Kategoria: Bez kategorii

 

Ty też nie możesz doczekać się ponownej pracy z innymi na żywo? Rozwiązania, których używasz do pracy online nie są dla Ciebie wystarczające? Nie ważne, czy odpowiedziałeś twierdząco, firma Microsoft stale pracuje nad rozwiązaniami dotyczącymi ulepszenia pracy hybrydowej. Ważne jest, aby zostały znalezione nowe sposoby połączenia się niezależnie od miejsca pobytu (biuro, dom, podróż). Firma Microsoft uważa, że przyszłością jest właśnie praca hybrydowa i aby osiągnąć w niej sukces należy przekształcić organizację wprowadzając nowe modele operacyjne.

 

Nowa, hybrydowa, naturalna rzeczywistość

 Odkąd COVID-19 zmusił nas do zamknięcia biur i pracy z domu, usługa Microsoft Teams , łączyła w sobie czat, połącznia telefoniczne, spotkania oraz automatyzację procesów biznesowych. Firma Microsoft wstępując w hybrydową rzeczywistość stara się opracować nowe środowisko w usłudze Teams, aby każdy „został usłyszany”, czyli by osoby, które nie mogą być w danej chwili w sali konferencyjnej mogły w równym stopniu uczestniczyć w spotkaniu wraz z osobami obecnymi w sali.

Podczas epidemii zostało zauważone, że praca zdalna działa niekorzystnie na nasze zdrowie. Jesteśmy zmęczeni ciągłymi spotkaniami w wirtualnej rzeczywistości i przeciążeniem cyfrowym, nie umiemy skutecznie oddzielić pracy z domu od prywatnych zajęć, a nasze samopoczucie nie jest dobre. Z pomocą przychodzi firma Microsoft, która wprowadziła Microsoft Viva czyli zintegrowaną platformę środowiska pracownika do usługi Teams, w której pracownicy mogą znaleźć sposób na kontrole swojego czasu pracy.

 

Ochrona czasu i dbanie o dobre samopoczucie

W odpowiedzi na zwiększony stres, trudności ze skupieniem w pracy zdalnej, firma Microsoft postanowiła wesprzeć użytkowników prezentując rozwiązanie Headspace w aplikacji Viva usługi Teams. Może ona pomóc poprawić kondycję i zmniejszyć stres. Relaks, wyznaczenie godzin pracy, czy też świadome rozpoczęcie dnia to efekty, które uda Ci się uzyskać między innymi dzięki zestawowi medytacji z przewodnikiem, czy ćwiczeniom świadomości. Do tego czasomierze czy czas wyciszenia, by wspomóc równowagę i ochronę czasu prywatnego.

 

Uczestnictwo na równych, elastycznych zasadach — w domu, w biurze i w podróży

Nowym ulepszeniem hybrydowych środowisk spotkań w aplikacji Rooms usługi Microsoft Teams będzie nowy układ pomieszczenia z galerią wideo na dole, dzięki temu uczestnicy w sali będą mieć lepszy kontakt z tymi zdalnymi i każdy będzie czuł, że ma swoje miejsce przy stole. Aby każdy mógł aktywnie uczestniczyć w spotkaniu zawartość okna będzie otoczona planem spotkania, zadaniami oraz notatkami. Osoby w sali konferencyjnej będą miały dostęp do czatu i będą mogły w nim odpowiadać na komentarze.

W rozwiązaniu Rooms znajdzie się też powiększony obszar wideo oraz dostępne będą nowe układy, aby obrazy zdalnych uczestników były większe i bardziej realistyczne. Co więcej, dostępnych będzie więcej funkcji z klasycznej aplikacji takich jak dynamiczne reakcje, wyróżnianie, do tego przypięcie wiadomości czatu, strumieni wideo oraz odpowiadanie na określoną wiadomość, co pozwala zachować kontekst rozmowy. Automatyczne dodawanie notatek, planu i zadań ze spotkań na nowej stronie głównej programu OneNote to wisienka na torcie.

Firmy Jabra, Logitech, Poly oraz Neat, używają zaawansowanej technologii kamer, aby każda osoba w pomieszczeniu była dobrze widoczna podczas spotkań online. Od teraz dostępne są Inteligentne głośniki Teams od firm EPOS i Yealink, które zostały zaprojektowane specjalnie Teams Rooms. Rozpoznają głos mówiącej i tworzą automatyczne notatki, aby inni mogli skupić się na konwersacji, osoby nieobecne zaś mogą zaznajomić się z zapisem w późniejszym terminie.

Na urządzenia Surface Hub także jest dostępne nowe środowisko Teams Rooms, które zawiera najpopularniejsze funkcje spotkań i kontrolek z wersji klasycznej takich jak zmodernizowaną scenę spotkania, tryb Razem oraz środowisko PowerPoint Live. Na jesieni ma być też dostępne środowisko Microsoft Whiteboars na urządzeniach Surface Hub, aby wszyscy mogli rysować i pisać na tej samej cyfrowej kanwie.

W aplikacji Whiteboard też utworzone zostało nowe środowisko, które umożliwia uczestnikom zdalnym łatwe prowadzenie sesji tablicowych, w których szybciej można opracować pomysły i śledzić zawartość dodawaną przesz współtwórców. „Burza mózgów”, od dziś jest możliwa nie tylko w spotkaniach na żywo.

Aby spotkanie hybrydowe było efektywne i każdy mógł prezentować i odbierać prezentację w sposób atrakcyjny, usługa PowerPoint Live także otrzymała nowe funkcje. Między innymi tłumaczenie slajdów, by każdy mógł wyświetlić prezentację w wybranym języku. Środowisko pisma odręcznego pozwala na robienie notatek na slajdach podczas prezentacji, a wskaźnik laserowy umożliwia zwrócenie uwagi na najważniejsze zagadnienia. Te najnowsze funkcje są także dostępne w aplikacji mobilnej Teams.

Elastyczne składniki można także wykorzystywać w aplikacji Outlook — w poczcie e-mail i kalendarzu — co ułatwia zarządzanie czasem, planem, notatkami i zadaniami w aplikacjach.

