Przepisywanie danych faktur nigdy się nie kończy? Kopiowanie adresów klientów zajmuje wiele godzin? Chcesz, by cały proces ich przenoszenia do systemu ERP odbywał się automatycznie? Dziś przedstawimy rozwiązanie, które powinno się w takim przypadku sprawdzić, prezentując drugi artykuł z serii „Integracja z systemem sprzedażowym”.
Zacznijmy od przedstawienia procesu przesyłania plików, aby wyjaśnić, jak dokładnie działa ta automatyzacja.Pierwszym krokiem jest wyeksportowanie odpowiednich danych do pliku w formacie .csv lub txt. z używanego systemu sprzedażowego. Proces ten może odbywać się automatycznie, za pomocą kolejki zleceń, tzn. np. raz dziennie o określonej porze dnia. Pliki trafiają do odpowiedniego folderu na serwerze FTP (klienci / produkty / faktury sprzedaży / faktury zakupu).
Przykładowy plik .csv z wierszami faktury sprzedaży można otworzyć w notatniku lub Excelu.
Serwer FTP z odpowiednimi folderami.
W tych folderach znajdują się wyeksportowane pliki .csv.
Następnie, za pomocą kolejnej kolejki zleceń, którą możemy ustawić np. na następny dzień, pliki są importowane z serwera do systemu ERP.
Import klientów. Przy importowaniu ponownie tych samych klientów, otrzymują oni status „Updated”, podczas gdy nowi klienci – „Customer Created”.
Tak wygląda przykładowa kolejka zleceń. W tym przypadku import odbywa się codziennie przed godziną 6 rano.
Po realizacji kolejki i imporcie do systemu, na serwerze FTP pliki przenoszą się do folderu archiwum, z rozszerzeniem .csv.arch.
Warto ponadto wspomnieć o możliwości wykrywania błędów podczas realizacji kolejki zleceń. Dodatkowo przy imporcie faktur zaletą jest pokazanie różnicy między kwotami występującymi w nagłówku i wierszach.
Niewątpliwie największą zaletą przedstawionego rozwiązania jest automatyzacja w postaci kolejki zleceń. Oznacza ona, że nie musimy przejmować się ręcznym przepisywaniem danych i związaną z nim możliwością popełnienia błędu, a przede wszystkim oszczędzamy czas, co generuje również niższe koszty. Dodatkową korzyścią jest opcja wykrywania błędów, która dba o to, żeby wszystkie informacje zostały zapisane w systemie poprawnie i znów oszczędza nam czas, gdyż nie musimy poświęcać go na przeglądanie wszystkich plików, w celu sprawdzenia ich poprawności.
Jeśli przekonały Cię przedstawione argumenty zapraszamy do kontaktu, w celu omówienia szczegółów wdrożenia. Chętnie odpowiemy też na wszystkie mogące się nasunąć pytania. A jeśli masz jeszcze jakieś wątpliwości, to w kolejnych wpisach przedstawimy jeszcze inne sposoby na integrację systemu sprzedażowego z systemem ERP.
Dominika Młynarska
ERP Consultant