Podróż po nowe możliwości

Internetowe Centrum Podróży eSky to firma, która funkcjonuje w bardzo innowacyjnym i przesyconym technologią środowisku. Jak to wpływa na pracę w przypadku księgowości i finansów?

Innowacyjne technologiczne oraz autorskie systemy, wspierające działalność biznesową całej grupy rzeczywiście zapewniają, że od lat eSky jest w czołówce firm z sektora e-travel oraz w dalszym ciągu dynamicznie się rozwija. Rozwój oraz stałe dostosowywanie warunków biznesu do wymogów stawianych przez rynek wymaga od naszych systemów wpierających rachunkowość zarządczą, jak i księgową, dużej wydajności, automatyzacji procesów finansowych oraz szybkiego dostępu do danych. Poprawnie skonfigurowany i wdrożony system Microsoft Dynamics NAV jest właśnie takim wsparciem.

Minął już ponad rok od wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV w Internetowym Centrum Podróży eSky. Od samego początku zajmował się Pan wdrożeniem tego systemu po stronie eSky. Co oznacza, że wraz ze specjalistami z NMI ERP, był Pan na pierwszej linii frontu. Jak ocenia Pan samo wdrożenie i współpracę z konsultantami?

Za każdym razem, kiedy dwa zespoły zaczynają ze sobą współpracować, warunkiem sukcesu jest wypracowywanie optymalnego modelu współpracy. Można się oczywiście opierać na znanych metodologiach, jednak za każdym razem jest to kwestia jej dostosowania do rzeczywistych warunków. Specjaliści z NMI ERP byli dla nas dużym wsparciem podczas całego procesu wdrożenia, mogliśmy liczyć na ich nadzór i zaangażowanie, niejednokrotnie pomagali nam nie tylko w odtwarzaniu procesów, ale również w ich usprawnianiu. Bywały momenty trudne, nerwowe, lecz uczyliśmy się od siebie nawzajem, rozmawialiśmy o własnych potrzebach i oczekiwaniach, a ewentualne nieporozumienia staraliśmy się wykorzystać do usprawnienia współpracy.

Zmiana czy też wdrożenie od podstaw nowego systemu informatycznego, zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Budzi też obawy pracowników – czy system będzie działał efektywnie, czy poradzę sobie z jego obsługą, czy wdrożenie nie spowoduje na pewien czas dezorganizacji pracy w firmie. Czy takie obawy pojawiały się także u Państwa? Okazały się uzasadnione?

Wdrożeniu nowego sytemu informatycznego, a zwłaszcza systemu wpierającego dział finansowy, zawsze towarzyszy ryzyko dezorganizacji, nieładu w danych czy zmiany pewnych przyzwyczajeń. Większość osób cechuje „niechęć do zmian” i jest to jeden w ważniejszych elementów, z którymi należy się zmierzyć. Dlatego od początku trzeba zapewnić pracownikom dostęp do informacji, szkolenia z obsługi systemu oraz wsparcie, które spowoduje, że nie będą się czuli zagubieni. W naszej firmie takie podejście sprawdziło się bez zarzutu.

Co zmieniło się w eSky podczas tego roku w kontekście wdrożenia systemu ERP?

Jak wspominałem eSky wciąż rozwija się i dynamicznie zmienia, i trudno jest odseparować zmiany wynikające z samego wdrożenia ERP, tym bardziej, że sam system ERP również ewaluował w tym czasie. I tak część procesów zostało zdiagnozowanych i zautomatyzowanych, i pewnie zwiększyła się świadomość tego, jak dany proces wygląda i jak można go usprawnić, jak kontrolować itd. W monecie kiedy mamy już doświadczenie, znajomość systemu, lepsze rozpoznanie potrzeb, zaczynamy okres usprawniania i optymalizacji pracy. Czyli to dla nas nowe wyzwania i cele.

Jaka jest Pana ulubiona funkcja MS Dynamics NAV, która najbardziej ułatwia pracę?

Nie tyle funkcja, co funkcjonalność. Microsoft Dynamics NAV jest potężnym narzędziem i jego siła wynika z możliwości dostosowania do własnych potrzeb indywidualnej konfiguracji. To dla mnie jest zdecydowanie jego największa wartość.

