Krajowy System e-Faktur – co to jest KSeF? Od kiedy zacznie obowiązywać?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej oznacza w praktyce konieczność dopełniania wielu formalności. W ostatnich latach jest to jednak znacznie łatwiejsze – głównie dzięki postępującej cyfryzacji. Tak naprawdę większość spraw przedsiębiorcy mogą załatwiać dziś przez Internet, a papierowe druki wychodzą z użycia. Podobnie ma być wkrótce z fakturami – co zapewni KSeF, czyli ogólnokrajowy program informatyczny, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

KSeF jest narzędziem, które ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom prowadzenia działalności gospodarczej i poprawę jakości procesów księgowych. Jak będzie w praktyce? Tego nie możemy jeszcze wiedzieć. Warto jednak bliżej poznać ten system, aby odpowiednio przygotować się na obowiązek jego wdrożenia. Jest on bowiem nieunikniony – choć na ten moment nie wiadomo, kiedy dokładnie nastąpi.

W tej sytuacji niezwykle istotne jest, aby system finansowo-księgowy w Twojej firmie był gotowy na te zmiany. Wdrażany przez nas system Microsoft Dynamics 365 Business Central dostarczy Ci niezbędnych narzędzi do skutecznego funkcjonowania według nowych przepisów!

Co to jest KSeF i jakie ma funkcje?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Mają one wyłącznie postać elektroniczną i ściśle określoną strukturę.

KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, eliminację nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT oraz ułatwienie dostępu do dokumentów dla przedsiębiorców.

System oferuje kilka kluczowych funkcji, które mają na celu usprawnienie procesu wystawiania i przechowywania faktur. Oto niektóre najważniejsze z nich:

  • Wystawianie e-faktur: Przedsiębiorcy mogą generować faktury ustrukturyzowane w formie elektronicznej bezpośrednio w systemie KSeF. Pozwala to na szybkie i wygodne wystawianie dokumentów handlowych.
  • Przechowywanie e-faktur: KSeF automatycznie archiwizuje faktury przez okres 10 lat. Znika obowiązek ich archiwizacji w inny sposób.
  • Wysyłanie e-faktur: Mogą być one przesyłane elektronicznie między przedsiębiorcami, co przyspiesza proces rozliczeń i redukuje ewentualne błędy.
  • Dostęp 24/7: Przedsiębiorcy, urzędnicy skarbowi i księgowi mają dostęp do faktur przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.
  • Zgodność z aktualnymi wymogami prawno-podatkowymi: Możesz mieć pewność, że faktury wystawione w KSeF spełniają wymogi ustawy i są zgodne z formatem e-faktury.

Od kiedy będzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur?

Na ten moment korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Pierwotnie system miał stać się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Wiemy już jednak, że tak się nie stanie.

Po zmianie rządu Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego korzystania z KSeF. Minister Finansów ma zlecić przeprowadzenie zewnętrznego audytu dotyczącego KSeF i wskazać nowy termin obowiązku używania systemu przez przedsiębiorców, który aktualnie nie jest znany.

W tej chwili trwają również konsultacje z przedsiębiorcami na temat KSeF. Nie możemy mieć więc pewności, czy korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe już od 1 stycznia 2025 roku.

Według najnowszych informacji wskazanie nowej daty obowiązkowego KSeF planowane jest na przełomie kwietnia i maja bieżącego roku.

Na ten moment to Ty decydujesz więc, czy chcesz korzystać z KSeF, czy wolisz prowadzić dokumentację księgową na zasadach takich, jak dotychczas. W każdej chwili możesz jednak przetestować system, by przygotować się na obowiązek jego używania w przyszłości.

Dla kogo Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy?

Będzie on obowiązkowy dla:

  • przedsiębiorców, którzy są czynnymi płatnikami VAT,
  • przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT,
  • podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury OSS z polskim NIP.

Innymi słowy obowiązek korzystania z KSeF obejmie prawie wszystkie osoby prowadzące działalność w naszym kraju. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF w transakcjach B2B, czyli pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Nie ma tylko gwarancji, kiedy to nastąpi.

Istnieją jednak pewne wyjątki od tego obowiązku. Dotyczą następujących faktur:

  • wystawianych przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju,
  • wystawianych przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, przy czym nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, których dotyczy faktura,
  • faktur B2C, czyli wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jakie korzyści ma system KSeF?

Wdrożenie KSeF ma przynieść wiele korzyści zarówno dla samych przedsiębiorców, jak i gospodarki ogólnie.