Źródło: https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/blog/2021/06/17/new-hybrid-work-innovations-in-microsoft-teams-rooms-fluid-and-microsoft-viva/

RapidStart to narzędzie w systemie Microsoft Dynamics , które umożliwia użytkownikom:

• wyodrębnianie danych z bazy,
• importowanie danych do NAV
• aktualizowanie istniejących danych w NAV

Szczególnie przydatny jest przy wdrażaniu oprogramowania Microsoft, gdzie pokazuje pełnię swoich możliwości oraz prostotę działania. Użytkownik po wygenerowaniu w Microsoft Dynamics 365 Business Central odpowiedniej tabeli do arkusza Excel może skopiować do niej dane historyczne z poprzednich systemów ERP takie jak plan kont (obraz 1 i 2) zestawienie dostawców i klientów, materiały, zapasy, cenniki a także zapisy księgowe oraz bilans otwarcia. Tak przygotowany plik może być potem zaimportowany do systemu dosłownie kilkoma kliknięciami.

Ponadto system zweryfikuje dane i zgłosi wszelkie błędy przed zastosowaniem ich w bazie danych NAV. Narzędzie to znacznie ułatwia życie użytkownikom NAV, zwłaszcza gdy trzeba zaimportować do systemu dużą liczbę rekordów.

Na co dzień funkcjonalność RapidStart pomaga zautomatyzować i przyspieszyć aktualizację danych np. na kartotekach zapasów (obraz 3) materiałów, dostawców i odbiorców. Użytkownik może stworzyć własne layouty ułatwiające eksport edycję i późniejszy import danych.

Dla przykładu eksport tabeli towarów umożliwia edycję w programie excel wymiarów, wagi, objętości, przypisanych dostawców, opisów oraz wielu innych danych bez potrzeby otwierania poszczególnych kartotek w Microsoft Dynamics 365 Business Central.

RapidStart jako narzędzie w systemie Microsoft Dynamics znacznie ułatwia działanie. Automatyzuje, przyspiesza, weryfikuje i zgłasza błędy. Jest więc nieocenioną pomocą przy pracy na dużej ilości danych, kiedy łatwo o popełnienie błędów.

1. Pakiet e-commerce 

Pakiet e-commerce dotyczyć będzie firm, które prowadzą transgraniczną sprzedaż przez internet. Pakiet e-commerce ma za zadanie zrealizować trzy zasadnicze cele: 

- pierwszym z nich jest wprowadzenie bardziej sprawiedliwych zasad podatkowych, które zerwą z nierównym traktowaniem transakcji transgranicznych wewnątrz Unii oraz transakcji z państwami trzecimi, gdyż stawka podatku za każdym razem będzie naliczana zgodnie z zasadami kraju konsumenta.  

- drugim celem jest wdrożenie zasad, które uproszczą działalność e-sklepów dzięki koncepcji One Stop Shop. 

- po trzecie celem reformy jest walka z oszustwami związanymi z podatkiem VAT. 

Obecnie przedsiębiorstwa internetowe są zobowiązane do rejestracji dla celów podatku VAT w każdym kraju UE, w którym chciały rozpocząć sprzedaż. Wkrótce będą mogły elektronicznie deklarować i płacić podatek VAT od całej sprzedaży wewnątrzunijnej w swoim kraju, w swoim języku i w ramach jednej deklaracji kwartalnej. Podatek będzie można rozliczyć za pośrednictwem nowego punktu kompleksowej obsługi VAT, czyli One Stop Shop OSS. 

Z kolei Import One Stop Shop IOSS ułatwi pobieranie, deklarowanie i płatność podatku VAT sprzedawcom, którzy dostarczają towary spoza UE klientom w UE. Dzięki temu to nie klient będzie musiał płacić VAT od importu w momencie dostarczenia mu towaru, tylko przedsiębiorca zapłaci go bezpośrednio wybranym przez siebie organom podatkowym. 

2. Zmiany w JPK V7: 

• Faktury uproszczone  

Zmiana zasad ewidencjonowania paragonów z NIP do kwoty 450 zł, uznawanych za faktury uproszczone. Z projektowanych przepisów rozporządzenia MF wynika, że od 1 lipca obowiązkowe będzie wykazywanie faktur uproszczonych w sposób zbiorczy. Paragony uznawane za faktury uproszczone nie będą osobno wykazywane w JPK V7. Podlegać powinny ewidencjonowaniu na podstawie zbiorczego raportu okresowego z kasy rejestrującej, który podlega oznaczeniu “RO”. 

Wyłącznie faktury o wartości ponad 450 zł oraz faktury konsumenckie będą dokumentowane w JPK V7 osobno z oznaczeniem FP.  

• Oznaczenie ulgi na złe długi w VAT (art. 89a ust. 1 i 4) 

Plik w części ewidencyjnej po stronie sprzedawcy (dostawcy towarów i usług), który zdecyduje się skorzystać z ulgi na złe długi będzie musiał dodatkowo zawierać informację w odniesieniu do każdej faktury objętej ulgą: 

• termin płatności lub 
• datę dokonania zapłaty. 

Po stronie nabywcy, który zobowiązany jest do doliczenia VAT, nie ma obowiązku wykazywania tych informacji.  

• Dokument WEW zbiorczy na bilety za autostradę oraz za przewóz środkami komunikacji publicznej 

Po stronie sprzedaży nie będzie obowiązku dokumentowania każdej pojedynczej czynności w zakresie transakcji: 

• wynikających z faktur za przejazd autostradą płatną lub 
• wynikających z faktur za przejazd na dowolną odległość, wystawianych w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, pod warunkiem, że nie zostały ujęte w ewidencji poprzez raport okresowy z kasy fiskalnej, 
• nieudokumentowanych fakturami, 
• nieobjętych obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży w formie kasy fiskalnej. 

Transakcje takie wykazywane są w wysokościach zbiorczych w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku. Transakcja powinna być wówczas oznaczona symbolem WEW.  

• Brak oznaczenia MPP 

Oznaczenie MPP nie będzie występowało w części ewidencyjnej zarówno po stronie sprzedającego, jak i po stronie nabywcy zarówno w przypadku zastosowania podzielonej płatności dobrowolnie, jak i obowiązkowo.  Oznacza to, że nadal w przypadku sprzedaży obowiązkiem jest wystawienie faktury z opisem “metoda podzielonej płatności” dla transakcji powyżej 15.000 zł na towarach/usługach z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Sprzedawca poza oznaczeniem na fakturze nie musi (a nawet nie będzie miał takiej możliwości) tych transakcji opisywać procedurą MPP w pliku JPK. Podobnie takiej możliwości nie będzie miał nabywca.  

• Zmiana dla oznaczenia TP  

Oznaczenie TP przestanie być wymagane w przypadku powiązania nabywcy i dostawcy ze Skarbem Państwa lub jednostkami samorządu terytorialnego, lub ich związkami. W pozostałym zakresie powiązań pomiędzy wykonującym transakcję a nabywcą - istnieje obowiązek oznaczenia transakcji “TP” - niezależnie od wartości transakcji. 

