Dwa popularne rozwiązania do zarządzania firmą - system ERP i CRM - różnią się funkcjami, jednak oba mogą pozytywnie wpłynąć na codzienny sposób działania organizacji z wielu branż.
Poznaj najważniejsze różnice pomiędzy tymi systemami. Zastanów się, czy Twoja firma potrzebuje ERP, CRM, czy obu rozwiązań jednocześnie? Sprawdź, które z narzędzi zoptymalizuje procesy i zwiększy efektywność pracy!
ERP a CRM – podobieństwa obu systemów
System ERP i system CRM to dwa odrębne typy oprogramowania. Oba służą do optymalizacji działań firmy. Ich głównym celem jest automatyzowanie procesów i gromadzenie danych w sposób uporządkowany. Usprawnia to podejmowanie decyzji i zwiększa kontrolę nad działalnością przedsiębiorstwa. CRM zintegrowany z systemem ERP pozwala na jeszcze lepszą koordynację pracy różnych działów i synchronizację informacji w czasie rzeczywistym.
Rozwiązanie CRM i system ERP umożliwiają zbieranie, analizowanie i raportowanie danych - w obu przypadkach przedsiębiorstwo zyskuje dostęp do informacji, które pomagają w opracowywaniu strategii i optymalizacji zasobów. Wspierają firmy w osiąganiu zysków poprzez zwiększanie efektywności.
Chociaż oba systemy automatyzują procesy biznesowe, to ERP koncentruje się na księgowości, zarządzaniu produkcją i logistyce, natomiast CRM stanowi usprawnienie kontaktów z klientami i korzystnie wpływa na proces sprzedaży.
Wdrożenie tego typu rozwiązań pozwala na pełne wykorzystanie potencjału firmy i lepsze zarządzanie danymi w ramach operacji biznesowych.
Kluczowe różnice między systemem ERP a CRM
Oba systemy: ERP i CRM wspierają optymalizację procesów biznesowych, jednak każdy z nich ma inne funkcje. Warto więc przyjrzeć się zasadniczym różnicom związanych z ich działaniem.
- Oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning) to centralny system zarządzania przedsiębiorstwem. ERP skupia się na integracji różnych obszarów działalności, takich jak produkcja, logistyka, finanse czy HR. Jego wdrożenie poprawia przepływ informacji, minimalizuje błędy, zwiększa efektywność pracy, usprawnia procesy wewnętrzne, optymalizując operacje i redukując koszty.
- CRM (Customer Relationship Management) koncentruje się na relacjach z klientami. Wspiera zarządzanie komunikacją, personalizację ofert oraz automatyzację obsługi. Może funkcjonować samodzielnie lub jako element systemu ERP, integrując dane i eliminując ryzyko błędów. Zakres działania CRM jest węższy. Wpływa na sprzedaż i marketing oraz na obsługę klienta, podnosząc poziom zadowolenia klienta.
Czy i jak zintegrowany powinien być ERP i CRM?
Firmy często zmagają się z problemami operacyjnymi, chaosem wynikającym z używania wielu niespójnych narzędzi oraz ręcznym zarządzaniem danymi. Wszystko to spowalnia rozwój i zwiększa ryzyko błędów. Trudności w zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa i brak wsparcia IT dla nowych kierunków rozwoju to czynniki, które mogą powodować straty i obniżać efektywność. Z kolei brak spójnej bazy klientów, nieefektywna obsługa sprzedaży i intuicyjne podejmowanie decyzji mogą negatywnie wpływać na relacje z klientami, a to także znacząco ogranicza potencjał wzrostu firmy.
Połączenie dwóch systemów: ERP i CRM może wyeliminować te trudności. Firma zyska pełny obraz działalności w czasie rzeczywistym, a wszystkie operacje będą synchronizowane i automatycznie aktualizowane.
Zintegrowane systemy eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych, co nie tylko oszczędza czas pracowników, ale także minimalizuje ryzyko błędów i powoduje ciągły przepływ informacji między działami. Ta funkcjonalność ma ogromne znaczenie w dynamicznym środowisku biznesowym. Współpraca ERP i CRM szczególnie ułatwia prognozowanie sprzedaży - historia zamówień z ERP oraz dane o klientach z CRM pozwalają działom sprzedaży lepiej planować działania.
Integrując oba systemy, firma zyska na automatyzacji procesów, lepszej widoczności operacyjnej oraz zwiększonej efektywności zespołów.
Na rynku dostępne są systemy CRM i ERP, które mogą działać niezależnie lub w modelu ERP i CRM równolegle. Przykładem może być Dynamics 365 Business Central który zapewnia pełną integrację ERP i CRM, wspierając zarządzanie procesami w firmie. Można wykorzystać także narzędzie Dynamics 365 Sales koncentrujące się na relacjach z klientami. Skrupulatnie dobrane systemy zwiększają efektywność firmy, a ich wdrożenie minimalizuje ryzyko błędów i wspiera rozwój przedsiębiorstwa.
Sprawdź: Automatyzacja procesów biznesowych w organizacji. Zadania ERP
ERP a CRM - który system warto wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie?
