Zakres wdrożenia
System Microsoft Dynamics NAV funkcjonował w firmie od 2014 roku i był intensywnie wykorzystywany przez około 50 pracowników w różnych działach.
Wraz ze zmianami w przepisach i wprowadzeniem nowej struktury plików JPK w 2022 roku, dotychczasowa wersja systemu przestała spełniać wymagania prawne.
Pełna migracja do nowego systemu nie była możliwa w krótkim czasie ze względu na:
• dużą liczbę indywidualnych modyfikacji
• złożoność procesów biznesowych
• konieczność zachowania ciągłości działania
Początkowe rozwiązanie zastępcze okazało się niewystarczające – wymagało ręcznej pracy, było mało elastyczne i ograniczało automatyzację.
Dlatego podjęto decyzję o wdrożeniu modelu hybrydowego, łączącego dotychczasowy system NAV z nowoczesnym Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Wyzwania i opcje dedykowane
Największym wyzwaniem było szybkie wdrożenie funkcjonalności finansowo-księgowych, które zapewnią zgodność z obowiązującymi przepisami – bez konieczności pełnej migracji systemu.
Zaprojektowano rozwiązanie hybrydowe, w którym:
• dane z systemu NAV są automatycznie przekazywane do Business Central
• przetwarzanie finansowo-księgowe odbywa się w chmurze
• kluczowe informacje wracają do systemu NAV
Dzięki temu:
• zachowano ciągłość pracy
• wyeliminowano ryzyko błędów
• zapewniono pełną automatyzację wymiany danych
System został dodatkowo rozszerzony o funkcjonalności wcześniej niedostępne, takie jak:
• deklaracje VAT EU
• automatyczne przelewy
• nowoczesna bankowość elektroniczna
Jak podkreśla przedstawiciel NMI ERP:
„Hybrydowa forma zakładająca współpracę obu wersji systemów wydała się najlepszym rozwiązaniem – pozwoliła zachować płynność pracy i jednocześnie spełnić nowe wymagania.”
Dodatkowe narzędzia uruchomione przy wdrożeniu
Przejście na model hybrydowy umożliwiło wykorzystanie nowoczesnych narzędzi analitycznych.
Wdrożono Power BI, który znacząco rozwinął obszar raportowania.
Nowe możliwości obejmują:
• raporty marżowe dostosowane do specyfiki firmy
• analizy poziomu reklamacji w formie graficznej
• nowoczesne raporty zarządcze
Dzięki temu:
• dane są bardziej czytelne i dostępne
• raporty aktualizują się automatycznie
• zarząd ma szybki dostęp do kluczowych informacji
Czas wdrożenia
Cały proces – od analizy potrzeb, przez przygotowanie rozwiązania, aż po uruchomienie – zajął zaledwie 6 tygodni.
Korzyści z wprowadzenia zmian
Po wdrożeniu modelu hybrydowego firma zyskała elastyczne i bezpieczne środowisko pracy.
Najważniejsze efekty:
• możliwość generowania poprawnych plików JPK
• zachowanie dotychczasowego systemu operacyjnego
• dostęp do nowoczesnych funkcji chmurowych
• pełna automatyzacja procesów finansowych
Dodatkowo:
• rozszerzono funkcjonalność raportowania dzięki Power BI
• zwiększono poziom automatyzacji operacji
• przygotowano firmę na przyszłą pełną migrację do chmury
Jak podkreśla Główna Księgowa:
„Rozwiązanie hybrydowe dało nam stabilność i bezpieczeństwo. Mamy dostęp do aktualnego systemu, a jednocześnie zachowaliśmy ciągłość pracy. Współpraca z NMI ERP była szybka i skuteczna.”
Podsumowanie
Wdrożenie hybrydowego modelu ERP w Opinion to przykład praktycznego podejścia do transformacji systemowej – bez ryzyka, przestojów i kosztownej rewolucji.
Zamiast pełnej migracji firma zyskała:
• zgodność z przepisami
• nowoczesne narzędzia finansowe
• większą kontrolę nad danymi
• możliwość dalszego rozwoju w kierunku chmury
To rozwiązanie pokazuje, że transformację ERP można przeprowadzić etapowo – zachowując stabilność i jednocześnie zwiększając możliwości biznesowe.