Historia wdrożenia i wykorzystania Microsoft Dynamics NAV w IBCS Poland. Na pytania odpowiada Jarosław Ćwikła, Prezes IBCS Poland.
IBCS Poland jako część IBCS Group, międzynarodowej firmy specjalizującej się w integracjach logistycznych systemów IT, ma wpływ na procesy logistyczne, magazynowe i sprzedażowe w wielu dużych firmach, działających na polskim rynku, takich jak Auchan Polska, DHL Express, Colgate Palmolive i wielu innych, usprawniając ich codzienne funkcjonowanie. Realizowane przez Państwa projekty informatyczne, skupiają się na rozwiązaniach wykorzystujących czytniki kodów kreskowych czy automatyczną identyfikację danych RFID. Od 2009 roku IBCS Poland korzystało z możliwości, jakie daje Microsoft Dynamics NAV 5.0. Skąd Państwa decyzja o przejściu na nowszą wersję?
Korzystaliśmy z systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 5.0. przez kilka lat, oprogramowanie doskonale sprawdzało się w naszej działalności i przyniosło firmie wymierne korzyści. Znacząco wzrosła efektywność naszych działań, nasze zasoby są lepiej wykorzystywane i co najważniejsze, polepszyła się jakość obsługi naszych klientów. Mając jednak świadomość, że oprogramowanie Microsoftu jest wciąż intensywnie rozwijane i doskonalone, podjęliśmy decyzję o wdrożeniu jego nowej wersji: Microsoft Dynamics NAV 2015. Obecnie pracujemy już na wersji 2016.
Jakich konkretnie funkcji zabrakło w Microsoft Dynamics NAV 5.0.?
Firma IBCS Poland potrzebowała usprawnienia pewnych elementów systemu. Wiedzieliśmy, że MS NAV dzięki swojej elastyczności, jest w stanie dopasować się do indywidualnych potrzeb każdego klienta. Poprosiliśmy zatem NMI ERP o wdrożenie zmian, usprawniających pracę w dziale sprzedaży i w naszym serwisie, a także umożliwiających wyeliminowanie nadmiaru dokumentacji papierowej i zastąpienie jej wersją elektroniczną. Istotny były też dla nas dostęp do informacji, a przede wszystkim proste i czytelne raporty z poszczególnych obszarów funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa. Uproszczenia wymagał także interfejs, który miał być unowocześniony i wygodniejszy dla użytkowników. Chcieliśmy, aby był bardziej przyjazny dla konkretnych pracowników, dzięki wprowadzeniu ułatwiających im pracę skrótów, opcji, zdefiniowanych uprawnień i dedykowanych widoków. Oczywiście zależało nam, aby wszelkie poprzednie usprawniania nadal funkcjonowały i zostały zaimplementowane do nowej wersji systemu.
Takie wielomiesięczne procesy wdrożeniowe mogą być ryzykowne dla dużych przedsiębiorstw. Mieli Państwo w związku z tym obawy?
Pewne obawy na pewno były. Wdrożenie nowej wersji systemu było dosyć skomplikowane i wymagało od nas sporego zaangażowania, zarówno na etapie analizy przedwdrożeniowej, jak i procesu dostosowania funkcjonalności, migracji danych i samego wdrożenia. Prace wdrożeniowe trwały około dziewięciu miesięcy i obejmowały działy sprzedaży, zakupów, magazynu, wcześniej wspomnianego serwisu, administracji i zarządzania finansami. Ostatecznie wdrożenie nowej wersji NAV było dla nas przejściem na wyższy poziom rozwiązań ERP. Pozostawienie dotychczasowych funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV 5.0. pozwoliło łagodnie przeprowadzić proces wdrożenia, nie zaburzając bieżącego funkcjonowania firmy. Upgrade przebiegł bardzo sprawnie.
Wdrożenie nowej wersji systemu było dosyć skomplikowane i wymagało od nas sporego zaangażowania. Na szczęście profesjonalizm, zaangażowanie i zgodna współpraca zespołów IBCS Poland oraz NMI ERP pozwoliły nam na skuteczne zrealizowanie zamierzonych celów.
Dowiedz się więcej o wdrożeniu more_horiz
Wiem, że przy okazji upgrade’u przeprowadzono także integrację Microsoft Dynamics NAV i Microsoft Dynamics CRM, z którego IBCS Poland również korzysta.
