Faktury ustrukturyzowane – jak wyglądają? Jak je poprawnie wdrożyć?

wdrożenie ksef

Wraz z dynamicznym rozwojem cyfryzacji i dążeniem do uproszczenia procesów administracyjnych, Polska wprowadza nowy standard dokumentowania transakcji gospodarczych związanych z podatkiem od towarów i usług mający na celu zwiększenie efektywności i transparentności systemu podatkowego. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjna platforma, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Ustrukturyzowana faktura, czyli faktura w formacie XML zgodnym z wymogami KSeF, jest krokiem w stronę nowoczesnego zarządzania dokumentacją podatkową.

Gdy krajowy system e-faktur stanie się obowiązkowy, wszystkie przedsiębiorstwa będą musiały wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem KSeF. W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną, gdy zostanie przesłana do KSeF i otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. Wejście w życie tych przepisów ma na celu poprawę przejrzystości, zwiększenie efektywności procesów fakturowania oraz zapewnienie większego bezpieczeństwa danych.

W tym artykule omówimy, czym jest KSeF, kto jest zobowiązany do jego stosowania, jak przystąpić do systemu i jak z niego korzystać. Przyjrzymy się również, co powinna zawierać faktura ustrukturyzowana, jak wygląda proces jej przygotowania oraz jakie korzyści niesie ze sobą wprowadzenie KSeF. Ponadto, poruszymy kwestie dotyczące faktur wystawianych poza systemem KSeF. Zapraszamy do lektury, aby dowiedzieć się, jak przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany i w pełni wykorzystać potencjał nowego systemu.

Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma, stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie. Celem KSeF jest usprawnienie procesów fakturowania, zwiększenie przejrzystości oraz ułatwienie zarządzania dokumentacją podatkową. System ten jest integralnym elementem cyfryzacji administracji podatkowej w Polsce, mającym na celu redukcję biurokracji, poprawę efektywności procesów oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych.

Zalety KSeF:

  • Centralizacja i standaryzacja. KSeF zapewnia centralne przechowywanie faktur w jednolitym formacie, co ułatwia ich przetwarzanie i kontrolę.
  • Bezpieczeństwo danych. Wszystkie faktury są przechowywane w bezpiecznej, centralnej bazie danych, chronionej przez zaawansowane mechanizmy zabezpieczające.
  • Szybki dostęp do dokumentów. Użytkownicy mogą szybko wyszukiwać i pobierać faktury, co usprawnia zarządzanie dokumentacją.
  • Oszczędność czasu i kosztów. Automatyzacja procesów fakturowania zmniejsza ilość ręcznej pracy, redukując ryzyko błędów i koszty operacyjne.

Dla kogo obowiązkowy jest KSeF?

Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT w Polsce, co oznacza, że wszystkie faktury VAT muszą być wystawiane i przesyłane za pośrednictwem tego systemu. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i mikroprzedsiębiorców.

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje:

  • Przedsiębiorstwa zarejestrowane jako podatnicy VAT. Wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą i będące podatnikami VAT.
  • Instytucje publiczne. Organy administracji publicznej, które również będą musiały korzystać z KSeF do wystawiania faktur.
  • Dostawcy usług i produktów na terenie Polski. Wszystkie firmy świadczące usługi lub sprzedające produkty w Polsce.

Istnieją jednak pewne wyjątki od obowiązku korzystania z KSeF, dotyczące m.in.:

  • Podmiotów zwolnionych z VAT. Firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT mogą być zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF.
  • Małych przedsiębiorstw korzystających z ryczałtu. Pewne kategorie małych przedsiębiorstw mogą korzystać z uproszczonych form opodatkowania, co może wpływać na obowiązki związane z KSeF.

Jak przystąpić do KSeF?

