Kategoria: Nowości

Kontrola numeru NIP, czyli inaczej identyfikatora VAT danego kontrahenta zarejestrowanego w systemie, jest bardzo ważnym elementem dla każdego przedsiębiorstwa, korzystającego z systemu finansowo-księgowego. Microsoft Dynamics NAV w swojej podstawowej funkcjonalności dostarcza wiele narzędzi ułatwiających kontrolę numerów NIP i wymuszenie na użytkownikach ich poprawnej ewidencji.

Rozwiązanie to gwarantuje:

• poprawność wprowadzanych danych oraz ich weryfikację na potrzeby sprawozdawczości i wymogów narzucanych przez ustawę o rachunkowości;
• prawidłową identyfikacje kartotek nabywców i dostawców wewnątrz systemu.

W tym krótkim wpisie chciałbym zaprezentować najpopularniejsze rozwiązania w tym zakresie.

Próba wprowadzenia ponownie tego samego NIP dla innego kontrahenta

W momencie uzupełniania pola dla numeru NIP w kartotece nabywcy lub dostawcy, system automatycznie sprawdza wprowadzany numer i generuje ostrzeżenie, jeśli taki już istnieje:

System zatem nie tylko sprawdza poprawność użycia poszczególnych numerów NIP, ale również informuje użytkownika o tym, w jakiej kartotece dany numer został już wykorzystany, aby jego odnalezienie i zweryfikowanie nie stanowiło problemu.

Weryfikacja poprawności numeru NIP względem zdefiniowanego formatu dla kodu kraju

Jedną z ciekawszych, standardowych funkcjonalności MS Dynamics NAV w zakresie kontroli NIP jest funkcjonalność określenia formatów NIP dla danego kodu kraju. Ustawienia dokonuje się poprzez widok dostępy z poziomu strony ‘Kraje/Regiony’:

Dla każdego zdefiniowanego kodu kraju jesteśmy w stanie określić pożądany format NIP, jaki będzie wymagany od użytkownika podczas uzupełnienia kartoteki wybranego nabywcy lub dostawcy. Same ustawienia są bardzo proste i rozróżniamy dwa podstawowe znaki:

• wykorzystanie znaku ‘@’ dla liter alfabetu;
• wykorzystanie znaku ‘#’ dla cyfr;

Zaawansowane wykorzystanie znaków znajduję się dla użytkownika NAV pod wbudowanym przyciskiem Help (przycisk F1).

Bazując na możliwych znakach, definiujemy wymagany format.

Przy tak zdefiniowanym formacie, w momencie wprowadzenie niepoprawnego numeru NIP przez użytkownika systemu, zostanie wyświetlony następujący komunikat zwrotny:

Dzięki temu jedynie numery NIP w dozwolonych formatach będą akceptowane w kartotekach kontrahentów.

Rozszerzeniem tej funkcjonalności jest dostępny w systemie raport kontrolny pod nazwą ‘Kontrola NIP’, który zbiorczo wygeneruje zestawienie kartotek kontrahentów, którzy posiadają zdublowane numery NIP, bądź wcześniej wprowadzone NIPy, niezgodne ze zdefiniowanym formatem dla danego kraju.

Weryfikacja kontrahenta po numerze NIP z poziomu NAV? Jak najbardziej tak!

Co jeśli w momencie wprowadzania danego numeru NIP do kartoteki naszego kontrahenta nie jesteśmy pewni, czy NIP jest poprawny? Tutaj również przychodzi nam z pomocą MS Dynamics NAV i jego standardowa funkcjonalność. Nie wychodząc z systemu jesteśmy w stanie zweryfikować, czy dany NIP jest zarejestrowanym numerem w Centralnej Ewidencji, bądź też nie.

W celu wykonania takiego sprawdzenia należy z poziomu wybranej kartoteki Nabywcy/Dostawcy w zakładce ‘Handel zagraniczny’ wywołać przycisk asysty dostępny dla pola numeru NIP.

