Wdrożenie systemu ERP to duże wyzwanie niezależnie od tego, czy dotyczy małej firmy, czy dużej organizacji. Podczas prac należy uwzględnić wiele zmiennych oraz zaangażować zespół, który ma szeroką wiedzę na temat procesów wewnętrznych firmy.
Dzięki znajomości najczęściej popełnianych błędów przy wdrażaniu systemów IT można znacznie zwiększyć szansę na sukces wdrożenia i całego przedsięwzięcia. Sprawdź, z jakimi błędami związanymi z zakupem i uruchomieniem systemu trzeba się najczęściej zmierzyć, a także, jak przygotować pracowników do obsługi systemu ERP.
Przyczyny nieudanych wdrożeń ERP
Wiele firm napotyka trudności w trakcie procesu implementacji nowego systemu ERP. Przyczyny nieudanych prac nad wdrożeniem ERP mogą być różnorodne, jednak dostawcy oprogramowania wskazują na te najczęstsze, wynikające z kilku powtarzających błędów. Można je zidentyfikować już na etapie planowania i ograniczyć ryzyko ich pojawienia się podczas procesu wdrażania systemu.
Nieuwzględnianie rozwoju firmy
System informatyczny powinien być dostosowany nie tylko do bieżących potrzeb firmy, ale także do potencjalnych zmian, które mogą zajść w przyszłości. Brak elastyczności oprogramowania może prowadzić do kosztownych modyfikacji lub nawet wymiany systemu w krótkim czasie.
Brak analizy potrzeb
Niedostateczne przeanalizowanie wymagań biznesowych, szczególnie w obszarach produkcji i zarządzania, może sprawić, że funkcjonalności ERP nie będą odpowiadać na rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa. Zespół wdrożeniowy musi dokładnie zidentyfikować, które moduły systemu są ważne dla działalności firmy.
Niedoszacowanie kosztów
Oprócz ceny samego oprogramowania należy uwzględnić także koszty szkoleń, migracji danych, dostosowań systemowych, a także ewentualne koszty związane z późniejszymi aktualizacjami.
Problemy z migracją danych
Zespół wdrożeniowy musi przeanalizować, jakie dane należy przenieść, w jakiej formie i w jakiej kolejności. Niedbała migracja lub brak odpowiednich narzędzi do tego procesu może skutkować utratą cennych danych, lub błędami w nowym systemie.
Niedostateczne szkolenie zespołu
Pracownicy muszą być dobrze przygotowani do pracy z nowym systemem, aby w pełni wykorzystać jego funkcjonalności i nie powodować opóźnień w adaptacji oprogramowania.
Znaczenie doświadczenia użytkownika w procesie wdrożenia ERP
Jednym z najczęstszych błędów podczas wdrażania systemu ERP, jest ignorowanie roli użytkowników końcowych w procesie implementacji. W firmie, w której pracownicy zostali postawieni przed faktem dokonanym, czyli koniecznością nagłego przestawienia się na pracę o innym zakresie i z nieznanym oprogramowaniem, może pojawiać się zniechęcenie, a użytkownicy od razu będą nastawieni negatywnie do zmian. Tymczasem mają oni podejść do tej nowinki jak do wyzwania, ale jednocześnie muszą być wyposażeni w niezbędną wiedzę. Ważne jest zaangażowanie całego zespołu i dostosowanie oprogramowania ERP do rzeczywistych potrzeb użytkowników. Każdy, kto będzie miał styczność z systemem w firmie, powinien wypowiedzieć się, czego mu brakuje, jak wyobraża sobie ułatwienia, z których będzie korzystać.
Zespół wdrożeniowy powinien skupić się na usprawnieniach, które będą zapewniały intuicyjność i łatwość obsługi systemu. Pracownicy, którzy nie czują się komfortowo z nowym systemem, mogą opierać się zmianie, wpływając niekorzystnie na produkcję i zarządzanie firmą. Tym samym oprogramowanie ERP, nawet najbardziej zaawansowane, stanie się bezużyteczne, jeśli użytkownicy nie będą w stanie skutecznie obsługiwać jego modułów.
Może cię zainteresować: Produkcja w toku- jak działa? Rozwiązania w systemie ERP
Najczęstsze pułapki przy wdrażaniu systemu ERP
- Brak odpowiedniego researchu systemu ERP
Brak odpowiedniego researchu skutkować może zakupem rozwiązania, które nie odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy, a w takim przypadku trudno będzie go zaimplementować i nie zwiększy on efektywności pracy.
- Brak iteracyjnego podejścia do wdrożenia
Brak iteracyjnego podejścia prowadzi do popełniania kosztownych błędów. Próba jednorazowego wdrożenia całego systemu bez stopniowej optymalizacji i testowania to ogromne ryzyko nieefektywności i konieczności wprowadzania poprawek na późniejszych etapach projektu.
- Brak zdefiniowanego planu i oczekiwań
Brak zdefiniowanego planu i oczekiwań może prowadzić do niejasności w trakcie wdrożenia systemu ERP, opóźnień oraz trudności w realizacji celów.
- Ignorowanie opinii użytkowników
Ignorowanie opinii użytkowników może prowadzić do wprowadzenia zmian, które nie odpowiadają ich potrzebom.
- Niedostateczne przeprowadzenie testów systemu
Brak testów systemu może prowadzić do wykrycia problemów dopiero po wdrożeniu, a to niestety za późno. Jeśli błędy nie zostaną zidentyfikowane na czas, firma będzie musiała liczyć się z przestojami, czyli obniżeniem efektywności pracy. A przecież system ERP miał tę efektywność podnieść.
- Brak dokumentacji projektowej
Brak dokumentacji projektowej uniemożliwia skuteczne śledzenie postępów, wymiany informacji oraz powoduje trudności w utrzymaniu systemu w przyszłości.