Dla osób prowadzących firmę, kluczowe będzie przede wszystkim poprawienie warunków prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki KSeF, podatnicy będą mogli skorzystać z wielu udogodnień i ulg podatkowych, takich jak:

  • brak konieczności pokazywania faktur sporządzonych w systemie KSeF na żądanie organów podatkowych w zakresie pliku JPK dla faktur (JPK_FA),
  • skrócony czas zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni,
  • brak konieczności wydawania duplikatów faktury ustrukturyzowanej – dokumenty sprzedażowe wystawione w KSeF są przechowywane na zabezpieczonej chmurze i nie mogą się zgubić czy zniszczyć,
  • mniej błędów – dzięki określonemu schematowi wypełniania faktur można ograniczyć ewentualne pomyłki popełniane przy ich tworzeniu.

A oto inne korzyści związane z upowszechnieniem tego systemu:

  • Zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa transakcji gospodarczych: Dzięki KSeF faktury będą przechowywane i kontrolowane w centralnej bazie danych dostępnej dla podatników i organów podatkowych. To pozwoli na lepsze monitorowanie obrotu towarowego i usługowego, a także na wykrywanie oraz zapobieganie oszustwom podatkowym.
  • Łatwiejszy dostęp do faktur: Wszyscy zainteresowani (i uprawnieni) mają stały dostęp do faktur w systemie KSeF przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Nie muszą w tym celu odwiedzać biura i przeszukiwać starych segregatorów.
  • Brak konieczności archiwizacji faktur na własną rękę: Przedsiębiorcy nie muszą już samodzielnie przechowywać papierowych kopii faktur. KSeF archiwizuje je automatycznie.
  • Wspomaganie działań skarbowych w zakresie zwalczania oszustw podatkowych: Organy podatkowe będą miały szybszy i łatwiejszy dostęp do danych o fakturach, co ułatwi im sprawdzanie ich zgodności z prawem oraz egzekwowanie należności. KSeF będzie również narzędziem do analizy ryzyka podatkowego i wykrywania nieprawidłowości – zwłaszcza dotyczących rozliczania podatku VAT.
  • Usprawnienie procesu fakturowania: Wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych będzie szybsze, prostsze i bezpieczniejsze. Faktury będą miały ujednolicony format XML i będą łatwiejsze do przetwarzania i weryfikacji przez systemy informatyczne.
  • Dostosowanie do standardów Unii Europejskiej: Faktury ustrukturyzowane w UE tworzy się według tego samego schematu, co sprawia, że łatwiej będzie wystawiać dokumenty sprzedażowe zagranicznym kontrahentom.

Jak zalogować się do systemu KSeF?

Aby się zalogować do KSeF, możesz skorzystać z jednej z następujących metod:

  • Profil Zaufany: Jeśli jesteś osobą fizyczną, możesz zalogować się do KSeF przy pomocy Profilu Zaufanego. To całkowicie bezpieczny sposób uwierzytelnienia.
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny: Osoby fizyczne i podmioty gospodarcze mogą korzystać z KSeF, używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To zaawansowany sposób uwierzytelnienia, który zapewnia pełną legalność dokumentów.
  • Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: Jeśli Twoja firma posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną, możesz dzięki niej zalogować się do KSeF.
  • Token KSeF: Po pierwszym uwierzytelnieniu za pomocą jednej z powyższych metod, możesz wygenerować token KSeF, który będzie do Ciebie przypisany. To praktyczne narzędzie, które skraca drogę logowania w przyszłości.

Jak korzystać z KSeF? Wystawianie faktur sprzedaży

Faktury ustrukturyzowane możesz wystawiać z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych.

Jak zrobić to krok po kroku?

  • Przygotowujesz faktury w systemie, w którym robisz to do tej pory (bądź korzystając z narzędzi udostępnianych przez MF). Postępujesz dokładnie w ten sam sposób, jak wcześniej. Podajesz wszystkie niezbędne dane – dotyczące Twojej firmy i nabywcy, sprzedawanych towarów lub usług, a także kwoty netto i brutto.
  • Generujesz plik w formacie XML za pomocą oprogramowania, z którego aktualnie korzystasz. Plik ten musi być zgodny z wymaganiami ustawy o VAT i normami unijnymi, dlatego upewnij się, że Twoje oprogramowanie ma integrację z systemem KSeF. System Business Central bezproblemowo oferuje właśnie taką integrację, dzięki której możesz mieć pewności, że generowane pliki są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami.
  • Logujesz się do KSeF.
  • Wysyłasz wygenerowany plik XML do bazy KSeF. System nadaje plikowi unikalny numer. W tym momencie staje się on fakturą ustrukturyzowaną.
  • Zatwierdzasz fakturę w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF

W KSeF możesz wystawiać faktury korekty, ale tylko w formie faktur ustrukturyzowanych. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF i wszystkie dane, które zostały zmienione lub skorygowane.

