System sprzedażowy bardzo ułatwia pracę i pozwala uniknąć chaosu w codziennym natłoku informacji. Nie zawsze jednak domyślne ustawienia odpowiadają naszym potrzebom i możemy chcieć coś dostosować. Każda firma ma trochę inną specyfikę działania i może korzystać z odmiennych danych. Na szczęście narzędzia Microsoft umożliwiają nam dopasowanie systemu do naszych wymagań bez zaangażowania profesjonalnych programistów, dając możliwość dodawania i modyfikowania pól i formularzy za pomocą Power Apps.
Jakie pola możemy chcieć dodać? To już zależy od rodzaju naszej działalności. Może to być np. branża czy NIP klienta lub kolor i materiał wykonania zapasu. Możliwości są w zasadzie nieograniczone. Poniższa instrukcja krótko przedstawia, jak w prosty sposób dostosować formularz do własnych potrzeb.
Będąc w systemie Microsoft Dynamics 365, musimy przejść do Ustawień zaawansowanych. Wybieramy Ustawienia, Dostosowania i Rozwiązania.
Z listy wybieramy rozwiązanie, na którym chcemy działać lub tworzymy nowe.
Po lewej widzimy różne Składniki, np. Encje. Mogą to być Adres e-mail, Cennik, Klienci, Faktura i inne. Są one wszystkie również wyświetlane w Microsoft Dynamics 365 jako kategorie.
Dodawanie pól
Na encjach możemy dodawać różne pola i modyfikować formularze. Przedstawimy to na podstawie formularza klienta.
Wybieramy Klienci, Pola i dodajemy nowe. W nowym oknie uzupełniamy wszystkie niezbędne pola z gwiazdką:
- Wyświetlana nazwa.
- Nazwa – automatycznie się uzupełni i zostanie dodany przedrostek new_.
- Wymagania dotyczące pola:
- Opcjonalny,
- Pole zalecane – niekonieczne do uzupełnienia, ale pojawia się przy nim dodatkowy symbol +,
- Pole wymagane – konieczne do uzupełnienia, bez tego nie będzie możliwości zapisania zmian.
- Typ danych – wybieramy, jakie pole chcemy utworzyć, może to być np. pole tekstowe, pole wyboru wielokrotnego czy pole liczbowe.
- Typ pola – Uproszczony/Obliczane/Zestawienie (w przypadku wyboru drugiej lub trzeciej opcji, możemy kliknąć Edytuj i zdefiniować, co ma zostać wyświetlane).
Przykład pola z Typem pola – Zestawienie, wyświetlającego szanse sprzedaży.
Po wskazaniu Typu danych mogą pojawić nam się dodatkowe opcje, np. w przypadku wyboru wielokrotnego lub zestawu opcji, zostaniemy poproszeni o uzupełnienie Etykiety (nazwy) i Wartości (zostaną nadane automatycznie), które stanowić będą elementy listy.
Zapisujemy, klikając ikonkę dyskietki z górnego paska.
Tworzenie pola może zająć kilka chwil. Teraz na liście wyświetla się nowo utworzone pole.
W celu dodania go do Microsoft Dynamics 365 przechodzimy do zakładki Formularze. Wybieramy z listy pozycję Klient.
W nowym oknie pojawia się formularz klienta w Microsoft Dynamics 365. Możemy teraz dodać nasze pole z Eksploratora pól. Aby upewnić się, że nie zostało już wcześniej uwzględnione i aby go nie powielać w formularzu, warto zaznaczyć opcję Wyświetlaj tylko nieużywane pola. Znajdujemy to, które chcemy dołożyć i przeciągamy w odpowiednie miejsce formularza. Zapisujemy zmiany i klikamy Opublikuj, aby je wprowadzić w Microsoft Dynamics 365.
Możemy również utworzyć nową kartę lub sekcję z jedną, dwoma lub trzema kolumnami. Mamy opcję zmiany ich nazwy i dodania do nich odpowiednich pól, w podobny sposób co opisany powyżej.
Przechodzimy do Microsoft Dynamics 365, gdzie na kartach klientów widzimy już wprowadzone zmiany – dodane pola i kartę.
Usuwanie pól
Usunięcie zbędnego pola jest równie proste. Wchodzimy na wybrany formularz, wybieramy to do usunięcia i klikamy z górnej wstążki Usuń. Pamiętamy, aby zapisać i opublikować zmiany. Po odświeżeniu system wyświetla zaktualizowany wygląd w systemie Microsoft Dynamics 365.
Power Apps oferuje funkcje, jakich nie znajdziemy w wielu innych systemach. Mając opcję samodzielnej zmiany pól formularza, możemy całkowicie dostosować go do bieżących potrzeb, a gdy te ulegną zmianie, usunąć lub dodać nowe. Dzięki tej indywidualizacji mamy pewność, że żadne istotne dane nie zostaną pominięte.
Mamy nadzieję, że ta krótka instrukcja w wystarczający sposób objaśniła korzystanie z tej funkcjonalności, jeśli jednak pojawią się jeszcze jakieś pytania, zapraszamy do kontaktu z nami. Możemy zaproponować nie tylko rozwianie wątpliwości i wyjaśnienie trudniejszych kwestii, ale też sugestie dodatkowych rozwiązań, które pomogą Ci rozwinąć swój biznes i usprawnić pracę. W końcu do tego właśnie służą systemy Microsoft Dynamics 365 i ERP, a my w tych kwestiach jesteśmy ekspertami!
Katarzyna Nowak
Power BI Consultant