Przystąpienie do KSeF wymaga kilku kroków, które przedsiębiorcy muszą podjąć, aby prawidłowo zintegrować swoje systemy z nową platformą. Proces ten obejmuje:

  1. Rejestracje w KSeF. Przedsiębiorca musi zarejestrować się na platformie KSeF, uzyskując dostęp za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. Rejestracja wymaga podania podstawowych danych firmy oraz uzyskania niezbędnych uprawnień dostępowych.
  2. Integrację systemów księgowych. W celu automatycznego przesyłania faktur do KSeF, przedsiębiorca musi zintegrować swoje oprogramowanie księgowe z platformą KSeF. Proces ten często wymaga współpracy z dostawcą oprogramowania księgowego, który może dostosować system do nowych wymagań.
  3. Szkolenie pracowników. Ważnym elementem przystąpienia do KSeF jest przeszkolenie pracowników, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz ich przesyłanie. Szkolenie powinno obejmować zarówno aspekty techniczne, jak i proceduralne związane z nowym systemem.
  4. Wdrożenie procedur wewnętrznych. Przedsiębiorstwo musi opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury związane z obsługą faktur ustrukturyzowanych, w tym polityki dotyczące autoryzacji i przesyłania faktur, zarządzania danymi oraz archiwizacji.
  5. Testowanie systemu. Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić testy, aby upewnić się, że system działa poprawnie i wszystkie procesy przebiegają zgodnie z planem. Testowanie powinno obejmować symulacje wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych oraz sprawdzanie zgodności danych.

KSeF - od kiedy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF), który miał stać się obligatoryjny od 1 lipca 2024 roku, zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Ministerstwo Finansów zleciło przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego dotyczącego KSeF i ustaliło nową datę wdrożenia systemu. 9 maja 2024 roku Sejm przyjął projekt nowelizacji ustawy o VAT, który przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 roku. W kolejnym etapie procesu legislacyjnego przyjętą ustawą zajmie się Senat.

Podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 roku. Początkowo obowiązek e-fakturowania miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku, a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 roku. Minister finansów, podejmując decyzję o przesunięciu terminu, uwzględnił stan gotowości projektu oraz opinie przedsiębiorców. Przesunięcie terminu wejścia w życie KSeF do 1 lutego 2026 roku pozwoli przedsiębiorcom lepiej przygotować się do nowych wymogów, a proces wystawiania faktur nie ulegnie na razie zmianie.

Ministerstwo Finansów planuje również dwuetapowe wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania: od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł rocznie, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Dodatkowo, Ministerstwo zachęca przedsiębiorców, zwłaszcza mniejszych, do korzystania z darmowych narzędzi przygotowanych przez resort, takich jak Aplikacja Podatnika i e-mikrofirma, dostępnych w lokalnych urzędach skarbowych.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej, Marcin Łoboda przypomina, że: "Przedsiębiorcy zyskali więcej czasu na przygotowanie się do obowiązkowego KSeF. Obecnie mogą zapoznawać się z funkcjonalnościami systemu w urzędach skarbowych oraz uczestniczyć w specjalnych szkoleniach. Od stycznia 2025 r. uruchomiona zostanie również specjalna infolinia Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) dla spraw związanych z KSeF."

MF zachęca do umawiania wizyt w urzędach skarbowych za pomocą formularza na stronie internetowej, aby uzyskać informacje na temat działania KSeF i skorzystać z indywidualnego wsparcia pracowników urzędów.

Może cię zainteresować: Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur- prosta dzięki Business Central!

Jak działa KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa jako centralna platforma, która umożliwia zarządzanie fakturami elektronicznymi w ustrukturyzowanym formacie. Proces ten rozpoczyna się od wystawienia faktury przez przedsiębiorcę w jego systemie księgowym. Faktura wystawiona przy użyciu KSeF musi być zgodna ze standardem XML, co zapewnia jej ustrukturyzowany format. Po wygenerowaniu faktury jest ona przesyłana do KSeF, gdzie przechodzi proces weryfikacji.

Weryfikacja faktury w KSeF obejmuje sprawdzenie zgodności danych z obowiązującymi przepisami oraz kontrolę poprawności technicznej pliku XML. Jeżeli faktura spełnia wszystkie wymogi, zostaje zarejestrowana w systemie i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Ten numer jest niepowtarzalny i umożliwia jednoznaczną identyfikację faktury w systemie.

Po pomyślnej weryfikacji i rejestracji faktura została zarejestrowana w systemie i jest przechowywana w centralnej bazie danych KSeF. Dzięki temu, wszystkie faktury są dostępne w jednym miejscu, co znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz jej kontrolę. Odbiorca faktury może pobrać ją bezpośrednio z KSeF, co eliminuje potrzebę przesyłania dokumentów w tradycyjny sposób, to znaczy w formie papierowej pocztą lub e-mailem.