• Zmiany w kodach GTU 

- Istotnie zmienią się poszczególne wyjaśnienia do oznaczeń GTU i procedur np. w przypadku napojów alkoholowych oznaczeniem GTU_01 będą objęte alkohole do spożycia, a nie perfumy czy płyny do spryskiwaczy samochodowych, na co wskazuje treść obecnej regulacji. Zmiany obejmą wszystkie kody GTU od 01 do 13.  

- Dokumenty RO (raporty okresowe z kasy fiskalnej oraz dokumenty wewnętrzne (WEW) nie mogą być oznaczane kodami GTU. Bez znaczenia jest, czy transakcja ta w całości czy w części dotyczy towarów lub usług oznaczonych kodami GTU. 

•  Likwidacja symboli „SW” i „EE”, wprowadzenia nowych oznaczeń „WSTO_EE” oraz „IED” 

- Procedura EE w pliku JPK_V7 

Oznaczenie EE występować będzie wyłącznie czasowo - pojawia się w części ewidencyjnej JPK na okres od lipca do grudnia 2021 r. (lub za III i IV kwartał). Stosowane jest ono do: wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. W rozliczeniu czerwca 2021 r., II kwartału i okresów wcześniejszych czynności te nie podlegały raportowaniu w części ewidencyjnej JPK V7 dla wszystkich tych czynności tym symbolem.  

- Od lipca 2021 r. oznaczenie SW przestaje obowiązywać. 

- Oznaczenie WSTO_EE obowiązywać będzie począwszy od stycznia 2022 r. i zastąpi czasowe oznaczenie EE. Dotyczyć będzie wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy, na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.  

- Oznaczenie IED dotyczy części ewidencyjnej pliku JPK. Jest to nowy symbol, który pojawił się w związku z obowiązywaniem pakietu e-commerce. Dotyczyć on będzie podatników dokonujących transakcji: 

• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) 
• innej niż WSTO dostawy towarów na rzecz osoby niebędącej podatnikiem. 

Najczęściej będzie dotyczyć to dostaw dokonywanych na terytorium państwa członkowskiego, również odpłatnych dostaw towarów na terytorium kraju.   

Oznaczenie IED będą musieli stosować podatnicy będący operatorami interfejsów elektronicznych, jak np.: sklepy online, którzy nie są zarejestrowani dla celów procedur szczególnych IOSS lub OSS w Polsce lub innym kraju członkowskim UE, dla których miejscem dostawy jest terytorium kraju. Dotyczy to też platform sprzedażowych, na których dokonywana jest sprzedaż towarów o niskiej wartości (do 150 euro, z krajów trzecich), które z dniem 1 lipca 2021 roku będą odpowiedzialne za pobranie podatku VAT, które nie korzystają z procedur szczególnych.  W przypadku wymienionych podmiotów zostało uznane, że operator sam dokonuje nabycia i sprzedaży towarów na obszarze Polski, dlatego oznaczenie IED ma służyć bardziej celom kontrolnym. 

 

 

CHANGES IN VAT FROM 01.07.2021 

1. E-commerce package

The e-commerce package will apply to companies that sell cross-border online. The e-commerce package aims to achieve three main objectives: 

- the first is the introduction of fairer tax rules that will break with the unequal treatment of cross-border transactions within the Union and transactions with third countries, as the tax rate will be charged each time in accordance with the rules of the consumer's country.  

- the second objective is to implement rules that will simplify the activities of e-shops thanks to the one stop shop concept. 

- thirdly, the aim of the reform is to combat VAT fraud. 

Currently, internet companies are required to register for VAT purposes in each EU country where they wanted to start selling. They will soon be able to electronically declare and pay VAT on all intra-EU sales in their own country, in their own language and in a single quarterly declaration. The tax can be settled through the new ONE STOP SHOP OSS. 

Import One Stop Shop IOSS, on the other hand, will make it easier to charge, declare and pay VAT to sellers who deliver goods from outside the EU to customers in the EU. As a result, it is not the customer who will have to pay VAT on the import when the goods are delivered to him, but the trader who pays it directly to the tax authorities of his choice. 

2. Changes in JPK V7: 

• Simplified invoices  

Change the rules for checking receipts from a Tax ID to $450, which are considered simplified invoices. It is clear from the proposed provisions of the MF Regulation that from 1 July it will be mandatory to show simplified invoices in an aggregated manner. Receipts considered simplified invoices will not be shown separately in JPK V7. They should be recorded on the basis of a summary interim report from the register, which is subject to the designation "RO". 

Only invoices worth more than PLN 450 and consumer invoices will be documented in JPK V7 separately with fp marking.  

• Indication of the relief for bad debts in VAT (Article 89 a (1) and (4)) 

A file in the registration part on the part of the seller (supplier of goods and services) who decides to take advantage of the relief for bad debts will have to additionally include information for each invoice covered by the discount: 

• due date or 
• the date of payment. 

The purchaser, who is required to add VAT, is not obliged to provide this information.  

•       ECW document for motorway tickets and for the carriage of public transport 

On the sales side, you will not be required to document each individual transaction activity: 

• resulting from toll motorway invoices or toll motorways 
• arising from toll invoices issued in the form of a single ticket by taxable persons entitled to provide passenger transport services: rolling stock, rolling stock, seagoing vessels, means of transport for inland and coastal transport, ferries, aircraft and helicopters, provided that they are not entered in the register by means of an interim report from the cash register, 
• undoubled invoices, 
• not covered by the obligation to keep sales records in the form of a cash register. 

Such transactions shall be shown in aggregate amounts broken down by tax rate and by tax-exempt sale. The transaction should then be marked with a WEW symbol. 

• No MPP designation 

The IRP designation will not be present in the registration part on both the seller's side and the buyer's side, both in the case of a split payment voluntarily and compulsorily.  This means that it is still mandatory for sales to issue an invoice with the description "split payment method" for transactions over PLN 15,000 on goods/services in Annex 15 to the VAT Act. In addition to the marking on the invoice, the seller does not need (or will not have the opportunity to) describe these transactions in the MPP procedure in the JPK file. Similarly, the buyer will not have this possibility.  

• Change for TP designation  

The designation TP will no longer be required if the buyer and supplier are associated with the State Treasury or local government units or their associations. For the remainth of the relationship between the executing transaction and the buyer - there is an obligation to mark the transaction "TP" - regardless of the value of the transaction. 

