Zakres wdrożenia
Klient korzystał wcześniej z systemu Microsoft Dynamics NAV, jednak brak dalszego wsparcia oraz rosnące potrzeby organizacyjne wymusiły migrację do nowoczesnego rozwiązania chmurowego – Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Zmiana była podyktowana nie tylko kwestiami technologicznymi, ale przede wszystkim realnymi wyzwaniami operacyjnymi:
• rosnącymi kosztami utrzymania infrastruktury serwerowej
• rozproszoną strukturą zespołów na całym świecie
• problemami z dostępnością i stabilnością systemu
Przejście do chmury umożliwiło centralizację danych, poprawę dostępności systemu oraz znaczące usprawnienie komunikacji i współpracy między zespołami.
Wyzwania i opcje dedykowane
Projekt wdrożeniowy realizowany był w wymagającym środowisku, gdzie standardowe podejście nie było wystarczające.
Jednym z głównych wyzwań była ograniczona komunikacja z zespołami klienta, wynikająca z niestabilnego dostępu do Internetu w regionach objętych działaniami humanitarnymi.
Dodatkowo:
• dostęp do systemów był ograniczony ze względu na wysokie wymagania bezpieczeństwa
• konieczne było zachowanie zgodności z globalnymi procedurami organizacji
• integracja z istniejącym, niewspieranym systemem CRM wymagała niestandardowego podejścia
Projekt wymagał dużej elastyczności oraz zdolności szybkiego reagowania na zmieniające się warunki pracy.
Mimo wysokiego poziomu złożoności, wszystkie kluczowe elementy systemu zostały wdrożone i zintegrowane zgodnie z harmonogramem.
Dodatkowe narzędzia i rozwój systemu
Ze względu na specyfikę działalności klienta wdrożenie zostało rozszerzone o szereg dedykowanych rozwiązań opracowanych przez NMI ERP.
Najważniejsze funkcjonalności:
• bankowość elektroniczna (automatyczne paczki przelewów, import wyciągów)
• rozliczanie projektów w wielu walutach (z uwzględnieniem różnych kursów)
• automatyczne rozliczanie kont księgi głównej
• narzędzie do odwracania wyceny bilansowej
Szczególnie istotnym elementem była integracja systemów:
• połączenie Business Central z CRM bez ingerencji w jego strukturę
• możliwość księgowania wyciągów bankowych przez CRM
• integracja z SharePoint w zakresie dokumentów i danych finansowych
Dodatkowo wdrożono:
• automatyczne przesyłanie zatwierdzonych faktur do SharePoint
• synchronizację danych (dostawcy, plan kont, wymiary) między systemami
Czas wdrożenia
Cały proces – od analizy przedwdrożeniowej, przez konfigurację i integracje, aż po uruchomienie systemu – trwał około 10 miesięcy.
Projekt został zrealizowany w wymagających warunkach, bez zakłóceń w ciągłości działania organizacji.
Korzyści z wprowadzenia zmian
System został uruchomiony 1 marca 2023 roku i od tego momentu stanowi kluczowe wsparcie dla działalności organizacji.
Najważniejsze efekty wdrożenia:
• znacząca poprawa dostępności systemu (dzięki chmurze)
• większa przejrzystość danych i procesów
• usprawnienie zarządzania finansami i projektami
• automatyzacja procesów księgowych i operacyjnych
• integracja systemów w jedno spójne środowisko
Dodatkowo wdrożenie zostało wsparte szerokim pakietem onboardingowym:
• szkolenia w języku polskim i angielskim
• uruchomienie live chatów dla użytkowników
• dostęp do szczegółowych materiałów i instrukcji
Dzięki temu organizacja mogła płynnie przejść na nowe rozwiązanie i szybko zacząć w pełni wykorzystywać jego możliwości.
Wdrożony system stał się fundamentem dalszego rozwoju oraz efektywnego zarządzania globalnymi działaniami humanitarnymi.