Wystawiasz korektę za pomocą innego oprogramowania? Pamiętaj, że taka faktura korygująca musi być przesłana do KSeF w terminie 7 dni od daty jej wystawienia.

FAQ

To całkowicie naturalne, że wprowadzenie KsEF budzi wiele pytań i wątpliwości wśród przedsiębiorców. Przyjrzyjmy się tym najczęstszym.

Jak przystąpić do KSeF?

Aby uzyskać dostęp do KSeF, musisz się zalogować za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Możesz to zrobić już dziś i bez ograniczeń testować system.

Przechowywanie faktur w KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będą przechowywane przez 10 lat. Warto zauważyć, że ten okres przechowywania obowiązuje od końca roku, w którym faktura została wystawiona.

Faktury są oczywiście odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych.

Sankcje i kary pieniężne

Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, pojawią się także kary za jego ignorowanie. Jakie dokładnie? Należy rozpatrzyć dwie sytuacje:

  • Brak faktury w KSeF. Jeśli nie wystawisz faktury w KSeF, grozi Ci kara w wysokości aż 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, ale nie może być to mniej niż 1000 zł.
  • Faktura bez podatku. Jeśli faktura nie zawiera podatku, sankcje wyniosą do 18,7% kwoty wykazanej na fakturze.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura wystawiona przy użyciu KSeF. Ma ona ujednolicony format XML i numer identyfikujący ją w systemie. Faktura ustrukturyzowana zawiera te same dane, co zwykła faktura VAT, ale jest łatwiejsza do przetwarzania i weryfikacji przez systemy informatyczne.

Wystawianie faktur w przypadku awarii i niedostępności systemu

W przypadku awarii systemu, podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, spełniając pewne warunki:

  • Faktura wystawiona poza KSeF musi być zgodna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, czyli takiej, która jest standardowo przesyłana do KSeF.
  • Faktura ma być udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony oraz oznaczona kodem QR.
  • W terminie 7 dni roboczych od zakończenia awarii, musisz przesłać do KSeF faktury, które zostały wystawione poza systemem.
  • Jeśli w tym czasie wystąpi kolejna awaria, 7-dniowy termin liczony jest od momentu zakończenia ostatniej awarii.

Pamiętaj, że data wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF to dzień przesłania jej do systemu. W okresie awarii datą wystawienia faktury będzie data zamieszczona przez podatnika na dokumencie. Z kolei data otrzymania faktury przez nabywcę to faktyczny moment jej wpływu.

Natomiast w przypadku niedostępności KSeF, która może wynikać np. z powodu prac serwisowych, podatnicy mogą wystawiać faktury, korzystając z innych oprogramowań, ale muszą przesłać je do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności. Co ważne, informacje o niedostępności systemu będą publikowane z odpowiednim wyprzedzeniem poprzez Biuletyn Informacji Publicznej.

Ustrukturyzowana e-faktura a zwykła faktura elektroniczna

Ustrukturyzowana e-faktura to faktura wystawiona w formacie XML, zgodnie z normami unijnymi, za pośrednictwem KSeF. Natomiast zwykła faktura elektroniczna to faktura wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF, i przesyłana do kontrahenta w formie online.

Główna różnica polega więc na tym, że ustrukturyzowana e-faktura jest łatwiejsza do odczytania i sprawdzania przez systemy informatyczne. Zwykła faktura elektroniczna wymaga analizy wzrokowej przez człowieka.

Data wystawienia faktury w KSeF

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest równa dacie jej przesłania do KSeF, a nie dacie jej wygenerowania w systemie do fakturowania. Co ważne, data otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę jest również równoznaczna z datą jej wygenerowania w KSeF.

Zmiany w przepisach podatkowych mogą wydawać się skomplikowane i przytłaczające, ale dzięki naszej pomocy nie musisz się nimi martwić. Jesteśmy, aby zapewnić Ci niezbędne wsparcie, które ułatwi przejście na nowy system. Zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem – dowiedz się więcej o oferowanych usługach i o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie dostosować się do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.


Opublikowano
arrow_back Poprzedni
apps Zobacz pozostałe