• Changes to GTU codes 

- The individual explanations for GTU markings and procedures will change significantly, e.g. in the case of alcoholic beverages, GTU_01 will cover drinking alcohols rather than perfumes or car washers, as indicated by the content of the current regulation. The changes will cover all GTU codes 01 through 13.  

-RO documents (periodic reports from the cash register and internal documents (ECI) cannot be marked with GTU codes. It is irrelevant whether that transaction relates in whole or in part to goods or services covered by GTU codes. 

• Elimination of the symbols "SW" and "EE", the introduction of new designations "WSTO_EE" and "IED" 

- EE procedure in the JPK_V7 

The EE designation will be only temporarily present in the JPK's registration part for the period July to December 2021 (or for the third and fourth quarters). It shall apply to: intra-Community distance selling of goods which, at the time of commencement of their dispatch or transport, are located in the national territory and the provision of telecommunications, broadcasting and electronic services as referred to in Article 28k of the Law of 11 March 2004 on the tax on goods and services, to non-taxable entities established, habitually resident or habitually resident in the territory of a Member State other than the territory of the territory of the aju. In the june 2021, Q2 and prior periods, these activities were not reported in the JPK V7 registration part for all these activities with this symbol.  

- From July 2021, the SW designation ceases to apply. 

- The WSTO_EE will apply from January 2022 and will replace the temporary EE designation. It will concern the intra-Community distance selling of goods which are within the national territory at the time of commencement of dispatch or transport and the provision of telecommunications, broadcasting and electronic services as referred to in Article 28k of the Act to non-taxable persons established, habitually resident or resident in the territory of a Member State other than the territory of the country.  

- The IED designation refers to the standard part of the JPK file. This is a new symbol that has appeared in connection with the e-commerce package. It will apply to taxable persons carrying out transactions: 

• intra-Community distance sales of goods (WSTO) 
• other than the WSTO supply of goods to a non-taxable person. 

Most often this will apply to supplies made within the territory of a Member State, including supplies of goods for 20 years within the territory of the country.   

The IED will have to be used by taxable persons operating electronic interfaces, such as online shops, which are not registered for the purposes of IOSS or OSS special procedures in Poland or another EU Member State for which the place of supply is the national territory. This also applies to sales platforms selling low-value goods (up to EUR 150, from third countries) which, as of 1 July 2021, will be responsible for the collection of VAT which do not benefit from special procedures.  In the case of these entities, it was considered that the operator itself purchases and sold the goods in Polish, so the IED designation is intended to serve more control purposes. 

Źródło zdjęcia:  Darmowe zdjęcie z kategorii bank, biznes, bogactwo. (pexels.com) 

Ustawa o rachunkowości w art. 28 ust. 11 pkt 1 obliguje przedsiębiorców do wyceny towarów zgodnie z ceną nabycia, jeżeli koszty dodatkowe stanowią istotną wartość z punktu widzenia stanu aktywów i wyniku finansowego jednostki. Takimi kosztami mogą być:

- koszty transportu

- ubezpieczenie

- koszty załadunku / rozładunku

- koszty składowania

- koszty opakowań

Skutek księgowania powyższych kosztów dodatkowych nie wpływa na ilość zapasów, ponieważ ma wartość wyłącznie finansową.

Dla wielu przedsiębiorców ważną kwestią przy podejmowaniu decyzji biznesowych są ponoszone koszty stąd też prawidłowa i dokładna wycena towarów poza ustawowym obowiązkiem staje się również źródłem rzetelnej informacji. W celu przypisania kosztów dodatkowych przypadających na konkretne towary często księgowi muszą korzystać z pracochłonnych kalkulacji oraz obliczania np. narzutów kosztów transportu. Możemy ten proces zdecydowanie przyspieszyć i ułatwić korzystając z systemu ERP jakim jest np. Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Jedną z funkcjonalności tego systemu ERP jest możliwość przypisania kosztu dodatkowego:

Funkcja ta pozwala obliczyć i przyporządkować koszt dodatkowy jedną z czterech metod:

• Równo – system podzieli kwotę kosztu dodatkowego i przypisze ją w równych częściach do pobranych wierszy zapasów.
• Wg kwoty – koszt zostanie podzielony proporcjonalnie do kwoty wierszy z zapasem.
• Wg wagi – koszt zostanie podzielony proporcjonalnie do wagi zapasów.
• Wg objętości – koszt zostanie podzielony proporcjonalnie do objętości zapasów.

Po przypisaniu kosztu dodatkowego i zaksięgowaniu faktury w systemie stworzone zostają dodatkowe zapisy wyceny wraz z widoczną informacją o numerze zapisu księgi zapasów, którego koszt dodatkowy dotyczy.

Źródło zdjęcia: Zdjęcie Magazynu · darmowe zdjęcie z galerii (pexels.com)

Microsoft ogłosił kolejny Wave dotyczący wprowadzenia poprawek i usprawnień na podstawie opinii i sugestii samych użytkowników systemu Business Central, o których możesz przeczytać tutaj.

Tym razem zgodnie z "cyklem życia" ta wersja Business Central oznaczona jest numerem 18.

Dla przypomnienia, Wave w słowniku Microsoftu oznacza dużą aktualizację lub wydanie, które pojawia się co 6 miesięcy, gdzie Wave 1 dotyczy okresu od kwietnia do września, natomiast Wave 2 od października do marca.

Pełna lista zmian dostępna jest na stronie Microsoftu, gdzie są one podzielone na kategorie, natomiast my skupimy się i przedstawimy te, według nas, najbardziej istotne :

Korygowanie wymiarów

Najważniejsza zmiana i najbardziej wyczekiwana przez użytkowników. Z poziomu zapisów księgi głównej została dodana Akcja – „Popraw wymiary”, która pozwana za zmianę, dodanie lub usunięcie wymiarów na zaksięgowanych dokumentach. Dzięki temu możemy edytować wymiary w każdym momencie, bez względu czy zapisy są zaksięgowane czy nie.

Oprócz funkcji „Popraw wymiary” będzie również dostępna „Historia zmian wymiarów”, gdzie będziemy mieli wgląd do zapisów zmian wymiarów.

Asystent ustawień

Większość funkcji w Busienss Central jest włączona domyślnie, co często prowadzi do nagromadzenia się danych w jednym czasie, a to z kolei znacznie wpływa na wydajność systemu. Dla ułatwienia dostępne są kolejki zleceń które działają w tle, często w czasie kiedy użytkownicy nie pracują, tak aby maksymalnie zmniejszyć obciążenie aplikacji w czasie pracy użytkowników. W odpowiedzi na zgłaszane trudności w tworzeniu kolejek zleceń przez użytkowników, Microsoft stworzył swego rodzaju przewodnik, który nam to znacznie uprości i przeprowadzi nas krok po kroku do utworzenia zadań z poziomu „Ustawień zapasów”.