Wywołując otrzymujemy następujące okno:

Z tego poziomu zostają wyświetlone wiersze z numerami NIP, które wprowadziliśmy dla danego kontrahenta, dodatkowo opisane stanem niezweryfikowanym. Korzystając z przycisku akcji ‘Zweryfikuj NIP’ otrzymujemy odpowiedź z zewnętrznej usługi, czy dany NIP jest numerem poprawnym i tak:

• jeśli stan weryfikacji jest pozytywny otrzymujemy informacje zwrotną wraz ze zweryfikowaną nazwą i adresem;
• jeśli stan weryfikacji jest negatywny wówczas otrzymamy rezultat analogiczny do tego powyżej.

Warto dodać, że mechanizm sprawdzający, opiera się na kodzie kraju i numerze NIP, więc weryfikacja numerów zagranicznych przebiega tak samo, jak numerów krajowych. Ze strony technicznej, serwis odpowiedzialny za weryfikację numerów NIP jest ustawiany konfiguracyjnie na dedykowanym polu, na stronie Ustawień Księgi Głównej w zakładce Raportowanie.

W razie niewystarczającej dokładności przeprowadzanych weryfikacji w oparciu o standardowo zdefiniowany adres URL, można go zastąpić innym, pełniącym tą samą rolę.

Podsumowując, dzięki kilku prostym w konfiguracji zabiegom, jesteśmy w stanie na bieżąco kontrolować poprawność ewidencji numerów NIP naszych kontrahentów przy pomocy funkcjonalności, jakie dostarcza nam MS Dynamics NAV.

Autor: Szymon Pociask

Moja przygoda z systemem MS Dynamics NAV rozpoczęła się w 2008 roku i od samego początku jestem zafascynowany możliwościami tego systemu, zarówno w zakresie standardowych funkcjonalności, jak i łatwości jego kastomizacji. Zmiana standardowej funkcjonalności czy dopisanie jakiegoś dodatku to rzecz wręcz naturalna i bardzo prosta, co w mojej ocenie jest jedną z najważniejszych cech wyróżniających ten system. Jednak pomimo tak dużej elastyczności zawsze wychodziłem z założenia, że nie powinniśmy dopisywać funkcjonalności, które już w systemie istnieją- w takiej czy innej formie. Wydaje się, że jest to zawsze słuszne założenie, chociaż w moim przypadku ostatnio okazało się nieco na wyrost.

Stosując się do tej zasady, dobrych kilka (a może nawet kilkanaście) razy na pytanie czy w NAV istnieją konta rozrachunkowe, odpowiadałem wymijająco. Otóż w standardowej konfiguracji systemu konta rozrachunkowe rzeczywiście nie istnieją, ale istnieją za to księgi pomocnicze, umożliwiające nam przeprowadzenie wszystkich niezbędnych operacji księgowych, oferowanych przez konta rozrachunkowe.

Choć takie rozwiązanie może wydawać się nieco zagmatwane i „na około”, wiele razy udowodniłem (prawdopodobnie nadużywając swojego daru przekonywania), że konta rozrachunkowe nie są klientowi potrzebne, bo zamiast wyważać otwarte drzwi, lepiej wykorzystać to, co już w systemie jest.

Nowe porządki

Ale wszystko do czasu. W związku z dynamicznym rozwojem swojego zespołu musiałem się podzielić władzą wykonawczą z kolegami i oddać im NAV we władanie. A kiedy już zaczęli władać samodzielnie, bardzo szybko okazało się, że woleli wybrać drogę zaimplementowania mechanizmu kont rozrachunkowych w NAV, niż przekonywać kolejnych klientów do tego, że można w tym celu wykorzystać księgi pomocnicze. Co więcej, udało im się i mnie przekonać do tego, że taka dodatkowa funkcjonalność NAV jest bardziej atrakcyjna z punktu widzenia użytkownika i zapewne z powodzeniem się sprawdzi również u tych klientów, których sam wcześniej przekonałem o tym, że jest im zupełnie niepotrzebna.

Cóż mogę dodać: brawo Wy, brawo NAV.

Autor: Andrzej Krawiec, NMI ERP