System ERP integruje i optymalizuje niemalże wszystkie procesy, które zachodzą w Twojej firmie. Zwiększa efektywność pracy HR, produkcji, finansów, sprzedaży, księgowości i wielu innych działów. To, w jakim stopniu, zależy między innymi od właściwego przeprowadzenia procesu jego wdrożenia.
System ERP może bowiem przynieść naprawdę świetne rezultaty. Będzie tak jednak tylko, gdy jego wdrożenie zostanie poprzedzone szeregiem analiz, funkcje będą dostosowane do potrzeb Twojej organizacji, a pracownicy odpowiednio przeszkoleni. Jak dokładnie powinien przebiegać proces wdrożenia systemu ERP? Przeczytasz o tym w poniższym artykule.
Powołanie wewnętrznego zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie
System ERP wpłynie na wiele obszarów w Twojej organizacji. Właśnie dlatego bardzo ważne jest to, aby w jego wdrożeniu aktywnie uczestniczyli przedstawiciele działów, którzy już niedługo będą z niego korzystać. Mowa tu chociażby o pracownikach produkcji, księgowości, kadr czy sprzedaży i marketingu. Ich doświadczenie będzie cenne już na etapie wstępnych analiz i określania potrzeb Twojej firmy. Pomogą oni sformułować wymagania, a także będą towarzyszyć w procesie rozwoju i optymalizacji oprogramowania ERP zaraz po jego wdrożeniu.
Jakich pracowników delegować do zespołu wdrożeniowego? Wcale nie muszą być to dyrektorzy czy kierownicy poszczególnych działów. Kieruj się przede wszystkim ich znajomością i zrozumieniem procesów zachodzących w danym obszarze. Często lepszym wyborem będą więc specjaliści niż np. project managerowie.
Szczegółowa analiza przedwdrożeniowa
Nie istnieją dwie identyczne firmy. Właśnie dlatego wdrożenie systemu ERP za każdym razem przebiega nieco inaczej. Zazwyczaj jest to dość czasochłonny proces, który wymaga zaangażowania pracowników wielu działów. To oni wiedzą bowiem najlepiej, jakie obszary należy w firmie usprawnić, a co funkcjonuje bez zarzutu. Wszystko zawsze zaczyna się jednak od analizy przedwdrożeniowej.
To kluczowy etap, który umożliwia dobór odpowiedniego scenariusza wdrożenia. Chodzi tu przede wszystkim o zdiagnozowanie wyzwań, z którymi mierzy się firma i zdefiniowanie wymagań biznesowych danego przedsiębiorstwa. Konsultanci przeprowadzają warsztaty z przyszłymi użytkownikami systemu, co pozwala im opracować docelowe modele procesów biznesowych.
Bardzo ważne jest także określenie realnego i mierzalnego celu, który ma przynieść wdrożenie systemu ERP. Pozwoli to odpowiednio zorganizować zespół projektowy i określić wymagane funkcje oprogramowania.
Określenie potrzeb i zakresu wdrożenia
Analiza przedwdrożeniowa prowadzi do sformułowania konkretnych potrzeb i planu wdrożenia systemu ERP. Pracuje nad tym wewnętrzny zespół wdrożeniowy wraz z dostawcami danego oprogramowania. Wspólnie ustalają oni pełną koncepcję rozwiązania ERP. Podejmowane są decyzje dotyczące wyboru modelu licencjonowania i szacowanego kosztu całego przedsięwzięcia.
Zespoły ustalają także pożądane elementy istniejące w standardowej wersji systemu i te, które muszą być dodatkowo oprogramowane. Tak powstaje dokumentacja, która będzie pełnić rolę drogowskazu na dalszych etapach.
Tworzony jest również harmonogram wdrożenia, dzięki któremu Twojej organizacji będzie łatwiej przygotować się na nadchodzące zmiany. To tam zostanie rozpisany każdy etap projektu wraz z budżetem, którego będzie wymagać.
Wdrożenie składników systemu i dostosowanie ich do specyfikacji przedsiębiorstwa
Przed właściwym uruchomieniem systemu tworzone są środowiska testowe, na których później następuje konfiguracja zgodnie z założeniami opracowanymi na wcześniejszych etapach. Projektowane są także konkretne dostosowania i modyfikacje. Chodzi tu o różnego rodzaju interfejsy użytkownika, integracje, raporty, a także dodatki funkcjonalne.
Systemy ERP takie jak Microsoft Dynamics, można dostosować do konkretnych potrzeb danego przedsiębiorstwa, tworząc rozwiązania dedykowane, co następuje właśnie na tym etapie. Oprogramowanie ERP można rozwinąć przykładowo o następujące funkcje:
- integracje z systemami klasy Business Intelligence,
- aplikacje mobilne i desktopowe,
- platformy B2B,
- systemy mobilne SFA,
- sklepy internetowe,
- system WMS,
- system MES,
- integracje z wykorzystywanymi już systemami,
- integracje z urządzeniami – np. czytnikami kodów kreskowych czy terminalami.
