Vistula Group

System ERP szyty na miarę

Historia wdrożenia i wykorzystania Microsoft Dynamics NAV w Vistula Group S.A. Na pytania odpowiada Robert Jagucki, Dyrektor IT.


Zacznijmy może od pytania podstawowego: dlaczego zdecydowali się Państwo na system Microsoft Dynamics NAV? Decyzja o wyborze MS Dynamics NAV podjęta została przez nowy zarząd spółki, powstałej w 2006 roku w wyniku połączenia Vistuli z Wólczanką. Prezesem został Pan Rafał Bauer – wcześniej prezes Wólczanki, który na podstawie swoich doświadczeń polecił system Microsoftu. Co skłoniło Państwa do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu ERP i jakie cele chcieli Państwo z pomocą tego systemu osiągnąć? W 2006 roku, po wspomnianej fuzji Vistuli i Wólczanki, obie firmy posiadały osobne systemy do zarządzania, oparte na programach DOS, zaistniała więc potrzeba wyboru jednego rozwiązania, które byłoby w stanie obsłużyć całą spółkę. Żaden z wcześniejszych systemów nie był w stanie sprostać wymaganiom tak szerokiego zakresu procesów i nie dawał już w tamtym czasie przewagi technologicznej na rynku. W związku z tym podjęto decyzję o wdrożeniu zupełnie nowego, zintegrowanego systemu informatycznego. Jakie inne cele, poza zdobyciem przewagi technologicznej, zostały postawione przed realizacją projektu? Przede wszystkim chodziło o wykorzystanie efektu synergii, w przypadku połączenia obu firm – poprzez maksymalnie pełną integrację. Na pewno też chęć usprawnienia procesów logistycznych w spółce. Mieliśmy bowiem dosyć dużo magazynów własnych, obsługiwanych przez naszych pracowników. Zwłaszcza w przypadku Wólczanki były to lokalizacje rozległe geograficznie. Potrzebowaliśmy wiec systemu, do którego będzie możliwość dostępu poprzez usługi terminalowe, a także systemu, który pozwoli zapanować nad pracownikami, znajdującymi się w oddalonych lokalizacjach. Wspomniał Pan, że wcześniej w firmie wykorzystywane były inne systemy informatyczne. Spodziewam się, że ze względu na bardzo szeroki zakres działalności i powiększający się katalog marek oferowanych przez spółkę, w tym momencie również korzystają Państwo z innych narzędzi. Zgadza się. Poza MS Dynamics NAV, rozwiązaniem dla nas kluczowym jest system do obsługi sprzedaży w ponad 300 naszych salonach firmowych i franczyzowych. Jest to rozwiązanie niedużej firmy GM Soft i wciąż jest dostosowywane do naszych potrzeb w zakresie funkcjonalności. System ten jest od początku zintegrowany z NAV i naszą platformą e-commerce. Odpowiada za zarządzanie sprzedażą, stanami, przepływem dokumentów pomiędzy salonami, a także za zarządzanie naszym programem lojalnościowym. Pozostałe systemy to typowe narzędzia, wykorzystywane pewnie w każdej dużej firmie, a więc program do HR, czy rozwiązania Bussines Intelligence. Do analityki biznesowej wykorzystujemy Qlik View, a także jedną z wersji rozwiązania SAP do raportowania. W tym momencie pracujemy nad coraz pełniejszą integracją tych programów z NAV i staramy się sukcesywnie włączać kolejne obszary ERP do wykorzystania w procesach analitycznych. Całkiem niedawno skończyliśmy także wdrożenie dedykowanej platformy webowej do zarządzania kolekcją – ma ona za zadanie zarządzać całym procesem tworzenia kolekcji: od pomysłu i projektów nowych produktów, czy wyrobów, poprzez proces zakupowy, po wprowadzenie do sieci sprzedaży, czy negocjacje z dostawcami. Wdrożenie zakończyło się w wakacje, więc teraz mamy czas stabilizacji tego rozwiązania.

System jest elastyczny i wygodny, pozwala nam, jako zespołowi IT, na stosunkowo łatwe wspieranie kolegów z działów biznesowych.

