W Microsoft Dynamics NAV w wersji 2017 została rozbudowana integracja z jednym z najbardziej znanych produktów firmy Microsoft – arkuszem kalkulacyjnym Microsoft Office Excel. Już w wersji MS Dynamics NAV 2013 można było wysyłać dane z systemu ERP do programu Excel, jednak dopiero od wersji 2017 wspierana jest pełna integracja aplikacji. Możemy więc nie tylko odczytywać dane w arkuszu, ale też po zmodyfikowaniu ich przesłać je z powrotem do MS Dynamics NAV.
Do korzystania z wtyczki potrzebujemy konta Azure Active Directory z odpowiednio skonfigurowanymi aplikacjami (m.in. aplikacją Excel Add-In, dzięki której będziemy mogli przesyłać dane między systemem ERP a arkuszem Excel).
Niezbędne jest również zainstalowanie i poprawne skonfigurowanie komponentów WebClient w NAV, zabezpieczenie środowiska certyfikatem SSL oraz posiadanie najnowszych pakietów MS Office.
Zapoznajmy się z tą funkcjonalnością na przykładzie. Załóżmy, że chcemy wykonać prostą modyfikację danych naszych dostawców.
W bazie mamy setki dostawców, a nas interesuje zmiana nazwy tylko niektórych z nich – niech będą to dostawcy o numerach od 30 000 000 do 40 000 000.
Załóżmy, że chcemy zmienić przypisane warunki płatności – obecnie dostawcy mają przypisane różne warunki (określa to kod warunków płatności) – 14 DNI, 7 DNI, BM [Bieżący Miesiąc] itp. Do wszystkich dostawców o numerach od 30 000 000 do 40 000 000 chcemy przyporządkować kod płatności 14DNI. Możemy takiej zmiany dokonać otwierając osobno każdą kartotekę dostawcy i tam modyfikując pole Kod warunków płatności. Jest to być może dobre rozwiązanie, gdy mamy tylko kilku dostawców w naszej grupie. Co jednak, gdy takich dostawców są setki? Wtedy najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z integracji z Excel’em:
Całą listę dostawców za pomocą wyżej zaznaczonego przycisku wysyłamy do programu Excel:
Po wprowadzeniu niezbędnych informacji i poświadczeń, możemy zacząć modyfikować listę:
Po wprowadzeniu zmian w arkuszu możemy zaimportować dane do systemu. Poniżej widzimy efekt:
Jak widzimy, kod warunków płatności dla dostawców o numerach od 30 000 000 do 40 000 został zmieniony na 14 DNI.
Przedstawiony powyżej przykład, to oczywiście bardzo prosta modyfikacja. Add-In’u Excel możemy użyć oczywiście do dużo bardziej skomplikowanych operacji na danych – możemy skorzystać właściwie ze wszystkich standardowych funkcjonalności Excel. Jest to szczególnie przydatne, gdy pracujemy na obszernych bazach i potrzebujemy dokonać zmian na wielu rekordach.
Warto również podkreślić, że to, co kiedyś było niedostępną funkcjonalnością (możliwą do zaimplementowania dopiero po dodatkowych pracach deweloperskich), teraz wchodzi w skład podstawowych funkcji systemu. Integracja MS Dynamics NAV z MS Office Excel to niezaprzeczalnie duża oszczędność kosztów oraz czasu pracy.
Autor: Beata Piechowicz