych procesów?
- Jakie obszary wewnątrz organizacji podlegają automatyzacji?
- ERP to integracja wszystkich obszarów przedsiębiorstwa
Workflow w organizacji. System ERP to poprawa wydajności i automatyzacja zadań
System ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) to oprogramowanie, które umożliwia zarządzanie zdecydowaną większością procesów w firmach. Gromadzi w jednym miejscu dane ze wszystkich działów, co prowadzi do zwiększenia efektywności ich pracy. Umożliwia także automatyzację wielu czynności, poprawiając przy tym produktywność pracowników.
Wdrożenie oprogramowania ERP to w praktyce zwiększona kontrola nad finansami, dokumentami sprzedażowymi, produkcją, wszelkimi kosztami oraz magazynem.
Oczywiście wraz z rozwojem biznesu wymagania wobec systemu rosną – jego możliwości są jednak równie zaawansowane. Im wcześniej wdrożysz ERP, tym łatwiej będzie Ci rozwijać swój biznes, korzystając z kolejnych funkcji narzędzia.
Jakie zalety ma automatyzacja biznesu i wewnętrznych procesów?
Wykorzystywanie archaicznych oprogramowań czy realizowanie wielu powtarzalnych procesów ręcznie generuje dla Twojej firmy liczne straty. Mowa tu o przeróżnych czynnościach administracyjnych, a także tych związanych z produkcją, logistyką czy sprzedażą i marketingiem.
Rozwiązaniem jest automatyzacja. Jej wprowadzenie oznacza dla Twojego biznesu liczne korzyści. Oto niektóre z nich!
- Oszczędność czasu.
- Oszczędność pieniędzy.
- Eliminacja ludzkich błędów
- Wzrost produktywności pracowników, którzy zyskują czas na realizację bardziej kreatywnych i rozwijających zadań.
- Zwiększenie bezpieczeństwa danych.
- Gwarancja zachowania stałej jakości realizowanych zadań.
- Przyspieszone podejmowanie decyzji.
Jakie obszary wewnątrz organizacji podlegają automatyzacji?
Współczesne technologie pozwalają na automatyzację coraz większej liczby aspektów pracy poszczególnych działów. Na jakie funkcje systemów ERP warto zwrócić szczególną uwagę?
Marketing i ofertowanie
Dzięki systemom ERP gromadzisz wszystkie dane na temat klientów w jednym miejscu. Pozwala to na prowadzenie spersonalizowanych działań marketingowych i sprzedażowych.
Oferują one także automatyzację i następujące rozwiązania w tym zakresie:
- automatyczne tworzenie statystyk na podstawie danych,
- automatyczne fakturowanie i wysyłka dokumentów (np. umów czy ofert),
- możliwość szacowania czasu realizacji zamówienia,
- precyzyjny pomiar efektywności działań.
Obsługa klienta i zdarzeń serwisowych
Klienci narzekają na długi czas obsługi? A może pracownicy mają trudności z rozwiązywaniem ich problemów? Automatyzacja wzniesie obsługę klienta w Twojej firmie na wyższy poziom, znacznie skracając jej czas i podnosząc jakość.
Stanie się tak między innymi dzięki następującym funkcjom:
- automatyczne fakturowanie umów i zleceń serwisowych,
- automatyczne generowanie powiadomień o statusie realizacji zlecenia serwisowego,
- elektroniczny obieg dokumentów,
- zautomatyzowane zarządzanie cenami usług serwisowych na podstawie danych.
Zarządzanie produkcją
W produkcji kluczowe są kompletne dane o każdym zachodzącym procesie i narzędzia, które umożliwiają ich skuteczne planowanie i optymalizację. To wszystko zapewnia Ci system ERP, który dodatkowo automatyzuje wiele powtarzalnych zadań.
Wdrażając tego typu oprogramowanie, zyskasz następujące możliwości:
- zdefiniowanie wersji struktur wyrobów i marszrut, a także pełna parametryzacja i konfiguracja zasobów,
- planowanie i automatyzacja części procesów,
- wykorzystanie metody just-in-time,
- prognozowanie zapotrzebowania,
- dostęp do pełnych statystyk dotyczących wydajności, efektywności i obłożenia poszczególnych elementów produkcji.
Zarządzanie magazynem
Inwestycja w system ERP oznacza w praktyce zwiększenie wydajności pracy magazynu. Dzieje się tak przede wszystkim ze względu na optymalizację powierzchni magazynowej i ograniczenie kosztów związanych z relokacją towarów.
W zakresie automatyzacji procesów magazynowych systemy ERP dają dostęp do następujących funkcji:
- zautomatyzowane zarządzanie zapasami,
- automatyczna selekcja towarów szybkorotujących,
- automatyzacja alokacji zapasów między lokalizacjami,
- zautomatyzowany system kodów kreskowych,
- automatyczna zmiana stanów magazynowych w sklepie czy na stronie internetowej.
Księgowość i płace
Kolejnym obszarem, który automatyzuje system ERP, są kadry i płace. Absolutnie podstawowa funkcja każdego tego typu oprogramowania to cyfrowy obieg dokumentów, zarządzanie czasem pracy czy wypłatami i składkami.
Możliwości, zwłaszcza tych w zakresie automatyzacji, jest jednak znacznie więcej. To na przykład:
- automatyczna obsługa rachunków bankowych,
- funkcja sugerowania płatności,
- automatyzacja rozliczania należności i zobowiązań, zlecania przelewów i ich księgowania,
- automatyczne naliczanie i księgowanie różnic kursowych,
- definiowanie dowolnych składników wynagrodzenia,
- pełna automatyzacja przy współpracy z programem Płatnik.
Warto pamiętać, by wybrać system ERP, który jest na bieżąco dostosowywany do zmian w przepisach. Takie oprogramowanie to np. MS Dynamics 365 Business Central.
Raportowanie i gromadzenie danych
System ERP to potężna baza danych. Dzięki jego wdrożeniu w jednym miejscu znajdują się wszystkie kluczowe informacje na temat Twojego przedsiębiorstwa. Oprogramowanie daje Ci dostęp do przejrzystych raportów i obiektywnych statystyk, które umożliwiają podejmowanie trafnych decyzji biznesowych, a co za tym idzie – rozwój Twojego biznesu.
ERP to integracja wszystkich obszarów przedsiębiorstwa
Żadna nowoczesna firma nie wykorzystuje w zarządzaniu wyłącznie notesów i długopisów. Korzystanie z możliwości nowych technologii jest konieczne, aby utrzymać pozycję na rynku i wyprzedzić konkurencję.
Problem w tym, że niektóre przedsiębiorstwa korzystają ze zbyt wielu narzędzi. Być może Ty też używasz jednego programu do sprzedaży, drugiego do obsługi magazynu, osobnego do finansów i kadr i jeszcze innego do obsługi klienta?
Dzięki systemowi ERP możesz zintegrować je wszystkie w jednym miejscu – co pozwoli Ci maksymalnie wykorzystać potencjał danych z każdego z tych obszarów i zwiększyć ich efektywność. Gdy dodasz do tego automatyzację, możesz spodziewać się jeszcze lepszych rezultatów!