Zobacz wszystkie funkcje systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Uruchomienie systemu i migracja danych
Tuż przed uruchomieniem systemu ERP przeprowadza się szczegółowe testy, które umożliwiają wyłapanie i wyeliminowanie ewentualnych niedociągnięć. Realizowana jest także migracja danych historycznych do nowego oprogramowania. To bardzo istotne, aby w nowym systemie znajdowały się informacje archiwalne – możesz je wykorzystać w celach analitycznych, chociażby po to, aby zweryfikować efektywność systemu klasy ERP.
Bardzo często przed tą właściwą przeprowadzana jest próbna migracja danych. To dobry moment na uporządkowanie i wyczyszczenie baz danych. Zachęcaj swój zespół do tego, aby skorzystał z tej okazji.
Przed ostatecznym uruchomieniem przeprowadzana jest także sama konfiguracja systemu oraz modyfikacja jego funkcji w taki sposób, aby spełniały one Twoje wymagania.
Dzieło wieńczy oczywiście samo uruchomienie systemu. Od tego czasu system ERP wspiera i rozwija Twoją firmę, a zespół wdrożeniowy pomaga maksymalnie wykorzystać jego potencjał.
Szkolenia pracowników
Uruchomienie systemu ERP sprawi, że zmieni się rytm pracy w Twojej firmie. Każda zmiana to pewne wyzwanie – do tego jednak też można odpowiednio się przygotować. Podczas wdrożenia nie należy skupiać się wyłącznie na kwestiach technicznych – trzeba również zadbać o użytkowników systemu. W końcu pracownicy po prostu muszą się nim biegle posługiwać – w innym wypadku wdrożenie oprogramowania ERP nie przyniesie zakładanych efektów. Przeszkolenie użytkowników nowego oprogramowania powinno być jednym z Twoich priorytetów – zwłaszcza, jeśli jest ono bardzo rozbudowane.
Szkolenia powinny być przeprowadzane zarówno przed wdrożeniem, jak i tuż po nim – tak, aby rozwiać wątpliwości, które pojawiły się już podczas użytkowania systemu ERP. To ważne, aby podczas nich skupiać się przede wszystkim na aspektach kluczowych dla pracy danych osób. Księgowi nie muszą w końcu umieć korzystać z funkcji przewidzianych dla pracowników produkcji.
Wsparcie powdrożeniowe
To naturalne, że po wdrożeniu systemu ERP mogą pojawić się różne pytania i wątpliwości. Może okazać się także, że nie wszystkie funkcje w 100% spełniają Twoje oczekiwania, a pewne rzeczy mogłyby po prostu działać lepiej. Właśnie dlatego tak ważne jest wsparcie powdrożeniowe, które powinien zapewniać dostawca systemu ERP.
Specjaliści pomogą Ci w obsłudze systemu i zidentyfikowaniu niedociągnięć w jego działaniu. Optymalizacja jego funkcjonalności i błyskawiczna eliminacja ewentualnych usterek jest obowiązkowym etapem wdrożenia systemu ERP.
Co więcej, Twoja firma to żywy organizm. Nieustannie ją rozwijasz, trafiają do niej nowi klienci i pracownicy, a rynek dynamicznie się zmienia. Wybrany przez Ciebie system ERP powinien się do tych zmian dostosowywać i rozwijać razem z Twoją firmą.
Dostawca oprogramowania powinien świadczyć usługi z zakresu aktualizowania systemu, ale także możliwość rozbudowywania go o kolejne funkcje i dostosowywania do Twoich wymagań biznesowych.
Ile trwa wdrożenie systemu ERP?
Wszystko zależy od potrzeb i rozmiarów Twojej organizacji. Tak naprawdę szczegółową odpowiedź na to pytanie poznasz dopiero na etapie analizy przedwdrożeniowej. Na czas wdrożenia wpływa przede wszystkim struktura Twojej firmy, ilość przetwarzanych danych oraz konieczność zaprogramowania dedykowanych funkcji, przeznaczonych stricte dla Twojej organizacji.
Wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, przeprowadzane przez NMI ERP, trwa średnio 6 miesięcy.
Pamiętaj, aby wybrać system zgodny z polskimi przepisami prawa
System ERP optymalizuje wiele obszarów w Twojej firmie – również tych związanych z kadrami, płacami i podatkami. Właśnie dlatego tak ważny jest wybór oprogramowania, które jest zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi w danym kraju.
Upewnij się również, że wybrane przez Ciebie oprogramowanie jest na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się przepisów. Nie warto bowiem ponosić kosztów związanych z samodzielnym tworzeniem takich funkcji. Systemem, który spełnia te warunki, jest Microsoft Dynamics 365 Business Central. Porozmawiaj z nami o jego wdrożeniu!