Zakres wdrożenia
IBCS Poland korzystał wcześniej z systemu Microsoft Dynamics NAV 2016. Celem projektu było przejście do nowszej wersji – Microsoft Dynamics 365 Business Central 14 – wraz z migracją bazy danych oraz użytkowników.
Decyzja o upgrade’zie wynikała z kończącego się wsparcia dla dotychczasowego systemu oraz rosnących wymagań prawnych, w tym w zakresie raportowania JPK.
Kluczowym założeniem projektu było zachowanie dotychczasowej logiki działania systemu, przy jednoczesnym przejściu na nowoczesną technologię i środowisko webowe. Dzięki temu użytkownicy mogli nadal pracować w znanym im systemie, jednocześnie zyskując dostęp do nowych możliwości.
Wyzwania i opcje dedykowane
Ze względu na specyfikę działalności firmy konieczne było przygotowanie dedykowanych rozwiązań, które odpowiadały na realne potrzeby operacyjne.
Jednym z kluczowych wyzwań było uporządkowanie rozbudowanej bazy danych przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości procesów biznesowych. W ramach projektu zdecydowano się na wykorzystanie bilansu otwarcia, co pozwoliło ograniczyć migrację zbędnych danych historycznych i uporządkować strukturę systemu.
Istotnym elementem było również przeniesienie i dostosowanie istniejących modyfikacji z wcześniejszej wersji systemu. Wymagało to odpowiedniego przygotowania środowiska oraz zaplanowania wdrożenia w taki sposób, aby wszystkie funkcjonalności działały poprawnie w nowej wersji Business Central.
Dodatkowo wdrożono dedykowane rozwiązanie w zakresie obsługi dokumentów magazynowych. Standardowy dziennik zapasów został rozszerzony o możliwość definiowania szablonów dokumentów, co znacząco usprawniło pracę użytkowników.
Dzięki temu:
• zautomatyzowano proces tworzenia dokumentów magazynowych
• ograniczono konieczność ręcznego ustawiania parametrów
• wprowadzono spójne zasady obsługi dokumentów w całej organizacji
System umożliwia obsługę dokumentów takich jak PZ, WZ, MM, PW czy RW, a także definiowanie własnych typów dokumentów dopasowanych do potrzeb firmy.
Dodatkowe narzędzia i rozwój systemu
Upgrade systemu stworzył również przestrzeń do wdrożenia nowoczesnych narzędzi analitycznych.
W ramach projektu wdrożono Microsoft Power BI, który zastąpił wcześniej wykorzystywane narzędzia raportowe. Pozwoliło to na:
• tworzenie bardziej elastycznych raportów
• dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym
• lepsze wsparcie procesów decyzyjnych
Czas wdrożenia
Cały proces – od analizy potrzeb, przez przygotowanie środowiska, aż po uruchomienie systemu – trwał około 6 miesięcy.
Projekt został zaplanowany i zrealizowany w sposób umożliwiający płynne przejście na nową wersję systemu bez zakłóceń w codziennej pracy organizacji.
Korzyści z wprowadzenia zmian
Od momentu wdrożenia z systemu korzysta 26 użytkowników, a przejście na nową wersję przebiegło sprawnie dzięki zachowaniu znajomego interfejsu oraz wsparciu szkoleniowemu.
Najważniejsze efekty wdrożenia:
• zauważalny wzrost wydajności systemu
• usprawnienie raportowania i zgodność z wymogami JPK
• dostęp do zaawansowanej analityki dzięki Power BI
• uporządkowanie danych i lepsza organizacja pracy
• możliwość dalszego rozwoju i rozbudowy systemu
System został również dostosowany do specyficznych potrzeb firmy, a jego rozwój jest kontynuowany w ramach bieżącej współpracy.
IBCS Poland korzysta także ze wsparcia technicznego NMI ERP, co pozwala na szybkie reagowanie na potrzeby biznesowe i dalsze optymalizowanie działania systemu.