Dowiedz się, w jaki sposób NMI ERP Sp. z o.o. przechowuje, archiwizuje i usuwa dane osobowe oraz biznesowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami RODO. Polityka retencji danych określa okresy przechowywania informacji, zasady ich usuwania oraz środki zapewniające bezpieczeństwo danych na każdym etapie ich przetwarzania.
Celem tej polityki jest zapewnienie, że dane przetwarzane przez firmę są zarządzane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, najlepszymi praktykami ochrony danych oraz wymaganiami organizacyjnymi. Polityka ma na celu kontrolowanie procesu usuwania danych w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych, a także minimalizowanie ryzyka utraty, nieautoryzowanego dostępu lub nadużyć związanych z danymi.
Polityka dotyczy wszystkich danych przetwarzanych przez firmę, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Obejmuje dane osobowe, dane wrażliwe, dane dotyczące klientów, pracowników, dostawców oraz inne dane przechowywane i przetwarzane w ramach działalności firmy.
Ocena potrzeby przechowywania: Przed usunięciem danych, należy ocenić, czy dane są wciąż niezbędne do celów ich przechowywania lub czy obowiązują przepisy prawa nakładające obowiązek przechowywania danych przez określony czas.
Metody usuwania danych:
Potwierdzenie usunięcia: Po usunięciu danych, pracownik odpowiedzialny za proces usuwania powinien potwierdzić, że dane zostały bezpiecznie usunięte i nie są już dostępne.
Dane powinny być przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane. Okres przechowywania danych zależy od:
Po upływie określonego okresu, dane muszą zostać usunięte lub zanonimizowane.
Procesy zarządzania i usuwania danych muszą być regularnie monitorowane i audytowane przez odpowiednie służby IT lub specjalistów ds. bezpieczeństwa danych. Audyty te mają na celu:
Wszyscy pracownicy firmy będą regularnie szkoleni w zakresie polityki zarządzania i usuwania danych, w tym w zakresie przetwarzania danych osobowych, ochrony prywatności oraz metod usuwania danych. Szkolenia mają na celu podniesienie świadomości i odpowiedzialności za bezpieczeństwo danych.
Polityka zarządzania i usuwania danych będzie regularnie przeglądana i aktualizowana, aby dostosować ją do zmieniających się przepisów prawnych, technologii oraz potrzeb organizacyjnych. Przeglądy polityki będą przeprowadzane co najmniej raz w roku lub w przypadku istotnych zmian w przepisach prawa dotyczących ochrony danych.
Za realizację polityki odpowiedzialny jest zespół Bezpieczeństwa IT, administratorzy danych oraz kierownicy działów odpowiedzialnych za przetwarzanie danych. Każdy pracownik firmy jest zobowiązany do przestrzegania zasad polityki zarządzania i usuwania danych oraz do zgłaszania wszelkich nieprawidłowości w tym zakresie.
