Zakres wdrożenia
Dynamiczny rozwój spółki w Polsce, potrzeba zwiększenia bezpieczeństwa danych oraz integracji struktur rozproszonych wokół regionu Morza Bałtyckiego sprawiły, że Renta podjęła decyzję o zmianie dotychczasowego systemu sprzedażowego.
W odpowiedzi na te potrzeby wdrożono nowoczesny system Hyrma – rozwiązanie dostępne w przeglądarce, które umożliwia kompleksowe zarządzanie procesami wynajmu, sprzedaży oraz gospodarki magazynowej.
System został w pełni zintegrowany z Microsoft Dynamics 365 Business Central, który pełni rolę systemu finansowo-księgowego. Takie podejście pozwoliło połączyć operacje biznesowe z obszarem finansów w jednym, spójnym środowisku.
Wyzwania i opcje dedykowane
Jednym z największych wyzwań była adaptacja szwedzkiego systemu Hyrma do wymagań polskiego prawa, które znacząco różni się od skandynawskich regulacji.
Dodatkowo projekt obejmował:
• migrację dużej ilości danych z wcześniejszego systemu
• mapowanie danych w celu zachowania spójności raportowania
• dostosowanie systemu do wewnętrznych procesów organizacji
W ramach wdrożenia konieczne było również:
• zaprojektowanie nowych ról użytkowników i uprawnień
• zapewnienie bezpieczeństwa dostępu do danych
• stworzenie modułu kasowego dopasowanego do realiów polskiego rynku
Istotnym elementem projektu była także integracja Hyrmy z Business Central, obejmująca:
• konfigurację drukarek fiskalnych
• możliwość wystawiania paragonów z poziomu systemu księgowego
• synchronizację dokumentów i danych klientów
Migracja danych została przeprowadzona w sposób płynny – dzięki odpowiedniemu przygotowaniu skryptów i procesów, firma mogła od pierwszego dnia pracować na aktualnych danych, bez zakłóceń w działalności operacyjnej.
Dodatkowe narzędzia i rozwój systemu
Elastyczność systemu Hyrma pozwoliła na wdrożenie szeregu dodatkowych funkcjonalności dopasowanych do potrzeb Renty.
Wśród nich znalazły się m.in.:
• automatyczna wysyłka e-faktur w formacie PDF
• masowa wysyłka faktur z wielu oddziałów jednocześnie
• automatyczne przypomnienia o płatnościach
Dodatkowo system został rozszerzony o funkcjonalności zgodne z polskim prawem podatkowym, w tym obsługę VAT, GTU oraz JPK.
Czas wdrożenia
Cały proces – od analizy potrzeb, przez konfigurację i dostosowanie systemu, aż po uruchomienie – trwał około 8 miesięcy.
Wdrożenie zostało przeprowadzone w sposób zapewniający pełną ciągłość działania firmy, bez przestojów operacyjnych.
Korzyści z wprowadzenia zmian
System został uruchomiony w środowisku produkcyjnym 1 kwietnia 2023 roku i od tego momentu wspiera codzienną pracę organizacji.
Najważniejsze efekty wdrożenia:
• zwiększone bezpieczeństwo danych
• pełna integracja procesów operacyjnych i finansowych
• usprawnienie zarządzania wynajmem i sprzedażą
• automatyzacja komunikacji z klientami
• wysoka wydajność i stabilność systemu
Dzięki szkoleniom oraz materiałom wdrożeniowym użytkownicy szybko zaadaptowali się do nowego środowiska i mogą w pełni wykorzystywać jego możliwości.
Wdrożenie nie tylko rozwiązało wcześniejsze ograniczenia systemowe, ale stworzyło solidną podstawę do dalszego rozwoju organizacji oraz skalowania jej działalności.