Gdy pracujemy z klientami, codziennie otrzymujemy nowe maile i mimo ich organizacji za pomocą kategorii, możemy mieć problem ze znalezieniem potrzebnych informacji. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy klient wysyła swoje dane adresowe albo ważne informacje dotyczące zamówienia. A następnie dziesięciu innych robi dokładnie to samo. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zapisywanie ich jako kontakty w systemie CRM. Mamy wtedy dostęp do wszystkich interesujących nas danych w jednym miejscu.
Możemy to zrobić przy pomocy integracji Dynamics 365 Sales z Outlookiem. Dzięki temu unikamy konieczności ręcznego przenoszenia danych, a treści wiadomości są dostępne w obu miejscach. W artykule opiszemy najważniejsze funkcjonalności, jakie daje ta integracja.
Śledzenie maili
Aby uruchomić integrację, administrator CRM musi włączyć opcję integracji ze skrzynką pocztową w ustawieniach systemu.
Po jej wykonaniu, w programie Outlook, na górnym pasku zostaje wyświetlona dodatkowa ikona, „Dynamics 365”. Po jej kliknięciu przenosimy się do okna, gdzie możemy wybrać opcję rozpoczęcia śledzenia wszystkich maili od danego nadawcy. Włączenie tej funkcji powoduje, że każdy nowy mail trafi do systemu CRM oraz zostanie mu przypisana kategoria (oznaczenie kolorowym prostokątem).
Odpisywanie na wiadomości z poziomu systemu CRM
Po dodaniu wiadomości do systemu możemy je wyświetlić, a także od razu na nie odpowiedzieć. Nie ma konieczności przepisywania adresu e-mail, wszystko odbywa się w jednym miejscu i mamy bardzo łatwy dostęp do historii maili, nawet jeśli w skrzynce pocztowej zostaną usunięte.
Automatyczne dodawanie kontaktów
W Outlooku możemy również utworzyć kontakt, co może być przydatne przy pozyskaniu nowego klienta. Możemy podać dane, takie jak imię i nazwisko, stanowisko i dane teleadresowe.
Jest też możliwość dodania terminu w kalendarzu z poziomu Outlooka, np. w celu zorganizowania spotkania, i przeniesienia informacji o nim do systemu CRM.
Wszystkie te informacje możemy następnie wyświetlić w jednym miejscu. Mamy natychmiastowy dostęp nie tylko do danych, ale także pełnej historii maili i utworzonych spotkań.
Integracja systemu CRM ze skrzynką pocztową jest niezbędną funkcją do sprawnego przepływu pracy. Programy Microsoft oferują wiele możliwości, a połączone mogą jeszcze więcej. Dzięki temu nie tylko oszczędzamy czas i minimalizujemy ryzyko popełnienia błędu podczas kopiowania danych, ale także mamy gwarancję tego, że nigdy więcej nie zagubimy ważnego maila.
Jeśli zainteresował Cię ten sposób na usprawnienie codziennej pracy, na naszym blogu znajdziesz ich znacznie więcej, wraz ze szczegółowymi instrukcjami, jak krok po kroku je wdrożyć. A jeśli masz jeszcze jakieś pytania – zapraszamy do kontaktu. Postaramy się na nie odpowiedzieć, a może nawet zaproponować autorską integrację, która rozwiąże pojawiające się problemy. Wybierz ekspertów z dziedziny systemów ERP i zmień swój biznes na dobre!
Mateusz Kubatek
Sales & Marketing Manager