- Brak weryfikacji partnera wdrożeniowego
Innymi słowy, chodzi o sprawdzenie opinii o dostawcy produktu. Brak weryfikacji to błąd prowadzący do wyboru niewłaściwego dostawcy, takiego, który nie potrafi skutecznie zaimplementować systemu ERP lub dopiero zdobywa doświadczenie.
Może cię zainteresować: Wdrożenie systemu ERP krok po kroku. Jakie są etapy wdrożenia?
Jak naprawić nieudane wdrożenie systemu ERP?
Niepowodzenia we wdrożeniu systemów ERP może wpłynąć na funkcjonowanie całej firmy, dlatego konieczne są odpowiednie kroki naprawcze przywracające jego skuteczność.
- Zidentyfikowanie i analiza błędów
Należy zidentyfikować najczęstsze błędy. Zwykle są to: słabe zaangażowania użytkowników, niewłaściwa analiza potrzeb firmy, złe dopasowanie systemu ERP do rzeczywistych procesów biznesowych. Żeby coś poprawić, najpierw trzeba zrozumieć, które czynniki zawiodły, co przyczyniło się do tego, że system nie funkcjonuje tak, jak powinien.
- Dostosowanie funkcjonalności ERP do realnych potrzeb
Należy ponownie przeanalizować funkcjonalności ERP i dostosować je do konkretnych wymagań użytkowników i działów w firmie. Możliwe jest także wprowadzenie brakujących modułów ERP, które lepiej odpowiadają na potrzeby produkcyjne, finansowe lub magazynowe firmy.
- Poprawa zaangażowania zespołu wdrożeniowego
Należy zaangażować wszystkich najważniejszych pracowników w realizację projektu ERP, począwszy od działu IT, po menedżerów wyższego szczebla. Najskuteczniej można to zrobić poprzez regularne spotkania i konsultacje.
- Przeprowadzenie szkoleń i wsparcia dla użytkowników
Należy przeprowadzić szkolenia, aby użytkownicy wiedzieli, jak efektywnie korzystać z systemu, a następnie stale wspierać zespół, aby rozwiązać ewentualne problemy i wątpliwości.
- Usprawnienie migracji danych
Należy przeprowadzić ponowną analizę migracji danych, aby mieć gwarancję, że wszystkie zostały poprawnie przeniesione i są dostępne w systemie.
- Ciągła optymalizacja i utrzymanie systemu ERP
System ERP to nie jednorazowa instalacja, ale rozwiązanie, które wymaga regularnej optymalizacji. Musi być monitorowany i utrzymywany na odpowiednim poziomie, a regularne aktualizacje i weryfikacje zapewnią ciągły rozwoju przedsiębiorstwa.
Sprawdź: Automatyzacja procesów biznesowych w organizacji. Zadania ERP
Jak uniknąć błędów przy wyborze dostawcy systemu ERP?
To zdecydowanie od dostawcy systemu ERP zależy sukces przedsięwzięcia, dlatego pierwszym krokiem przy jego wyborze jest dokładne określenie potrzeb firmy, a następnie upewnienie się, że dostawca oferuje rozwiązania, które obejmują funkcjonalności do zarządzania produkcją, magazynowaniem czy finansami zgodnie z wymaganiami użytkowników w firmie. Warto sprawdzić, czy dany dostawca ma doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP w firmach z tej samej branży oraz zna ich specyfikę. Można to zweryfikować poprzez historię dotychczasowych prac i referencje.
Podczas wdrożenia systemu ERP dostawca musi zapewniać wsparcie na każdym etapie projektu, np. przy instalacji i konfiguracji, podczas testów oraz ewentualnych problemów, które pojawią się z czasem. Warto przy tym unikać dostawców, którzy oferują jedynie "szablonowe" systemy i nie dbają o przygotowanie swojego klienta do wdrożenia. System ERP powinien być skalowalny, aby mógł rosnąć razem z firmą i wspierać ją w długoterminowych celach. Dobry dostawca powinien przewidywać rozwój oferowanego przez siebie rozwiązania.
Kluczowe wskazówki i sprawdzone metody unikania pułapek przy wdrażaniu ERP
Skuteczne wdrożenie systemu ERP to skomplikowane przedsięwzięcie, dlatego wiąże się z wieloma wyzwaniami. Najczęstsze błędy podczas wdrożenia systemu ERP wynikają z braku odpowiedniego przygotowania firmy, nieodpowiedniego dopasowania systemu do realnych potrzeb użytkowników i z braku zaangażowania wszystkich działów w organizacji. Musisz świadomie podejść do całego procesu - od wyboru dostawcy systemu, przez jego implementację, po późniejsze wsparcie i optymalizację. Tylko tak kompleksowe działanie i wybór doświadczonego zespołu wdrożeniowego gwarantują sukces projektu ERP.
Stawiaj zawsze na sprawdzone rozwiązania ERP, które dokładnie odpowiadają specyfice działalności Twojej firmy. Przed ostatecznym podpisaniem umowy z dostawcą systemu poświęć czas na analizę dostępnych opcji oraz zwróć uwagę na doświadczenie firmy wdrożeniowej w danej branży. Profesjonalne firmy wdrożeniowe nie tylko dostarczają odpowiednich systemów, ale również wspierają swoich klientów na każdym etapie implementacji, dopasowując rozwiązania do strategicznych celów przedsiębiorstwa. Kiedy wybierasz zaangażowanego partnera, masz pewność, że proces wdrożenia ERP zakończy się sukcesem, a system będzie faktycznie wspierał rozwój Twojej firmy nie przez kilka miesięcy czy rok, ale przez lata.