Wybierając odpowiednio dobrane systemy i balansując pomiędzy ERP a CRM, warto zastanowić się, z jakimi problemami zmaga się dane przedsiębiorstwo. Czy pojawiają się trudności operacyjne? Firma jest w fazie stagnacji? Bezpieczeństwo procedur jest obniżone? Zarządzanie danymi skupia się przede wszystkim na ręcznym ich wprowadzaniem?
Jeśli na te pytania można odpowiedzieć: TAK, to warto przyjrzeć się funkcjom oprogramowania ERP do planowania zasobów przedsiębiorstwa.
Z kolei potrzeba zakupu programu do zarządzania relacjami z klientami staje się oczywista, gdy firma nie ma scentralizowanej bazy klientów, pracownicy zapominają o dalszym kontakcie z nimi, a ich interakcje z klientami są chaotyczne i klienci składają skargi na brak spójnej obsługi.
Kiedy zdecydować się na system CRM?
Oprogramowanie CRM sprawdzi się m.in. w przedsiębiorstwach, które dynamicznie się rozwijają i potrzebują narzędzia do automatyzacji kontaktu z klientami oraz analizy ich potrzeb. CRM może poprawić zarządzanie relacjami z klientami, zwłaszcza kiedy firma prowadzi wieloetapowy proces sprzedaży i kampanie marketingowe, a nie ma wystarczających zasobów.
Dowiedz się więcej: Co to jest system CRM? Korzyści i możliwości
Korzyści wynikające z wdrożenia CRM w firmie
Wdrożenie systemu informatycznego klasy CRM przynosi firmie szereg korzyści, wspierając zarządzanie relacjami z klientami oraz optymalizację procesów biznesowych.
- Oprogramowanie CRM umożliwia skuteczniejsze przetwarzanie danych klientów, automatyzację kluczowych działań oraz poprawę jakości obsługi. Tym samym CRM pomaga firmom lepiej organizować procesy sprzedażowe, marketingowe i serwisowe, minimalizując błędy wynikające z ręcznego wprowadzania informacji.
- System do zarządzania relacjami pozwala na sprawne gromadzenie i analizowanie informacji o klientach. Można monitorować historię interakcji z kontrahentami, szybciej reagować na ich potrzeby oraz zwiększać lojalność odbiorców.
- Nowoczesne systemy posiadają wbudowany moduł CRM, który umożliwia zintegrowane zarządzanie danymi, eliminując konieczność korzystania z wielu rozproszonych aplikacji. W przypadku systemu ERP integracja z CRM pozwala na pełniejsze wykorzystanie potencjału organizacji, usprawniając elektroniczny obieg dokumentów i wymianę informacji między działami.
- Systemy CRM minimalizują czas poświęcany na manualne zadania, pozwalając zespołom sprzedażowym i obsługi klienta skupić się na działaniach strategicznych.
Dzięki rozwiązaniu Software as a Service, systemy CRM mogą być łatwo skalowane i dostosowywane do zmieniających się wymagań biznesowych.
Sprawdź: Wdrożenie systemu CRM- jak zrobić to sprawnie i bezproblemowo?
Czym jest ERP i w jaki sposób usprawnić może zarządzanie firmą?
System ERP to oprogramowanie przeznaczone do kompleksowego zarządzania procesami biznesowymi w firmie.
- Jego głównym celem jest integracja wszystkich działów organizacji, eliminacja zbędnych czynności oraz automatyzacja operacji w takich obszarach jak finanse, logistyka, produkcja czy kadry.
- System klasy ERP zbiera dane z różnych źródeł, obieg dokumentów jest elektroniczny, a podejmowanie decyzji szybsze.
- ERP pomaga w optymalizacji działań operacyjnych, redukując ręczne wprowadzanie danych i minimalizując błędy. W ten sposób zwiększa się efektywność pracy, a firma może lepiej kontrolować swoje zasoby i procesy.
- Umożliwia integrację z innymi systemami, pozwalając na płynny przepływ informacji pomiędzy różnymi narzędziami wykorzystywanymi w organizacji. Wdrożenie systemu ERP w firmie sprawia, że wszystkie informacje są scentralizowane, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie organizacją. Część systemu ERP może obejmować również funkcjonalności CRM, dzięki czemu firma może zarządzać zarówno procesami operacyjnymi, jak i relacjami z klientami w jednym rozwiązaniu.
Co decyduje, czy potrzebny jest ERP, czy CRM?
Wybór między systemem ERP a CRM zależy od specyfiki działalności firmy i jej potrzeb. Przy ocenie oprogramowania i jego dostawcy, oprócz analizy funkcjonalności systemu i wynikających z nich korzyści, warto wziąć pod uwagę kilka aspektów:
- Czy odpowiada na potrzeby firmy i wspiera realizację zarówno krótko-, jak i długoterminowych celów przedsiębiorstwa?
- Czy oprogramowanie jest nowoczesne i ma potencjał do rozwoju zgodnie z trendami technologicznymi?
- Czy jest kompatybilne z obecnie używanymi systemami IT?
- Jakie zapewnia szkolenia i wsparcie dla użytkowników?
- Jakie opinie na temat tego rozwiązania i jego dostawcy mają inne firmy?
Odpowiedzi na te pytania, w połączeniu z indywidualnymi wymaganiami organizacji, pomogą określić, czy system ERP lub CRM będzie odpowiednim wyborem dla firmy.