Z Microsoft Dynamics CRM korzystamy od 2009 roku. Aktualizując system ERP, postanowiliśmy równolegle przeprowadzić integrację z CRM. Połączono je za pomocą Connector for Microsoft Dynamics CRM. Takie rozwiązanie, przygotowane specjalnie dla naszej firmy, bardzo uelastyczniło pracę naszego działu sprzedaży. Wszelkie informacje aktualizują się w obu systemach, w zakresie takich struktur danych, jak kartoteki nabywców, kartoteki zapasów, przedmioty serwisowe, projekty i delegacje. Etap konfiguracji mechanizmu integracji danych, w tym przygotowanie map integracji, uwzględniał fakt, iż wiele struktur zostało w ramach implementacji znacznie rozbudowanych. Inne korzyści to chociażby rozwiązanie służące do obsługi dodatkowej waluty, którą można wybrać już w wierszach zamówienia, połączonej z informacją o kursie sprzedaży, dacie i tabeli kursowej widocznej na zamówieniu. Usprawniono również fakturowanie i generowanie dokumentacji. Kolejną korzyścią jest usprawnienie procesu sprzedaży zestawów, które posiadamy w naszej ofercie, który wcześniej był bardzo dla nas problematyczny.
Jakie to były problemy?
Chodzi o pogrupowanie zapasów w magazynie, a także sam proces składania zamówienia przez klienta. Zastosowanie w ramach systemu wierszy skumulowanych, generowanych automatycznie, znaczenie usprawnia oba procesy. Do tej pory zasoby dedykowane do zestawów rozmieszczone były w naszych magazynach niezależnie od siebie. Teraz umieszcza się je zgodnie z ich przeznaczeniem. Takie usprawnienie w zakresie logistyki wewnątrzmagazynowej znacznie uprościło proces generowania zleceń sprzedaży, wyeliminowało bowiem potrzebę tworzenia, spowalniających pracę zleceń samej komplementacji i generowania kolejnych kartotek zapasów. Taka zmiana wpłynęła na poprawę obsługi klienta, ale również usprawniła pracę pracowników magazynu. Zyskaliśmy na czasie.
Wspominał Pan również o zmianach wprowadzonych w zarządzaniu serwisem, tak bardzo istotnym w działalności Państwa firmy.
Tak, moduł ten został specjalnie dopasowany do potrzeb IBCS Poland. Działalność serwisu firmy obejmuje naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne dostarczanych rozwiązań. Nowe rozszerzenia zostały wprowadzone w kartotekach nabywców oraz kartotekach zapasów. Obsługa koncesji cenowych wprowadzona została na bazie dostępnej w NAV funkcjonalności wariantów zapasów. Przyjęcia magazynowe usprawniono, implementując moduł automatyzujący nadawanie numerów seryjnych oraz tworzenie ich kartotek. System umożliwia śledzenie numerów seryjnych poszczególnych komponentów w powiązaniu z przedmiotami serwisowymi. Dodatkowo obsługa tabeli przedmiotów serwisowych rozszerzona została o funkcje automatycznego tworzenia przedmiotu w momencie zaksięgowania wydania. Te same przedmioty serwisowe są „uwalniane” , czyli przy zwrotach przedmiot nie jest kasowany, a jedynie czyszczone są dane dotyczące klienta i gwarancji.
Dzięki temu narzędziu zyskaliśmy jasny, czytelny i łatwo dostępny obraz kondycji naszej firmy.
Dowiedz się więcej o wdrożeniu more_horiz
Powiedział Pan o udogodnieniach, jakie uzyskali klienci IBCS Poland, pracownicy magazynowi i handlowcy. Czy Microsoft Dynamics NAV w nowej odsłonie ułatwił pracę osobom zarządzającym firmą?
Praca nad modułem analitycznym poskutkowała wdrożeniem prostych i czytelnych raportów, a także zestawień, które są niezbędne w codziennej pracy każdego managera. Dzięki nim możemy w łatwy sposób tworzyć niezbędne analizy biznesowe i prezentować je w różnych formach, tabelarycznych albo graficznych. Dzięki temu narzędziu zyskaliśmy jasny, czytelny i łatwo dostępny obraz kondycji naszej firmy.
Jakie są plany IBCS Poland w stosunku do Microsoft Dynamics NAV?
IBCS Poland stale się rozwija. W przyszłości przewidujemy dalszy rozwój systemu, na pewno przy okazji upgrad’ów będziemy wprowadzać w naszej firmie kolejne rozszerzenia. Rozpatrujemy także możliwość wprowadzenia natywnej integracji systemów Dynamics NAV i Dynamics CRM. W dalszej perspektywie chcemy wyjść naprzeciw naszym klientom – tworząc portal B2B, umożliwiający im dostęp do zamówień i dokumentów sprzedaży. Planujemy połączenie portalu z systemem Dynamics NAV w taki sposób, aby wprowadzone przez klienta zamówienie było widoczne w systemie, a po zatwierdzeniu przez dział sprzedaży, klient widziałby je, jako przyjęte do realizacji. Chcielibyśmy też umożliwić klientom wgląd w historię swoich zamówień oraz faktur wraz z ich statusem.
Z mojej strony to już wszystko. Serdecznie dziękuję Panu za rozmowę.
Ja również dziękuję.
Chcesz dowiedzieć się jak wdrożyć system ERP w swojej firmie? Porozmawiaj z ekspertem.