Przenoszenie różnego rodzaju danych pomiędzy dwoma systemami lub różnymi firmami może być problematyczne i wymagać żmudnego, ręcznego przepisywania potrzebnych informacji. Na szczęście Microsoft Dynamics 365 Business Central zawiera bardzo przydatne narzędzie, służące do łatwej migracji danych. Za pomocą pakietów konfiguracji Rapid Start możemy przenieść dane pomiędzy dwoma różnymi firmami lub bazami danych, korzystając z arkuszy Excela. Można w ten sposób m.in. wyeksportować oraz zaimportować nie tylko informacje o zapasach, dostawcach i nabywcach, ale także dane dziesiątków innych tabel w systemie ERP.
RapidStart nie tylko oszczędza czas, ze względu na brak konieczności ręcznego uzupełniania danych, ale także gwarantuje wygodę użytkownika. Narzędzie jest bardzo intuicyjne w użytkowaniu, a pojawiające się ewentualnie błędy są dobrze opisane, dzięki czemu można w łatwy sposób je odnaleźć i poprawić. Co więcej, możliwość uzupełniania danych w Excelu sprawia, że dane można zaimportować z innego systemu – wystarczy porównać odpowiednie nagłówki w tabelach.
Eksport/import danych w pojedynczej tabeli na podstawie danych firmy
Aby dokonać eksportu danych, wyszukujemy Pakiety konfiguracji i wybieramy Nowy.
Następnie uzupełniamy obowiązkowe pola, a w wierszach w tabeli, wybieramy Nazwę tabeli. W kolumnie Identyfikator tabeli możemy ją wyszukać. W naszym przypadku będzie to Dane firmy (79). Gdy przejdziemy do następnego wiersza, pola w poprzednim automatycznie się uzupełnią.
Teraz możemy już wyeksportować dane do pliku MS Excel. Klikamy Program Excel, a następnie Eksportuj do programu Excel. Potwierdzamy i zapisujemy tabelę. Możemy ją teraz edytować, dodać lub usunąć niepotrzebne dane.
Aby dokonać importu danych, w Pakietach konfiguracji wybieramy Pakiet, a następnie Importuj z programu Excel. Wybieramy plik, w którym zostały zapisane wcześniej wyeksportowane dane. W oknie podglądu wybieramy Importuj.
W oknie kartoteki pakietu, przy imporcie jednej tabeli wybieramy Funkcje i Zatwierdź relacje, aby zatwierdzić relacje pomiędzy innymi tabelami powiązanymi z tą tabelą. Następnie Zastosuj dane. Ewentualne błędy zostaną pokazane w kolumnie Liczba błędów pakietu. Gdy teraz sprawdzimy Dane firmy, możemy zauważyć, że zostały one zaktualizowane.
Błędy
Gdy dokonamy importu z niewłaściwymi danymi, na przykład, gdy zapasu wymienionego na fakturze nie ma w systemie, otrzymamy informację o błędzie. Po kliknięciu pola Liczba błędów pakietu, a następnie Pokaż błąd, otworzy się nowe okno, w którym możemy sprawdzić, które dane są niepoprawne.
Eksport/import danych z całego pakietu na podstawie ustawień księgowania
RapidStart daje również możliwość przenoszenia danych z całego pakietu, na przykład dwóch tabel powiązanych. Aby rozpocząć eksport, tworzymy nowy pakiet konfiguracyjny. W poniższym przykładzie wykorzystamy dwie tabele: Główne ustawienia księgowania (252) oraz Konto K/G (15).
Po wybraniu Liczba dostępnych pól zostaje wyświetlona lista wszystkich pól tabeli. Po kliknięciu Edytuj listę, możemy zdecydować, jakie wiersze mają się znaleźć w tabeli do eksportu.
Po odświeżeniu zmienia się Liczba włączonych pól.
Teraz, aby wyeksportować cały pakiet, klikamy Akcje, następnie Pakiet i Eksportuj do programu Excel. Podobnie jak w pierwszym przykładzie, zapisujemy plik. Jak widać, w tabeli Główne ustawienia księgowania zostały zachowane tylko te kolumny, które zostały wcześniej zaznaczone.
Możemy teraz edytować dane. Przykładowo usuniemy dane z jednego wiersza.
Aby zaimportować dane, ponownie wybieramy Akcje, Pakiet i następnie Importuj z programu Excel. Możemy teraz sprawdzić, przechodząc do Głównych ustawień księgowania, że w tabeli nie ma już usuniętych danych.
W podobny sposób możemy również wprowadzać nowe faktury zakupów oraz przenosić je między różnymi systemami. Wystarczy, że porównamy nagłówki w wyeksportowanej do Excela tabeli i skopiujemy dane w odpowiednim miejscu.
Podsumowanie
RapidStart upraszcza powtarzające się zadania i jest bardzo przydatnym narzędziem, gdy chcemy przenieść dane z Business Central do Excela lub odwrotnie. Dzięki opcji wykrycia błędów możemy w łatwy sposób je naprawić. Jeśli również chciałbyś oszczędzać czas dzięki MS Dynamics 365 Business Central, skontaktuj się z nami już dziś. Zaproponujemy narzędzia odpowiednio dopasowane do Twoich potrzeb i pomożemy Ci rozwinąć Twoją firmę.