KSeF nie tylko przechowuje faktury, ale również zapewnia ich bezpieczeństwo. System stosuje zaawansowane mechanizmy zabezpieczające, które chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem oraz zapewniają ich integralność. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich dokumentacja jest bezpieczna i dostępna w każdej chwili.

Ponadto KSeF oferuje możliwość integracji z systemami księgowymi i ERP, co pozwala na automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur. Integracja ta wymaga dostosowania systemów przedsiębiorstwa do standardów KSeF, co może być realizowane we współpracy z dostawcą oprogramowania księgowego. Dzięki temu proces fakturowania staje się bardziej zautomatyzowany i efektywny, zmniejszając ryzyko błędów i zwiększając szybkość przetwarzania dokumentów.

W praktyce, korzystanie z KSeF oznacza, że każda faktura przechodzi przez centralny system, co zapewnia jej jednolitość i zgodność z przepisami. Przedsiębiorcy mogą łatwo zarządzać swoją dokumentacją, mając pewność, że wszystkie faktury są prawidłowo wystawione, zarejestrowane i przechowywane. Dzięki temu KSeF przyczynia się do zwiększenia efektywności operacyjnej oraz poprawy transparentności i bezpieczeństwa procesów fakturowania.

Może cię zainteresować: Krajowy System e-Faktur- co to jest KSeF? Od kiedy zacznie obowiązywać?

Jak korzystać z KSeF?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga przeprowadzenia kilku kroków przygotowawczych, które umożliwią przedsiębiorstwu efektywne wykorzystanie tego systemu.

Sprawdź, jak krok po kroku można rozpocząć korzystanie z KSeF:

Uzyskanie uprawnień dostępowych

Pierwszym krokiem jest uzyskanie dostępu do KSeF. Użytkownicy muszą się zarejestrować na platformie KSeF i uzyskać odpowiednie uprawnienia. Rejestracja może być dokonana za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, Profilu Zaufanego lub innych metod autoryzacji przewidzianych przez system. Ten proces zapewnia, że tylko uprawnione osoby będą miały dostęp do systemu i będą mogły wystawiać oraz odbierać faktury.

Integracja z systemem księgowym

Kolejnym krokiem jest integracja systemu księgowego przedsiębiorstwa z KSeF. Wymaga to współpracy z dostawcą oprogramowania księgowego, który musi dostosować system do wymogów KSeF. Proces integracji obejmuje skonfigurowanie systemu tak, aby mógł generować faktury w ustrukturyzowanym formacie XML oraz przesyłać je do KSeF. Integracja zapewnia automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur, co znacząco usprawnia proces fakturowania.

Szkolenie personelu

Aby system KSeF działał efektywnie, konieczne jest przeszkolenie personelu odpowiedzialnego za fakturowanie i zarządzanie dokumentacją. Pracownicy muszą znać nowe procedury, które będą stosowane w związku z KSeF, oraz umieć obsługiwać system księgowy zintegrowany z KSeF. Szkolenie powinno obejmować aspekty techniczne oraz procedury operacyjne, takie jak wprowadzanie danych, generowanie faktur, ich przesyłanie i odbieranie, a także zarządzanie archiwum faktur.

Testowanie systemu

Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić testy, aby upewnić się, że system działa poprawnie i spełnia wszystkie wymagania. Testowanie pozwala na zidentyfikowanie i rozwiązanie ewentualnych problemów przed rozpoczęciem regularnego korzystania z KSeF. Może to obejmować próbne wystawienie i przesłanie kilku faktur, sprawdzenie procesu weryfikacji oraz odbioru faktur przez kontrahentów.

Codzienne korzystanie z KSeF

Po uzyskaniu dostępu, integracji systemów i przeszkoleniu personelu, przedsiębiorstwo może rozpocząć regularne korzystanie z KSeF. W praktyce oznacza to, że każda faktura będzie generowana w ustrukturyzowanym formacie XML, przesyłana do KSeF, gdzie przechodzi proces weryfikacji i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Następnie faktura jest przechowywana w centralnej bazie danych i udostępniana odbiorcy.

