Zawsze może się zdarzyć, ze faktura zostanie wystawiona błędnie w wyniku zwykłej pomyłki i konieczna jest korekta faktury sprzedaży. W przypadku dużej liczby dokumentów, które generowane są w systemie, bardzo ważną funkcją jest szybkie i proste wprowadzanie korekt do dokumentów. Nie każdy użytkownik posiada wiedzę, jakie zmiany i kiedy mają być wprowadzone, natomiast każdy chce szybko i skutecznie wprowadzić niezbędne poprawki. Tutaj z pomocą przychodzi funkcjonalność "Korekta faktury sprzedaży".
W najnowszej wersji Microsoft Dynamics NAV 2017 rozbudowano funkcjonalność wprowadzania korekt faktur sprzedaży. Uproszczono i przyspieszono proces wprowadzania korekt do dokumentów, które wcześniej mogły być kłopotliwe dla użytkowników.
Funkcjonalność została osadzona na wstążce systemu oraz udostępniona z poziomu listy zaksięgowanych faktur sprzedaży, jak i z poziomu otwartego dokumentu w sekcji ‘Koryguj‘.
Główną trudnością w korzystaniu z funkcjonalności korekty, jaką zgłaszali użytkownicy, była trudność w określeniu rodzaju operacji jaką należy wykonać, żeby taką korektę wykonać poprawnie. Użytkownik nawet jeśli wiedział co chce zrobić, nie wiedział często jakiego narzędzia powinien użyć.
W nowych funkcjach tworzenia korekty proces ten został uproszczony, przez co stał się bardziej naturalny dla użytkownika. Chcąc wykonać korektę wartości wiersza z powodu błędnie wprowadzonej kwoty, operator wprowadza nową wartość bez zastanowienia się czy wybrał odpowiedni typ korekty. W zależności od potrzeb system sam zastosuje odpowiednią funkcję.
Można również skorzystać z dostępnych opcji korekty:
- korekta oraz ponowne wystawienie dokumentu,
- anulowanie dokumentu poprzez wygenerowanie zaksięgowanej faktury korygującej
- oraz anulowanie poprzez wygenerowanie niezaksięgowanej faktury korygującej.
Korekta faktury sprzedaży oraz ponowne wystawienie dokumentu
W przypadku zastosowania funkcji korekty faktury oraz ponownego wystawienia dokumentu, system automatycznie wycofa wcześniej wprowadzona fakturę, poprzez wygenerowanie zaksięgowanej faktury korygującej, następnie wygeneruje w jej miejsce nową niezaksięgowana fakturę sprzedaży. Do nowo wygenerowanego dokumentu system automatycznie wprowadzi dane z poprzedniej faktury. Dane te mogą zostać również skorygowane przez użytkownika ręcznie.
Bez potrzeby wykonania akcji po stronie użytkownika, system dodatkowo automatycznie dokona wszystkich niezbędnych wpisów w zapisach księgi głównej, zapisach VAT, zapisach ksiąg pomocniczych, dzięki czemu zachowana zostanie spójność danych.
Z poziomu użytkownika operacja przeprowadzana jest bardzo szybko i sprawnie. Ogranicza się do wskazania dokumentu, który ma zostać skorygowany, wprowadzenia poprawek a następnie zaksięgowania. System jedynie poprosi o potwierdzenie wykonania operacji, o resztę zadba sam.
Przykładem zastosowania tej funkcji, będzie sytuacja gdy np. na fakturze zapomniano udzielić rabatu dla nabywcy.
Anulowanie dokumentu poprzez wygenerowanie zaksięgowanej faktury korygującej
Kolejna funkcja, jaka może zostać wykorzystana do przeprowadzenia operacji korekty to „anulowanie dokumentu poprzez wygenerowanie zaksięgowanej faktury korygującej”. Stan, w jakim pojawia się nowo wygenerowany dokument tj. zaksięgowany, wyklucza wprowadzenie modyfikacji przez użytkownika. Również nie powstanie nowy dokument faktury sprzedaży, jak podczas zastosowania wcześniej opisanej funkcjonalności. Błędnie wystawiona faktura musi więc zostać skorygowana do "zera", a system wygeneruje wszystkie niezbędne wpisy. Od użytkownika wymagane jest jedynie zaakceptowanie wykonania operacji.
Po wykonaniu operacji dokument zostanie oznaczony jako ‘’ anulowany ‘’ oraz będzie możliwy podgląd zaksięgowanej faktury korygującej.
Przy wykorzystaniu dwóch powyżej wymienionych sposobów korekty, korygowana faktura zostaje oznaczona w systemie jako ‘anulowana’ oraz z jej poziomu można przejść bezpośrednio do podglądu zaksięgowanej faktury korygującej.
Anulowanie poprzez wygenerowanie niezaksięgowanej faktury korygującej
Trzecia opcja dokonania korekty faktury sprzedaży jest bardzo podobna do opisanej powyżej. Jej zastosowanie spowoduje jednak wygenerowanie niezaksięgowanej korekty, na której można wprowadzić potrzebne zmiany, a następnie jej ręczne zaksięgowanie. Stan w jakim generowany jest dokument faktury korygującej („niezaksięgowana”), stanowi podstawową różnice w działaniu opisanych powyżej sposobów korekty.
Jak każda funkcjonalność w systemie i ta posiada swoje ograniczenia. Korekta faktury sprzedaży za pomocą wyżej opisanych metod nie będzie możliwe w przypadku gdy:
- faktura sprzedaży została utworzona z zamówienia zakupu,
- faktura została częściowo lub w całości rozliczona,
- wiersz faktury sprzedaży posiada typ konto K\G.
Autor: Przemysław Listek
Zobacz też >> Kontrola numeru NIP w Microsoft Dynamics NAV