Więcej more_horiz
Nasi klienci przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu wdrożenia często pytają o liczby, wartości procentowe, dotyczące efektów wdrożenia. Vistula Group to jedna z najbardziej prestiżowych polskich firm, która już od kilku lat korzysta z systemu ERP. Jakie mierzalne rezultaty udało się Państwu osiągnąć w zakresie wzrostu efektywności procesów, oszczędności, poprawy działania w poszczególnych działach? W związku z tym, że wdrożenie przeprowadzone zostało w 2006 roku, jego efekty różnie się rozkłady w czasie – jedne były widoczne od razu, inne ujawniły się znacznie później. Samo wdrożenie było zrealizowane bardzo szybko, były to zaledwie trzy miesiące. Tyle minęło od momentu wejścia partnera, który wdrażał rozwiązanie, do momentu startu produkcyjnego. Kolejne trzy miesiące, to było dopracowywanie funkcjonalności, porządkowanie pewnych rzeczy. I mogę powiedzieć, ze w pierwszym kwartale 2007 zamknął się najważniejszy etap wdrożenia. Tak ekspresowe tempo wdrożenia wynikało z założonego celu, żeby system wystartował od początku roku i właśnie pod tym kątem wybieraliśmy partnera wdrożeniowego. Korzyści były różne na różnych etapach korzystania z systemu. Na początku było to uporządkowanie i szybkie objęcie całym systemem wszystkich obszarów kluczowych dla firmy, a właściwie obu wtedy połączonych firm, a także zabezpieczenie w zakresie obsługi logistyki, czy elastyczność, jeśli chodzi o zarządzanie od strony księgowej. Przy tej okazji zmieniliśmy, jako firma, metodę kalkulacji kosztów dla kolekcji własnej, co na początku sprawiało nam pewne problemy, ale ostatecznie okazało się, że była to słuszna decyzja i na pewno już nie wrócilibyśmy do poprzedniej metodologii. Kolejne korzyści to usprawnienie przepływu informacji i zautomatyzowanie pewnych czynności, które w wyniku integracji z rozwiązaniem zarządzającym sprzedażą, pozwoliło na zmniejszenie pracochłonności, zwłaszcza jeśli chodzi o czynności czysto ewidencyjne, głównie księgowe. To był ten pierwszy etap, głównie związany z porządkowaniem procesów. Wtedy także miało miejsce wdrożenie modułu do zarządzania produkcją, co dało nam więcej możliwości optymalizacji, przy jednoczesnym zmniejszeniu nakładów pracy. Są to właściwie podręcznikowe korzyści wdrożenia systemu zintegrowanego, wynikające z dostępu do danych i wykorzystywanie ich przez wszystkich pracowników, i wszystkie pozostałe systemy. Wciąż staramy się, żeby to właśnie NAV był źródłem danych do pozostałych rozwiązań, które mamy i które wdrażamy. Kolejne korzyści ujawniły się już po przejęciu firmy W.KRUK. MS Dynamics NAV umożliwił nam bardzo szybkie wdrożenie systemu, w wersji dostosowanej oczywiście do branży jubilerskiej. Branżę jubilerską można również traktować jako branżę modową, więc staraliśmy się wykorzystać rozwiązania wypracowane wcześniej dla fashion, zwłaszcza w zakresie zarządzanie informacją. Przy okazji tego wdrożenia dużym sukcesem był moduł do zarzadzania produkcją biżuterii. Wcześniej produkcja nie posiadała żadnego narzędzia informatycznego i mieliśmy trudności ze znalezieniem odpowiedniego rozwiązania. Problem polegał na tym, że W.KRUK jest bardziej manufakturą rzemieślniczą, bo biżuterię wytwarzana się wciąż w dużej mierze z użyciem tradycyjnych technik. Długo rozmawialiśmy z pracownikami produkcji, a także z pracownikami firmy wdrożeniowej i ostatecznie wymyśliliśmy sposób, jak to zrobić z użyciem modułu w MS Dynamics NAV. Udało się to dobrze zaplanować i do tej pory zdaje egzamin. W jakim stopniu wybór partnera ma wpływ na proces wdrożenia systemu z Pana perspektywy? W mojej ocenie największe wyzwanie w trakcie wdrożenia systemu ERP, to właśnie wybór odpowiedniego partnera. To jest kluczowe. Ktoś, kto nie ma doświadczenia, nie umie słuchać, nie ma kompetencji do zapoznania się z firmą, nie jest w stanie dobrze wdrożyć systemu. W naszym przypadku, a wydaje mi się, że jest tak w przypadku każdej firmy, która decyduje się na konkretne rozwiązanie, nie mieliśmy wystarczającej wiedzy na temat tego, jak ERP ma tak naprawdę funkcjonować. Wdrożenie standardu jest oczywiście możliwe, ale tylko w firmach, które są „standardowe”, w biurach księgowych na przykład, gdzie nie ma elementów odstających od podstawowych funkcjonalności. Wtedy można się decydować na jakieś rozwiązania „pudełkowe”, ale wszędzie indziej, gdzie biznes jest żywy, niestety trzeba najpierw przeanalizować potrzeby firmy i trzeba to zrobić ze zrozumieniem całego biznesu. Jest to kluczowy element, jeśli chodzi o skuteczne wdrożenie. Widać to zresztą w przykładach nieudanych wdrożeń. Nawet jeśli weźmiemy pod uwagę ten sam system, jedne jego wdrożenia są sukcesem, a inne okazują się porażką, że już nie wspomnę o takich sytuacjach, kiedy się w ogóle wycofywano z konkretnego rozwiązania. A takie doświadczenia, nie tylko z Polski, ale i z całego świata, są przecież znane.