Kluczowe aspekty codziennego korzystania z KSeF:

  • Logowanie i autoryzacja. Użytkownicy muszą logować się do KSeF za pomocą odpowiednich środków autoryzacji (certyfikat kwalifikowany, Profil Zaufany). Uwierzytelnienie się w KSeF zapewnia, że dostęp do systemu mają tylko uprawnione osoby, co gwarantuje bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Po pomyślnym zalogowaniu, użytkownicy mogą wystawiać nowe faktury, odbierać faktury od kontrahentów oraz zarządzać archiwum faktur w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Każde działanie w systemie jest rejestrowane i może być śledzone, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa i przejrzystości operacji w KSeF.
  • Wystawianie faktur. Przedsiębiorca generuje faktury w systemie księgowym, które są następnie przesyłane do KSeF.
  • Weryfikacja faktur. Faktury są weryfikowane przez KSeF pod kątem poprawności danych i zgodności z przepisami.
  • Archiwizacja i udostępnianie. Zatwierdzone faktury są przechowywane w centralnej bazie danych i udostępniane odbiorcom, którzy mogą je pobrać bezpośrednio z systemu.
  • Monitorowanie i raportowanie. KSeF umożliwia monitorowanie statusu faktur oraz generowanie raportów, które mogą być wykorzystywane do analizy i kontroli wewnętrznej.

Korzyści z codziennego korzystania z KSeF:

  • Zwiększona efektywność. Automatyzacja procesów fakturowania redukuje ilość pracy manualnej i zmniejsza ryzyko błędów.
  • Przejrzystość. Wszystkie faktury są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich kontrolę i audytowanie.
  • Bezpieczeństwo danych. Centralne przechowywanie faktur w KSeF zapewnia ich bezpieczeństwo i integralność.
  • Szybki dostęp do dokumentów. Umożliwia szybkie wyszukiwanie i pobieranie faktur, co usprawnia zarządzanie dokumentacją.

Korzystanie z KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania, ale przynosi znaczące korzyści w zakresie zarządzania fakturami i zgodności z przepisami prawa podatkowego. Dzięki centralizacji, automatyzacji i zwiększeniu bezpieczeństwa danych, przedsiębiorstwa mogą znacząco poprawić efektywność swoich procesów finansowych.

Co powinna zawierać faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez polskie prawo podatkowe. Do kluczowych elementów należą:

  • Dane sprzedawcy i nabywcy:
    • Nazwa firmy
    • Adres
    • NIP
  • Numer faktury. Unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez system księgowy lub KSeF.
  • Data wystawienia faktury i data sprzedaży. Dokładne daty, które umożliwiają identyfikację momentu wystawienia faktury i daty sprzedaży towarów lub usług.
  • Opis towarów lub usług. Szczegółowy opis sprzedanych towarów lub świadczonych usług, który pozwala na ich jednoznaczną identyfikację.
  • Kwoty netto, VAT i brutto. Podział na kwoty netto, VAT (z wyszczególnieniem stawek podatku) oraz kwotę brutto.
  • Stawki VAT. Określenie stawek podatku VAT stosowanych do poszczególnych pozycji na fakturze.
  • Warunki płatności. Informacje dotyczące terminów i metod płatności.
  • Dodatkowe informacje. W zależności od specyfiki transakcji mogą być wymagane dodatkowe informacje, takie jak numer zamówienia, referencje czy uwagi.

Jak wygląda proces przygotowania faktury w KSeF?

Proces przygotowania faktury w KSeF obejmuje kilka kluczowych kroków, które przedsiębiorca musi wykonać:

  1. Wprowadzenie danych. Przedsiębiorca wprowadza dane dotyczące transakcji do swojego systemu księgowego.
  2. Generowanie faktury. System księgowy generuje fakturę w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF.
  3. Przesłanie faktury do KSeF. Faktura jest przesyłana do KSeF, gdzie przechodzi weryfikację i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
  4. Weryfikacja i zatwierdzenie. Faktura jest weryfikowana pod kątem poprawności danych i zgodności z przepisami. Po pozytywnej weryfikacji zostaje zatwierdzona i zarejestrowana w systemie.
  5. Przechowywanie i udostępnianie. Zatwierdzona faktura jest przechowywana w centralnej bazie danych KSeF i udostępniana odbiorcy, który może ją pobrać bezpośrednio z systemu.

Faktury ustrukturyzowane wystawiane za pośrednictwem krajowego systemu e-faktur będą w formacie XML. Format XML (eXtensible Markup Language) jest standardem umożliwiającym ustrukturyzowane przechowywanie danych, co pozwala na ich łatwe przetwarzanie i wymianę między systemami informatycznymi. Format ten zapewnia również spójność i jednoznaczność danych, co jest kluczowe w kontekście automatyzacji i standaryzacji procesów fakturowania.