W eSky istotne było również przeprowadzenie skutecznej integracji ERP z systemami zewnętrznymi – zintegrowano trzy takie systemy. Czy integracja przebiegła pomyślnie w kontekście rzeczywistych korzyści i poprawy komunikacji z zespołami obsługującymi te systemy?

Przy takim doświadczeniu i poziomie technologicznym, jaki reprezentuje eSky IT, to właśnie skuteczna integracja z pozostałymi systemami była warunkiem koniecznym, żeby móc mówić o udanym wdrożeniu. W każdym rozwiązaniu, wdrażanym w naszej firmie, staramy się wykorzystać nowości technologiczne i czerpać korzyści z integracji różnych systemów, oraz propagować tę wiedzę między zespołami. Pod tym wglądem wdrożenie ERP nie odbiegało od innych.

No dobrze. Porozmawiajmy o liczbach. Gdybyśmy mieli podsumować miniony rok za pomocą cyfr, jakie były efekty wdrożenia ERP dla Pana działu i firmy? Czy udało się skrócić lub wyeliminować jakieś procesy? Jeśli tak, to jakie i o ile?

Myślę, że lepiej skupić się nie na procesach, które udało się wyeliminować, a na procesach, które zbudowaliśmy od nowa. Jest to bowiem cała gama mechanizmów rozliczeniowych, raportów wpłat, raportów wykupu, analiz wielowymiarowych. Dzięki wdrożeniu ERP byliśmy w stanie zwiększyć liczbę przetwarzanych danych bez zwiększania kosztów obsługi. O korzyściach wynikających z łatwiejszego dostępu do danych nawet nie wspomnę.

Czyli nie uda mi się wyciągnąć od Pana konkretnych liczb?

Każda zmiana, w tym wdrożenie nowego systemu, jest u nas przeprowadzana w oparciu o konkretne cele biznesowe. To umożliwia nam późniejszą ocenę wyników. Wskaźniki liczbowe są oczywiście najłatwiej mierzalne, jednak w tym przypadku najważniejsze było dla nas zautomatyzowanie procesów rozliczeniowych, a tym samym zapewnienie większego komfortu pracy. Potrzebowaliśmy narzędzia, które umożliwi nam zwiększenie liczby obrabianych danych, bez konieczności ciągłego zwiększania zasobów ludzkich. Dodatkowo chcieliśmy mieć możliwość szybkiej implementacji nowych sposobów rozliczeń.

Rozumiem. Może w takim razie jakieś liczbowe lub jakościowe zmiany w obsłudze klienta?

Naszym celem było właściwie nie tyle usprawnienie obsługi klienta końcowego, co możliwość szybkiej reakcji na zmieniające się warunki rynkowe, na przykład: pojawia się nowy operator z niższymi stawkami, a co za tym idzie niższymi opłatami, z czego z kolei wynikają bardziej konkurencyjne ceny. Trudno w takiej sytuacji podać konkretne dane liczbowe. Natomiast mogę powiedzieć, że od momentu zaimplementowania systemu ERP wdrożyliśmy kilku nowych operatorów.

Na zakończenie proponuję takie pytanie: co by Pan powiedział księgowej, lub osobie odpowiedzialnej za finanse w firmie, w której dopiero podejmowana jest decyzja o wdrożeniu ERP? Zachęcałby Pana do wdrożenia, czy może odradzał?

Nie sposób odpowiedzieć na to pytanie jednoznacznie. Wybór narzędzia zawsze uzależniony jest od budżetu, oczekiwań, od rodzaju prowadzonego biznesu. Przede wszystkim zaproponował bym analizę obecnego narzędzia, weryfikację procesów finansowych, zdiagnozowałbym potrzeby w perspektywie rozwoju firmy i dopiero wówczas proponowałbym wdrożenie. W sytuacji gdy firmie zależy na konfigurowalnym, dostosowanym do indywidualnych potrzeb systemie z elementami BI, gdzie stosunek jakości do ceny jest dobry, wówczas polecałbym zainteresowanie się Microsoft Dynamics NAV.

Dziękuję za rozmowę.

Dziękuję również.