---

Dodatkowe informacje dla numerów partii i numerów seryjnych.

Bardzo często firmy, szczególnie o profilu produkcyjnym, potrzebują dodatkowych informacji na temat śledzenia numerów partii i numerów seryjnych. Business Central umożliwia dodanie strony, na której można dodawać uwagi a także blokować użycie wybranych numerów.

---

Dodatkowe uprawnienia administratora

W najnowszej wersji Business Central administrator dostanie dostęp do większej liczby czynności, które do tej pory były dostępne tylko dla licencjonowanych użytkowników. Umożliwi to partnerom lepsze wsparcie dla swoich klientów.

Nowe, dostępne dla administratora czynności to :

• Wstrzymanie kolejki zleceń zaplanowanej przez licencjonowanego użytkownika
• Restart kolejki zleceń, której działanie zakończyło się niepowodzeniem
• Uruchomienie kolejki zleceń, weryfikacja pełnego cyklu kolejki i jej poprawności działania
• Możliwość zmiany funkcjonalności z Essential na Premium na stornie Informacje o firmie
• Administrator będąc jednocześnie gościem portalu B2B klienta nie traci dostępu do środowiska Business Central klienta, jak miało to miejsce do tej pory ( ta funkcja zostanie dodana później, wraz z jedną z mniejszych aktualizacji )

Uzgadnianie kont bankowych

Z poziomu strony „Uzgadnianie kont bankowych” nową funkcją będzie możliwość anulowania uzgodnienia bankowego, które zostało zaksięgowane z błędami, a następnie z poziomu „Dziennika wyciągów bankowych” zaksięgować ponownie transakcje bankowe, przy użyciu tego samego numeru, który został wcześniej anulowany.

Wave 1 2021 proponuje nam szereg zmian, które szczegółowo opisane są na stronie Microsoftu.

Kolejna aktualizacja już w październiku, jeżeli zależy Wam aby to Wasze pomysły były w niej uwzględnione zaglądajcie i zostawiajcie swoje sugestie tutaj!

W dzisiejszych czasach coraz więcej organizacji decyduje się na pracę w formie on-line, wybierając Microsoft Teams do łączenia się i komunikacji pracowników. Z tego artykułu dowiesz się jak zainstalować aplikacje usługi Power BI w Microsoft Teams i jak z niej korzystać.

Do działania usługi Power BI w Microsoft Teams niezbędna jest licencja Power BI PRO.

Obraz 1

Korzystanie z aplikacji usługi Power BI w Microsoft Teams jest niemal identyczne jak korzystanie z samej usługi Power BI, jest to Twoje osobiste środowisko usługi Power BI. Bezpośrednio z Microsoft Teams możesz wykonywać niemal wszystkie czynności, które można wykonać w usłudze Power BI, tj. tworzenie, wyświetlanie i edytowanie raportów, tworzenie i dostęp do obszarów roboczych, udostępnianie zawartości na adres e-mail lub przez aplikację Microsoft Teams.

INSTALACJA

W celu instalacji usługi Power BI w Microsoft Teams należy nacisnąć trzy kropki (Więcej dodanych aplikacji) na lewym pasku nawigacyjnym (Obraz 2), a następnie wybrać pozycję Power BI. Jeśli nie jest ona widoczna, wpisz Power BI w polu Znajdź aplikację.

Obraz 2

KORZYSTANIE Z POWER BI W MICROSOFT TEAMS

Jeśli już korzystasz z usługi Power BI, korzystanie z aplikacji zainstalowanej w Microsoft Teams odbywa się identycznie. Korzystanie z pulpitów nawigacyjnych, raportów, aplikacji i obszarów roboczych niczym się nie różni. Możliwe jest udostępnianie raportu współpracownikom w aplikacji Microsoft Teams za pomocą specjalnego przycisku (Obraz 3).

Obraz 3

Jeśli chcesz korzystać ze szkoleń, dostępne jest również Centrum szkoleniowe, które znajdziesz po wybraniu pozycji Dowiedz się więcej (Obraz 4).

Obraz 4

RÓŻNICE

Podczas gdy jest otwarty raport lub pulpit nawigacyjny, okienko nawigacji usługi Power BI nie jest widoczne, aby wrócić do obszaru roboczego lub strony głównej należy wybrać przycisk Zamknij (Obraz 5).

Obraz 5

Jeśli chcesz otworzyć raport w usłudze Power BI, wybierz przycisk Otwórz w Internecie (Obraz 6).

Obraz 6

 

Korzystając z Business Central online, można dodać zewnętrznego księgowego bez kupowania nowej licencji. Niezależnie od ilości wykupionych użytkowników Essential czy Premium, można zaprosić do 3 użytkowników zewnętrznych (zewnętrznych księgowych). Te 3 licencje mają takie same prawa użytkowania jak licencja standardowa, z wyjątkiem dostępu do konfiguracji użytkownika i zadań administracyjnych. Licencja nie dotyczy materiałów wewnętrznych. 

Jakie są korzyści?  

Wiemy już, że dzięki Microsoft 365 możemy znacznie uprościć i usprawnić działanie naszej firmy, a opcja opisana w artykule pozwala nam współpracować bez przeszkód z osobami, które licencji Microsoft 365 nie posiadają. Co nam to daje? 

Użycie tej opcji to przede wszystkim wielkie usprawnienie działań. Jak już wspomniano wyżej, nie musimy opłacać dodatkowej licencji na użytkowanie produktu Microsoft dla maksymalnie trzech użytkowników zewnętrznych, a co za tym idzie oszczędzamy. Czy jest to kwestia konsultacji z innym księgowym, czy dostępu do pewnych danych przez klienta, wszystko odbywa się bez problemu. Miałeś kiedyś trudności z kompatybilnością danych w różnych programach lub wglądem do nich dla osób trzecich? Wiemy, jak ważne jest posiadanie wielofunkcyjnego narzędzia usprawniającego działanie firmy, ale co równie istotne, takiego, które nie zamyka się na świat zewnętrzny. To właśnie daje nam ta opcja.  

Teraz zobaczmy, jak przebiega uruchomienie jej w praktyce. 