W mojej ocenie największe wyzwanie w trakcie wdrożenia systemu ERP, to właśnie wybór odpowiedniego partnera. To jest kluczowe. Ktoś, kto nie ma doświadczenia, nie umie słuchać, nie ma kompetencji do zapoznania się z firmą, nie jest w stanie dobrze wdrożyć systemu.

Więcej more_horiz
To prawda. Zwłaszcza w Państwa firmie takie dostosowanie systemu było bardzo ważne, bo jeśli chodzi o procesy i potrzeby branży jest ona bardzo specyficzna. Proszę powiedzieć, które procesy były szczególnie wymagające, albo na których Państwu najbardziej zależało. Generalnie sama produkcja, zarządzanie produkcją, którą wtedy jeszcze posiadaliśmy. Dzisiaj wprawdzie zlecamy produkcję do firm zewnętrznych, ale w momencie wdrożenia posiadaliśmy swoje zakłady produkcyjne. Mimo to, że produkcja w branży fashion wszędzie jest podobna, organizacja tego procesu w każdej firmie wygląda inaczej. Miałem okazję odwiedzać różne polskie firmy produkcyjne produkujące odzież i nie zdarzyło mi się spotkać dwóch przypadków, w których można by próbować wdrażać takie same rozwiązania. Każda z firm ma swoją specyfikę, inną organizację pracy i procesu produkcyjnego, inny zakres informacji, które chce przy tej okazji przetwarzać, co oczywiście ma kluczowe znaczenie. Druga rzecz. W naszym przypadku, to jest w przypadku firmy, specjalizującej się w odzieży męskiej, powstaje pewna komplikacja, wydaje się to drobiazg, ale jest dosyć istotny, a jest to ilość rozmiarów, jakie przy produkcji są stosowane. Nie są to proste rozmiary typu S, M, L, czy XL, bo jeden garnitur produkujemy w kilkudziesięciu różnych wariantach rozmiarowych, co dla wielu systemów dedykowanych do produkcji odzieży jest trudne. Nawet w aspekcie czysto operacyjnym – byłby to kłopot, żeby zaprezentować na ekranie komputera pełny zakres informacji, jeżeli mamy tak dużo wariantów rozmiarowych. Był to więc dla nas bardzo ważny element, żeby system potrafił to obsłużyć. Chciałbym jeszcze powrócić do tematu samego wdrożenia. Wspomniał Pan wcześniej o ryzyku z jakim wiąże się zły wybór partnera wdrożeniowego. Wiele osób obawia się, że wdrożenie może się nie udać lub sparaliżować działanie firmy, co może przynieść poważne konsekwencje, z tak drastycznymi, jak upadek firmy włącznie. Tak duża firma jak Vistula musiała to ryzyko odpowiednio przekalkulować i zminimalizować, a przynajmniej wziąć pod uwagę? Tak, zawsze trzeba takie ryzyko brać pod uwagę. W naszym przypadku nie było jednak tak dużego zagrożenia, ponieważ obie spółki, Vistula i Wólczanka, dysponowały swoimi systemami, które pozwalały im cały czas funkcjonować. Był taki czas, po połączeniu, że musieliśmy spełniać pewne wymogi formalne, takie jak prowadzenie oddzielnej ewidencji. Dawało nam to pewien mechanizm bezpieczeństwa – gdyby się coś przesunęło w czasie, nie byłaby to taka wielka tragedia. Dodatkowo ustalono, że system zostanie uruchomiony od początku roku, bo to najbezpieczniejszy moment na start takiego rozwiązania, szczególnie jeśli chodzi o tematy kierownicze i finansowo-księgowe. Termin ten był istotny zwłaszcza, jeśli chodzi o rozliczenia księgowe. Być może właśnie ten krótki czas wdrożenia spowodował, że musieliśmy się nagiąć do pewnych rzeczy, przyjąć je z dobrodziejstwem inwentarza, nawet pomimo pojawiających się czasem wewnętrznych przekonań, że coś