Zakres wdrożenia
Po szczegółowej analizie potrzeb Accace zdecydowało się na wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central jako centralnego systemu ERP.
Projekt obejmował pełen proces transformacji:
• analizę przedwdrożeniową i mapowanie procesów
• przygotowanie koncepcji systemu
• konfigurację środowiska
• migrację danych
• szkolenia użytkowników
• uruchomienie systemu produkcyjnego
System został zintegrowany z narzędziami Microsoft, takimi jak Outlook i Excel, co pozwoliło na jeszcze sprawniejszą pracę zespołów.
Kluczowym celem wdrożenia było:
• uporządkowanie procesów finansowo-księgowych
• zwiększenie kontroli nad danymi
• zapewnienie pełnej zgodności z polskimi przepisami
Wdrożenie objęło również polską lokalizację Business Central (Companial) oraz rozszerzenie APAF, które automatyzuje kluczowe procesy księgowe.
Wyzwania i opcje dedykowane
Specyfika działalności outsourcingowej wymagała systemu, który:
• obsłuży dużą liczbę klientów i projektów
• zapewni bezpieczeństwo danych
• będzie elastyczny wobec zmieniających się przepisów
Standardowa wersja systemu nie była wystarczająca, dlatego wdrożono dedykowane rozszerzenia:
• polską lokalizację Companial
• moduł APAF (Advanced Polish Accounting Features)
Dzięki temu możliwe było:
• automatyczne rozliczanie kont
• przeksięgowania VAT w walutach obcych
• obsługa delegacji
• raportowanie zatorów płatniczych
Rozwiązanie zostało dopasowane do realnych procesów firmy, co przełożyło się na wyższy poziom automatyzacji i mniejsze ryzyko błędów.
Czas wdrożenia
Projekt został zrealizowany w bardzo krótkim czasie – od marca do końca kwietnia 2025 roku.
Wdrożenie odbywało się etapowo:
• analiza i planowanie
• konfiguracja systemu
• testy
• szkolenia
• uruchomienie produkcyjne
Dzięki sprawnej komunikacji i zaangażowaniu obu zespołów cały proces przebiegł zgodnie z założeniami.
Korzyści z wprowadzenia zmian
Wdrożenie Business Central znacząco poprawiło efektywność operacyjną Accace.
Najważniejsze efekty:
• automatyzacja procesów księgowych
• redukcja pracy manualnej
• większa kontrola nad danymi finansowymi
• pełna zgodność z przepisami
Dodatkowo firma zyskała:
• dostęp do nowoczesnych narzędzi analitycznych (Power BI, Power Platform)
• możliwość wykorzystania AI w analizie danych
• łatwą integrację z innymi systemami
• skalowalne środowisko do dalszego rozwoju
System umożliwia również:
• lepsze zarządzanie zamówieniami
• szybsze przetwarzanie danych
• bardziej świadome podejmowanie decyzji biznesowych
Podsumowanie
Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central w Accace to przykład kompleksowej transformacji systemowej w firmie usługowej, gdzie kluczowe znaczenie mają dane, automatyzacja i zgodność z przepisami.
Dzięki odpowiedniemu dopasowaniu systemu firma zyskała:
• stabilne i bezpieczne środowisko pracy
• większą wydajność zespołów księgowych
• gotowość na przyszłe zmiany legislacyjne
• solidne fundamenty do dalszej cyfryzacji
Jak podkreśla przedstawiciel Accace:
„NMI ERP to partner godny polecenia – wdrożenie przebiegło sprawnie, a zaproponowane rozwiązania były idealnie dopasowane do naszych potrzeb.”