Faktury w formacie XML zawierają wszystkie niezbędne informacje w strukturze zdefiniowanej przez Ministerstwo Finansów, co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez KSeF oraz integrację z systemami księgowymi przedsiębiorstw.

Chociaż XML jest formatem technicznym przeznaczonym głównie do wymiany danych między systemami, faktury mogą być również generowane w formacie PDF dla celów archiwizacji i prezentacji. PDF (Portable Document Format) jest powszechnie używanym formatem, który umożliwia łatwe przeglądanie i drukowanie dokumentów, jednak w kontekście KSeF kluczowym formatem jest XML, ponieważ to on zapewnia pełną funkcjonalność i zgodność z wymogami systemu.

Zalety wprowadzenia KSeF

Wprowadzenie KSeF przynosi liczne korzyści dla przedsiębiorstw, usprawniając procesy fakturowania i zarządzania dokumentacją:

  • Automatyzacja i usprawnienie procesów. KSeF automatyzuje procesy wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, co redukuje liczbę błędów i zwiększa efektywność.
  • Poprawa transparentności. Centralizacja faktur w jednym systemie zwiększa przejrzystość i ułatwia kontrolę oraz audytowanie dokumentów.
  • Redukcja kosztów operacyjnych. Mniej papierowej dokumentacji oznacza niższe koszty przechowywania, drukowania i wysyłki faktur.
  • Zwiększone bezpieczeństwo danych. Faktury są przechowywane w bezpiecznej, centralnej bazie danych, chronionej przez zaawansowane mechanizmy zabezpieczające.
  • Łatwiejszy dostęp do dokumentów. Możliwość szybkiego wyszukiwania, pobierania i przeglądania faktur ułatwia zarządzanie dokumentacją.
  • Zgodność z przepisami. Korzystanie z KSeF zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i minimalizuje ryzyko kar za nieprzestrzeganie przepisów.

A co z fakturami poza KSeF?

Faktury wystawiane poza KSeF, takie jak tradycyjne faktury papierowe lub faktury elektroniczne przesyłane e-mailem, będą stopniowo traciły na znaczeniu w obrocie gospodarczym. Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF, wszystkie faktury VAT będą musiały być wystawiane i przesyłane przez system KSeF, co oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje procesy do nowych wymagań.

Wyjątki i szczególne przypadki:

  • Przejściowy okres dostosowawczy. Przedsiębiorcy mogą potrzebować czasu na pełne dostosowanie swoich systemów do KSeF, dlatego mogą być wprowadzone przejściowe zasady umożliwiające wystawianie faktur poza KSeF w określonych sytuacjach.
  • Transakcje międzynarodowe. W przypadku transakcji międzynarodowych, które nie podlegają polskiemu VAT, mogą obowiązywać inne zasady dotyczące fakturowania.
  • Faktury korygujące. Specyficzne zasady mogą dotyczyć faktur korygujących, które mogą być wystawiane poza KSeF, jeśli dotyczą transakcji sprzed wprowadzenia obowiązku korzystania z systemu. Faktura korygująca powinna zawierać numer pierwotnej faktury, której dotyczy korekta oraz wszystkie niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego, takie jak przyczyna korekty, zmienione wartości oraz wszelkie dodatkowe informacje, które umożliwią jednoznaczną identyfikację i zrozumienie wprowadzonych zmian.

Podsumowując, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy będą mogli w nowoczesny i efektywny sposób zarządzać swoją dokumentacją podatkową. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF stanie się rzeczywistością, co oznacza, że podatnik będzie musiał dostosować swoje procesy do nowych wymogów. Ustrukturyzowana e-Faktura to faktura, która spełnia określone standardy i może być automatycznie przetwarzana przez systemy informatyczne. Zwykła e-faktura to faktura w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym, która nie jest zintegrowana z KSeF i nie posiada ustandaryzowanej struktury XML, co utrudnia jej automatyczne przetwarzanie. Wprowadzanie faktur KSeF zapewnia większą przejrzystość, bezpieczeństwo oraz automatyzację procesów fakturowania. Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do zmian i zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu.


Opublikowano
arrow_back Poprzedni
apps Zobacz pozostałe