można by zrobić lepiej. Tak naprawdę nie było czasu się zastanawiać, nie wchodziliśmy też bardzo głęboko w szczegóły tego, co chcielibyśmy mieć w systemie, skupialiśmy się na głównych elementach, które chcieliśmy przenieść, czyli właśnie księgowość, logistyka, bilans otwarcia w zakresie zapasów magazynowych, uruchomienie procesu produkcyjnego. To były kluczowe cele. Ryzyko było oczywiście brane pod uwagę, ale tak jak mówiłem, krótki czas wdrożenia sprawiał, że nie było czasu na zastanawianie się nad tym, co będzie, jeśli się nie uda. Był postawiony cel, że musi się udać – i się udało. W pewnym sensie był to jednak dopiero początek, bo samo wdrożenie nie zakończyło procesu rozwoju systemu. Korzystają Państwo z usług NMI ERP w zakresie custom development, czyli rozwijania systemu ERP w taki sposób, żeby lepiej spełniał potrzeby firmy. Jakich funkcji jeszcze Państwu brakuje, co jeszcze chcą Państwo dodać, rozwinąć, jakie nowe funkcje są w tym momencie istotne dla Państwa? Na pewno elementy związane z planowaniem zapotrzebowania na produkty i zarządzaniem dostępnością towarów w salonach firmowych. I to już w części uruchomiliśmy z Państwem. Dalej jednak pracujemy nad tym modułem, który ma służyć, w dużym skrócie, do zarządzania poziomem zatowarowania salonów sprzedaży, czyli uzupełnianiem towarów w sieci sprzedaży, tak żeby ich poziom był jak najlepszy, nie powodował dużych obciążeń finansowych, żeby nie dochodziło do zalegania zapasów, w miejscach gdzie one nie rotują. Kończąc powoli, zapytam o rady, których mógłby Pan osobiście udzielić firmom, które rozpoczynają proces wdrożenia lub dopiero zastanawiają się nad takim wdrożeniem? Oj… Ciężkie pytanie. Na pewno na początek należy przeanalizować swoje potrzeby i poszukać rozwiązania, które jest w stanie im sprostać. I po wstępnym wyborze takiego produktu, poszukać partnera, który może takie wdrożenie przeprowadzić. Na pewno należy sprawdzić innych klientów takiego potencjalnego partnera, dowiedzieć się, jak u nich wyglądał ten proces, jakie były trudności, na co zwrócić uwagę. Pozyskiwanie informacji od firm, które mają już za sobą ten proces wdrożenia jest bardzo istotne. Każde rozwiązanie, nawet jeśli na początku nie jest w stanie spełnić wszystkich oczekiwań, czy objąć wszystkich procesów biznesowych firmy, zwykle daje się dostosować, ale konieczna jest do tego specjalistyczna wiedza partnera. Trzeba na pewno pomyśleć też o tym, jakie będą później koszty utrzymania tego systemu, tak, żeby taka inwestycja była sensowna z punktu widzenia finansowego. Ostatnie pytanie – bardzo krótkie. Są Państwo zadowoleni z systemu NAV? Zawsze można założyć, że każdy inny system, którego akurat nie mamy, mógłby być lepszy – dopóki go oczywiście nie wdrożymy i się nie przekonamy, jak działa w praktyce. Ale generalnie jesteśmy zadowoleni. System jest elastyczny i wygodny, pozwala nam, jako zespołowi IT, na stosunkowo łatwe wspieranie kolegów z działów biznesowych. Ma swoje minusy, jak każde rozwiązanie, ma też plusy – szczególnie tę możliwość dostosowywania do zmieniających się potrzeb biznesowych. To już wszystkie pytania. Dziękuję Panu serdecznie za rozmowę. Dziękuję również.

Odkryj nowe możliwości
z Microsoft Dynamics 365 Business Central

arrow_back Poprzedni
apps Zobacz pozostałe
chat_bubble_outline call