W pełni zdalna migracja z Business Central 14 on-premises do Business Central SaaS, wraz z polską lokalizacją i przeniesieniem dedykowanych rozszerzeń, zrealizowana zgodnie z harmonogramem w niecałe pół roku.
| Klient | Sylvan Polska | Branża | Dystrybucja grzybni grzybów jadalnych |
|---|---|---|---|
| Punkt wyjścia | Business Central 14 on-premises | Model realizacji | 100% zdalnie |
| Zakres | Migracja do SaaS i polska lokalizacja | Czas projektu | Niecałe 6 miesięcy |
Punkt wyjścia i cel projektu
Sylvan – światowy lider wśród producentów grzybni grzybów jadalnych. Polski oddział odpowiada za dystrybucję na krajowym rynku i działa w ramach międzynarodowej grupy, dlatego potrzebuje wspólnego standardu raportowania, a jednocześnie zgodności z polskimi wymaganiami księgowymi i podatkowymi.
Po pięciu latach pracy na Business Central 14 on-premises firma zdecydowała się przejść do rozwijanego rozwiązania chmurowego. Celem było ujednolicenie środowiska w grupie, zapewnienie obsługi polskich wymogów, w tym raportowania JPK, zachowanie dedykowanych funkcji oraz uruchomienie systemu bez zakłócania bieżącej pracy.
Najważniejsze wyzwania
- Przepisanie rozszerzeń przygotowanych dla starszej wersji systemu, m.in. do obsługi numerów partii, obrotu towarowego, raportów i przeliczania walut w cennikach.
- Dostosowanie systemu do niestandardowego planu kont stosowanego przez międzynarodową grupę.
- Start produkcyjny w połowie grudnia, bezpośrednio przed zamknięciem roku, sporządzeniem bilansu i dwoma audytami.
Rozwiązanie
NMI ERP skonfigurowało Business Central Online, wdrożyło polską lokalizację, przeniosło dane, dostosowało dedykowane rozszerzenia oraz istniejące raporty do działania w chmurze. W obszarze finansów uruchomiono m.in. rejestry VAT, raportowanie JPK, dokumenty kasowe, plany amortyzacji, rozliczenia międzyokresowe kosztów i obsługę faktur zakupowych.
Użytkownicy zyskali możliwość samodzielnego korygowania wybranych wymiarów i kodów w rejestrach VAT, eksportu danych do Excela oraz szybkiego przygotowywania zestawień. Wszystkie warsztaty, konfiguracje, testy i szkolenia przeprowadzono zdalnie, według tygodniowego harmonogramu i z jasnym podziałem odpowiedzialności między zespołami.
Efekty wdrożenia
- Aktualny system chmurowy z regularnymi aktualizacjami, ważnymi przy zmianach przepisów i rozwoju raportowania JPK.
- Sprawniejsza codzienna praca finansów dzięki parametryzacji faktur, dokumentom kasowym, amortyzacji i rozliczeniom międzyokresowym.
- Większa samodzielność użytkowników w analizie danych, eksporcie do Excela oraz korekcie wybranych wymiarów i kodów VAT.
- Bieżący dostęp do danych w Power BI oraz łatwiejsza analiza wolumenów, klientów i okresów w ramach grupy.
- Więcej dokumentów generowanych i archiwizowanych cyfrowo w formacie PDF.
- Sprawne zamknięcie roku, przygotowanie bilansu i przejście dwóch audytów bez uwag do całości działania systemu.
„Firma NMI ERP zapewniała nam wsparcie BC 14 on prem, a równolegle przeprowadziliśmy wspólnie wdrożenie wersji chmurowej. To była bardzo dobra decyzja.”
Ilona Okulewicz-Grzelczak, Sylvan Polska
Dlaczego NMI ERP?
- Zaufanie poparte rekomendacją. „NMI ERP zostało nam rekomendowane jako zaufany partner Business Central. Po roku współpracy obejmującej zarówno wsparcie systemu, jak i migrację do chmury, mogę powiedzieć, że była to bardzo dobra decyzja.”
- Kompetentny zespół. „NMI ERP jest firmą profesjonalną i zatrudnia ludzi, którzy znają się na swojej pracy.”
- Szybkie i rzeczowe wsparcie. „Zapytanie wysyłane mailem szybko otrzymuje odpowiedź, a rozwiązanie znajduje się z reguły w ciągu 24 godzin. Kompetencja, responsywność i poważne traktowanie klienta są tutaj najważniejsze.”
- Terminowa realizacja. „Wszystkie terminy zostały dotrzymane, wszystko zadziałało, błędów nie było, a cała migracja do chmury odbyła się zgodnie z ustalonym harmonogramem, bez żadnej zwłoki.”
Dlaczego Companial?
Polska lokalizacja dostarczana przez Companial pozwoliła dostosować Business Central Online do wymagań polskiej księgowości i podatków, a jednocześnie zachować standard rozwiązania wykorzystywanego w międzynarodowej grupie.
- Zgodność z polskimi wymaganiami. Obsługa rejestrów VAT, raportowania JPK, dokumentów kasowych, planów amortyzacji i rozliczeń międzyokresowych kosztów.
- Gotowość na zmiany przepisów. Rozwijana lokalizacja i regularne aktualizacje ułatwiają dostosowywanie systemu do nowych obowiązków prawnych oraz podatkowych.
- Praktyczne wsparcie codziennej pracy. Możliwość korygowania wybranych wymiarów i kodów VAT, parametryzacji faktur zakupowych oraz cyfrowego generowania i archiwizowania dokumentów.
Co przesądziło o powodzeniu projektu?
- Realistyczny plan obejmujący harmonogram, budżet, zasoby i zakres funkcjonalny.
- Jasny podział odpowiedzialności i koncentracja na procesach krytycznych dla działalności oraz zgodności z przepisami.
- Regularna praca zdalna i zaangażowanie kluczowego użytkownika znającego procesy finansowe, operacyjne i raportowe.
Stabilna baza do dalszego rozwoju
Migracja połączyła standard międzynarodowej grupy z wymaganiami polskiego rynku. Sylvan Polska pracuje dziś na aktualnym systemie ERP, sprawniej realizuje procesy finansowo-księgowe i wykorzystuje dane w Power BI. Kolejnym krokiem jest rozwój budżetowania oraz stopniowe korzystanie z nowych możliwości Business Central Online.
Rozważasz migrację z Business Central on-premises do chmury? NMI ERP pomoże ocenić zakres projektu, zaplanować migrację i przygotować system do pracy zgodnej z lokalnymi wymaganiami. 100% zdalnie. Bez wychodzenia z domu.