Dodawanie zewnętrznego księgowego: 

1. Należy otworzyć stronę Użytkownicy i uruchomić kreator Zaproś zewnętrznego księgowego. 
2. Po uruchomieniu tej akcji pojawi się nowa strona powitalna. Należy zapoznać się z treścią informacji a następnie zaznaczyć Zgadzam się.
3. Należy teraz wybrać przycisk Następny i wypełnić minimalne pola obowiązkowe na nowej stronie. Te pola to dane kontaktowe zewnętrznego księgowego: e-mail, imię i nazwisko. Pojawi się e-mail powitalny, który zewnętrzy księgowy otrzyma jako e-mail. Wiadomość można edytować. 
4. Należy wybrać Następny i chwilę poczekać.
5. Po zakończeniu działania systemu wyświetli się komunikat, że zewnętrzny księgowy został pomyślnie dodany.  

Księgowy otrzyma wiadomość e-mail z tekstem wpisanym w zaproszeniu oraz adresem URL, pod którym musi się zalogować.

Po dodaniu zewnętrznego księgowego jako użytkownika, należy pamiętać o dodaniu żądanego zestawu uprawnień użytkownika. W kartotece użytkownika znajduje się informacja o licencji dla zewnętrznego księgowego: 

Podczas dodawania zewnętrznego księgowego możemy napotkać dwie najczęściej występujące przeszkody: 

1. Może pojawić się problem z licencją. Nawet jeśli tych 3 użytkowników jest bezpłatnych, nie są oni automatycznie dodawani do dzierżawy, partner CSP musi to zrobić. W przypadku braku licencji, pojawi się komunikat o błędzie Brak dostępnej licencji zewnętrznego księgowego. Należy skontaktować się z administratorem. W takim przypadku należy skontaktować się z partnerem CSP i poprosić o dodanie tych 3 licencji do dzierżawy. Po dodaniu tej licencji pojawi się ona w portalu administracyjnym i będzie można ją przypisać użytkownikowi. 

 

2. Problem pojawia się również, gdy nie jesteśmy administratorem globalnym ani administratorem użytkowników w usłudze  Azure Active Directory (AAD). W takim przypadku należy nadać sobie odpowiednie uprawnienia lub poprosić administratora o wykonanie tego zadania. 

 

 Podsumowując, dodawanie zewnętrznego księgowego jest fantastyczną opcją usprawniającą działanie z użytkownikiem spoza naszej organizacji, bez wydawania dodatkowych pieniędzy na licencje. Pozwala nam to nie tylko zaoszczędzić, ale też szanuje nasz czas dając możliwość spójnej komunikacji ze światem zewnętrznym, niemającym dostępu do licencji Microsoft 365. 

Źródło zdjęcia: Urząd Biznesu Księgowy - Darmowe zdjęcie na Pixabay

2020 jest dla wielu z nas rokiem, w którym nasza praca z uwagi na pandemię przeniosła się do domu. W rzeczywistości jednak, zauważamy, że nie tylko. W praktyce przeniosła się ona na pracę w chmurze.  

Możemy pracować z kuchni podczas gotowania, z sypialni nie wstając nawet z łóżka, czy z garderoby, gdzie mamy nasz najlepszy, cichy zakątek, w którym możemy się skupić. Firma Microsoft, chcąc sprostać potrzebom realizowania obowiązków służbowych w czasach COVID19, stale udoskonala swoje produkty. Pamięta również, że ważne jest to, co nastąpi po pandemii. Życie w dużej mierze będzie się opierać właśnie na pracy ONLINE. Stąd nowe funkcjonalności w programie Teams. Teraz możecie nie tylko łączyć się ze swoimi współpracownikami z domu, ale też jednym kliknięciem przenieść się na inne urządzenie przenośne.  

Pracujesz przy biurku na laptopie, ale chcesz iść pobiegać z telefonem? 

Prowadzisz szkolenie w kuchni, ale chcesz przenieść się do cichej sypialni? Żaden problem! Osoby uczestniczące w spotkaniu nawet nie zauważą, że zmieniłeś swoje urządzenie! 

Rok temu Microsoft wprowadził ponad 100 nowych udoskonaleń w aplikacji Teams, by pomóc nam w pracy zdalnej. W stale zmieniającym się świecie potrzebne są nowe ulepszenia. 

Niedawno firma wprowadziła tryb wystąpień. Dotychczas tryb prezentacji w aplikacji Teams umożliwiał nam wyświetlanie materiałów, prezentacji czy swojego ekranu innym uczestnikom spotkania. Tryb wystąpień umożliwia nam nie tylko przeprowadzenie spotkania online z naszą prezentacją, ale też równocześnie pokazania nas w dole prezentacji, zupełnie jak podczas wystąpienia na żywo! Dzięki temu inni uczestnicy widzą naszą mimikę twarzy, lepiej odczuwają nasze emocje czy osobowość, a co za tym idzie nasze wystąpienie jest dla nich jeszcze lepiej zapamiętane.  

Ekipa Microsoft Teams pracowała też mocno nad usprawnieniem webinarów. Nowe rozwiązania pozwalają na aktywne uczestnictwo osobom z Twojej organizacji, ale też tym spoza niej.  

Obecne warunki pracy, mogą też oznaczać, że część osób będzie musiała pracować z biura, a część ze swoich domów, wszyscy uczestnicząc w tym samym spotkaniu. Od teraz to nie problem. Osoby łączące się online, mogą czuć się teraz jak pełnoprawni uczestnicy spotkania. Każdy może być w takim samym stopniu widziany i wysłuchany. Podczas spotkania w Teams możesz wybrać standardowy widok okien uczestników lub wypróbować tła z galerii, przykładowo tło sali konferencyjnej, gdzie każdy siedzi obok siebie.  

W zależności od tego czy Twoje spotkanie ma jeden czy dwa ekrany, możesz widzieć uczestników i zawartość spotkania.  

Dla zwiększenia efektywności spotkania użyć można mikrofonów i kamery, która automatycznie podąża za prelegentem, ukazując go w centrum ekranu.  

Dodatkowo, jak wiemy, gdy jest wielu uczestników spotkania, czasem ciężko usłyszeć kto aktualnie się wypowiada. Dzięki inteligentnym głośnikom do aplikacji Teams w pokoju w aplikacji widoczny jest teraz zapis rozmowy, ukazujący także która osoba aktualnie się wypowiada. Dodatkiem do tego jest możliwość umieszczenia zdjęcia profilowego obok zapisu. 

Dzięki obecności czatu w aplikacji, możemy bez przerywania prowadzącemu wymieniać się opiniami, dzielić linkami czy plikami.  

