Jednym z głównych celów firm, które borykają się z przetwarzaniem ogromnych ilości dokumentów, jest konieczność przyspieszenia procesu wprowadzania danych do systemu. Ich ręczne przenoszenie jest czasochłonne, kosztowne i podatne na błędy. Sposobem na automatyzację tego procesu jest wykorzystanie odpowiedniego narzędzia. W przypadku MS Dynamics NAV z pomocą przychodzi nam Continia Document Capture.
Czym cechuje się Continia?
- umożliwia automatyczne przechwytywanie danych z dokumentów,
- posiada wbudowaną funkcjonalność akceptacji dokumentów,
- pozwala na zatwierdzanie dokumentów zarówno z poziomu Dynamics NAV, jak i przeglądarki internetowej czy też urządzeń mobilnych.
3 kroki do sukcesu – przechwyć, rozpoznaj, dopasuj
Dzięki unikalnemu rozwiązaniu przechwytywania dokumentów możemy całkowicie zautomatyzować proces rejestracji dokumentów. Dokumenty mogą być skanowane z poziomu Dynamics NAV, przetwarzane z lokalizacji katalogu, a nawet pobierane bezpośrednio z konta e-mail. Proces dopasowania jest dość intuicyjny i wymaga od użytkownika wskazania na arkuszu fizycznym odpowiednich pól do przechwycenia przez OCR.
Możemy również skonfigurować Continia Document Capture do automatycznego dopasowywania w sytuacji, gdy przechwycone dane pokrywają się z informacjami o produkcie, ilością, cenie czy innych zdefiniowanych polach.
Continia daje nam również możliwość ustawienia różnych poziomów akceptacji dokumentów, w zależności od potrzeb i wymagań użytkownika.
Informacje o swoich żądaniach potwierdzenia, a także dostęp do modułu akceptacji dokumentów, użytkownicy mogą uzyskać zarówno z poziomu systemu Dynamics NAV, lub za pomocą portalu internetowego. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje także powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail.
Na etapie weryfikacji użytkownik ma kilka ścieżek wyboru, w zależności od zamiaru dalszego procesowania żądania akceptacji.
Po zatwierdzeniu przechwyconych faktur, możemy rozpocząć pracę nad dokumentami tak, jakby od podstaw zostały utworzone w NAV.
Wszystkie dane z oryginalnych faktur są przechowywane w archiwum cyfrowym Continia Document Capture. Pozwala ono na rozszerzone wyszukiwanie po dowolnej informacji zawartej na oryginalnym dokumencie.
Autor: Paweł Mazurkiewicz