Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central w tej organizacji zostało docenione i opublikowane na globalnej stronie Microsoft, jako przykład zaawansowanej implementacji systemu ERP.
Przeczytaj publikację na stronie Microsoft
Zakres wdrożenia
Firma zdecydowała się na kompleksowe wdrożenie systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Projekt obejmował szeroki zakres obszarów działalności firmy, w tym działy: rekrutacja, kadry, księgowość, magazyn, projekty, rozliczenia, dyspozycja oraz zarząd.
Celem wdrożenia było zintegrowanie procesów w ramach jednego, nowoczesnego systemu ERP, który pozwolił na bardziej efektywne zarządzanie organizacją, zwiększenie transparentności operacyjnej oraz integrację z innymi systemami, z których korzysta W&K.
Wyzwania i opcje dedykowane
W toku przygotowań do wdrożenia zidentyfikowano szereg wyzwań wynikających ze specyfiki działalności W&K, m.in. konieczność integracji danych kadrowych i projektowych, dynamiczne zarządzanie zasobami magazynowymi oraz obsługę skomplikowanych procesów logistycznych w dziale dyspozycji.
W odpowiedzi na te potrzeby zespół NMI ERP zaprojektował szereg dedykowanych rozwiązań, które umożliwiły synchronizację danych w Business Central z systemem elektronicznego obiegu dokumentów ESOD, a także integrację z platformą eRecruiter w zakresie rekrutacji. Dane kadrowe zostały połączone z systemami Symfonia Kadry i Płace oraz e-Pracownik, co zapewniło spójność i automatyzację procesów HR.
Zarządzanie gospodarką magazynową zostało usprawnione dzięki wdrożeniu aplikacji Warehouse Insight, która umożliwiła sprawną ewidencję ruchów magazynowych. Rejestracja czasu pracy pracowników odbywa się obecnie za pomocą aplikacji PowerApps, zintegrowanej z systemem Business Central, natomiast informacje o przejazdach służbowych są automatycznie pobierane dzięki integracji z aplikacją MyCar. Pozwala to na bieżące śledzenie przejechanych kilometrów i przypisywanie kosztów transportu do odpowiednich projektów i zadań.
Największym wyzwaniem okazało się zapewnienie pełnej kompatybilności pomiędzy wszystkimi wdrażanymi modyfikacjami i systemami zewnętrznymi. Niezbędne było takie ich zaprojektowanie i wdrożenie, aby działały spójnie w ramach jednego środowiska, a jednocześnie w pełni realizowały założone cele funkcjonalne w każdym z działów firmy.
Czas wdrożenia
Proces wdrożeniowy rozpoczął się w czerwcu 2023 roku i zgodnie z ustaleniami miał zakończyć się w lipcu 2024 roku. Całość realizacji została podzielona na trzy etapy priorytetowe. Pierwszy z nich został zaplanowany do końca 2023 roku, natomiast kolejne dwa – do końca lipca 2024.
Harmonogram prac był regularnie aktualizowany w trakcie trwania projektu podczas spotkań projektowych, co pozwoliło na bieżąco dostosowywać kolejność działań do potrzeb biznesowych klienta.
Korzyści z wprowadzenia zmian
Dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics 365 Business Central firma W&K zyskała możliwość bieżącej kontroli nad kluczowymi procesami w organizacji. Integracja obszarów rekrutacji, kadr, magazynu, księgowości, projektów i dyspozycji pozwoliła na skrócenie czasu reakcji na potrzeby operacyjne, a także uproszczenie komunikacji między działami.
Nowy system umożliwił lepsze planowanie zasobów, bardziej efektywne zarządzanie projektami oraz zgodność z wymaganiami raportowymi i księgowymi. Wprowadzone zmiany przyczyniły się do zwiększenia efektywności pracy oraz ograniczenia liczby błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.
System wspiera również dalszy rozwój organizacji, zapewniając skalowalność i elastyczność.