Jednym z większych wyzwań było przeniesienie burzy mózgów do świata online. Ciężko jest przenieść kreatywne aktywności do świata online. Dzięki Teams, każdy uczestnik spotkania może korzystać ze wspólnej tablicy do rysowania, na której każdy widzi naniesioną przez inną osobę zmianę.  Osobom zebranym w pokoju na żywo umożliwia to ekran (service hub) na którym każdy może rysować bezpośrednio na nim palcem, a wszystko to łączy się z tablicą ukazywaną w spotkaniu online. Zupełnie jakby wszyscy byli w tym samym pokoju.  

To wszystko dostępne jest już teraz w aplikacji Teams!  

Co z przyszłymi udoskonaleniami?  

Pewne jest jedno: będą to spotkania, które umożliwią nie tylko jednorazową rozmowę, lecz wielofunkcyjne spotkanie bez ograniczeń . 

 

Eng:  

2020 is, for many of us, the year when our work due to the pandemic moved home. In fact, the world has moved to the cloud work.   

 We can work from the kitchen while cooking, from the bedroom without even getting out of bed, or from the dressing room, where we have our best, quiet corner where we can focus.  

Microsoft is constantly improving its products to meet the needs of people while covid19 pandemic. The company also remembers that what happens after a pandemic is important. Life will largely be based on online work. 

Check out the new features in Teams. Now you can not only connect with your colleagues from home, but also move to another mobile device with a single click.   

 Do you work on a laptop at your desk, but want to go running with your phone?  

 Do you cook in the kitchen but want to move to a quiet bedroom? No problem! People attending the meeting won't even notice that you've changed your device!  

 A year ago, Microsoft introduced more than 100 new improvements in Teams to help us work remotely. New improvements are needed in an ever-changing world.  

Recently, the company introduced standout mode. Until now, Teams presentation mode allowed us to share content, presentation, or your screen to other meeting participants. Standout mode allows us not only to have an online meeting with our presentation included, but also to show prelegent at the bottom of the presentation at the same time. Just like during a live speech! Thanks to this, other participants see our facial expressions or feel our emotions. 

 Therefore, our speech is even better remembered for them.   

The MIcrosoft Teams team also worked hard to improve webinars. New solutions allow not only people in your organization, but also those outside your organization, to participate actively.   

Current working conditions may also mean that some people will have to work from the office and some from their homes. All participating in the same meeting. From now on it's not a problem. People connecting online can now feel like full participants in a meeting. Everyone can be seen and heard . During a Teams meeting, you can choose a standard view of attendees' windows, or try backgrounds from the gallery. For example, the background of a conference room where everyone sits next to each other.   

Depending on whether your meeting has one or two screens, you can see  attendees and also the content of the meeting, for instance presentation.   

 To optimize the meeting effect, you can use microphones and a camera that automatically follows the speaker, showing him in the center of the screen all the time.   

In addition, as we know, when there are many participants in the meeting, sometimes it is difficult to hear who is currently speaking. With teams smart speaker, you'll now see a transcript of the conversation in the app room, showing which person is currently speaking. What more, you can place your profile picture next to the transcript.  

Thanks to the presence of chat in the application, we can exchange opinions, share links or files without interrupting the host.   

One of the bigger challenges was moving brainstorming into the online world. It's hard to bring creative activities to the online world. With Teams, each meeting participant can use the same drawing board where everyone see other person's changes on it.  For those gathered in a live room, this is abble thanks to a service hub on which anyone can draw directly on it with their finger. It connects to a whiteboard displayed in an online meeting. It's like everyone's in the same room.   

It's all available now in Teams!   

What about future improvements?   

One thing is certain: these will be meetings that will enable not a one-time transaction, but a multifunctional meeting without restrictions   

Źródło zdjęć:
macbook pro displaying group of people photo – Free Image on Unsplash
Microsoft Teams wins Enterprise Connect Best in Show award and delivers new experiences for the intelligent workplace – Microsoft Malaysia News Center
Komputer Przenośny Zasobnik - Darmowe zdjęcie na Pixabay

Logowanie jednokrotne, nowa funkcjonalność ułatwiająca logowanie do Expense App i Expense Portal.

Do tej pory użytkownicy Expense App i Expense Portal musieli mieć dodatkowe poświadczenia logowania podczas logowania się do portalu. Nowa funkcja eliminuje ten problem, umożliwiając im logowanie się przy użyciu poświadczeń platformy Microsoft 365.

Logowanie jednokrotne to metoda uwierzytelniania, która daje użytkownikom możliwość bezpiecznego uwierzytelniania przy użyciu wielu aplikacji i witryn sieci Web z użyciem tylko jednego zestawu poświadczeń. Logowanie jednokrotne jest możliwe dzięki usłudze Azure Active Directory (AAD), i oznacza, że do logowania jednokrotnego używamy danych dostępowych w postaci adresu email i hasła, tych samych co do usługi Microsoft 365. Wszystko, co jest potrzebne, aby to było możliwe, to adres e-mail powiązany z użytkownikiem Expense App i Expense Portal, adres ten musi być prawidłowym kontem służbowym usługi Microsoft 365.

Oprócz dodatkowego poziomu wygody dla użytkowników Expense App i Expense Portal funkcja ta ponadto umożliwia administratorom kontrolowanie, którzy użytkownicy mają dostęp do aplikacji za pośrednictwem usługi Azure AD.

Przewodnik krok po kroku do łatwego procesu logowania:

Continia Expense App i Continia Expense Portal teraz obsługują logowanie za pomocą platformy Microsoft 365:

1. Ta funkcja umożliwia użytkownikowi Continia Expense App i Continia Expense Portal zalogowanie się do Expense App i Expense Portal za pośrednictwem usługi Azure Active Directory (AAD) przy użyciu tego samego adresu e-mail i hasła co do platformy Microsoft 365.
2. Ta funkcja została udostępniona w nowej wersji programu Expense Management (7.00), ale działa wstecz ze wszystkimi poprzednimi wersjami Expense Management.
3. Wystarczy, że adres e-mail powiązany z użytkownikiem Expense to prawidłowy adres służbowy Microsoft 365.
4. Należy pamiętać, że gdy użytkownik Expense po raz pierwszy użył logowania za pomocą platformy Microsoft 365, nie może już zalogować się za pomocą wbudowanych poświadczeń Continia.

