Accace

Accace to firma outsourcingowo-doradcza, która łączy nowoczesne technologie z wiedzą ekspertów, świadcząc kompleksowe usługi w zakresie podatków, prawa, księgowości oraz kadr i płac.

Accace Accace to firma outsourcingowo-doradcza, która łączy nowoczesne technologie z wiedzą ekspertów, świadcząc kompleksowe usługi w zakresie podatków, prawa, księgowości oraz kadr i płac.

Zakres wdrożenia

Po szczegółowej analizie potrzeb biznesowych i branżowych przedsiębiorstwo Accace zdecydowało się na wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zakres wdrożenia obejmował pełny proces transformacji – od analizy przedwdrożeniowej i mapowania przepływów procesów oraz opracowania koncepcji systemu, przez konfigurację środowiska, migrację danych oraz szkolenia użytkowników, aż po uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym w ramach platformy oprogramowania ERP wraz z integracją Outlook i Excel. Głównym celem było objęcie kluczowych procesów finansowo-księgowych i śledzenia danych finansowych oraz obszaru obejmującego finanse jak i zapewnienie pełnej zgodności z przepisami rachunkowymi i podatkowymi obowiązującymi w Polsce.

W ramach realizacji wdrożono polską lokalizację Business Central przygotowaną przez dostawcę Companial, co pozwoliło dostosować system do wymogów raportowych, w tym obsługi plików JPK oraz automatycznego generowania raportów czy zaawansowanych rejestrów VAT. Kluczowym elementem projektu było również zastosowanie modułu APAF (Advanced Polish Accounting Features), które – dzięki doświadczeniu zespołu NMI ERP – zostało sprawnie zaimplementowane. Rozwiązanie to automatyzuje i wspiera optymalizację procesów, takich jak rozliczanie kont, przeksięgowanie VAT w walutach obcych, obsługa delegacji czy raportowanie zatorów płatniczych, umożliwiając firmie Accace pracę zgodną z lokalnymi regulacjami i bardziej efektywną operacyjnie. W ramach zrealizowanego projektu poprawiono jakość obsługi klienta.

Wyzwania i opcje dedykowane

Wdrożenie systemu ERP w firmie o profilu outsourcingowym, takiej jak Accace, wiązało się z koniecznością uwzględnienia specyfiki pracy, zarządzania projektami i kontaktami z wieloma klientami oraz przetwarzania dużej ilości danych finansowych w sposób zautomatyzowany i bezpieczny. Kluczowym wyzwaniem było zapewnienie nie tylko zgodności z przepisami prawa, ale też elastyczności systemu, który musi nadążać za zmieniającymi się regulacjami oraz potrzebami operacyjnymi i sprzedażowymi.

Standardowa wersja BC nie obejmuje pełnego zakresu funkcjonalności wymaganych na rynku polskim, dlatego zespół NMI ERP zaproponował dedykowane mechanizmy. Oprócz polskiej lokalizacji Companial wdrożono również zaawansowane rozszerzenie APAF. Taka metodyka pozwoliła precyzyjnie odpowiedzieć na potrzeby klienta, zwiększając poziom automatyzacji, redukując ryzyko błędów oraz ułatwiając codzienną pracę działu księgowości.

Czas wdrożenia

Proces wdrożeniowy został zaplanowany i zrealizowany w krótkim, intensywnym czasie – od marca do końca kwietnia 2025 roku. Aby skutecznie wdrażać system harmonogram wdrożenia przewidywał planowanie oraz realizację prac etapami. Spotkania analityczne, konfiguracja systemu, testy, a także szkolenia i rozruch produkcyjny zostały przeprowadzane sukcesywnie, przy ścisłej współpracy pomiędzy zespołem projektowym NMI ERP a kluczowymi użytkownikami po stronie Accace.

Dzięki wysokiemu zaangażowaniu zespołów po obu stronach oraz doświadczeniu konsultantów NMI ERP, którzy optymalizowali kluczowe procesy, całość wdrożenia przebiegła sprawnie i zgodnie z założeniami. Istotną rolę odegrała również elastyczność w organizacji prac oraz bieżąca komunikacja, która umożliwiła szybkie podejmowanie decyzji i reagowanie na potrzeby użytkowników końcowych.

Korzyści z wprowadzenia zmian

Obecnie obie strony są na etapie finalizacji umowy serwisowej, która zapewni dalsze wsparcie techniczne i rozwój oprogramowania ERP. Accace podkreśla, że dzięki zaangażowaniu i kompetencjom zespołu NMI ERP szybkie wdrożenie okazało się realną wartością dodaną dla całej organizacji.

Wdrożenie platformy Microsoft Dynamics 365 Business Central z dedykowanymi rozszerzeniami znacząco wpłynęło na poprawę jakości procesów księgowych oraz potrzeb przedsiębiorstwa Accace. System umożliwił automatyzację wielu operacji i usprawnień w zakresie obsługi klienta, redukując pracę manualną i zwiększając kontrolę nad danymi finansowymi. Implementacja rozwiązań takich jak polska lokalizacja Companial czy APAF zapewniło pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz przygotowało firmę na przyszłe zmiany legislacyjne.

Dzięki dostosowaniom, otwartej architekturze systemu ERP, technologii chmury i łatwej integracji z innymi aplikacjami, system może być dalej rozwijany i integrowany z kolejnymi narzędziami i modułami, co daje organizacji solidne podstawy do dalszej cyfryzacji usług i automatyzacji operacji oraz zwiększeniu produktywności. Realna poprawa wydajności pracy działów księgowych oraz możliwość skalowania rozwiązań to najważniejsze efekty wdrożenia, które już teraz przekładają się na wartość biznesową.

W opinii Accace współpraca z NMI ERP była przykładem profesjonalizmu i partnerskiego podejścia. Marcin Pezowicz, pełniący rolę Process Improvement and Automation Supervisora, podkreślił, że prace były realizowane terminowo i zgodnie z oczekiwaniami, a zespół wdrożeniowy wykazał się nie tylko ekspercką wiedzą techniczną, ale też doskonałym zrozumieniem potrzeb organizacji. Zastosowane rozwiązania wspierają analizę danych z wykorzystaniem AI – sztucznej inteligencji oraz narzędzi power BI i Power Platform. System jest odpowiedni również dla małych i średnich firm, które potrzebują skalowalnych rozwiązań ERP. Zastosowanie sztucznej inteligencji w analizie danych wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Nowe funkcjonalności systemu ułatwiają zarządzanie zamówieniami i ich automatyczne przetwarzanie. Całość rozwiązania została dostosowana do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, uwzględniając jego specyfikę operacyjną. System ERP został zintegrowany z szerokim ekosystemem narzędzi Microsoft, co pozwala na elastyczne skalowanie funkcjonalności.