Logowanie do Expense App

1. Najpierw wybierz Zaloguj się za pomocą platformy Microsoft 365

2. Wpisz adres e-mail i hasło, a następnie wybierz Zaloguj się

3. Jeśli zostało włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe na koncie Microsoft 365, zatwierdź logowanie. Tutaj do logowania jest używana aplikacja Microsoft Authenticator:
   
4. Jeśli w twojej organizacji wymagana jest zgoda Administratora na zatwierdzenie aplikacji, do których masz  dostęp:

Zaloguj się za pomocą platformy Microsoft 365. Jeśli otrzymasz tę wiadomość, poproś administratora organizacji o dodanie aplikacji Continia Expense Management w usłudze Azure AD:

5. Poniżej pomyślne zalogowanie się do Expense App przy użyciu konta i hasła Microsoft 365.

Logowanie do  Expense Portal

Zaloguj się za pomocą platformy Microsoft 365, a zostaniesz przekierowany do standardowej sekwencji logowania Microsoft 365. Jeśli jesteś już zalogowany do innej witryny internetowej z platformą Microsoft 365, aplikacja spróbuje się zalogować przy użyciu tych samych poświadczeń.

Rozwiązanie Continia Document Capture dla Microsoft Dynamics

Większość z nas przeraża ogrom papierowych dokumentów leżących na biurkach księgowych. Z Microsoft Dynamics NAV wcale nie musi to tak wyglądać.  W standardzie systemu dostępne są nieskomplikowane narzędzia, dzięki którym możemy schować papiery do szuflady i mieć dostęp do archiwum za pomocą kilku kliknięć. W poniższym artykule dowiecie się Państwo jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów z użyciem funkcjonalności dokumentów przychodzących oraz przepływów prac.

Dokumenty przychodzące

Do naszej firmy spływają dokumenty tzw. Dowody księgowe,  na podstawie których rejestrujemy zdarzenia gospodarcze. Mogą to być faktury i faktury korygujące zakupu, protokoły wykonania na podstawie których wystawimy faktury sprzedaży lub inne, których wynikiem będzie polecenie księgowania. Wszystkie te rodzaje transakcji możemy obsłużyć za pomocą funkcjonalności dokumentów przychodzących. Mogą one trafić do nas drogą elektroniczną lub tradycyjnie – papierowo. Papierowy dokument należy zeskanować, a następnie wybrać załącznik z odpowiedniego folderu i utworzyć odpowiedni dokument z dostępnej listy. Wszystkie załączniki będą od tej pory dostępne po wyszukaniu dokumentu w systemie ERP. Można też dodawać kolejne dokumenty na późniejszym etapie rejestracji.

OCR

Contina Document Capture jest najlepszym i najbardziej kompleksowym rozwiązaniem dla Microsoft Dynamics 365 Buisness Central, które skanuje, wyodrębnia dane OCR, rejestry, posty i archiwizuje wszystkie typy dokumentów z możliwością wyszukiwania pełno tekstowego. Pliki PDF są automatycznie pobierane z predefiniowanych adresów e-mail i przetwarzane za pomocą wielokrotnie nagradzanej technologii OCR- bez żadnego wkładu użytkownika. Dokumenty w formie papierowej są skanowane za pomocą skanera biurowego lub sieciowego i przebiegają w ten sam sposób co pliki PDF. Wszystkie istotne informacje o dokumentach są automatycznie przenoszone do odpowiednich pól w Microsoft Dynamics NAV, dzięki czemu rejestrowanie dokumentów przychodzących jest szybkie i efektywne. Faktury w formacie XML zawierają już wszystkie niezbędne informacje i nie wymagają przetwarzania OCR- możesz je po prostu zaimportować za pomocą Continia XML_Import. Cennik wersji oprogramowania dostępny jest tutaj: https://store.readsoftonline.com/Solution/dynamicsnav

Przetwarzanie i zarządzanie fakturami

Continia Document Capture usprawnia przetwarzanie i zarządzanie fakturami zakupowymi dzięki nowym funkcjom, takim jak automatyczne wykrywanie dostawców, przegląd dokumentów, rejestracja wewnętrzna i wiele innych. Korzystając z 3 sposobów dopasowywania, faktury mogą być automatycznie dopasowywane do zamówień zakupu, lub potwierdzeń, a także zatwierdzane i księgowane, jeśli kwoty mieszczą się w ustalonych progach.

Przepływy pracy

Kolejnym krokiem będzie konfiguracja przepływów pracy. Jest to nic innego niż proces akceptacji np. faktur zakupu. Microsoft Dynamics NAV oferuje nam wstępnie przygotowane szablony dla administracji, dokumentów zakupu i sprzedaży, PK czy integracji, co znacznie ułatwia korzystanie z tego modułu. Można go używać wraz z funkcjonalnością dokumentów przychodzących oraz OCR lub indywidualnie. Używanie obu funkcjonalności ma tą zaletę, że osoba zatwierdzająca dokument może otworzyć jego obraz za pomocą ścieżki url w systemie. To do kogo trafi dokument może być uzależnione od wielu aspektów w zależności od potrzeb klienta. Możemy wybrać użytkownika lub grupę użytkowników manualnie albo pobrać dane kupującego z kartoteki dostawcy. Ustawiając hierarchię system automatycznie wyśle dokument do osób posiadających odpowiedni limit akceptacji. W przypadku nieobecności użytkownika lub opóźnień w zatwierdzeniu dokumentu system może automatycznie oddelegować akceptację. Osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie dostanie powiadomienie mailowe wraz z linkiem do systemu gdzie może zatwierdzić, odrzucić dokument, uzupełnić komentarz lub oddelegować żądanie akceptacji. Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, zgodnie z ustawieniami, dokument jest gotowy do księgowania, co można z łatwością zobaczyć na liście faktur zakupu, ponieważ posiada on  odpowiedni status oraz zróżnicowany wygląd czcionki. Cała historia akceptacji jest dostępna dla każdego dokumentu, co jest bardzo przydatne np. w przypadku audytu.

Dostęp do dokumentów z każdego miejsca

Cyfrowe archiwum w Continia Document Capture zawiera wszystkie pliki PDF i zeskanowane dokumenty, do których można łatwo uzyskać dostęp z odpowiednich miejsc w Microsoft Dynamics NAV. Możesz otworzyć oryginalną fakturę PDF z zaksięgowanej karty faktury lub ekranu wprowadzania do księgi głównej w Microsoft Dynamics NAV.

Archiwum cyfrowe jest w pełni indeksowane , co oznacza, że możesz wyszukiwać dowolny tekst w dokumentach, nawet jeśli informacje nie zostały jeszcze przeniesione do pola w Microsoft Dynamics NAV. Umożliwia to wyszukiwanie konkretnego numeru referencyjnego, numeru seryjnego lub wszelkich innych informacji na fakturach zakupowych i innych dokumentach.